e-uur en UBplus Gebruikershandleiding Versie: 1.05

Transcriptie

1 e-uur en UBplus Gebruikershandleiding Versie: 1.05

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 Hoe gaat het in zijn werk? 3 Wanneer kunt u aan de slag met e-uur en UBplus? 4 1. Terminologie 5 2. Gegevens binnen UBplus 6 Configuratie e-uur account gegevens binnen UBplus 7 Gebruik e-uur per klant instellen 8 Gebruik e-uur per uitzending instellen 10 Loonstroken exporteren richting e-uur Gegevens uitwisselen met e-uur Het proces in e-uur 16 Gegevens die e-uur binnen komen 16 De inlener 16 De uitzendkracht 17 De plaatsing 18 Uren schrijven Contact 21 Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 2

3 1. Inleiding Akyla en UBplus zijn al geruime tijd partners en hebben deze samenwerking bezegeld door Akyla s e-uur te koppelen met de Uitzendsoftware van UBplus. Door de koppeling tussen e-uur en UBplus hoeft u geen urenbriefjes handmatig over te typen, want alle relevante gegevens worden vanuit UBplus gekoppeld met e-uur. Zo profiteert u van een efficiënt proces en houdt u gemakkelijk het overzicht en de controle. Voor uw klanten en medewerkers betekent e-uur een uniformer en aantoonbaar sneller proces! Deze handleiding voorziet u van de belangrijkste informatie om vragen die mogelijk ontstaan tijdens het gebruik van e-uur en UBplus te beantwoorden. Hoe gaat het in zijn werk? Het werken met zowel e-uur en UBplus zal uw organisatie veel administratief werk uit handen nemen. Met onderstaand voorbeeld wordt geïllustreerd hoe er gebruik wordt gemaakt van e-uur en UBplus. Voorbeeld: Flexmedewerker A is aan de slag bij bedrijf X. Zijn uren vult hij wekelijks in via de computer, waarbij hij inlogt via de website van zijn eigen uitzendbureau, hij komt dan in de e-uur omgeving die in de huisstijl van zijn uitzendbureau wordt weergegeven. Nadat hij zijn uren heeft ingevuld, gaat er automatisch een mail naar de contactpersoon van bedrijf X dat er uren klaar staan om te accorderen. Nadat het urenbriefje digitaal is goedgekeurd kan het uitzendbureau deze importeren in UBplus. In het urenoverzicht van UBplus verschijnen deze uren automatisch, waarna deze worden klaargezet voor verloning en facturering. Ook alle informatie omtrent uitzendingen en personeelsgegevens worden vanuit UBplus gesynchroniseerd met de e-uur administratie. Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 3

4 Wanneer kunt u aan de slag met e-uur en UBplus? Om aan de slag te kunnen met e-uur en UBplus, heeft u voor beide producten een geldige gebruikslicentie nodig. In hoofdstuk 6 kunt u contactgegevens vinden waar u met vragen terecht kunt over licenties. Daarna moet u voor zowel e-uur als UBplus een aantal zaken instellen zodat beide producten kunnen samenwerken. Dit document geeft u een handvat om deze zaken in te stellen naar de situatie van uw omgeving. Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 4

5 1. Terminologie Zowel UBplus als e-uur gebruiken termen die eigen zijn voor het interne proces. Tabel 1 geeft een overzicht van de terminologie die beide pakketten gebruiken. Gedurende dit document zullen deze termen afwisselend gebruikt worden, waar de context van de handleiding leidend is. Klant Werknemer Uitzending Uursoort Vergoeding UBplus term e-uur term Inlener Uitzendkracht Plaatsing Urensoort Onkostensoort Tabel 1: Overzicht van de terminologie Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 5

6 2. Gegevens binnen UBplus Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de gegevens die vanuit UBplus richting e-uur geëxporteerd worden en de instellingen die hiervoor moeten worden geconfigureerd. Tijdens het gebruik van digitale urenverwerking worden de volgende gegevens tussen UBplus en e-uur gecommuniceerd: Soort gegevens Van UBplus naar euur Van e-uur naar UBplus Klantgegevens X Werknemergegevens X X 1 Uitzendingen X Uren X Loonstroken X Het werken met e-uur binnen UBplus is erg eenvoudig. De manier waarop de uren van e- UUR binnenkomen kunt u zien als een import stap die u misschien al kende wanneer u urengegevens uit Excel importeerde. In plaats van handmatige invoer of een import van gegevens vanuit Excel, importeert u de uren uit e-uur en vervolgt u het normale traject (klaarzetten, verlonen, factureren). Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 6

