Handleiding Voorraad. Animana B.V. [Pick the date] Animana B.V.

Transcriptie

1 Animana B.V. [Pick the date] Animana B.V.

2 Inhoudsopgave 1 Voorraad Instellingen voor de voorraad Voorraad Bestellingen door cliënten Extra losse bestellingen Besteladvies Plaatsen van een bestelling Bestel extra Bestellingen Het inboeken van een bestelling Interne Bestellingen Bijwerken voorraad Bijwerken voorraadtelling Voorraad over datum Batches...8

3 1 Voorraad 1.1 INSTELLINGEN VOOR DE VOORRAAD De voorraad werkt op basis van instellingen die gedaan zijn op productniveau. Deze instellingen worden besproken in de handleiding Product, hoofdstuk Tabblad Voorraad. 1.2 VOORRAAD Via het menu Extra> voorraad> voorraad Komt u in het voorraadmenu (zie afbeelding 1. Voorraad). Hier krijgt u een overzicht van alle openstaande bestellingen. U kunt tevens een overzicht opvragen per locatie, per leverancier en per status (in bestelling, advies etc.). Afbeelding 1: Voorraad Toelichting: het filter op magazijn gebruikt u wanneer u over meerdere locaties beschikt zoals ingesteld via Extra > algemene instellingen > locaties Een filter op leverancier (cliënt data > leverancier aanvinken) gebruikt u als u de producten per leverancier opgesplitst wilt hebben en een filter voor de status kunt u gebruiken om bijvoorbeeld te kunnen zien welke producten er besteld moeten worden. In het overzicht zijn er drie soorten bestellingen, waarvan bestellingen door eigenaren pas in beeld komt, wanneer u deze selecteert. Zijn er open bestellingen door eigenaren, dan komt het aantal openstaande bestellingen rood in beeld. De drie soorten bestellingen worden hieronder verder beschreven Bestellingen door cliënten Dit zijn bestellingen, die onafhankelijk van het besteladvies geplaatst kunnen worden. Dit kunnen producten zijn, die niet standaard op voorraad zijn of producten, waarvan u wilt dat ze extra besteld worden voor deze specifieke patiënt. 3

4 Een bestelling voor een dier van een eigenaar wordt geplaatst vanuit het patiëntdossier van het betreffende dier. Een dergelijke bestelling wordt gedaan via Cliënt> kies het dier > lijst.. > bestelling en plaatst vervolgens de bestelling (zie afbeelding 2. Bestelling via Patiëntdossier). Afbeelding 2: Bestelling via Patiëntdossier De in te vullen gegevens spreken voor zich. Wanneer u (een deel) van de naam van het te bestellen product in het vakje voor het de scrol-lijst van de product groep invoert, kunt u rechts daarvan het product selecteren. Vervolgens voert u het aantal in en voegt u het product toe. Zo kunt u op dezelfde wijze meerdere bestellingen plaatsen (zie afbeelding 3. Bestellingen). Afbeelding 3: Bestellingen Gaat u terug naar het patiëntdossier dan zult u zien dat de bestelling in het dossier is opgenomen (zie afbeelding 4. Bestelling staat open). Ook zal deze bestelling dan te zien zijn in Extra > voorraad > voorraad> bestellingen door cliënten Afbeelding 4: Bestelling staat open Wanneer de bestelling geplaatst is, zou u dat kunnen vermelden in 'opmerkingen'. Is het product binnen, dan kunt u aangeven of de cliënt gebeld is en afgerond aanklikken, de bestelling wordt uit het systeem gehaald. Het is mogelijk het product direct vanuit de bestelling te factureren Extra losse bestellingen Dit is het tweede kopje in het voorraad menu. Bestellingen die u hier ziet staan zijn ingevoerd via 4

