ADRESSEN-BEHEER ( )

Transcriptie

1 ADRESSEN-BEHEER ( ) SYSTEEMVEREISTEN... 2 ALGEMEEN... 2 BESTAND ANDER ADRESSENBESTAND KOPIËREN NAAR ANDERE DRIVE KOPIËREN VANAF ANDERE DRIVE AFSLUITEN... 4 AANPASSEN ADRES TOEVOEGEN ADRES WIJZIGEN ADRES VERWIJDEREN ADRES KOPIËREN... 5 SORTEREN... 6 KLEMBORD... 7 ZOEKEN... 8 PRINTEN LOS ADRES BEKNOPTE ADRESLIJST PRINTEN COMPLETE ADRESLIJST PRINTEN LETTERTYPE ENVELOPPEN LOSSE ENVELOPPE PRINTEN GESELECT.ENV.PRINTEN BRIEFKAART PRINTEN INCL.LAND PRINTEN ETIKETTEN BRIEF ETIKET GESELECT. BRIEF ETIKETTEN INCL.LAND PRINTEN ADRES ETIKET EIGEN TEKST ETIKETFORMULIER STARTPOSITIE AANTAL ETIKETTEN VERTICAAL VERSCHUIVEN BOVENRAND

2 SYSTEEMVEREISTEN Dit programma kan draaien onder: Windows-XP en Vista. De schermresolutie moet zijn ingesteld op: 640 x 480 (kleine lettertypen) of 800 x 600 (grote lettertypen) of 1024 x 768 (grote en kleine lettertypen) Aan te raden is 1024 x 768 met grote lettertypen. Dit om het beeld en de teksten zo groot en scherp mogelijk te krijgen. Bij een schermresolute groter dan 800 x 600 zal het adressenprogramma maar een deel van Uw monitorscherm innemen. ALGEMEEN Dit is een programma waarmee op een eenvoudige manier adressen kunnen worden beheerd. Ook kan er een los adres, een adreslijst, een telefoonlijst, enveloppen en etiketten mee worden geprint. De adressen worden in een *.MDB-bestand bewaard en kunnen dus evt. ook in MS-Access worden bewerkt. Voor het gebruik van dit programma is de aanwezigheid van MS-Access echter niet nodig. Bij het openen van het programma zal een lijst worden getoond met de reeds ingevoerde adressen. Door op de selectieknop (links, voor een adres, dus niet op een veld) van een adres te klikken zal dit geselecteerde adres GEWIJZIGD, VERWIJDERD, GEKOPIËERD of GEPRINT kunnen worden. Ook kan een nieuw adres worden ingevoerd. De menu-opties zullen verder worden toegelicht.

3

4 BESTAND Door op de menuknop BESTAND te klikken, komen er vier mogelijkheden te beschikking. - ANDER ADRESSENBESTAND Als men hierop klikt opent een menu met daarin één of meer.mdb-bestanden. Standaard opent het programma met ADRESSEN.MDB maar heeft men meerdere adresbestanden dan kan een ander bestand geselecteerd worden. Heeft men maar één adressenbestand (adressen.mdb) en men wil een ander bijmaken dan is de eenvoudigste manier om in de Verkenner in de directory C:\ADRESSEN2000 een kopie van adressen.mdb te maken en deze kopie een andere naam te geven. Roept men vervolgens dit nieuwe bestand op in dit programma dan kan met de aanwezige gegevens evt. wissen of aanpassen. Er moet minimaal één adres in het bestand aanwezig blijven. - KOPIËREN NAAR ANDERE DRIVE Klikt men hierop dan kan men van het aktieve adresbestand een back-up maken naar een op te geven drive. - KOPIËREN VANAF ANDERE DRIVE Klikt men hierop dan kan men via een browser een ander adresbestand ophalen vanaf een op te geven drive. Na het ophalen wordt dit bestand actief - AFSLUITEN Klikt men hierop dan wordt het programma afgesloten.

