Sioges Voorraadbeheer

Transcriptie

1 Programmeren artikelen: Sioges Voorraadbeheer Druk op PRG Artikelen & Tarieven Artikelen In het scherm verschijnen de Hoofdgroepen en gekoppelde Artikelen: Druk aan de linkerkant van het scherm op de juiste hoofdgroep in Groepen Lijst Druk aan de rechterkant van het scherm in Artikelen Lijst op de toets Toevoegen. Het volgende scherm verschijnt: Tabblad STANDAARD DATA: Actief: Of het artikel wel of niet geregistreerd kan worden. Zichtbaar: Geef aan of het artikel zichtbaar moet zijn of niet. Wanneer er sprake is van veel artikelen met een barcode, dan hoeven deze niet persé in een scherm te verschijnen. Niet wegen Of een artikel wel of niet moet worden afgewogen op een aangesloten weegschaal. Naam: Omschrijving van het artikel. Barcode: Scan de barcode van het artikel. Het kan zijn dat de barcode bij het programmeren van het eerste artikel niet verschijnt. Opent u echter opnieuw het artikel, of maakt u daarna een ander artikel aan, dan verschijnt wel automatisch de barcode in cijfers na het scannen van de barcode. [1]

2 BTW: Koppel het juiste BTW tarief. Na het programmeren van het eerste artikel wordt dit tarief meegenomen naar het volgende artikel. Groep: Het artikel is al aan de juiste groep gekoppeld. Afbeelding:U kunt de toets van het artikel een kleur of afbeelding geven. Open prijs: Wanneer een overig artikel wordt aangemaakt in een groep, dan kiest u de optie ALTIJD. Wanneer een artikel een vaste prijs heeft, dan kiest u de optie NOOIT. Verkoop: Voer de verkoopprijs in. Inkoop: Voer de inkoopprijs in wanneer u gebruik wilt maken van voorraadbeheer. Aan de linkerkant ziet u een aantal tabbladen. Druk na het invoeren van de gegevens op Voorraad. Tabblad VOORRAAD: Minimale voorraad:voer in hoeveel er minimaal in voorraad moet zijn. Als de voorraad te laag wordt zal er een melding verschijnen. Maximale voorraad:voer in hoeveel er maximaal in voorraad moet zijn. Aan de hand van het verschil tussen maximale en minimale voorraad kan een besteladvies worden gegeven. Voorraad controle:moet uiteraard groen zijn bij gebruik maken van voorraadbeheer. Retour is toegest.: Bepaal of een artikel retour mag worden gebracht of niet. Mocht u gebruik maken van Verwante Artikelen (bijv. Seizoensartikelen), dan kunt u dit aangeven in het Tabblad Verwante Artikelen. Overige instellingen in andere Tabbladen zijn niet van belang. [2]

3 Leveranciers aanmaken: Voordat er voorraad kan worden ingevoerd, moeten er Leveranciers worden aangemaakt. Druk op PRG Diverse Setup Leveranciers Druk aan de rechterkant van het scherm op Toevoegen Het volgende scherm verschijnt: Voer de volgende gegevens in (niet alle velden zijn verplicht; wel verplicht zijn Naam, BTW nummer en Tarief): Code: Deze code wordt automatisch aangemaakt, u kunt deze eventueel wijzigen. Actief: Selecteer of de Leverancier actief is of niet. Naam: Naam van de Leverancier (* verplicht *) Adres, postcode, Stad, Provincie, telefoon, Spreekt voor zich (* niet verplicht *) BTW nr: BTW-nummer van de Leverancier (* verplicht) Tarief: Selecteer een inkoop-tarief (* verplicht *) Korting: Selecteer een kortingstarief indien u korting krijgt op de artikelen. Over alle ingevoerde korting wordt het kortingstarief berekend. Druk op OK Voorraad invoeren: U kunt op twee manieren voorraad invoeren: 1) Een Inkoop Order maken, artikelen bestellen, Afleverbonnen inboeken, voorraad wordt automatisch bijgewerkt. In de praktijk is dit de methode om voorraadbeheer toe te passen. 2) Artikelen direct inboeken en verwerken. In de praktijk gebruikt u deze tweede optie om voorraad te beheersen (schade, diefstal, etc.). Er bestaat ook de mogelijkheid een boodschappenlijstje te maken. Dit is een Inkoop Order Voorstel en kan gebruikt worden in Sioges One versie. In deze versie kan geen voorraadbeheer worden bijgehouden. Het invoeren van de voorraad gebeurt via het Registratiescherm (Documenten). Druk op Documenten U kunt nu een keus gaan maken hoe u de voorraad wilt inboeken. Via Inkoop documenten kunt u een boodschappenlijstje maken of een Inkoop Order/Afleverbon inboeken. Via Voorraad documenten kunt u voorraad inboeken zonder Inkoop Order/Afleverbon. [3]

