GEBRUIKERSHANDLEIDING

Transcriptie

1 GEBRUIKERSHANDLEIDING BEGRAAFPLAATS ADMINISTRATIE MANAGER VERSIE 6.1 NOVEMBER 2008

2 INHOUDSOPGAVE De applicatie starten Grafkaarten raadplegen... 4 Zoeken op rechthebbende:... 5 Zoeken op overledenen... 6 Bekijken van documenten en facturen:... 6 Facturen: Grafkaarten toevoegen/wijzigen Een document (brief) maken Een factuur maken Een factuur afdrukken Historie Rapportage Exporteren van gegevens Extra beschikbare modules Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

3 1. DE APPLICATIE STARTEN Wanneer u de Begraafplaats Administratie Manager start verschijnt het volgende scherm: Van uw applicatiebeheerder heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen om het systeem te gebruiken. Vul uw naam en wachtwoord in. Denk hierbij aan het geven van een <TAB> om naar een volgend veld te gaan. In het scherm treft u twee opties aan: Bewaar wachtwoord Wanneer u deze optie aanvinkt zal het systeem uw combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord onthouden. Automatisch inloggen Vink deze optie aan in combinatie met het onthouden van uw gebruikersnaam en wachtwoord om direct de applicatie in te gaan na het starten van de Begraafplaats Administratie Manager. LET OP: Dit betekent wel dat de applicatie vanaf uw systeem door iedereen gestart kan worden. Vooral wanneer u regelmatig uw werkplaats verlaat is het niet verstandig deze opties te gebruiken. Raadpleeg bij twijfel uw systeembeheerder. Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

4 2. GRAFKAARTEN RAADPLEGEN Kies uit het menu aan de linkerkant binnen het menu Grafkaart de optie Grafkaarten. Het onderstaande scherm verschijnt: Het scherm bestaat altijd uit twee delen: Boven: Het hoofdstuk, in dit geval Grafkaart Onder: Een tabel, in dit geval Grafkaarten Het deel dat actief is, heeft een donkere blauwe kleur, in dit geval het onderste deel (Grafkaarten). De opties van de werkbalk hebben altijd betrekking op het onderste gedeelte. In de tabel (onderste deel) kunnen we de grafkaart vinden die we zoeken. Door eenmaal op de kolom Graf te klikken verschijnt er een driehoekje, om aan te geven dat de sortering en het zoeken actief zijn. U kunt nu het gewenste grafnummer intypen zodat deze opgezocht wordt. De details van het geselecteerde graf vindt u in het bovenste deel van het scherm. Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

5 Er kan op alle velden gezocht worden, met uitzondering van Overledene en Rechthebbende. Op deze twee velden zoeken kan op een andere manier, welke straks beschreven wordt. Om een scherm groter te maken kunt u dubbelklikken op de blauwe balk. Om het bovenste scherm groter te maken op de bovenste balk (Grafkaart), om het onderste scherm groter te maken klikt u tweemaal op de onderste balk (Grafkaarten). Wanneer een grafkaart voorzien is van een overledene en rechthebbende, verschijnen deze als tabbladen in het bovenste scherm. Door op een tabblad te klikken verschijnen de details van deze persoon. Er is ook een tabblad voor een extra adres, zoals bijvoorbeeld een steenhouwer. ZOEKEN OP RECHTHEBBENDE: Klik aan de linkerkant van het scherm op het hoofdstuk Rechthebbende en vervolgens op Rechthebbenden. Het systeem toont nu een totaaloverzicht van alle rechthebbenden. Sorteer op de gewenste kolom om te zoeken op bijvoorbeeld Naam, Adres of Postcode. Wanneer u de rechthebbende gevonden heeft, toont het systeem aan de bovenkant de details van de geselecteerde rechthebbende. Wanneer u de grafkaart(en) wilt zien van deze rechthebbende klikt u aan de linker kant, nog steeds binnen het hoofdstuk Rechthebbenden op Grafkaarten. Het systeem laat nu in het onderste scherm de grafkaart(en) zien. Wanneer u de details van (een van de) grafkaart(en) wilt zien heeft u twee opties: 1. Inkijken van de kaart door met de rechtermuisknop op de regel van de kaart te klikken. U ziet nu in een extra scherm de grafkaart getoond worden. 2. Om het systeem automatisch naar de juiste grafkaart te laten springen met alle mogelijkheden van bijvoorbeeld het bekijken van bijbehorende documenten dubbelklikt u op de regel. Het systeem zal nu automatisch naar het hoofdstuk Grafkaarten springen en de geselecteerde grafkaart tonen. Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

