Login scherm : - Ingave van gebruikersnaam (user name) en paswoord (password) - Druk op Login toets om in te loggen

Transcriptie

1 Opstarten Open Internet Explorer en ga naar de URL Login scherm : - Ingave van gebruikersnaam (user name) en paswoord (password) - Druk op Login toets om in te loggen Indien gebruiker onbekend is of geen rechten heeft : In het ander geval ga naar het hoofdmenu Er zijn 2 typen webgebruikers, administrators en standaard gebruikers. Onderstaand menu is voor de administrators. Bij de standaard gebruikers zijn de Edit menu opties niet aanwezig

2 Overzicht menu - Rapport financieel : overzicht van de kosten - Rapport retour : overzicht van de afgesloten verhuren (= verhuren waarvan de goederen zijn terug gebracht) - Rapport inhuur : openstaande verhuren - Rapport einde huur : nog openstaande verhuren : rapport en afronding van de job. - Rapport buiten contract : overzicht van alle niet-unieke artikelen teruggebracht op een ander contact. - Overzicht contract : overzicht van de artikelen op het contract, wordt getoond bij het verwerken van de verhuur op de PDA, men kan dan op een standaard scherm de voortgang van de verhuur opvolgen. - Beheer kosten : retour artikelen met manco/defect kosten beheer - Beheer contracten : editeren en importeren van contracten - Beheer artikelen : editeren en importen van artikelen, artikel groepen - Beheer artikelgroepen : editeren van de artikel groepen - Beheer ophaalgroepen : ophalen van de ophaaldata artikel hoofd en subgroepen - Edit gebruikers : mobiele/webgebruikers aanmaken wijzigen - Edit opmerking : opmerking aanmaken wijzigen - Edit feestdagen : lijst feestdagen aanmaken wijzigen

3 Rapport retour Overzicht van de afgesloten verhuren. Filters : - Begin datum : alles na deze datum, datum kiezen en het vinkje aanklikken - Eind datum : alles voor deze datum, datum kiezen en het vinkje aanklikken - Contract : alle contracten of het ingegeven contract nummer en het vinkje aanklikken indien enkel dit contract van toepassing is. Rapport tonen door op Resultaat te klikken. Terug naar hoofdmenu door op menu te klikken. Per contract nummer is er minimaal 1 pagina. Navigatie tussen de pagina s : Artikelen worden getoond per contract, artikel nummer, datum uit, datum in. Verhuurdagen : #Werk : aantal werkdagen (excl weekend dagen en feestdagen) #Wkd : aantal weekend dagen #Fsd : aantal feestdagen Voor de verwerking van de feestdagen dienen de feestdagen correct te zijn ingegeven. (zie verder). De berekening van de verhuurdagen wordt uitgevoerd bij de terugname op de PDA, dus op dat ogenblik moeten de feestdagen correct zijn ingegeven

4 Je kan de rapporten exporteren naar Excel en PDF Kies het gewenste formaat en druk op Export

5 Rapport inhuur Overzicht van de uitstaande verhuren. Filters : - Begin datum : alles na deze datum, datum kiezen en het vinkje aanklikken - Eind datum : alles voor deze datum, datum kiezen en het vinkje aanklikken - Contract : alle contracten of het ingegeven contract nummer en het vinkje aanklikken indien enkel dit contract van toepassing is. - Producten tonen o Enkel verkoopsproducten o Enkel niet verkoopsproducten o Alle producten Rapport tonen door op Resultaat te klikken. Terug naar hoofdmenu door op menu te klikken. Per contract nummer is er minimaal 1 pagina. Navigatie tussen de pagina s : Artikelen worden getoond per contract, artikel nummer, datum uit.

