APICS-LOKET voor scheepsagenten en waterklerken. Training

Transcriptie

1 APICS-LOKET voor scheepsagenten en waterklerken Training

2 Waarom deze cursus? 1 In deze cursus leert u niet waarvoor u de applicatie ZEEVAARTRECHTEN moet gebruiken: opgave van facturatie-onderrichtingen (titularis en factuuradres) bevestigen van de BTW-afhandeling gevraagde zeevaartdienst gevraagde vermindering van de havenrechten In deze cursus leert u wel hoe u in APICS: vooraanmeldingen en plaatsaanvragen ingeeft en behandelt bestellingen opgeeft orders ankeren en opvaren ingeeft een ISPS melding en een afvalaangifte kan registreren reizen van een schip opvolgt

3 Vooraanmelding Plaatsaanvraag Bestellingen Voorrangen Overdrachten Meldingen Orders ankeren en opvaren Statusoverzicht en archiveren Favorietenlijst en scheepsgegevens Gebruikersbeheer Q&A 2

4 Vooraanmelding NIEUW 3 Wanneer? Voor de eerste plaatsaanvraag 24 uur voor entry haven in het geval van een doorvaartreis Waar? Module Planning > Aangemelde schepen Klik op Nieuwe vooraanmelding

5 Vooraanmelding: Tips 4 U kan nu onderaan een nieuwe vooraanmelding ingeven Bij een doorvaartreis is de opgave van een exit-punt verplicht Een ETA moet u verplicht ingeven: enkel de datum is verplicht Opslaan: de vooraanmelding wordt bewaard in Concepten Opslaan en verzenden: de vooraanmelding wordt doorgestuurd voor goedkeuring

6 Vooraanmelding: Tips 5 De vooraanmelding verschijnt in Concepten. U kan deze verder aanvullen of versturen via De vooraanmelding verschijnt in Postvak, het bericht is verstuurd voor goedkeuring U ziet hier de controles die uitgevoerd werden en of het bericht al dan niet gelezen is

7 Vooraanmelding: Goedkeuring door het ACC 6 U vindt de goedgekeurde aanvraag nu in het Postvak en ook in het Statusoverzicht

8 Vooraanmelding: Annulatie 7 1 De vooraanmelding is nog niet goedgekeurd 2 De vooraanmelding is reeds goedgekeurd Klik op Afbestellen. Klik op Afbestellen Geef een reden in

9 Vooraanmelding Plaatsaanvraag Bestellingen Voorrangen Overdrachten Meldingen Orders ankeren en opvaren Statusoverzicht en archiveren Favorietenlijst en scheepsgegevens Gebruikersbeheer Q&A 8

10 Eerste plaatsaanvraag 9 Wanneer? 24 uur voor entry haven Samen met vooraanmelding of wanneer vooraanmelding is goedgekeurd Waar? Module Planning > Aangemelde schepen > tabblad Reizen 1 Klik op het pijltje naast de naam van het schip 2 Klik op Eerste plaatsaanvraag

11 Eerste plaatsaanvraag: Tips 10 U kan nu onderaan een plaatsaanvraag ingeven U kan hier een voorrang aanvragen Klik op Opslaan en Verzenden Opgelet: ETA is de verwachte aankomsttijd aan het entrypunt, dus niet meer Vlissingen! (ETD voor schepen die zich al in het CBS-werkingsgebied bevinden)

12 Eerste plaatsaanvraag: Tips 11 U vindt de verzonden aanvraag nu in het Postvak en ook in het Statusoverzicht Tip: de voorrang wordt automatisch goedgekeurd, de plaatsaanvraag wordt goedgekeurd door de Havenkapiteinsdienst

13 Plaatsaanvraag: Goedkeuring door de havenkapiteinsdienst 12 U vindt de goedgekeurde aanvraag nu in het Postvak en ook in het Statusoverzicht

14 Plaatsaanvraag: Annulatie 13 1 Klik op 2 Geef een reden in Tip: U kan op deze manier alle acties afbestellen die u gemaakt en uiteindelijk de hele reis afbestellen

15 Plaatsaanvraag: Verhaal 14 Wanneer? Voor een nieuwe reis binnen de haven Ten minste 4 uur voor opgave verhaal Waar? Module Planning > Aangemelde Schepen > tabblad Reizen > Kolom Acties 1 Klik op de pijl links naast het verblijf 2 Klik op