5 AANPASSEN Klikt men hierop dan zullen de volgende mogelijkheden verschijnen: - ADRES TOEVOEGEN Klikt men hierop dan zal een nieuw (leeg) adres worden aangemaakt. De tekstvensters worden dan blauw en daar kunnen dan de gegevens van het nieuwe adres worden ingevuld. Alle overbodige spaties zullen automatisch worden verwijderd en bij POSTC, PLAATS en LAND zullen alle kleine letters worden omgezet in hoofdletters. Let bij de geboortedatum op dat men de datum invoert vlgs. dd-mm-jjjj. Standaard zal de datum worden ingevuld. Als men deze niet wijzigt zal die blijven staan. In het veld CODE kan men maximaal 4 afzonderlijke tekens (0 t/m 9 a t/m z) invoeren. Elk teken is een kenmerk, dat men kan gebruiken om op te selecteren. Om b.v. een telefoonlijst met een bepaalde adressenselectie te kunnen printen kan men al die gewenste adressen in het CODE-veld voorzien van b.v. een 't'. Is men klaar dan klikt men op O.K. en vervolgens op JA. - ADRES WIJZIGEN Klikt men op de menuknop ADRES WIJZIGEN dan worden de tekstvensters blauw en kunnen de adresgegevens van het geselecteerde adres worden gewijzigd. Men kan een ander adres selecteren met het selectiebalkje. Alle overbodige spaties zullen automatisch worden verwijderd en bij POSTC, PLAATS en LAND zullen alle kleine letters worden omgezet in hoofdletters. Is men klaar dan klikt men op de knop O.K. - ADRES VERWIJDEREN Als men een adres heeft geselecteerd door met de muis op het selectieknopje voor het betreffende adres te klikken kan men dat adres verwijderen door daarna op de menuknop ADRES VERWIJDEREN te klikken en vervolgens bij de waarschuwing op JA te klikken. Wil men meerdere adressen verwijderen dan kan men deze eerst selecteren door met de linkermuistoets op de selectieknopjes voor die adressen te klikken terwijl men Ctrl-toets ingedrukt houdt. - ADRES KOPIËREN Klikt men hierop dan zal eerst worden gevraagd hoeveel kopieën en daarna zullen die kopieën worden gemaakt met daarin de gegevens van het geselecteerd adres. Dit is gemakkelijk als men b.v. een aantal huisgenoten heeft op eenzelfde huisadres. Vervolgens kan men dan een gekopieerd adres via ADRES WIJZIGEN aanpassen voor een huisgenoot.

6 SORTEREN Klikt men hierop dan zal een venster worden geopend met daarin een aantal sorteeritems. Klik men op een van deze items dan zal de vertoonde lijst worden gesorteerd volgens dat item. Sorteert men op VERJAARDAG of LEEFTIJD dan zullen alleen die adressen in de lijst verschijnen waarbij een geboortedatum is ingevuld. Staat een GEBDAT op dan zal het bijbehorende adres dus niet in de lijst verschijnen. De gesorteerde lijst kan men ook via PRINTEN afdrukken. TIP!. Wil men bij op NAAM sorteren een groep adressen altijd boven aan de lijst, dan moet men bij de betreffende naam laten voorafgaan door een spatie.

7 KLEMBORD Klikt men hierop dan worden de adresgegevens van het geselecteerde adres gekopieerd naar het Windows-klembord. Men kan deze gegevens dan weer plakken in een ander Windows-programma. (b.v. een document van een tekstbewerker )

8 ZOEKEN Linksonder vindt men 11 selectieknopjes en een tekstvenster. Klikt men op één van de knoppen en vult men vervolgens een woord of woorddeel in het tekstvenster in, dan zal een selectie worden gemaakt van al de records waarbij het gevraagde woord in de gevraagde kolom aanwezig is. Klikt men op CODE dan kan men maar 1 teken invullen dat als selectiecriterium wordt gebruikt. Standaard staat het op NAAM ingesteld en is het zoekvenster leeg, zodat het complete adresbestand, alfabetisch gesorteerd wordt getoond.

9 PRINTEN Klikt men hierop dan zal een printmenu worden geopend. Hiermee men een los adres, een telefoonlijst, enveloppen en etiketten printen. Het heeft de volgende mogelijkheden: - LOS ADRES Heeft men in de lijst een adres geselecteerd dan kan men die gegevens afdrukken door op de keuzeknop van LOS ADRES te klikken. Het lettertype en lettergrootte kunnen in deze optie niet worden veranderd. - BEKNOPTE ADRESLIJST PRINTEN Hiermee een al of niet geselecteerde of gesorteerde adreslijst afdrukken. Hierin staan de belangrijkste adresgegevens vermeld. Ook hier zijn lettertype en lettergrootte niet te veranderen. - COMPLETE ADRESLIJST PRINTEN Hiermee kan men een lijst met alle gegevens afgedrukken. Deze lijst wordt afgedrukt in landscapeformaat. Ook hier zijn lettertype en lettergrootte niet te veranderen. - LETTERTYPE Het lettertype en de lettergrootte kunnen alleen ingesteld worden voor enveloppes en etiketten. Standaard staat het voor enveloppes ingesteld op ARIAL, 14 pts en voor etiketten op ARIAL, 11 pts. Kiest men voor een grotere letter, dan moet men controleren of de tekst nog op de enveloppe of etiket past. Voor een los adres en de lijsten kan het niet worden ingesteld.