6 ZOEKEN OP OVERLEDENEN: Klik aan de linkerkant van het scherm op het hoofdstuk Overledene en vervolgens op Overledenen. Het systeem toont nu een totaaloverzicht van alle overledenen. Sorteer op de gewenste kolom om te zoeken op bijvoorbeeld Naam of laatste woonplaats. Wanneer u de overledene gevonden heeft, toont het systeem aan de bovenkant de details van de geselecteerde overledene. Wanneer u de grafkaart wilt zien van deze overledene klikt u aan de linker kant, nog steeds binnen het hoofdstuk Overledenen voor Grafkaart. Het systeem laat nu in het onderste scherm de grafkaart zien. Wanneer u de details van de grafkaart wilt zien heeft u twee opties: 1. Inkijken van de kaart door met de rechtermuisknop op de regel van de kaart te klikken. U ziet nu in een extra scherm de grafkaart getoond worden. 2. Om het systeem automatisch naar de juiste grafkaart te laten springen met alle mogelijkheden van bijvoorbeeld het bekijken van bijbehorende documenten dubbelklikt u op de regel. Het systeem zal nu automatisch naar het hoofdstuk Grafkaarten springen en de geselecteerde grafkaart tonen. BEKIJKEN VAN DOCUMENTEN EN FACTUREN: Wanneer u zich bevindt in het hoofdstuk Grafkaart en het graf waarvan u de documenten of facturen wilt bekijken actief is kunt aan de linkerkant van het scherm kiezen voor Documenten of Facturen. Documenten: In het onderste scherm verschijnen alle gemaakte documenten die betrekking hebben tot het geselecteerde graf. Door Bekijk documenten aan te vinken ziet u rechtsonder in een voorbeeld van de brief. Door eenmaal op het voorbeeld te klikken of te dubbelklikken op de regel van het document wordt de brief automatisch in Word geopend, zodat u deze kunt raadplegen/aanpassen (mede afhankelijk van rechten). Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

7 Facturen: In het onderste scherm verschijnen alle gemaakte facturen met betrekking tot dit graf. U kunt zien wanneer er gefactureerd is, voor welk bedrag en of de betaling is gedaan. Door met uw rechtermuisknop op een factuurregel te klikken ziet u het volgende scherm: Op het tabblad Regels ziet u hoe de factuur is opgebouwd. Op het tabblad Order vindt u de algemene gegevens van de factuur. Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