16 Plaatsaanvraag: Verhaal 15 U vindt nu onderaan de details U kan hier een voorrang aanvragen, deze moet niet goedgekeurd worden. Wordt automatisch ingevuld

17 Vooraanmelding Plaatsaanvraag Bestellingen Voorrangen Overdrachten Meldingen Orders ankeren en opvaren Statusoverzicht en archiveren Favorietenlijst en scheepsgegevens Gebruikersbeheer Q&A 16

18 Bestellingen: Opgave aankomst 17 Wat? Bestellen van zee, rivier- en havendiensten Waar? Module Planning > Aangemelde Schepen > tabblad Reizen Wanneer? De vooraanmelding is goedgekeurd U herbevestigt indien loods 24 uur voor loodsbesteltijd werd besteld 6 uur voor loodsbesteltijd Kies het tabblad Reizen 2 1 Klik op de pijl links 3 Klik op

19 Bestellingen: Opgave aankomst: Tips 18 3 mogelijkheden: Loods op alle trajecten tussen entry- en exitpunt Loods op deeltrajecten Geen loods De loodsbesteltijd kan afwijken van de ETA (maar niet vroeger) U moet altijd een sleepbedrijf opgeven: ook als u geen sleepdiensten bestelt

20 Bestellingen: Opgave vertrek 19 Wanneer? Minstens 4 uur voor ETD Voorgaande reizen moeten minstens geactiveerd zijn: bv opvarend in geval van aankomst Waar? Module Planning > Aangemelde Schepen > tabblad Reizen 1 Klik op het pijltje naast de naam van het schip Klik op Opgave vertrek

21 Bestellingen: Opgave vertrek: Tips 20 Exit punt is verplicht U kan hier een voorrang aanvragen, deze moet niet goedgekeurd worden

22 Timeframe voor opgaves en opgavewijzigingen Van toepassing op opgave verhaal en opgave vertrek, inclusief alle bestellingen, wijzigingen aan bestellingen en afbestellingen van diensten gerelateerd aan het verhaal of vertrek Elektronische opgave of opgavewijziging met ETD < Nu + 2 uur wordt automatisch geweigerd (APCS) of verhinderd (APICS-LOKET) > ACC contacteren Elektronische opgave of opgavewijziging met Nu + 2uur <= ETD < Nu + 4 uur komt steeds te behandelen door het ACC, tenzij de ETD wordt verlaat of bestellingen worden verminderd of afbesteld Elektronische opgaves of opgavewijzigingen met ETD >= Nu + 4 uur worden automatisch goedgekeurd, uiteraard op voorwaarde dat er geen verdere fouten of waarschuwingen worden vastgesteld De nieuwe of gewijzigde ETD is bepalend om de opgave in vak 1, 2 of 3 te plaatsen: als het schip opgegeven was en zich nu in zone 3 bevindt, maar de nieuwe ETD brengt het in zone 1 of 2 dan geldt dat laatste e-updates onmogelijk e-updates te behandelen tenzij ETD verlaten of afbestellen e-updates auto OK Nu Nu + 2 uur Nu + 4 uur ETD

23 Bestellingen: Opgavewijzigingen 22 Wat? Een overzicht van wie wat wanneer besteld heeft Waar? Module Planning > Aangemelde Schepen > tabblad Reizen 1 Klik op het pijltje naast de naam van het schip 2 Klik op

24 Bestellingen: Opgavewijzigingen 23 1 De opgavewijzigingen verschijnen onderaan

25 Vooraanmelding Plaatsaanvraag Bestellingen Voorrangen Overdrachten Meldingen Orders ankeren en opvaren Statusoverzicht en archiveren Favorietenlijst en scheepsgegevens Gebruikersbeheer Q&A 24

26 Voorrangen 25 Wordt aangevraagd bij Plaatsaanvraag en Opgave vertrek Behalve voor scheepsagenten die machine-2-machine werken: moeten nog steeds voorrang aanvragen via een apart bericht Opgelet: Enkel voor reizen met sluisgebruik op rechteroever

27 Vooraanmelding Plaatsaanvraag Bestellingen Voorrangen Overdrachten Meldingen Orders ankeren en opvaren Statusoverzicht en archiveren Favorietenlijst en scheepsgegevens Gebruikersbeheer Q&A 26