6 Je kan de rapporten exporteren naar Excel en PDF Kies het gewenste formaat en druk op Export

7 Financieel rapport Overzicht van de kosten voor de geselecteerde contracten. Door het kiezen van een simulatie datum uit huur, kan ook de kost voor de artikelen die nog in huur zijn worden berekend over de periode van de verhuur datum tot de simulatie datum. Huur status : - Alles : zowel verhuurd als nog in huur worden gerapporteerd - In huur : enkel verhuurde maar nog niet retour - Uit huur : enkel retour artikelen Simulatie datum : - zie boven Start contract Laatste contract : - contract nummers waarover wordt gerapporteerd, indien beide blank worden alle contracten getoond. Week/weekend/feest dagen : - via de checkboxes is het mogelijk om deze wel of niet te laten meetellen Na het maken van de keuze(s), op de knop Resultaat drukken voor de refreshen van het rapport. De verkochte producten worden ook in het overzicht getoond, met de bijhorende verkoops prijzen en totalen. Onderaan rechts staan de eindtotalen van de kosten. : export XLS alle data in 1 worksheet

8 Rapport einde huur Overzicht van alle artikelen die nog in huur staan, gefilterd per contract. Indien het contract invulveld leeg is wordt er niet gefilterd op contract. Het is ook mogelijk om na de filtering, de producten uit huur te nemen. Hierbij kan een status, datum en opmerking worden meegegeven. Voor Resultaat (alle invulvelden zijn niet actief) Na Resultaat : (alle invulvelden zijn actief) Werkwijze : - Kies een product groep en druk op Resultaat - De knop Zet alles uit huur is nu actief - Kies een datum, status en selecteer een opmerking uit de dropdown en vul indien gewenst nog vrij tekst in het opmerking veld. - Druk op Zet alles uit huur om deze artikelen uit huur te nemen, tijdens de verwerking worden de gekozen waarden ingevuld. - systeem vraagt een bevestiging aan de gebruiker en indien op OK wordt gedrukt start de verwerking. - Na de verwerking is rechtsboven in het grijze vak te lezen hoeveel artikel lijnen zijn verwerkt.

9 Rapport buiten contract Tijdens het terugbrengen van de verhuurde goederen is het mogelijk dat er niet unieke artikelen worden teruggebracht die niet onder het contract zijn verhuurd waaronder ze worden teruggebracht. (Nota : uniek artikelen kunnen altijd correct worden toegewezen ook als ze onder een ander contract, dan verhuurd, worden teruggebracht.) Al deze producten worden op een aparte lijst in geboekt. Via dit rapport is het mogelijk een overzicht te krijgen van al deze producten. Tevens is er mogelijkheid om deze producten uit huur te nemen. Hierbij wordt er gecontroleerd of er nog artikelen uithuur staan die overeenkomen met deze op de buiten contract lijst en worden deze afgeboekt op de gekozen datum (Datum uit huur veld in dit rapport). Voer het afboeken wordt de lijst volgens verhuur volgorde afgelopen, ingevuld in de verhuur historiek en ook afgeboekt in de lijst buiten contract die getoond is op het scherm. Indien van een artikel het volledige aantal kan worden ingeboekt (aantal = verwerkt in het rapport), verdwijnt dit uit de lijst. Door aanvinken van de checkbox Toon alles en het rapport terug te refreshen (druk op Resultaat) worden deze artikelen terug getoond, waarbij het Artikel Nr (eerste kolom in het rood is gekleurd.) Let op : Artikelen die verhuurd zijn NA de gekozen Datum uit huur worden niet ingeboekt, omdat dit een negatieve verhuur tijd zou geven en dit kan niet correct worden verwerkt in de financiele rapportage.

