Rechten beheren op Mijn Gegevensdiensten

Transcriptie

1 Voor de beheerder: Rechten beheren op Mijn Gegevensdiensten U heeft met de handleiding Toegang tot Mijn Gegevensdiensten een account aangemaakt. U bent de eerste gebruiker binnen uw organisatie. Daarmee heeft u voor uw organisatie de rol van beheerder. U kunt nu: accounts voor collega s aanmaken; rechten aan collega s toewijzen en intrekken; gegevens van uw organisatie, zoals die bij Gegevensdiensten bekend zijn, wijzigen. In deze handleiding leest u hoe u rechten beheert en gegevens van uw organisatie wijzigt. Tips voor een goede voorbereiding 1. Wijs een tweede beheerder aan Als beheerder heeft u volledige toegang tot alle rechten van uw organisatie op Mijn Gegevensdiensten. Het is verstandig om een tweede beheerder aan te wijzen. Hij kan u vervangen. Hierdoor is er altijd iemand die toegang heeft, zodat de bedrijfsprocessen ongestoord door kunnen gaan. 2. Breng de werkverdeling in kaart Maken meer personen binnen uw organisatie gebruik van de gegevensleveringen die u van UWV ontvangt? Breng dan, voordat u rechten toewijst, in kaart hoe de werkverdeling voor uw organisatie eruit ziet. Zo heeft u vooraf inzicht in de accounts en de rechten die nodig zijn. Stap 1: Ga naar de overzichtspagina van uw organisatie Nadat u bent ingelogd op Mijn Gegevensdiensten komt u op de landingspagina (zie schermafbeelding 1 1 ). Rechts op deze pagina staan uw inloggegevens. Daaronder staan de gegevens van uw organisatie. Klik op de naam van uw bedrijf om naar de overzichtspagina te gaan. Schermafbeelding 1 1 De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website

2 Stap 2: Maak een account aan voor de tweede beheerder Wilt u een account aanmaken voor een (tweede) beheerder? Klik dan op Gebruiker autoriseren (zie schermafbeelding 2 2 ). Schermafbeelding 2 Op de volgende pagina kunt u het adres van de tweede beheerder opgeven. Klik vervolgens op Gebruiker autoriseren (zie schermafbeelding 3). Schermafbeelding 3 De gebruiker ontvangt een waarin staat dat een account is aangevraagd. Die gebruiker wordt gevraagd om op een verwijzing te klikken en daarmee de accountaanvraag af te ronden. Via deze verwijzing komt de gebruiker op een beveiligde webpagina waarin de registratie voor het aanmaken van een account kan worden voltooid. Nadere aanwijzingen staan in de handleiding Toegang tot Mijn Gegevensdiensten. Na afronding van de registratie ontvangt de gebruiker een om het account te activeren. Als het account is geactiveerd, ontvangt u als de beheerder een . De gebruiker heeft een actief account, maar nog geen rechten. Als u de heeft ontvangen, logt u in en gaat naar de overzichtspagina door op de naam van uw organisatie te klikken. In het overzicht ziet u een openstaande gebruikers aanvraag (zie schermafbeelding 4). 2 De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website

3 Schermafbeelding 4 Daarna kunt u de rechten toevoegen voor deze gebruiker. Kies dan voor Autoriseren als beheerder. U kunt ook een bericht schrijven voor deze gebruiker. Klik op Aanvraag goedkeuren om de taak af te ronden (zie schermafbeelding 5 3 ). Schermafbeelding 5 Op de overzichtspagina van uw organisatie ziet u dat de rechten zijn toegekend. De (tweede) 3 De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website

4 beheerder is toegevoegd bij Overzicht huidige gebruikers (zie schermafbeelding 4 4 ). Schermafbeelding 4 De tweede beheerder ontvangt een waarin staat dat hem rechten zijn toegekend op Mijn Gegevensdiensten. Hiermee is de voorbereiding afgerond voor het beheren van rechten op Mijn Gegevensdiensten. In de volgende hoofdstukken leest u hoe u rechten beheert en gegevens van uw organisatie wijzigt. 4 De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website

