Handleiding MedBIS Medeco Bestel en Informatie Systeem. MedBIS voor verzorgingshuis en apotheek

Transcriptie

1 Handleiding MedBIS Medeco Bestel en Informatie Systeem MedBIS voor verzorgingshuis en apotheek

2 Starten met MedBIS Voordat een verzorgingshuis kan starten met MedBIS is het van belang dat er overleg met de apotheek heeft plaatsgevonden over de bestel- en leverwijze en dient de apotheek akkoord te geven op het verstrekken van persoonsgebonden gegevens. Log in met uw adres en wachtwoord om te beginnen met MedBIS. Inrichten MedBIS Om te starten met het bestellen via MedBIS dient u eenmalig het systeem in te richten en het daarna te onderhouden. Dit houdt in, het aanmaken van bewoners en hier producten aan koppelen die gebruikt en besteld worden. Om bewoners aan te maken en te beheren logt u in in MedBIS en klikt u op: afdelingen en bewoners. Vervolgens klikt u op bewoners bij de afdeling waar u de bewoners voor wilt beheren. U komt in het bewonersassortiment, hier kunt u de volgende opties uitvoeren: Bewoners toevoegen Klik op de knop bewoner toevoegen er komt een regel in het bewonersoverzicht bij. Vul de gevraagde gegevens in en klik op de knop artikel toevoegen. U kunt hier een artikel toevoegen door hierop te klikken. Het artikel is dan gekoppeld aan de bewoner. Geef vervolgens op wanneer dit artikel wordt verschoont en vul indien afwijkend het aantal stuks per dag in. Klik daarna op opslaan. Bewoners verwijderen Om een bewoner te verwijderen klikt u op het prullenmandje vóór een bewoner. Artikel verwijderen Om een artikel te verwijderen klikt u op het prullenmandje áchter een artikel bij een bewoner. Klik altijd na een bewerking op opslaan Bestelfrequentie Als laatste is het van belang de bestelfrequentie in te geven. Dit kunt u in het menu onder afdelingen & bewoners aangeven door te klikken op de naam van de betreffende afdeling. Vervolgens vind u een keuzemogelijkheid voor een bestelfrequentie van 7, 14 of 21 dagen. Pagina 2

3 Bestellingen plaatsen Om bestellingen te plaatsen klik u rechts in het menu op bestellen per bewoner. Vervolgens klikt u op de knop nieuwe bestelling bij de afdeling waar u een bestelling voor wilt plaatsen. U komt in het scherm genereer bestelling. Automatisch wordt berekend hoeveel tassen er besteld moeten worden per persoon. Dit wordt berekend aan de hand van de instelling van de bestelfrequentie. U kunt hier nog wijzigingen aanbrengen in het aantal tassen per persoon. Dit kunt u wijzigingen, indien gewenst, door het aantal tassen wat is gegenereerd te veranderen U kunt bij order referentie een unieke referentie (herkenning) aan uw order geven. Deze verschijnt ook op de pakbon. Als de bestelling verder klopt, klikt u op bestelling is geplaatst. en de U ontvangt een bevestigings van uw bestelling. Pagina 3

4 Bevestigen ontvangst artikelen Als de bestelde artikelen geleverd zijn, dient u dit te bevestigen. Klik op status bestellingen in het menu rechts bovenin. Hier kunt u zien of Medeco uw bestelling heeft ontvangen en verwerkt en wat het ordernummer is. U ziet een overzicht van alle openstaande bestellingen. Klik de bestelling aan die u wilt bevestigen voor ontvangst door op de blauwe tekst ontvangst/retour te klikken. Vervolgens kunt u kiezen om de volledige bestelling in één keer te bevestigen voor ontvangst door te klikken op alle ontvangsten bevestigen. Ook kunt u artikelen één voor één bevestigen voor ontvangst. U vult het aantal artikelen dat u heeft ontvangen in, in de balk onder bevestigen. Vul hier het aantal verpakkingen in dat u heeft ontvangen. Pas als u alle artikelen heeft bevestigd voor ontvangst verdwijnt de order uit status bestellingen Pagina 4

5 Toevoegen van een gebruiker Klik rechts boven in het menu op gebruikers. Klik op de knop nieuwe gebruiker Selecteer de afdeling waaraan u deze gebruiker wilt toevoegen en vul de gevraagde gegevens in. Geef aan dat de nieuwe gebruiker een keyuser extramuraal is. De gebruiker ontvangt een met het wachtwoord en kan inloggen met zijn/haar adres als gebruikersnaam. Pagina 5