Quickstart TreeCommerce Messenger

Transcriptie

1 Quickstart TreeCommerce Messenger Om snel aan de slag te gaan met TreeCommerce Messenger is het belangrijk een aantal zaken in te stellen, en dat u op de hoogte bent van een aantal zaken. We hebben voor WinTree gebruikers een aantal zaken op een rij gezet in deze Quickstart. Algemeen TreeCommerce Messenger kan worden ingezet als communicatiemiddel tussen kweker en handelaar, en bestaat uit een set berichten, namelijk: Aanbodsbericht, dit type wordt door de kweker verzonden en kan door de koper na matchen van de artikelgegevens (automatisch) opgenomen in de fictieve voorraad. Orderbericht: dit wordt door de koper verzonden naar en verwerkt door de kweker. De regels in het orderbericht worden bij de kweker verwerkt in een verkooporder. Order response bericht: kan door de kweker worden verzonden gebruikt ter bevestiging of om wijzigingen kenbaar te maken aan de koper. Afroep bericht: dit bericht kan door de koper worden gebruikt om inkopen af te roepen. De kweker kan dit bericht verwerken, de regels in het afroepbericht worden verwerkt in een werkbon. Om een betrouwbaar berichten verkeer op te zetten wordt gebruikt gemaakt van een Global Location Number (GLN code). Het GLN identificeert een bedrijf of organisatie als legale, fysieke en functionele entiteit. Deze codes worden ook gebruikt voor communicatie met bloemenveilingen. Indien u niet over een GLN beschikt kan TSD dit nummer voor u aanvragen bij de stichting Floricode (normaal tarief eenmalig 30,- ). Messenger is een onderdeel van TreeCommerce, en kan worden gebruikt in combinatie met een geldig TreeCommerce account, en een actuele versie van WinTree. In dit document zijn de belangrijkste onderdelen van TreeCommerce Messenger beschreven. Voor een complete en gedetailleerde handleiding verwijzen wij u graag door naar de handleiding website, manual.tsd.nl. Pagina 1

2 Voor kwekers en kopers: STAP 1a. (kweker en koper) Algemene instellingen in WinTree, via TSD. Om TreeCommerce Messenger te gebruiken in combinatie met de WinTree software zijn een aantal basisinstellingen nodig. Deze worden zijn of worden door TSD voor u ingesteld. STAP 1b. (kweker en koper) Invoeren per klant en/of leverancier, GLN en instellen gebruikt TC Messenger Om direct vanuit WinTree te communiceren met klanten en/of leveranciers vult u per relatie de GLN code in WinTree in, en zet u een vinkje bij Gebruikt TC Messenger. De GLN code kunt u vinden op TreeCommerce.com, op de pagina Deelnemers binnen het onderdeel Messenger. De codes van uw handelspartners zijn direct zichtbaar op deze pagina. Ziet u geen GLN code, dan dient u elkaar eerst te selecteren als (wederzijdse) handelspartner op TreeCommerce (pagina Handelspartners ). Pagina 2

3 STAP 2 (kweker) Versturen Aanbodsbericht Het aanbodsbericht kan worden verzonden vanuit de overlijst, vanaf het tabblad Diversen. Wanneer u foto s mee wilt sturen moeten die eerst op de juiste plaats worden gekoppeld (afhankelijk van de instellingen, bij de plantnaam, in het assortiment, of bij de partij (onderhoud voorraad). U vindt de foto instellingen in WinTree, in het menu Bestand Instellingen, op het tabblad TreeCommerce Messenger. Kies na het aanmaken van de overlijst, de gewenste ontvangers. Ontvangers kunnen vooraf worden gegroepeerd in een selectie. Klik op Versturen via TC Messenger om het bericht te versturen. Pagina 3

4 STAP 3 (kweker) Verwerken ontvangen order- en afroep berichten Per ontvangen bericht wordt het type weergegeven. Regels in een orderbericht worden in een verkooporder geplaatst, regels in een afroep bericht worden in een werkbon geplaatst. Selecteer het bericht dat u wilt verwerken, en klik onderaan op Importeren. Vervolgens wordt de inhoud van het bericht getoond: Controleer de inhoud van de bestelling (aantallen en verkoopprijs) met de eigen aanbiedingsprijs. Eventuele wijzigingen in aantallen en prijzen kunt u invoeren. Door onderaan in het scherm de optie Order meteen na bevestigen na import te selecteren stuurt u de koper een gewijzigde order (in het order response bericht). Pagina 4

5 Onbekende planten Regels die niet kunnen worden verwerkt (zgn. onbekende planten) worden afgedrukt in een foutverslag. Deze kunt u alsnog handmatig aan de order toevoegen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer er artikelen worden besteld die niet in het verstuurde aanbodsbericht voorkomen. STAP 4 (koper) Verwerken van aanbodsberichten in de fictieve voorraad Aanbodsberichten worden komen binnen via de wachtrij (type bericht: Aanbod). Selecteer het bericht dat u wilt verwerken. De inhoud van het bericht wordt getoond in onderstaand scherm: Selecteer de regels die u wilt verwerken, en klik onderaan in het scherm op geselecteerde regels importeren. De aanbodsregels worden gematcht. Artikelen die worden herkend wordt verplaatst naar het tabblad Import. Niet herkende artikelen worden in Klad geplaatst. Pagina 5

