Microsoft Dynamics CRM 2011

Transcriptie

1 Data Quality Solutions Microsoft Dynamics CRM 2011 Datum: Versie 1.5 Versie 2.1 Datum: 01/06/2012

2 Inhoud 1. Inleiding KVK-integratie Update service Leadgenerator Installatie Configuratie... 9 Aanmaken Webservices.nl instellingen...9 Instellingen: KvK Zoekscherm...9 KvK nummer SBI code Instellingen: KvK velden Adres en huisnummer Instellingen: KvK extended velden Autorisatie Beheer Webservices.nl instellingen Proxy instellingen Bijlage 1: KvK gegevens op het Account formulier Pag 2 van 13

3 1. Inleiding Inhoud document Bijgaande document geeft een beschrijving van drie functionele processen met bijhorende instructie ten behoeve van installatie en configuratie. Vereist kennisniveau Er wordt uitgegaan van basisvaardigheden inzake installatie van Solutions binnen Microsoft Dynamics CRM Testomgeving - liveomgeving Wij willen expliciet wijzen dat de beschreven stappen altijd eerst in een testomgeving worden uitgevoerd. Pas nadat u zelf heeft beoordeeld dat de solutions werken zoals gewenst kunt u ze overzetten naar de liveomgeving. Pag 3 van 13

4 2. KVK-integratie Doel Invoer van een nieuw account is met de KvK-integratie snel en foutloos uitgevoerd. Werkwijze Voeg binnen CRM een nieuw account toe en zoek vervolgens in KvK. Er kan gezocht worden op postcode + huisnr (+ evt. toevoeging), of wanneer deze niet bekend zijn op accountnaam, adres, plaats en telefoonnummer. De 1 e zoekactie zoekt op exacte overeenkomsten. Hierna verschijnt een 2 e zoekknop Zoek uitgebreider welke kan worden gebruikt om nogmaals te zoeken naar alles wat er op lijkt. Middels overnemen worden de gegevens overgenomen naar Microsoft CRM. Pag 4 van 13

5 3. Update service Doel Middels de update services kunnen updates van de KvK worden ontvangen waardoor het relatiebestand altijd up-to-date is. Werkwijze Selecteer binnen CRM <Update KvK>: Haal alle updates op: Selecteer relevante wijzigingen en voer deze door. Pag 5 van 13

6 4. Leadgenerator Doel Middels de leadgenerator kan eenvoudig een doelgroep worden geselecteerd en in CRM worden ingelezen, hierbij wel rekening houdend met reeds bestaande accounts (op basis van KVK-nummer). Leads worden ingelezen als accounts. Werkwijze Selecteer binnen CRM <Lead Generator>: Selecteer de branches, regio en kenmerken: Ga naar het resultaat van de selectiecriteria en importeer de selectie. Pag 6 van 13

7 Alleen de nieuwe accounts worden ingelezen: Ga naar instellingen / extensies / lead imports voor het resultaat. Pag 7 van 13

8 5. Installatie De installatie bestaat uit het importeren van twee zip-bestanden als zgn. Oplossing ( solution ). Hieronder wordt uitgelegd hoe dit dient te worden uitgevoerd. Er dienen twee Solutions te worden geïmporteerd in Microsoft Dynamics CRM; dit met de volgende volgorde: 1. wsnlwebservicescommon.zip (algemene componenten) 2. wsnlwebserviceskvk.zip (KvK specifieke componenten) Werkwijze Ga naar Instellingen / Aanpassing / Oplossingen Klik op knop importeren Selecteer met knop bladeren het te importeren zipbestand Klik op knop volgende om informatie over de oplossing weer te geven Klik op knop volgende om import opties te zetten Vink de evt. getoonde optie aan en klik op knop volgende om de import te starten. Wanneer de import is afgelopen wordt een resultaatscherm getoond, klik op sluiten Herhaal dit voor het 2 de importbestand. Pag 8 van 13

9 6. Configuratie Aanmaken Webservices.nl instellingen Voor het aanmaken van de algemene instellingen, ga naar instellingen / extensies / webservices.nl configuratie. Vul bij Algemeen het goede UserId en Password in. Deze zijn te verkrijgen bij webservices.nl. Het ingevoerde userid en password kan direct op geldigheid worden getest met behulp van het knopje Test verbinding rechtsbovenin de Ribbon. Instellingen: KvK Zoekscherm Het KvK Zoekscherm bevat een aantal configuratie opties voor het KvK zoekscherm. Er zijn 3 opties voor het zoekscherm te configureren. 1. Direct zoeken bij openen: indien Ja, dan zal na het openen van het KvK zoekscherm automatisch direct aan de hand van de reeds ingevoerde gegevens in het accountscherm, worden gezocht. 2. Direct ophalen bij 1 zoekresultaat: indien Ja, dan zal wanneer Zoeken exact 1 resultaat oplevert deze automatisch worden geselecteerd en opgehaald 3. Alleen econ.actieven in uitgebreide zoekresultaten: indien Ja, dan zullen in de resultaten van Uitgebreid zoeken alleen bedrijven die in KvK als Economisch Actief zijn gekenmerkt worden getoond (dus geen financiële holdings, verenigingen etc.) Pag 9 van 13

