Etiketten printen met OpenOffice

Transcriptie

1 Etiketten printen met OpenOffice Johan Henselmans Het is eenvoudig om met OpenOffice etiketten te printen. Hieronder de stappen: 1. Ga naar Extra,Gegevensbronnen en kies een gegevensbron of maak er een. 2. Ga naar Bestand,Nieuw Etiketten. 3. Kies Beeld,Gegevensbronnen en selecteer de gegevens die geprint moeten worden. 4. Druk op het icoon van Standaardbrief om de gesecteerde records uit te printen 5. Klaar Ga naar Extra,Gegevensbronnen U moet hier een gegevens bron op geven. In ons geval is het database programma Postgresql, en de verbinding naar de datbase wordt gemaakt met behulp van een JDBC driver, een Java.jar bestand. Daarvoor moet OpenOffice over een java koppeling beschikken, en over een postgresql.jar driver op een plek dat java programma's deze driver kunnen vinden. Voorbeelden: Op de Mac zou dat zijn in /Library/Java/Extensions. Op Windows in C:\Program Files\Java\j2re1.4.2_03\lib\ext, op Linux in /usr/java/j2re1.4.2_03/lib/ext/ Nadat u het bestand postgresql.jar uit de postgresql distributie in de juiste folder geplaatst heeft moet u de machine herstarten of uit- en inloggen. Daarna kunt u opgeven dat u een nieuwe gegevensbron wilt maken, en dat de verbinding met deze gegevensbron verloopt via JDBC: Johan Henselmans: Etiketten printen met OpenOffice pagina 1/12

2 U geeft een naam aan de gegevensbron en geeft onder Gegevensbronnen URL aan hoe u de database benadert. Dat gegevens bestaat uit: jdbc: postgresql: (naam van de aangeroepen database zoals gedefinieerd in de driver) machine naam waar het naar toe gaat database: een voorbeeld: jdbc:postgresql:// /voorbeelddatabase Daarna gaat u naar de tab JDBC van het gegevensbronnen venster: Hier vult u de naam van de driver in, in ons geval org.postgresql.driver. De URL is al ingevuld middels de Algemeen tab, en tenslotte kunt u een gebruikersnaam opgeven, en aankruisen of er een wachtwoord vereist is. Klik op Toepassen, en ga naar de derde tab, Tabellen. Als de gegevens goed ingevuld zijn krijgt u nu de tabellen in de database waarmee u een verbinding zocht te zien, eventueel nadat u uw wactwoord hebt opgegeven. Johan Henselmans: Etiketten printen met OpenOffice pagina 2/12

3 U kunt nu aankruisen welke tabellen u wilt kunnen gebruiken van de gegevensbron. Als u dat gedaan hebt kunt u nu nog eventuele Queries samenstellen op het volgende tabblad. Hierbij kunt u een keuze maken uit een aantal mogelijkheden om queries te maken. De meest eenvoudige manier is middels het grafische query venster. Hierbij kiest u de tabellen uit waar uw informatie uit wilt. Koppel de sleutels waarmee de tabellen naar elkaar verwijzen aan elkaar, en klik dan op de velden die u in de query wilt zien. U kunt daarna per veld aangeven op welke crieteria moet worden geselecteerd. Tevens kunt u aangeven of het veld ook vertoond moet worden in de query. Een voorbeeld: stel dat u de adressen van alle records wil hebben die op de scholen lijst staan. De adres gegevens zitten in de tabel adrtemp, de lijstbescrhijving in listdescription. De koppeling wordt gemaakt door adrlist. Johan Henselmans: Etiketten printen met OpenOffice pagina 3/12

4 Kies eerst de tabellen, zodat ze in het tabellen venster komen te staan. Daarna koppelt u de tabellen, door op de sleutel van adrtemp te gaan staan en die naar de sleutel adressenid in adrlist te slepen. U sleept daarna van af de sleutel van adrlist lijstid naar lijstid in listdescription. Daarna klikt u op de velden die u wilt hebben: In ons geval is dat: naam organisatie, voornaam Johan Henselmans: Etiketten printen met OpenOffice pagina 4/12

