Youforce - HR Self Service. Proces nieuwe medewerker door medewerker

Transcriptie

1 door medewerker Laat het invoeren niet liggen. Nadat alle formulieren zijn ingevuld en gecontroleerd door de personeel- en salarisadministratie wordt het contract gemaakt. Het is van belang dat dit proces op tijd is afgerond. Na afronding van dit proces zal behalve het contract ook het computeraccount automatisch worden aangemaakt. De inloggegevens worden naar de verantwoordelijke van het team gestuurd. opgesteld door: Functioneel beheer Youforce datum: 31 maart 2017

2 Als nieuwe medewerker binnen Siza heb je een rol in het proces nieuwe medewerker. Je bent zelf verantwoordelijk voor het in dienst melden. Het in dienst melden gebeurt binnen Youforce. Youforce is de bedrijfsapplicatie voor alle processen rondom personeelszaken. In deze handleiding staat beschreven hoe het indienst melden in zijn werk gaat. Mocht je in het proces vragen hebben dan staat op de formulieren met wie je contact op kan nemen. Zijn er technische vragen over Youforce of lukt het niet om in te loggen neem dan contact op met Functioneel beheer via of Nieuwe medewerker opvoeren door nieuwe medewerker Hieronder staat stap voor stap beschreven hoe een nieuwe medewerker kan worden ingevoerd: Stap 1. Stap 2. Stap 3. Stap 4. Login met de gegevens die je hebt gekregen van op de website Klik vervolgens op Self Service Er staat een mutatie klaar in je Te doen lijst. Klik op Nieuwe werknemer medewerker.

3 De volgende symbolen betekenen: Verplicht veld (i) Mouse-over aanwezig (houdt de muis op dit icoontje en er verschijnt extra informatie) Kalenderveld (Je kunt gebruik maken van de kalender) Keuzeveld (klik op de loep) en maak een keuze. Stap 7. Het eerste formulier verschijnt, deze is ter controle van jouw persoonsgegevens. Je leidinggevende/verantwoordelijke heeft deze gegevens ingevuld. Je kunt deze gegevens wijzigen/aanvullen. Als alle gegevens kloppen, klik dan op Verder. Mochten er gegevens niet kloppen: pas deze aan. Controleer de gegevens en klik op Verder Stap 8. Je komt nu in het formulier ter controle van de dienstverbandgegevens, je kunt deze gegevens niet wijzigen. Mocht er iets niet kloppen, neem dan contact op met je verantwoordelijke / leidinggevende.

4 Stap 9. Daarna verschijnt het formulier waar je de persoonsgegevens moet aanvullen, velden met een zijn verplicht. Als de velden met een zijn ingevuld ga je door op Verder te tikken naar het volgende scherm.

5 Stap 9. In het scherm (zie onderstaande afbeelding) worden de burgerlijke staat en partnergegevens gevraagd. Siza heeft de burgerlijke staat en eventuele partnernaam nodig om de correspondentienaam te kunnen samenstellen. Geef bij Keuze correspondentienaam aan hoe je in het systeem bekend wilt worden, de keuze werkt ook door in bijvoorbeeld je adres en alle andere correspondentie binnen Siza. We kennen vier mogelijkheden: B: Naam partner - Geboortenaam C: Geboortenaam Naam partner E: Geboortenaam P: Naam partner Na het invullen van de gegevens, klik je op Genereer correspondentienaam. Je ziet dan onderin hoe je correspondentienaam binnen Siza eruit komt te zien (Bijvoorbeeld voor je adres, contract e.d.) De velden waar een een keuzelijst. (LOEP) achter staat kunnen niet ingevuld worden met tekst, klik op de loep voor Pas indien nodig de gegevens aan en klik vervolgens op Verder. Na het klikken op Genereer correspondentienaam wordt dit veld gevuld.

6 Stap 10. In dit scherm worden de woonadres gegevens uitgevraagd. Vul in dit scherm de postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging in. Klik daarna op de oranje pijl en het systeem vult de straatnaam, woonplaats en land in. Heb je een alternatief postadres vul dan bij de vraag Is dit ook uw postadres? Nee in. Bij nee: Je komt nu in het scherm waar je het postadres kunt vastleggen. Hiervoor geldt hetzelfde als bij het woonadres, vul alleen de postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging in en klik vervolgens op de oranje pijl het systeem vult dan de straatnaam, woonplaats en het land in. Stap 11. Personeelsvereniging: je kunt hier aangeven of je lid wilt worden van de personeelsvereniging. Indien je lid wilt worden, moet het vinkje bij Toestemming inhouding contributie aan staan. De contributie van de personeelsvereniging zal automatisch worden ingehouden op het salaris. Wil je geen lid worden laat dan de velden leeg of voer Nee in. Let op! Je kunt geen lid worden als je stagiaire bent.

7 Stap 12. In het volgende scherm kun je de IBAN vastleggen. Heb je een afwijkende tenaamstelling rekening, vul deze dan ook in.

8 Stap 13. Je krijgt nu de keuze om de loonheffingskorting te laten toepassen, klik op het vergrootglas voor de keuzes. Als je meer informatie nodig hebt over de loonbelastingverklaring: Klik hier (Site belastingdienst). Het formulier van de belastingdienst is niet nodig. Het vinkje naar waarheid en correct ingevoerd moet aanstaan voordat het formulier verlaten kan worden door de knop verder. Stap 14. Om bij Siza te kunnen werken is een VOG (Verklaring omtrent gedrag) nodig. In dit formulier wordt gevraagd of je de VOG hebt aangevraagd. Heb je geen bericht ontvangen voor het aanvragen van de VOG neem dan contact op met de Personeelsadministratie via of

9 Stap 15. De komende drie formulieren hebben betrekking op de Sociale Verzekeringen. Siza wil gebruik maken van de mogelijkheden die het sociale zekerheidsrecht biedt. Na het eerste formulier (met nadere informatie) volgen er twee formulieren met vragen over de Sociale Zekerheid. Heb je vragen over deze formulieren neem dan contact op met de afdeling Gezondheidsmanagement van Siza via (vraag naar de afdeling gezondheidsmanagement).

10 Op de tweede pagina met vragen onder vraag 7 moet er aangegeven worden dat de vragen naar waarheid en correct zijn ingevuld. Stap 16. De komende twee formulieren hebben betrekking op de vaccinatie hepatitis B. Het voorloopformulier bevat informatie over het hepatitis B beleid van Siza, in het tweede formulier wordt gevraagd een keuze te maken. Let op! Kies je voor de keuze om ingeënt te worden, dan moet je zelf contact opnemen met de medische dienst via telefoonnummer (088)

11 Stap 17. Alle formulieren zijn nu ingevuld. Als er nog verduidelijking nodig is wordt het formulier retour gestuurd door de Personeel- of de salarisadministratie. Mocht dit het geval zijn dan krijg je hiervan een bericht. Vergeet na het invullen van de formulieren niet om op verzenden te klikken! De formulieren zullen daarna worden verzonden naar de personeels- en salarisadministratie.