28 Overdrachten 27 Wat? Een overdracht van een schip van agent naar agent Initiatief kan uitgaan van agent die overdraagt of agent die overneemt De tegenpartij ontvangt een Wanneer? Na goedgekeurde plaatsaanvraag Indien schip voor andere agent komt moet agent 1 de vooraanmelding annuleren Waar? Module Planning > Aangemelde schepen Klik op Overnemen om een verblijf over te nemen van een andere agent Klik op Overdragen om een verblijf over te dragen naar een andere agent

29 Overdrachten 28 Wat? De tegenpartij wenst uw schip over te nemen of een schip aan u over te dragen Wanneer? Na ontvangst van mail van tegenpartij Waar? Module Planning > Overdrachten Klik op Behandelen om de aanvraag te aanvaarden of weigeren

30 Overdrachten 2 Geef aan of u akkoord of niet akkoord bent met de overdracht 29

31 Vooraanmelding Plaatsaanvraag Bestellingen Voorrangen Overdrachten Meldingen Orders ankeren en opvaren Statusoverzicht en archiveren Favorietenlijst en scheepsgegevens Gebruikersbeheer Q&A 30

32 31 Melding: ISPS (International Ship and Port Facility Security Code) Wat? Procedure voor het verschaffen van veiligheidsinlichtingen voorafgaand aan het aanlopen van een Belgische haven Wanneer? Na goedgekeurde vooraanmelding van een aankomstreis 24 uur voor entry haven Waar? Module Planning > Aangemelde schepen > tabblad Vooraanmelding 1 Klik op het pijltje naast de naam van het schip 2 Klik ISPS melding

33 Melding: ISPS: Tips 32 U kan nu onderaan de gegevens invullen Geeft aan naar welke terminal het schip vaart

34 Melding: ISPS: Tips 33 Opslaan : de melding wordt opgeslagen als Concept ISPS Melden : de melding wordt verstuurd

35 Melding: Port State Control 34 Wanneer? Waar? De vooraanmelding is Module Planning > Aangemelde goedgekeurd schepen > tabblad Vooraanmelding 24 uur voor entry haven (automatisch) 72 uur voor entry haven voor: Een gastanker of chemicaliëntanker > 10 jaar Een bulkcarrier > 12 jaar Olietankers > 3000 GT en > 15 jaar Passagiersschepen > 15 jaar Klik op PSC melding

36 Melding: Port State Control 35 U kan nu onderaan een nieuwe PSC melding ingeven Klik op Opslaan of Opslaan en Verzenden Tip: een bestaande PSC melding kan u hier verwijderen via de knop Verwijderen. Tip: Sommige velden worden overgenomen uit de vooraanmelding of plaatsaanvraag.

37 Melding: Port State Control 36 U vindt de goedgekeurde aanvraag nu in het Postvak en ook in het Statusoverzicht Tip: een PSC melding moet niet goedgekeurd worden.

38 Melding: Afval 37 Wanneer? De vooraanmelding van een aankomstreis is goedgekeurd 24 uur voor entry haven Bij vertrek vorige haven indien reis < 24 uur Waar? Module Planning > Aangemelde Schepen > tabblad Vooraanmelding Klik Afvalmelding

39 Melding: Afval: Tips U kan nu onderaan de gegevens invullen 38 Klik hier om een nieuwe lijn toe te voegen Klik op Opslaan en verzenden

40 39 Break 39

41 Vooraanmelding Plaatsaanvraag Bestellingen Voorrangen Overdrachten Meldingen Orders ankeren en opvaren Statusoverzicht en archiveren Favorietenlijst en scheepsgegevens Gebruikersbeheer Q&A 40

42 Orders ankeren 41 Wanneer? Plaatsaanvraag is goedgekeurd Enkel voor aankomstreizen vanaf zee naar Antwerpen Vóór ATA Steenbank of Wandelaar Waar? Module Planning > Aangemelde Schepen > tabblad Reizen 1 Klik op het pijltje naast de naam van het schip 2 Klik op Orders ankeren

43 Orders ankeren: Resultaat 42 De loodsbestelling vervalt Een anker verschijnt voor de naam van het schip Opgelet: Loods moet opnieuw besteld worden. Een eventuele RTA ingegeven door de agent vervalt en moet opnieuw ingegeven worden via de knop RTA ingeven.