10 - ENVELOPPEN - LOSSE ENVELOPPE PRINTEN Klikt men hierop dan worden een aantal tekstvelden blauw en actief. Hierin staan de gegevens van het geselecteerde adres, zoals die zullen worden geprint. Eventueel kan men deze gegevens aanpassen. Wil men een enveloppe printen met een adres dat niet in het bestand staat, dan kan men die gegevens hier intypen. De gegevens zullen dan op de enveloppe worden geprint zoals ze in de blauwe velden staan. LET OP! Deze ingetypte gegevens zullen alleen worden gebruikt om te printen maar niet worden bewaard. Men kan verder kiezen voor een 11x16, een 11x22, een 16x22 afmeting of een ander formaat instellen door in de Breedte en Hoogte-vensters een andere maat in cm in te vullen. Alle enveloppes zullen landscape worden afgedrukt, dus men zal de enveloppes vertikaal (met de opening naar links) in de printer moeten voeren. Men kan het lettertype, lettergrootte en letterkleur veranderen. De teksten zullen standaard in het midden van de enveloppe worden afgedrukt met een regelafstand van 10 mm. Eventueel kan men de positieverschuiven en regelafstand aanpassen. - GESELECT.ENV.PRINTEN Klikt men hierop dan zullen enveloppes worden geprint van alle adressen die dan in de (evt.geselecteerde) lijst staan. De teksten zullen standaard in het midden van de enveloppe worden afgedrukt met een regelafstand van 10 mm. Eventueel kan men de positie verschuiven en regelafstand aanpassen. - BRIEFKAART PRINTEN Klikt men hierop dan kan men het adres op een briefkaart printen. Daar de adres positie daar a-symmetrisch is, maar deze positie niet hetzelfde is bij verschillende briefkaartuitvoeringen, kan men de plaats en regelafstand evt. aanpassen. Standaard is adrespositie voor een veel voorkomende briefkaart ingesteld. - INCL.LAND PRINTEN Normaal wordt het land niet geprint. Om het wel te printen moet men de optie INCL.LAND PRINTEN aanvinken.

11 - ETIKETTEN - BRIEF ETIKET Klikt men hierop zal een formeel etiket worden geprint om op b.v. een enveloppe te plakken. Eventueel kan men de teksten aanpassen - GESELECT. BRIEF ETIKETTEN Klikt men hierop dan zullen formele briefetiketten worden geprint van alle adressen uit de aanwezige lijst. - INCL.LAND PRINTEN Deze eerste twee optie's zullen standaard worden geprint zonder LAND-aanduiding. Wil men wel het land meegeprint hebben dan moet men INCL. LAND PRINTEN aanvinken. - ADRES ETIKET Klikt men hierop dan zal een etiket worden geprint met de adresgegevens van een geselecteerd adres, incl. telefoonnummer en voornaam. Eventueel kan men te tekst aanpassen - EIGEN TEKST Klikt men hierop dan kan men in de vijf tekstvelden eigen teksten invullen. Let op dat de lengten van deze teksten de breedte van het gekozen etiket niet overschrijden. - ETIKETFORMULIER Hier kan men het aantal kolommen en rijen van het etiketformulier aangeven. Standaard staat het ingesteld op een vel van 3 kolommen x 7 rijen. Dit is een algemeen gangbaar etiketformaat. - STARTPOSITIE Hier kan men aangeven waar het eerste etiket op het etiketformulier moet worden geplaatst. Dit is handig als er al etiketten van het etikettenformulier gebruikt zijn. Standaard staat de startpositie op kolom 1 en rij 1 ingesteld. - AANTAL ETIKETTEN Hier het gewenste aantal etiketten worden ingesteld. Het aantal kan men alleen maar instellen bij de keuze BRIEFETIKET, ADRESETIKET of EIGEN TEKST. GESELECT. BRIEFETIKETTEN zullen maar 1x worden afgedrukt. - VERTICAAL VERSCHUIVEN. De meeste printers gebruiken aan de bovenzijde van het papier een loze marge om bij het invoeren het papier te grijpen. Ook hebben veel etiketformulieren een loze bovenmarge. In dit programma wordt er standaard van uitgegaan dat deze marges samen 20 mm bedragen. Wijkt bij een bepaalde printer en/of de papiermarge van de standaard af zodat de etiketten te hoog of te laag worden afgedrukt dan kan men hier een gewenste verticale verschuiving in mm aangeven. De verschuivingswaarde staat standaard op 0. - BOVENRAND. Sommige etiketformulieren zijn voorzien van rondom een loze rand. Om de tekst op het etiket op de juiste positie te krijgen moet men hier de breedte van de bovenrand in mm opgeven. Standaard staat deze op 14 mm. (Dit is de randbreedte van o.a. Hema-formulieren) Heeft het formulier geen rand vul dan de waarde 0 in.