6 STAP 5 (koper) Inkopen vanuit ontvangen aanbod Het inkopen van partijen bij leveranciers kan in WinTree op verschillende manieren; door gebruik te maken van de hieronder beschreven werkwijzen wordt bij het versturen van de inkoop een Orderbericht naar de kweker verzonden. De kweker kan dit bericht importeren in zijn orderadministratie. Dit geldt ook voor het afroepbericht dat later volgt. Inkooporders die ingevoerd worden zonder link naar het aanbod van de kweker, kunnen niet door de kweker worden verwerkt. Artikelen komen binnen als Onbekende plant. Verwijder daarom ook oude fictieve voorraad (aanbodslijsten die niet via TreeCommerce Messenger zijn ingelezen, voordat u met een kweker via Messenger gaat communiceren. Deze regels bevatten namelijk niet de informatie die nodig is om de bestelling te kunnen verwerken bij de kweker. 1. Indelen op fictieve voorraad Partijen in de fictieve voorraad zijn zichtbaar in het indeelscherm. Wanneer hier op wordt ingedeeld, wordt automatisch een nieuwe inkooporder aangemaakt. Afhankelijk van de instellingen in WinTree kunnen regels aan een nieuwe inkooporder worden toegevoegd. Pagina 6

7 2. Handmatige orderinvoer i.c.m. met het order-entry scherm Door bij het handmatig boeken van inkooporders gebruik te maken van het orderentry scherm, kunnen inkooporders worden aangemaakt die kunnen worden ingelezen door de kweker. Het gebruik van het order-entry scherm is afhankelijk van de instellingen. Door bij het invoeren van een regel een partij van een leverancier te kiezen. 3. Inkopen vanuit de fictieve voorraad Na het selecteren van partijen in de fictieve voorraad, kan via Opties Inkopen een inkooporder worden aangemaakt. Pagina 7

8 STAP 6 (koper) Het versturen van het order- en afroep bericht Leveranciers die zijn gebruik maken van TreeCommerce Messenger, ontvangen de orderen afroep berichten automatisch, zodra de inkoop of de afroep wordt afgedrukt via de ingestelde (automatische) uitvoer (fax of ). Voor het versturen van het bericht hoeft u dus niets extra te doen. Naast het op de juiste manier boeken van de inkooporder, is het invoeren van het GLN nummer in de relatiegegevens voldoende. Voor kwekers en kopers: gebruik van de website Op de website vindt u voor TreeCommerce Messenger de volgende onderdelen: Dit onderdeel biedt kwekers zonder TSD software de mogelijkheid diverse (klantspecifieke) aanbodslijsten te beheren en te versturen. De lijsten kunnen worden ingelezen vanaf de website, of vanuit een Excel bestand. Foto s kunnen handmatig worden toegevoegd. Het onderdeel Berichten geeft verzonden en ontvangen berichten weer (ook wanneer u die alleen via WinTree hebt verwerkt). Ontvangen berichten kunnen evt. opnieuw worden klaargezet in de wachtrij in WinTree. Op deze pagina treft u de gebruikers van TreeCommerce Messenger aan. Het GLN nummer wordt weergegeven wanneer de deelnemer een handelspartner is. De gebruikers die geen handelspartner zijn worden in het grijs weergegeven, en staan onderaan in de lijst. Onder Voorkeuren kunt u de ontvangst en het gewenste formaat van notificaties instellen. Met de knop kunt u terug naar TreeCommerce. Pagina 8

9 Notificaties en aanbodsberichten (Excel bestand en met opmaak) Voorbeeld HTML bericht Per bericht (aanbod-, order- en afroep berichten) kan worden ingesteld of u een notificatie per wilt ontvangen, over de ontvangst van een nieuw bericht. Voor het aanbodsbericht, is er naast de standaard notificatie een mogelijkheid het aanbod ook als Excelbestand of met opmaak (HTML) te ontvangen. Deze berichten kunt u gebruiken om uw aanbodslijst te versturen naar ontvangers buiten TreeCommerce. Beide berichten bevatten een link naar de foto. Voeg voor het doorsturen van de lijst uw eigen account toe als ontvanger van dit bericht. U kunt het bericht vervolgens doorsturen naar ontvangers buiten TreeCommerce. Pagina 9

10 Ontvangers met een TreeCommerce account kunnen via deze button de inhoud van het bericht bekijken via de website. Wanneer u het bericht verstuurt naar ontvangers buiten TreeCommerce, dan kunt u deze button voor het doorsturen verwijderen. Voorbeeld Excel bestand Het Excel bestand bevat de inhoud van de aanbodslijst, inclusief een link naar de foto. Pagina 10

11 Foto s worden weergegeven in een apart venster, met de mogelijkheid om de foto te downloaden. Hiervoor is geen inlogcode voor TreeCommerce nodig. Pagina 11