44 Orders opvaren 43 Wanneer? Schip heeft toelating om op te varen: Zonder tijdstip te preciseren met opgave van RTA CP Waar? Module Planning > Aangemelde Schepen > tabblad Reizen 1 Klik op het pijltje naast de naam van het schip 2 Klik op Orders opvaren Opgelet: loods moet opnieuw besteld worden

45 Vooraanmelding Plaatsaanvraag Bestellingen Voorrangen Overdrachten Meldingen Orders ankeren en opvaren Statusoverzicht en archiveren Favorietenlijst en scheepsgegevens Gebruikersbeheer Q&A 44

46 Statusoverzicht 45 Wat? Een overzicht van de acties die u heeft ondernomen voor een verblijf Waar? Module Planning > Aangemelde schepen > tabblad Statusoverzicht 1 Klik op het pijltje naast de naam van het schip 2 Onderaan ziet u alle acties

47 Archiveren 46 Wanneer? Het verblijf is afgelopen, u kan het verblijf nu archiveren Waar? Module Planning > Aangemelde schepen > tabblad Vooraanmelding 1 Klik op het pijltje naast de naam van het schip 2 Klik op Archiveren

48 Archiveren: Resultaat 47 Het verblijf verdwijnt uit Planning > Aangemelde schepen Tip: U kan een gearchiveerd verblijf gedurende vijf jaar terugvinden in het menu ARCHIEF

49 Vooraanmelding Plaatsaanvraag Bestellingen Voorrangen Overdrachten Meldingen Orders ankeren en opvaren Statusoverzicht en archiveren Favorietenlijst en scheepsgegevens Gebruikersbeheer Q&A 48

50 Favorietenlijst 49 Wat? Elke agent kan een lijst samenstellen met favoriete schepen Bij het aanmaken van een melding wordt in de lijst van favoriete schepen gezocht Waar? Module Registers > Zeeschepen per agent 1 Klik op Selecteer schip uit register

51 Favorietenlijst: een schip toevoegen aan uw lijst 50 2 Selecteer het schip en klik op Selecteren

52 Favorietenlijst: een schip toevoegen aan uw lijst 51 3 Het schip is toegevoegd aan de lijst

53 Registers: een nieuw schip toevoegen 1 2 Klik op Klik op Mijn schepen in het menu Registers Tip: Controleer eerst via de knop of het schip al niet bestaat

54 Registers: een nieuw schip toevoegen U kan nu onderaan de gegevens invullen Klik hier om naar een volgende stap te gaan In de laatste stap klikt u op Opslaan. Het nieuwe schip komt ter controle van de Havenkapiteinsdienst. Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen, Amaris 53

55 Registers: scheepsgegevens wijzigen 1 2 Selecteer een schip en klik op Klik op Mijn schepen in het menu Registers

56 Registers: scheepsgegevens wijzigen U kan nu onderaan de gegevens bijwerken

57 Vooraanmelding Plaatsaanvraag Bestellingen Voorrangen Overdrachten Meldingen Orders ankeren en opvaren Statusoverzicht en archiveren Favorietenlijst en scheepsgegevens Gebruikersbeheer Q&A

58 Mijn bedrijf: een gebruiker toevoegen 2 1 Klik op Klik op Gebruikers in het menu Mijn bedrijfsgegevens

59 Mijn bedrijf: een gebruiker toevoegen U kan nu onderaan de gegevens invullen Klik op Opslaan Tip: als u Hoofdgebruiker aanvinkt dan kan deze gebruiker optreden als coördinator van uw bedrijf. Enkel een hoofdgebruiker kan nieuwe gebruikers aanmaken en wachtwoorden wijzigen. Opgelet: De nieuwe gebruiker ontvangt een met een hyperlink. De registratie is pas actief als de nieuwe gebruiker op deze link heeft geklikt. Hij ontvangt dan ook zijn eerste wachtwoord dat hij vervolgens kan wijzigen in de toepassing.

60 Mijn bedrijf: een gebruiker koppelen aan een gebruikersgroep Elk bedrijf heeft één of meerdere gebruikersgroepen. Elke gebruiker moet gekoppeld worden aan minstens één gebruikersgroep. 1 Klik op Gebruikersgroepen in het menu Mijn bedrijfsgegevens 2 Sleep de nieuwe gebruiker van de rechterkolom naar de linkerkolom of klik op

61 Q&A 60