5 Rechten toewijzen aan andere gebruikers Wilt u rechten toewijzen aan andere gebruikers? Volg dan dezelfde stappen als bij het toevoegen van een tweede beheerder. Alleen voegt u nu ook de rechten toe. Hier speelt de werkverdeling die u in de voorbereiding heeft gemaakt een belangrijke rol. Een voorbeeld: Uw organisatie heeft met Gegevensdiensten een leveringsovereenkomst voor het gebruik van arbeidsongeschiktheidsgegevens en een overeenkomst voor het gebruik van gegevens uit de loonaangifte. De kans is groot dat verschillende afdelingen van uw organisatie deze gegevens gebruiken. U kunt per gebruiker de rechten toewijzen die hij nodig heeft om zijn werk te doen. Als het nodig is, kunt u ook meerdere keuzes per gebruiker maken (zie schermafbeelding 5 5 ). Schermafbeelding 5 De afhandeling van deze taak gaat op dezelfde manier als bij het toewijzen van een tweede beheerder. U ontvangt een melding op uw overzichtspagina dat de taak voor deze gebruiker is afgehandeld. De gebruiker ontvangt een waarin staat dat rechten zijn toegekend, mét de verwijzing om een account aan te maken. 5 De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website

6 Beheren van rechten U kunt als beheerder rechten toewijzen aan gebruikers. Gebruikers kunnen ook zelf een account aanmaken en u als beheerder vragen om rechten toe te voegen of te wijzigen. U ontvangt dan een met dit verzoek. Na verloop van tijd kan het nodig zijn om bestaande rechten in te trekken, omdat gebruikers geen taken meer uitvoeren waarbij zij gegevensleveringen van ons nodig hebben. Of omdat zij uw organisatie hebben verlaten. Als u bent ingelogd, ziet u in de rechterkolom de verzoeken om rechten toe te voegen of te wijzigen. Door op deze melding te klikken komt u op de overzichtspagina waar u deze taken per gebruiker kunt uitvoeren (zie schermafbeelding 6 6 ). Schermafbeelding 6 Op de overzichtspagina zijn door uw activiteiten en die van gebruikers meer rubrieken toegevoegd (zie schermafbeelding 7). In de volgende stappen leest u hoe u openstaande aanvragen voor het toevoegen van rechten afhandelt. En hoe u rechten wijzigt of intrekt. 6 De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website

7 Taak 1: Openstaande aanvragen De openstaande aanvragen zijn geel gemarkeerd op de overzichtspagina. U ziet hier de namen en de adressen van de gebruikers die een account hebben aangemaakt. Schermafbeelding 7 Om rechten toe te wijzen klikt u op de actie Bekijk aanvraag achter de naam van de gebruiker. U komt dan op de pagina waar u rechten kunt toewijzen (zie schermafbeelding 5). U kunt per gebruiker de rechten toewijzen die hij nodig heeft om zijn werk te doen. U kunt ook meerdere keuzes per gebruiker maken. Of een bericht meegeven voor de gebruiker. Handel de taak af door op Aanvraag goedkeuren te klikken. U krijgt dan een melding op uw overzichtspagina dat de taak voor deze gebruiker is afgehandeld. De gebruiker ontvangt een dat rechten zijn toegevoegd aan zijn account. De gebruiker heeft het initiatief genomen om een aanvraag voor rechten in te dienen. Als beheerder heeft u de mogelijkheid om een aanvraag af te wijzen. U kunt een bericht schrijven voor de gebruiker. Handel de taak af door op Aanvraag afwijzen te klikken.