5 voorvoegsel achternaam straat postcode plaats lijstnaam Daarna typt u bij de kolom lijstnaam onder criterium de naam van lijst zoals die in listdescription gedefinieerd is: bijvoorbeeld 'scholen', of 'jeugd & volw folder'. Druk daarna op het ikoon helemaal links onder bestand, dat er uitziet als een cilinder. Dan zal de query uitgevoerd worden en krijgt u de resultaten te zien. Het cilinder ikoon verandert nu in een verrekijkertje. Als u daar op drukt kunt u gaan zoeken binnen de resultaten naar bepaalde gegevens. Johan Henselmans: Etiketten printen met OpenOffice pagina 5/12

6 Wij typen 'school' in. U zult dan onder aan het venster het record van de zoekactie zien (achter status) Als u nogmaals op zoeken drukt zal het volgende record gevonden worden. Binnen de queries expressies met de hand invoeren. Sommige queries kunnen niet via de grafische interface gemaakt worden. Dan kunt u dat handmatig doen. Zet uw muisaanwijzer op het 'Bouwtekening' Ikoon in het Query Design venster. 'Ontwerp modus in- uitschakelen' verschijnt als ondersteunende tekst. Als u daarop klikt krijgt u de tekst versie van de zoekopdracht te zien. U kunt daar wijzigingen in aanbrengen. Als dat vertaald kan worden in een grafische weergave, dan zal dat gedaan worden. Anders zal de query als tekst in het criterium terecht komen. Johan Henselmans: Etiketten printen met OpenOffice pagina 6/12

7 Queries aan anderen door geven. Waar worden de gegevensbronnen en queries opgeslagen? Normaal gesproken gebeurt dat in uw eigen instellingen folder, in OpenOffice.org1.1.0/user/registry/data/org/openoffice/Office/DataAccess.xcu (in werd dat in user/config/registry/instance/org/openoffice/office/dataaccess.xml bewaard. ) Door dit bestand aan anderen te geven beschikken zij ook over de instellingen de queries. Het is ook mogelijk de gegevens op een centrale plek op te slaan dat vereist wel dat OpenOffice van af het netwerk wordt opgestart, of dat in de instellingen van OpenOffice het pad voor de instellingen wordt vergroot. Etiketten bestand aanmaken. Nu we de gegevensbron en de queries die we voor etiketten willen gebruiken hebben aangemaakt, gaan we nu de etiketten zelf aanmaken. Ga naar Bestand, Nieuw, Etiketten. U krijgt daar de mogelijkheid om een datbase te kiezen en daarbinnen een tabel. Ook de queries die u heeft geconstrueerd staan bij de tabellen die u kunt gebruiken. Kies de velden die u op het etiket wilt hebben, en het etiket formaat van uw etiketten. Kies voor het type etiketten papier dat u heeft. Is dat A4, kies dan vel. Johan Henselmans: Etiketten printen met OpenOffice pagina 7/12

8 Ga nu naar het tabblad Overige. (Het Tabblad Grootte geeft u de mogelijkheid zelf een etiket grootte aan te geven). Kies, als u meerdere etiketten wilt afdrukken, voor de optie Hele Pagina, en Inhoud Synchronizeren. Deze laatste optie maakt het mogelijk om de wijzigingen die u bij het eerst etiket van een pagina maakt, door te laten werken bij de andere etiketten op de pagina. Johan Henselmans: Etiketten printen met OpenOffice pagina 8/12

9 Klik nu op Nieuw Document. Na enige tijd zal een pagina venster verschijnen met daarbinnen de etiketten en de velden die op de etiketten afgedrukt worden. U kunt controleren hoe de gegevens afgedrukt worden door op het icoon met de hulptekst 'Gegevens in Velden' te drukken. De gegevens worden dan in de etiketten afgebeeld. Daarbij heeft u nog een aantal mogelijkheden om de etiketten te bekijken: Beeld, Tekstbegrenzingen laat zien met behulp van haakjes wat de velden zijn. Beeld, Markeringen kleurt de velden grijs om een beter onderscheid te zien. Beeld, Veldopdrachten, wisselt tussen de velden en de ingevulde tekst (als er al een invul opdracht heeft plaatsgevonden) Beeld, Besturingstekens laat de besturingstekens zien, zoals Nieuwe Regel en Einde Paragraaf. Beeld, Verborgen alinea's laat eventuele verborgen informatie zien. Mocht u een wijziging aanbrengen, bijvoorbeeld omdat u het lettertype wilt veranderen, dan doet u dat in het eerste etiket. Is het etiket naar tevredenheid, druk dan op Etiketten Synchroniseren. De andere etiketten worden dan naar voorbeeld van het eerste etiket aangepast. U kunt nu het etiket opslaan. Als u dat gedaan heeft is het tijd om de etiketten daadwerkelijk af te drukken of met gegevens in een bestand op te slaan om later af te drukken. Hier voor moet u de gegevens die u wilt afdrukken selecteren. Johan Henselmans: Etiketten printen met OpenOffice pagina 9/12