7 1 : Deze functionaliteit wordt nog ontwikkeld en is beschikbaar in de loop van Configuratie e-uur account gegevens binnen UBplus Als gebruiker van UBplus heeft u een licentie nodig voor het gebruik van e-uur. Deze licentie verschaft u meteen ook de benodigde accountgegevens die voor de synchronisatie tussen UBplus en e-uur worden gebruikt. Dit zijn de zogenaamde account gegevens van e-uur binnen UBplus. Deze account gegevens vult u in onder Bestand->Koppelingen->E-Uur koppeling zoals in het onderstaande plaatje is weergegeven: In het invoerscherm dat verschijnt vult u de gegevens in die voor uw organisatie zijn aangeleverd door Akyla of UBplus: Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 7

8 Nu de accountgegevens van e-uur zijn ingevuld, kunt u een keuze maken of u per klant of per uitzending de urenadministratie digitaal wilt laten verlopen. Wanneer u dit per klant aangeeft, dan verloopt in principe de urenverwerking voor alle uitzendingen bij deze klant middels e-uur. Wanneer u dit per uitzending specificeert, dan verloopt de urenverwerking alleen voor de geselecteerde uitzendingen via e-uur. Dit wordt hieronder toegelicht. Gebruik e-uur per klant instellen In principe moet u aangeven voor welke van uw klanten u gebruik wil gaan maken van e-uur. Ook de manier van accorderen moet u aangeven. Het instellen van deze gegevens gaat via de administratie van de klant (de A op de linkerkant van het scherm): Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 8

9 In het invulscherm dat nu verschijnt kiest u voor Koppeling E-Uur. Hier maakt u een keuze voor de manier van accorderen en geeft u aan dat deze klant moet worden opgenomen in de urenverwerking middels e-uur. Wanneer bij Methode nr 1 is geselecteerd ( E-Uur gegevens opnemen bij de klant ) dan worden alle uren voor deze klant via e-uur verwerkt (dit is de zogenaamde per klant methode). Daarnaast moet het vinkje Klant opnemen in verwerking via E-Uur worden aangevinkt. Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 9

10 Bij Accordeer geeft u aan hoe het proces van accorderen loopt binnen e-uur. De Kontaktpersoon die hier wordt ingesteld wordt gebruikt als de autorisator binnen e- UUR. Hoofdstuk 5 gaat dieper in op de verantwoordelijkheden van de autorisator binnen e-uur. Gebruik e-uur per uitzending instellen In het invulscherm E-Uur instellingen klant kunt u ook de methode selecteren dat u e-uur gegevens opgeeft per uitzending. Dit is methode 2 van het selectievlak Methode. Wanneer u voor deze methode heeft gekozen, zult u per uitzending bij deze klant moeten aangeven of de gegevens via e-uur moeten worden afgehandeld. Hiervoor gaat u naar het overzicht Uitzendingen en selecteert u Koppeling E- Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 10

11 Uur zoals in de onderstaande afbeelding is weergegeven: Hierna verschijnt het invulscherm met als titel E-Uur instellingen uitzending. Hier kunt u per uitzending van deze klant aangeven hoe deze met e-uur moet worden verwerkt. Loonstroken exporteren richting e-uur Het is naast plaatsingsgegevens ook mogelijk om loonstroken uit UBplus te exporteren richting e-uur. Bij de basis gegevens van de werknemer, tabblad Diversen kan aangegeven worden dat de werknemer de loonstroken via e-uur wil ontvangen. Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 11

12 Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 12

13 3. Gegevens uitwisselen met e-uur Om uw gegevens te synchroniseren met e-uur en om de goedgekeurde uren uit e-uur in te lezen moet het synchronisatieproces worden uitgevoerd. Dit gaat via menu Uren->Import->Digitale Uren importeren via euur: Wanneer u dit selecteert, verschijnt het scherm met de titel Digitale Uren Import. Met de button Digitale uren importeren, button met de titel Digitale Uren, verschijnt het invoerscherm Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 13

14 Wanneer u voor Versturen gegevens kiest, worden de gegevens naar e-uur verstuurd. Wanneer u voor Ophalen en verwerken kiest, worden de uren die in e- UUR zijn ingevoerd en geaccordeerd geïmporteerd in UBplus. Vervolgens wordt een info-window getoond met informatie over de opgehaalde en verstuurde gegevens: Wanneer u Overzicht selecteert, wordt een overzicht getoond van de gegevens die zijn opgehaald: Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 14