8 3 GRAFKAARTEN TOEVOEGEN/WIJZIGEN Kies uit het menu aan de linkerkant binnen het menu Grafkaart de optie Grafkaarten. Klik op in de werkbalk om een nieuwe invoer te starten. U kunt nu de velden stuk voor stuk met de <TAB> toets doorlopen en de kaart invullen: Selecteer een begraafplaats door de code in te typen of deze via de lijst ( ) op te roepen. Vul het grafnummer in. Denk hierbij aan de juiste formattering. Vul eventueel de positie in. Dit kan nodig zijn bij bijvoorbeeld een familiegraf, waarbij er meerdere overledenen onder één grafnummer worden geregistreerd. Geef het soort graf aan door de juiste keuze te maken in de lijst van soorten. Vul de uitgiftedatum in door de datum in te typen of gebruik te maken van de kalender ( ). Klik op bij overledene voor een nieuwe invoer. Er verschijnt nu een lijst, waaraan u de gegevens van de overledene kunt toevoegen door op het icoon van Nieuw te klikken onderaan het scherm. U kunt nu alle gegevens van de overledene invoeren. Hierbij is het belangrijk te weten dat de leeftijd automatisch wordt uitgerekend na het invullen van de geboorte- en overlijdensdatum. Tips bij het invullen van datumvelden: wanneer u dubbelklikt op de datum wordt er een standaarddatum ingevuld, wanneer u alleen de dag en maand invult, vult het systeem de datum aan met het huidige jaar. Druk op OK en vervolgens weer op OK om de gegevens over te nemen naar de grafkaart. U kunt nu de rechthebbende op dezelfde manier invullen. Echter, wanneer de rechthebbende al voorkomt in de database kunt u deze selecteren in de lijst. Zoeken in de lijst gaat op dezelfde manier als eerder beschreven. Extra adres: hier kunt bijvoorbeeld het adres van de steenhouwer, de begrafenisondernemer, of een willekeurig ander adres invullen of invoeren. Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

9 In het veld verkrijging kunt u door middel van de hulptabel of het typen van de eerste letter van de keuze wanneer het veld actief is voor koop, huur of algemeen graf. Vul in of het kelder betreft. Standaard staat deze keuze op Nee. Monument: een via de stamgegevens te bepalen lijst van monumenten/ grafbedekkingen waaruit u een keuze kunt maken. Onderhoud door geeft de mogelijkheid aan te geven wie/welke partij er verantwoordelijk is voor het onderhoud van het graf. De lijst is zelf samen te stellen via Stamgegevens. Staat van onderhoud: via de stamgegevens te bepalen lijst die staat van het onderhoud aangeeft. Deze status kan uiteraard later aangepast worden. Vervolgens kunt alle datumvelden invullen. Denk daarbij weer aan de tip om een datumveld te dubbelklikken, zodat het systeem een keuze probeert te maken. Zo zal het systeem na het dubbelklikken op datum verkrijging de systeemdatum invullen en wanneer u uit dit veld gaat met <TAB> zal Einde Huurperiode en Datum Controle automatisch worden ingevuld. U kunt natuurlijk deze data wijzigen. Tot slot heeft u de mogelijkheid aantekeningen in te voeren bij dit graf. Wanneer u alle gegevens nog eens wilt doorkijken, kunt u wisselen naar gegevens van de rechthebbende, de overledene en het extra adres door bovenaan op het betreffende tabblad te klikken. Wanneer de invoer goed is klikt u boven in het scherm op. Mocht u het niet eens zijn met de informatie kunt u deze verbeteren of de kaartinvoer. U kunt ook na het opslaan nog wijzigingen doen door op te klikken. Wanneer een kaart ten onrechte is ingevoerd kunt u deze verwijderen (mits u daartoe gerechtigd bent in de rechtenstructuur) door op daaropvolgende vraag met Ja te beantwoorden. te klikken en de Tip: Wanneer u een nieuwe grafkaart aanmaakt waarvan de gegevens veel lijken op een reeds bestaande grafkaart kunt u gebruik maken van de kopieer functie. U kunt deze functie oproepen door de grafkaart te selecteren die u als voorbeeld wilt gebruiken en op de knop te drukken. Let op: deze functie is alleen beschikbaar als het bovenste gedeelte van het scherm (Grafkaart) actief is. Het systeem toont u een nieuwe invoer met veel velden reeds ingevuld. U kunt nu de gegevens completeren en de grafkaart opslaan. Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