5 Extra > voorraad > bestel extra. Handleiding Voorraad Hier kunt u bestellingen invoeren. Dit kunnen extra bestellingen zijn, die niet gekoppeld zijn aan een patiënt of in het automatische voorraadbeheer zijn opgenomen (zie afbeelding 5. Bestel extra) Afbeelding 5: Bestel extra Het toevoegen van producten gaat op dezelfde wijze als bij bestellingen via het patiëntdossier Besteladvies Hier worden alle bestellingen opgenomen, die besteld moeten worden conform de door u ingevoerde voorraad instellingen. Deze voorraadinstellingen moeten worden aangegeven onder het tabblad 'Voorraad' bij het desbetreffende product. Extra > producten > producten > product selecteren > tabblad voorraad. Zie de handleiding Product voor meer informatie over de instellingen per product. (Het is mogelijk om de voorraad in één keer bij te werken, dan hoeft u niet elk product één voor één te openen. Dit doet u onder: Extra > voorraad > bijwerken voorraad) Plaatsen van een bestelling Het plaatsen van een bestelling doet u door de producten in het overzicht bij menu Extra> voorraad> Voorraad aan te vinken. U kunt de datum, leverancier en magazijn aangeven. Tevens is het mogelijk om interne bestellingen te plaatsen wanneer u over meerdere locaties beschikt. Wanneer u 'plaats bestelling' selecteert, zal de bestelling geplaatst worden. U kunt de bestelling vervolgens terugvinden onder Extra > voorraad> bestellingen 5

6 1.3 BESTEL EXTRA Hier kunt u bestellingen invoeren. Dit kunnen extra bestellingen zijn, die niet gekoppeld zijn aan een patiënt of in het automatische voorraadbeheer zijn opgenomen. Een overzicht van producten die op deze manier besteld zijn vind u bij 1.4 BESTELLINGEN Extra> voorraad> voorraad> extra losse bestellingen Hier staan alle (binnen Animana ASP) geplaatste bestellingen in, die nog niet ingeboekt zijn. Wanneer u een overzicht wilt hebben van geplaatste bestellingen, die reeds verwerkt zijn dan activeert u 'toon inactief' rechts bovenin (zie afbeelding 6. Geplaatste bestellingen). Afbeelding 6: Geplaatste bestellingen Het inboeken van een bestelling U selecteert de binnen gekomen bestelling door er op te klikken. De bestelling wordt als volgt weergegeven (zie afbeelding 7. Inboeken bestelling): Afbeelding 7: Inboeken bestelling Het is mogelijk om de bestelling aan te passen. Wanneer u uw aanpassingen heeft gedaan, selecteert u 'opslaan'. De aangepaste bestelling wordt opgeslagen. Wanneer een bestelling niet volledig is binnengekomen, vinkt u de artikelen, die nog niet zijn binnengekomen, aan en zet deze in nota. Deze worden als nieuwe bestelling opgeslagen met de status 'in nota'. Wanneer een bestelling binnen is gekomen, selecteert u 'opslaan en inboeken'. De bestelling wordt opgenomen in de inactieve lijst van de bestellingen en de voorraad zal automatisch worden aangepast. 6

7 1.5 INTERNE BESTELLINGEN Hier worden alle interne bestellingen weergegeven, zie ook hoofdstuk Plaatsen van een bestelling. 1.6 BIJWERKEN VOORRAAD Het is mogelijk om de voorraad van meerdere producten in één keer bij te werken. U kunt de voorraad, bestelniveau en het bestelaantal aanpassen, wanneer u op 'save' klikt, worden de mutaties opgeslagen. Tip: als u op de puntjes onder 'verslag' gaat staan, wordt de omzet per cliënt van het betreffende product weergegeven (zie afbeelding 8. Bijwerken voorraad). Afbeelding 8: Bijwerken voorraad 1.7 BIJWERKEN VOORRAADTELLING Het is mogelijk om alleen een voorraadtelling te doen. Na eventuele aanpassingen, selecteert u 'opslaan' (zie afbeelding 9. Bijwerken voorraadtelling). Tip: de historie van de voorraad per product krijgt in beeld door op mutaties te gaan staan. Afbeelding 9: Bijwerken voorraadtelling Tevens is het mogelijk de voorraad te exporteren naar een pdf of Excel bestand. Dit kan o.a. handig zijn bij het bepalen van bijvoorbeeld de totale waarde van de voorraad op dit moment. 1.8 VOORRAAD OVER DATUM Hier worden alle producten weergegeven, waarbij een houdbaarheidsdatum is ingevoerd en die over de datum zijn (zie afbeelding 10. Voorraad over datum). 7

8 Afbeelding 10: Voorraad over datum 1.9 BATCHES Hier worden alle producten weergegeven, waarbij een batchnummer is ingevoerd. Het is zaak deze lijst regelmatig te controleren en de oude batches te verwijderen, wanneer deze niet meer aanwezig zijn. 8