4 Boodschappenlijstje maken: Dit lijstje is puur bedoeld om artikelen in te kopen, de ingevoerde artikelen worden niet doorverwerkt in de voorraad. Druk op Inkoop documenten Inkoop order voorstel Druk aan de rechterkant van het scherm op Toevoegen Het volgende scherm verschijnt: U kunt net als in het Registratiescherm artikelen registreren. Druk op de Hoofdgroep (links bovenin) Voer het aantal in en druk op de toets van het artikel / of voer het aantal in en scan het artikel. In het scherm verschijnen alle geregistreerde artikelen met inkoopprijs. Eventueel kunt u tijdelijk de Lijst even opslaan. Via Verwijder verlaat u het scherm zonder de ingevoerde gegevens op te slaan. Nadat alle artikelen zijn ingevoerd, kunt u een Lijst printen van alle artikelen. Druk op Print midden bovenin het scherm. U kunt eventueel ook de Lijst exporteren naar Excel of PDF. [4]

5 Deze Lijst ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: Druk op Genereer bestelling om de Lijst af te sluiten en te genereren. De Lijst is in Sioges Pro te openen als Inkoop Order Lijst. Wilt u slechts een Boodschappenlijstje maken en printen, dan hoeft u de bestelling niet te genereren. U kunt het Lijstje (later) aanpassen door het te selecteren en op Wijzig te drukken. Ook kunt u Boodschappenlijstjes sluiten en heropenen. Dit kan zo vaak u wilt. Inkooporder maken: Druk op Inkoop documenten Inkoop orders Druk aan de rechterkant van het scherm op Toevoegen Het volgende scherm verschijnt: Druk midden bovenin het scherm op Leverancier. Selecteer een Leverancier uit de lijst en druk op OK. Wanneer u een Inkoop Order Voorstel heeft geopend, wordt automatisch de eerste Leverancier uit de lijst geselecteerd. In dat geval ziet u de naam van die Leverancier in het oranje venster rechts bovenin de hoek, achter het blauwe vierkantje. Druk ook nu op Leverancier om een andere Leverancier te selecteren. U kunt net als in het Registratiescherm artikelen registreren. Druk op de Hoofdgroep (links bovenin) Voer het aantal in en druk op de toets van het artikel / of voer het aantal in en scan het artikel. Of voer het aantal in, druk op [*], voer de artikelcode in en druk op Enter. [5]

6 In het scherm verschijnen alle geregistreerde artikelen met inkoopprijs. Indien een Leverancier is gekozen waarbij u korting krijgt, dan ziet u dit terug in het oranje venster rechts bovenin het scherm. Eventueel kunt u tijdelijk de Lijst even opslaan. Bovenin het scherm ziet u de knop Eigen. Dit betekent dat alleen de artikelen verschijnen die eerder bij deze leverancier zijn gekocht. Drukt u op deze knop, dan verandert de omschrijving in Alles en verschijnen alle artikelen van alle leveranciers Via Verwijder verlaat u het scherm zonder de ingevoerde gegevens op te slaan. Nadat alle artikelen zijn ingevoerd, kunt u een Lijst printen van alle artikelen. Druk op Print midden bovenin het scherm. U kunt eventueel ook de Lijst exporteren naar Excel of PDF. Deze Lijst ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: Sla de ingevoerde lijst op U hoeft niet het bestand te sluiten; dit gebeurt automatisch nadat de Afleverbon is ingeboekt. Pas vanaf dat de afleverbon is ingeboekt, wordt de voorraad aangepast. [6]