10 Beheer kosten Producten die retour worden genomen kunnen een status meekrijgen. Voor alle deze statussen kunnen er kosten worden opgegeven. Momenteel worden enkel de Defect en Manco kosten meegenomen in de financiële rapportering. Met deze functie is het mogelijk om alle artikelen met een bepaalde status en een 0 kost op te zoeken en er kost aan toe te wijzen. Dit kan per artikel of voor alle artikelen die voldoen aan de filter. Werkwijze : - Vul een artikel in indien geen artikel wordt ingevuld wordt er niet gefilterd op artikel en worden alle artikelen getoond. - Kies een bepaalde status - Druk op - Kosten individueel invullen : o Selecteer een artikel door de selectie knop aan te klikken o Druk op o Vul een kost in en druk op Update - Kosten in groep voor de getoonde lijst verwerken : o Druk op Edit o Vult een kost in en druk op Alles Invullen - De artikelen waarvoor nu een kost is ingevuld zullen niet langer meer getoond worden in de lijst.

11 Edit algemeen Editeren : - Maar een selectie (druk op de pijl in de eerste kolom) - Druk op Edit - Wijzig de data - Data bijhouden : druk op Update - Data niet bijhouden : druk op Cancel Vegen : - Maar een selectie (druk op de pijl in de eerste kolom) - Druk op Edit - Druk op Delete Toevoegen : - Druk op Add - Data invullen - Data bijhouden : druk op Update - Data niet bijhouden : druk op Cancel Terug naar hoofdmenu : - Druk op Menu Lijst wordt getoond in pagina s. Links onderaan kan de pagina nummer worden geselecteerd. De pagina grootte wordt voor alle scherm in de web.config ingesteld. (parameter GridPageSize )

12 Beheer contracten Via het contracten beheer kunnen de bestaande contracten worden aangepast, geveegd of toegevoegd. Contracten kunnen individueel worden toegevoegd of in batch via een import van een Excel bestand. De methodes om de contacten toe te voegen : - via Add knop - inladen vanuit een EXCEL bestand : o Kies het bestand door op te drukken o Bestand opladen door op o Bevestigen door op OK te drukken o Aantal verwerkte regels uit de Excel file worden getoond :

13 Layout EXCEL bestand : A : contract nummer, moet numeriek zijn B : contract naam, maximum 64 karakters C : bedrijfsnaam, maximum 32 karakters Indien rij 1 van het XLS bestand een kolom titel is, moet in de web.config de parameter ImportContractsSkipFirstRow op FALSE (is case ongevoelig) zetten. Bij Excel import worden de waarden van Type, Blokkeerd en Reden voor blokkering als volgt behandeld : o Contract is nieuw : Type -> 0, Blokkeerd -> false, Reden -> leeg o Contract bestond reeds, de huidige waarden voor Type, Blokkeerd en Reden blijven behouden en worden dus NIET overschreven Het is ook mogelijk om het import bestand te laten controleren zonder de gegevens te importeren. Hiervoor dient men het vinkje naast de Opladen knop aan te vinken :

14 Het aantal correcte lijnen wordt getoond als Aantal contracten gecontroleerd BELANGRIJK : Het is enkel mogelijk om Excel 2003 bestanden binnen te nemen. Het XLSX type (Office 2007) wordt niet ondersteund.

15 Beheer ophaalgroepen Druk op browse om het XLS importbestand te gaan ophalen. Indien het vinkje naast de Opladen knopt niet aanstaat wordt enkel de layout van het XLS bestand gecontroleerd Layout XLS bestand : zoniet wordt het bestand effectief geladen. A : hoofdgroep max 2 cijfers B : subgroep max 3 cijfers

16 C : hoofdgroep omschrijving D : subgroep omschrijving Indien rij 1 van het XLS bestand een kolom titel is, moet in de web.config de parameter ImportContractsSkipFirstRow op FALSE (is case ongevoelig) zetten. Opladen neemt een aanzienlijke tijd in beslag, indien nodig de timout op de webserver verhogen.