10 KvK nummer Een KvK nummer bestaat standaard uit 2 delen: Ondernemingsnummer Vestigingsnummer Voor omnummeren van oude naar nieuwe KVK nummering kan contact worden opgenomen met webservices.nl. SBI code De KvK velden voor SBI code en omschrijving kunnen zodanig geconfigureerd worden dat deze overeenkomen met een lookup op het account formulier (standaard configuratie). Voor ieder gevraagd veld kan een afwijkend, zelfgedefiniëerde entieit / veld worden opgegeven: SBI entiteit entiteit van de lookup SBI entiteit: code veld naam van code in de entiteit SBI entiteit: omschrijving veld naam van omschrijving in de entiteit De Addon zoekt de code van de SBI op in de aangegeven lookup entiteit. Wanneer deze niet wordt gevonden zal de SBI code automatisch als volgt worden toegevoegd: 1. Er wordt een nieuw record gecreëerd van de SBI lookup entiteit 2. SBI code wordt gezet in het zgn. Code veld 3. SBI code + SBI omschrijving worden samen gezet in het zgn. Omschrijving veld 4. De Guid (het id veld) van dit nieuwe record wordt gezet in het account als SBI code Instellingen: KvK velden Op tabblad KvK Velden kan geconfigureerd worden welke KvK gegevens met welke CRM velden op het account formulier overeenkomen. Pag 10 van 13

11 Voor de standaard gebruikte velden zie ook bijlage. Voor ieder genoemd veld in dit scherm kan een afwijkend, zelf gedefinieerd veld (of standaard CRM veld) worden opgegeven. Wanneer een CRM veld niet op het accountformulier aanwezig is dan wordt het KvK gegeven genegeerd. Het is niet verplicht om alle velden op het accountformulier beschikbaar te hebben. Adres en huisnummer Een KvK adres bestaat standaard uit 3 delen: Straatnaam Huisnummer Huisnummer extensie De Addon voegt Huisnummer en Huisnummer extensie altijd samen: Huisnummer: 8, Huisnummer extensie: b wordt: 8b Met het vinkje kan worden geconfigureerd of de Straatnaam en het Samengevoegde huisnummer samen in 1 veld komen (standaard: address_line1) of gescheiden in 2 velden (standaard: address_line1 en address_line2). Instellingen: KvK extended velden Op tabblad KvK Velden Account kan geconfigureerd worden welke KvK gegevens met welke CRM velden op het account formulier overeenkomen. Pag 11 van 13

12 Autorisatie Gebruikers kunnen worden geautoriseerd voor de diverse modules van de Webservices.nl Addon door ze bepaalde beveiligingsrollen te geven. LET OP: ook een systeembeheerder zal zonder genoemde rollen de modules niet kunnen gebruiken! Beheer Webservices.nl instellingen Om de instellingen in de entiteit Webservices.nl instellingen te kunnen bewerken dient een gebruiker voldoende rechten hiertoe te bezitten op deze entiteit. Proxy instellingen De CRM server dient toegang te hebben tot de volgende url: De Addon maakt op de CRM server gebruik van de proxy-instellingen zoals geconfigureerd binnen Internet Explorer op die server. Zorg ervoor dat de proxyserver OF de sandbox user van CRM toegang geeft tot bovengenoemde url OF de bovengenoemde url volledig toegang geeft (evt. op basis van ip-adres) Pag 12 van 13

13 Bijlage 1: KvK gegevens op het Account formulier De KvK Addon levert voor een gevonden account 22 velden aan die eventueel kunnen worden overgenomen. Onderstaande tabel toont de gegevens die de KvK Addon levert met de overeenkomstige velden in CRM. Alle genoemde CRM attributen kunnen worden vervangen door andere zelfbepaalde attributen. Wanneer een CRM veld niet op het accountformulier aanwezig is dan wordt het KvK gegeven genegeerd. KvK CRM Account entiteit Gegeven Datatype Standaard attribuut (schemanaam) KvK nummer char max 13 wsnl_kvkno Handelsnaam char max 132 name Bezoekadres straat char max 43 address1_line1 1) Bezoekadres huisnr char max 5 Aan-elkaar, in: Bezoekadres huisnr-extensie char max 40 - address1_line1 (samen met straat) - of address1_line2 (separaat) 1) Bezoekadres postcode char 7 address1_postalcode Bezoekadres plaats char max 24 address1_city Postadres straat char max 43 address2_line1 1) Postadres huisnr char max 5 Aan-elkaar, in: Postadres huisnr-extensie char max 40 - address2_line1 (samen met straat) - of address2_line2 (separaat) 1) Postadres postcode char 7 address2_postalcode Postadres plaats char max 24 address2_city SBI code primair char max 6 wsnl_sbicodeid SBI code 1 char max 6 wsnl_sbicodeid SBI code 2 char max 6 wsnl_sbicodeid Telefoon char max 12 telephone1 Website char max 100 websiteurl Organisatietype char max 15 wsnl_organizationtype Rechtsvorm code char max 2 wsnl_legalformcode Rechtsvorm omschrijving char max 82 wsnl_legalformcodeoms Personeel number numberofemployees Economisch actief bit wsnl_econactive Non-mailing indicatie bit wsnl_kvknonmailing Vestigingsnummer char max 12 wsnl_establishmentno Hoofdkantoor bit wsnl_mainbranche Hoofdkantoor vestigingsnummer char max 12 wsnl_mainestablishmentno Wettelijke naam char max 100 wsnl_legalname Contactpersoon char max 100 wsnl_contactperson Import actief bit wsnl_import_active Export actief Bit wsnl_export_active Maatschappelijk kapitaal char max 20 wsnl_authorizedcapital Gestort kapitaal char max 20 wsnl_paidupcapital Geplaatst kapitaal char max 20 wsnl_issuedcapital Datum oprichting Datetime wsnl_foundingdate Datum start activiteiten Datetime wsnl_establishmentdate Datum wijziging rechtsvorm datetime wsnl_continuationdate datetime 2) wsnl_kvklastupdated 2) 1) 2) afhankelijk van configuratie de Addon legt de datum + tijd vast van de laatste verrijking van het account Pag 13 van 13