10 Kies Beeld,Gegevensbronnen en selecteer de gegevens die geprint moeten worden. U moet nu een gegevensbron tevoorschijn halen. Dat doet u door op Beeld,Gegevensbronnen te klikken. Een deelvenster met alle gegevensbronnen verschijnt nu. Kies de tabel of query die ten grondslag ligt aan het etiketten vel. Kies de gegevens die u wilt gebruik: u kunt dat doen door record voor record aan te klikken, of door in het linkerbovenhoekje boven alle records te gaan staan en deze aan te klikken. Let wel op dat u dan alle gegevens al heeft binnengehaald: als u nog niet naar het eind van het bestand bent gescrolld, dan selecteert u in dit geval alleen de gegevens in beeld. U kunt onderaan het deelvenster zien hoeveel etiketten er geselecteerd zijn., dat staat tussen haakjes achter de status balk. Het sterretje betekent dat er nog meer records beschikbaar zijn, maar dat die nog niet zijn opgehaald. Om te kijken of de records inderdaad goed in het bestand te recht komen kunt u op de knop 'gegevens in velden' klikken een vaag icoon, die boven de gegevens staat. Het tweede icoon is gegevens in velden, daarnaast staat het Standaardbrief icoon. Johan Henselmans: Etiketten printen met OpenOffice pagina 10/12

11 Druk op Standaardbrief om de gesecteerde records uit te printen U doet dat door op de knop Standaardbrief te klikken. U krijgt dan venster met een aantal instel mogelijkheden. De belangrijkste is de vraag of u alle records wilt afdrukken, alleen de gemarkeerde, of vanaf een bepaald record tot een bepaald record wilt afdrukken. Daarnaast is het mogelijk om de etiketten direct naar de printer te sturen, of naar een bestand. Als u ze naar de printer stuurt kunt u nog kiezen om er per vel een afzonderlijke afdruktaak van te maken. Als u ze naar een bestand stuurt wordt er per vel een bestand aangemaakt. De naam van het bestand kunt u zelf bepalen door te kiezen voor handmatig. U kunt ook kiezen om een ingevulde naam van een database veld als gegeven te nemen. Dan krijgt u dus bestandsnamen als: ROC Amsterdam0.sxw, Instituut voor Chr. Voortgez. O.WO.sxw, of _0.sxw, omdat het veld leeg is. Als u handmatig kiest, krijgen de bestanden de naam die u heeft gekozen, met dan een volgnummer: scholen0.sxw, scholen1.sxw enzovoorts. Het etiketten bestand hergebruiken. U heeft het voorbeeld van het etiketten bestand bewaard. U kunt dat de volgende keer opnieuw gebruiken. Pas wel op als u het bestand opent: u krijgt de vraag alle koppelingen bijwerken?. Als u dat doet, dan krijgt u in plaats van een reeks van records in het bestand één record over de gehele pagina. Niet doen dus. (NB: dit is waatschijnlijk een bug. Ik vermoed dat dat in een vervolg versie opgelost kan Johan Henselmans: Etiketten printen met OpenOffice pagina 11/12

12 worden. Lege velden niet afdrukken. Om te voorkomen dat u ruimte tussen velden krijgt als het veld leeg is, moet u velden voorwaardelijk afdrukken. Dat kan, met behulp van een veldopdracht. Ga naar het eerste etiket. Ga voor het veld dstaan at misschien leeg is. Ga naar het menu Invoegen, Veldopdracht, Andere... In het Veldopdracht venster kies het tabblad Functies. Kies de functie Verborgen tekst. Zet in de Voorwaarde 'not(veldnaam)', bvb: 'not(naamorganisatie)' Klik op Invoegen. Als er nu geen informatie in het veld staat, zal dat niet meegenomen in het afdrukken van het etiket. Johan Henselmans: Etiketten printen met OpenOffice pagina 12/12