17 Beheer artikelen Via het artikelen beheer kunnen de bestaande artikelen worden aangepast, geveegd of toegevoegd. Artikelen kunnen individueel worden toegevoegd of in batch via een import van een Excel bestand. Artikelen opzoeken : Opzoeken. Invullen artikel nr en druk op Artikelen editeren : Standaard manier (zie Edit algemeen) Artikelen toevoegen De methodes om de Artikelen toe te voegen : - via Add knop : zie Edit algemeen voor de werkwijze - inladen vanuit een EXCEL bestand : o Kies het bestand door op te drukken o Bestand opladen door op o Bevestigen door op OK te drukken

18 o Aantal verwerkte regels uit de Excel file worden getoond : Layout EXCEL bestand : A : artikel nummer, maximum 32 karakters B : artikel groep, maximum 32 karakters C : artikel omschrijving, maximum 64 karakters D : artikel uniek : 1 = uniek, 0 = niet uniek E : Verkoopsartikel : 1= verkoop, 0= geen verkoopsartikel F : Artikel aantal : aantal artikelen in stock

19 G : Netto prijs per dag, wordt bijgehouden op groepsniveau H : Verkoopsprijs, enkel van toepassing bij verkoopsartikel, wel 0 invullen indien niet van toepassing. Indien rij 1 van het XLS bestand een titel is, moet in de web.config de parameter ImportArticlesSkipFirstRow op FALSE (is case ongevoelig) zetten. (Getoonde voorbeeld heeft een titel rij) BELANGRIJK : Het is enkel mogelijk om Excel 2003 bestanden binnen te nemen. Het XLSX type (Office 2007) wordt niet ondersteund. Bij Excel import worden alle waarden van de bestaande artikelen overschreven, dus ook het aantal!!! Er wordt gecontroleerd of de artikel groep, aangegeven in het Excel bestand bestaat, zo nee wordt dit aangemaakt zonder waarden voor artikel groep omschrijving. Het is ook mogelijk om het import bestand te laten controleren zonder de gegevens te importeren. Hiervoor dient men het vinkje naast de Opladen knop aan te vinken : Het aantal correcte lijnen wordt getoond als Aantal artikelen gecontroleerd

20 Edit gebruikers Velden : - Groep nr : uniek nummer van de artikelgroep - Netto vk prijs : netto verhuur prijs per dag - Omschrijving : tekstomschrijving van de artikel groep Edit gebruikers Velden : - Gebruikers naam : naam van de gebruiker - Paswoord : in log paswoord - Web : gebruiker heeft toegang tot de website - Mob : gebruiker heeft toegang tot de mobiele applicatie op de PDA - Gebruikers type : rechten van de gebruiker voor de website

21 Edit opmerking De opmerkingen worden op de PDA geladen, en worden gebruikt bij de annulatie. Enkel gewijzigde opmerkingen worden op de PDA geladen, om het dataverkeer te beperken. Belangrijk : de eerste opmerking moet steeds een blanco opmerking zijn.

22 Edit feestdagen Velden : - Datum : datum van de feestdag, moet uniek zijn. - Opmerking : vrije tekst, kan worden gebruikt om aan te geven welke feestdag het betreft Dagen worden gesorteerd op datum. Het is ook mogelijk om in 1 keer alle feestdagen te vegen voor de gekozen datum (Datum). Kies eerst de datum, en druk vervolgens op de knop

23 Overzicht contract Met deze functie is het mogelijk een verhuur, die bezig is op de PDA, te tonen. Enkel de verhuren op een contract dat nog niet is afgesloten zijn zichtbaar. Een verhuur wordt afgesloten op de PDA door in het handtekening scherm op Afronden te drukken. Eenmaal afgerond is het verhuur niet meer zichtbaar in dit scherm. Het scherm wordt iedere 2 seconden automatisch ververst. Op die manier worden de bijgevoegde verhuren getoond in de lijst en kan men op een groot scherm volgen wat er op de PDA wordt geregistreerd. Werking : - Keuze van het contract nummer - Druk op Resultaat - In de order dropdown worden alle openstaande orders (op datum) getoond. Voor meer details over orders zie mobiele handleiding. - Kies een order en druk op resultaat. Lijst wordt automatisch bijgewerkt