15 De uren uit e-uur hebben nu in UBplus de status geïmporteerd. Eventueel kunnen de gegevens nog worden gewijzigd met de button of <enter>. Vervolgens moeten de gegevens worden opgeslagen met de button, de status van de gegevens is dan Opgeslagen waarmee deze zijn opgenomen in het normale verlonings- en facturatieproces van UBplus. De uit e-uur geïmporteerde en opgeslagen gegevens moeten vervolgens worden klaargezet via Menu Uren->Klaarzetten: Na klaarzetten worden de gegevens verloond en/of gefactureerd door een loonbatch resp. een factuurbatch aan te maken. Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 15

16 4. Het proces in e-uur Dit hoofdstuk geeft inzicht in de werking van het proces binnen e-uur. Het gaat in op de gegevens die binnen zijn gekomen vanuit UBplus en hoe deze gebruikt kunnen worden. Gegevens die e-uur binnen komen Gegevens die binnenkomen vanuit UBplus worden automatisch aangemaakt of aangepast binnen e-uur. In de komende paragrafen worden de gegevens per object nader toegelicht. Als u de consulent rol bezit binnen e-uur kunt u de details van de verschillende objecten die e-uur binnen zijn gekomen bekijken. Inleners en uitzendkrachten die nieuw de e-uur omgeving zijn binnengekomen hebben automatisch van e-uur een ontvangen met inloggevens om de omgeving te kunnen benaderen. Mocht u het versturen van deze s willen controleren dan heeft de beheerder van uw e-uur omgeving de beschikking tot instellingen. Hier kan de beheerder per type kiezen of deze normaal verstuurd dienen te worden, helemaal niet verstuurd dienen te worden of dat alle s naar één beheerder adres verstuurd dienen te worden. Om uw klanten goed te kunnen ondersteunen heeft de beheerder ook de mogelijkheid om helpdesk medewerkers aan te maken. Een helpdesk medewerker heeft de mogelijkheid om andere gebruikers over te nemen, waardoor hij of zij mee kan kijken met deze gebruikers of acties voor deze mensen kan uitvoeren. Binnen e-uur is boven in de pagina ook altijd een 'Help' document beschikbaar die voor de huidige rol een handleiding weergeeft. De inlener Als consulent kunt u op de Inleners pagina een overzicht krijgen van de inleners die zijn verstuurd vanuit UBplus 1. De gegevens van deze inleners zijn aangeleverd vanuit UBplus. 1 De gegevens die zichtbaar zijn binnen e-uur zijn afhanklijk van uw e-uur instellingen en kunnen gedurende dit document afwijken van uw situatie. Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 16

17 Het adres dat hier voor een inlener staat ingegeven, is het adres van het contactpersoon dat u binnen UBplus hebt gekoppeld aan de klant. Dit is nader toegelicht in hoofdstuk 3. Het procestype van de klant wordt binnen UBplus op dezelfde plaats aangegeven. De persoon die dit adres beheert zal binnen e-uur de autorisator worden van de inlener. Deze autorisator is in staat om accordeerders aan te maken en deze rechten te geven op specifieke afdelingen. De autoristator zelf heeft geen rol in het proces van accorderen. Het zijn de accordeerders die urenbriefjes kunnen accorderen of aanmaken, afhaneklijk van het procestype. De uitzendkracht Als consulent kunt u op de Uitzendkrachten pagina een overzicht krijgen van de uitzendkrachten en de bijbehorende gegevens die zijn opgestuurd vanuit UBplus. Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 17

18 De plaatsing Op de Plaatsingen pagina kan een consulent een overzicht krijgen van de plaatsingen die zijn aangeleverd vanuit UBplus. De afdeling van een plaatsing komt overeen met de afdeling zoals deze binnen UBplus bij de e-uur instellingen van de uitzending is ingesteld, zoals aangegeven in Hoofdstuk 3. Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 18

19 Uren schrijven Met de bovenstaande gegevens aangeleverd vanuit UBplus kan het proces in e-uur gestart worden. Afhankelijk van het procestype van een inlener kunnen er urenbriefjes aangemaakt, aangeboden en geaccordeerd worden. Een urenbriefje kan weer door UBplus worden opgehaald als het proces van accorderen is afgerond en het urenbriefje is goedgekeurd. In e-uur kan de Archief pagina geraadpleegd worden om de goedgekeurde urenbriefjes in te zien. Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 19

20 Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 20

21 5. Contact Voor vragen omtrent UBplus kunt u contact opnemen met Uitzend Software Diensten B.V.: Telefoonnummer: Voor vragen omtrent e-uur kunt u contact opnemen met Akyla: Telefoonnummer: euur@akyla.nl Gebruikershandleiding e-uur en UBplus 21