7 Afleverbonnen inboeken: Nadat een bestelling is geplaatst bij de Leverancier en deze wordt later ontvangen, dient de afleverbon te worden ingeboekt. Druk op Inkoop documenten Inkoop afleverbonnen Druk aan de rechterkant van het scherm op Toevoegen Het volgende scherm verschijnt: Druk midden bovenin het scherm op Leverancier. Selecteer de leverancier waarvan u de afleverbon wilt inboeken. Druk midden bovenin het scherm op Bestelling. Nu verschijnen de openstaande bestellingen van deze leverancier in het scherm. Selecteer de bestelling die u wilt openen en invoeren. Er wordt u om een bevestiging gevraagd of u inderdaad de bestelling wilt invoeren. Als de bestelling is ingevoerd, verschijnen de artikelen van de inkoopbon in het scherm: Mochten er artikelen niet (compleet) geleverd zijn, dan kunt u op het artikel drukken en daarna op de optie Verwijder Regel drukken of met _+_ en _-_ het aantal wijzigen. Druk op Opslaan. De Inkoop Orderbon is nu verwerkt en afgesloten en de voorraad is bijgeboekt. [7]

8 Nalevering inboeken: Mocht u later artikelen willen inboeken van dezelfde bestelling (nalevering), dan dient u eerst de inkoop order weer te openen. Druk op Inkoop documenten - Inkoop Orders. Selecteer de order, druk op Open/Sluit (rechterkant van het scherm) en bevestig dat u de order wilt heropenen. Ga terug naar de Inkoop afleverbonnen en druk op Toevoegen. Druk op Leverancier en selecteer de leverancier. Druk op Bestelling en selecteer de inkoopbon. Dezelfde inkoopbon is nu weer geopend. Verwijder de artikelen die al ingeboekt zijn (en die dus niet op de naleveringsbon staan). De artikelen kunt u verwijderen door op de regel te drukken en daarna Verwijder regel te selecteren. Druk op Opslaan om de afleverbon te sluiten. Ook nu zijn de ingeboekte artikelen in de voorraad verwerkt en is de inkoopbon gesloten. Voorraad apart inboeken: Deze optie wordt voornamelijk gebruikt om de voorraad te controleren en waar nodig te corrigeren. Vanwege bijvoorbeeld schade, verkoop ander filiaal en diefstal kan de voorraad afwijken. Druk op Voorraad documenten Voorraad Druk aan de rechterkant van het scherm op Toevoegen Het volgende scherm verschijnt: Druk links bovenin het scherm op een hoofdgroep In het venster eronder verschijnen de gekoppelde artikelen. U kunt onmiddellijk zien hoeveel van dit artikel in voorraad moet zijn, en hoeveel er verkocht zijn. U kunt nu de actuele voorraad invoeren. Let op: deze overschrijft de huidige voorraad! Dus de voorraad die u nu invoert vervangt de oude waarde. Voer de waarde in en druk op de toets van het artikel. Of voer de waarde in en scan de barcode in. Of voer de waarde in, druk op [*], voer de artikelcode in en druk op Enter. Druk op Opslaan nadat u de voorraad heeft ingevoerd/bijgewerkt. [8]

9 Huidige voorraad bekijken en/of printen: Druk op Voorraad documenten Voorraad Lijst Het volgende scherm verschijnt: U krijgt een compleet overzicht te zien van alle artikelen gesorteerd op artikelcode per Groep. Wanneer u bijvoorbeeld alleen de voorraad wilt zien van artikelen van een bepaalde Groep, dan kunt u dit eenvoudig selecteren: Druk op de kolomhoofd Groep en sleep deze omschrijving naar de tekst Drag a column here to group by that column. Het volgende scherm verschijnt: U ziet nu alleen de omschrijvingen van de Groepen. Druk op _+_ voor de Groep en u ziet vervolgens de gekoppelde artikelen. [9]

10 Artikellijst printen: Onder deze artikellijst verstaan we de geprogrammeerde artikelen. Druk op Rapporten Programmeringlijst Artikelen Het volgende scherm verschijnt: U ziet een lijst met alle geprogrammeerde artikelen. Eventueel kunt u deze lijst printen en/of exporteren naar Excel of PDF. Verkochte artikelen: U kunt opzoeken welke artikelen verkocht zijn in welke periode. Druk op Rapporten Basis statistieken Artikelen verkoop Het volgende scherm verschijnt: U ziet welke artikelen (met differentiaties) zijn verkocht. U ziet links bovenin het scherm 31 staan; als u hierop drukt kunt u een bepaalde periode selecteren. (Alle data, jaar, maand, dag of periode). Druk op Filter om de verkoop binnen de geselecteerde periode te kunnen bekijken. [10]