8 Taak 2: Wijzigen van rechten Gaat een gebruiker na verloop van tijd andere taken uitvoeren? Dan moeten bestaande rechten worden gewijzigd of uitgebreid. Wilt u rechten wijzigen? Klik dan, nadat u bent ingelogd op Mijn Gegevensdiensten, rechts op de pagina op de naam van uw bedrijf (zie schermafbeelding 8 7 ). Schermafbeelding 8 U komt nu op de overzichtspagina voor de beheerder (zie schermafbeelding 9), met de namen, de adressen en de huidige rechten van de gebruikers. Bij een groter aantal gebruikers is het mogelijk dat de naam van de gebruiker van wie u de rechten wilt wijzigen, niet direct wordt getoond. Klik dan onder aan de rubriek op Toon alle X. Dan worden alle gebruikers getoond. Er verschijnt rechts een schuifbalk, waarmee u de gewenste gebruiker kunt opzoeken. Per gebruiker kunt u kiezen voor twee acties. Kies voor Autorisatie wijzigen. Schermafbeelding 9 7 De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website

9 Door te klikken op Autorisatie wijzigen wordt bij deze gebruiker op dezelfde pagina een submenu zichtbaar (zie schermafbeelding 10 8 ). Schermafbeelding 10 In dit submenu kunt u de rechten van de gebruiker wijzigen. De huidige rechten zijn aangevinkt. U kunt per gebruiker de rechten aanpassen. Als het nodig is, kunt u meerdere keuzes per gebruiker maken. Bij het wijzigen moet minimaal 1 recht aangevinkt blijven. U kunt een bericht schrijven voor de gebruiker. Handel de taak af door op Rechten opslaan te klikken. 8 De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website

10 Op dezelfde pagina ziet u dan dat de taak voor de gebruiker is afgehandeld. De gebruiker ontvangt een dat de rechten van zijn account zijn gewijzigd (zie schermafbeelding 11 9 ). Schermafbeelding 11 9 De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website

11 Taak 3: Rechten intrekken Gaat een gebruiker na verloop van tijd andere taken uitvoeren, waarbij gegevensleveringen van UWV niet meer nodig zijn? Of gaat hij weg bij uw organisatie? Dan moeten de rechten van deze gebruiker worden ingetrokken. Volg voor het intrekken van rechten dezelfde stappen als bij wijzigen van rechten. Ga op de overzichtspagina naar de rubriek Overzicht huidige gebruikers. Kies dan aan de rechterkant, bij acties, voor Autorisatie intrekken (zie schermafbeelding ). Schermafbeelding 12 In het submenu dat nu verschijnt (zie schermafbeelding 13), kunt u voor de gebruiker de autorisatie intrekken. U kunt hier ook een bericht schrijven voor de gebruiker. Klik op Autorisatie intrekken. Schermafbeelding De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website

12 U ziet op dezelfde pagina een melding dat de gebruiker niet meer geautoriseerd is. De gebruiker ontvangt een waarin staat dat de rechten van zijn account zijn ingetrokken (zie schermafbeelding ). Schermafbeelding 14 Als u rechten intrekt van een gebruiker betekent dit niet ook dat het account is verwijderd. Zonder de rechten kan de gebruiker nog steeds inloggen. De gebruiker komt dan op een blanco pagina. Het account van de gebruiker wordt op een later moment automatisch verwijderd. 11 De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website

13 Wijzigen gegevens van uw organisatie Bent u beheerder voor uw organisatie? Dan kunt u de gegevens van uw organisatie zoals die bij ons bekend zijn, zelf wijzigen. Op de overzichtspagina (na inloggen) staan de gegevens van uw organisatie. U kunt hier de gegevens opvragen via Organisatie informatie (zie schermafbeelding ). Schermafbeelding 15 Klik op Organisatie informatie. U ziet dan de gegevens van uw organisatie. U kunt nu klikken op Gegevens wijzigen (zie schermafbeelding 16). Schermafbeelding 16 U komt dan op een pagina met daarop uw gegevens zoals deze bekend zijn bij Gegevensdiensten 12 De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website

14 (zie schermafbeelding ). Schermafbeelding 17 De gegevens die u kunt wijzigen zijn: het KvK-nummer; de naam van uw organisatie; het postadres van uw organisatie; het algemeen telefoonnummer van uw organisatie; het loonheffingennummer van uw organisatie; de naam van de website (de url) van uw organisatie. Sluit deze taak af door te klikken op Wijzigingsverzoek. Onze beheerders registreren en controleren uw wijzigingsverzoek. De bevestiging van deze wijzigingen duurt enkele werkdagen. 13 De schermafbeeldingen in deze beschrijving kunnen op details afwijken van het origineel op de website