10 4. EEN DOCUMENT (BRIEF) MAKEN U kunt binnen de Begraafplaats Administratie Manager een onbeperkt aantal brieven maken die automatisch aan de betreffende grafkaart worden gekoppeld. Om te voorkomen dat u gegevens dubbel invoert, wordt er gebruik gemaakt van Sjablonen. Op basis van een sjabloon kunt u snel en moeiteloos een nieuwe brief maken. Wanneer u zich bevindt in het hoofdstuk Grafkaarten en het graf waar u een nieuwe brief bij wilt maken actief is kunt aan de linkerkant van het scherm kiezen voor Documenten. Het systeem zal automatisch het onderste deel van het scherm (documenten) actief maken (donkerblauw). Dit is heel belangrijk, want wanneer u de bovenkant actief heeft, kunt u geen brief maken. Klik in de werkbalk op Het systeem toont nu een overzicht van de beschikbare documenten. Wanneer dit niet het geval is kunt u uw applicatie- of systeembeheerder vragen waar u de sjablonen kunt vinden. en vervolgens op Maak Document. Selecteer het juiste sjabloon door deze te dubbelklikken. Het systeem zal nu Word starten en de gegevens van de grafkaart invullen in het sjabloon, zodat er een nieuwe brief ontstaat. U kunt nu de brief completeren/verbeteren en deze vervolgens via de afdrukoptie van Word afdrukken. Wanneer het document is afgedrukt sluit u Word door middel van het kruisje helemaal rechts bovenin (dus niet het kruisje daaronder voor het sluiten van het huidige document). Er verschijnt nu het volgende scherm: Wanneer u op OK klikt zal het document in de database van de Begraafplaats Administratie Manager worden opgeslagen bij de betreffende grafkaart. Zo kunt de brief later altijd weer op een eenvoudige wijze oproepen en eventueel opnieuw afdrukken. Tevens kunt u zien wanneer u de brief heeft gemaakt. Door Bekijk documenten aan te vinken ziet u rechts onderin een voorbeeld van de brief. Door eenmaal op het voorbeeld te klikken of te dubbelklikken op de regel van het document wordt de brief automatisch in Word geopend, zodat u deze kunt raadplegen/aanpassen (afh. van rechten). Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

11 5. EEN FACTUUR MAKEN U kunt binnen de Begraafplaats Administratie Manager facturen maken die automatisch aan de betreffende grafkaart worden gekoppeld. De facturen worden automatisch genummerd en kunnen middels verschillende lay-outs worden afgedrukt. Wanneer u zich bevindt in het hoofdstuk Grafkaart en het graf waar u een nieuwe factuur bij wilt maken actief is kunt aan de linkerkant van het scherm kiezen voor Facturen. Het systeem zal automatisch het onderste deel van het scherm (facturen) actief maken (donkerblauw). Dit is heel belangrijk, want wanneer u de bovenkant actief heeft, maakt u geen nieuwe factuur, maar een nieuwe grafkaart. Klik in de werkbalk op om een nieuwe factuur te maken. Op het eerste tabblad kunt u eventueel aangeven of het extra adres op de factuur dient voor te komen. De overige velden op het tabblad Order worden later vanzelf ingevuld. Kies voor het tabblad Regels. U kunt nu één of meer artikelregels invoeren. Wanneer u op de eerste regel in het veld Artikelcode klikt wordt de regel actief. Wanneer u nogmaals in dit veld klikt verschijnen er drie puntjes ( ) in het veld. Door hierop te klikken komt er een keuzelijst met de beschikbare artikelen. U kunt deze middels de stamgegevens onderhouden. Kies het artikel welke u in rekening wilt brengen door deze dubbelklikken of te selecteren en op OK te klikken. Druk op <TAB>. Het systeem zet het aantal op 1 en vult de bedragvelden in. U kunt het aantal wijzigen door het aantal in te geven en op <TAB> te drukken. De prijs wordt dan direct aangepast. U kunt desgewenst ook de omschrijving aanpassen. Wanneer u nog meer artikelen in rekening wilt brengen drukt u op uw toetsenbord op de <INSERT> knop. Er verschijnt dan een nieuwe regel. Wanneer u een regel wilt verwijderen maakt u de regel actief en drukt u op de toetsencombinatie <CTRL>+<DEL>. Bevestig het verwijderen van de regel door op OK te drukken. Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

12 U kunt tekstregels toevoegen voor additionele informatie door een nieuwe regel te maken (<INSERT>) en de tekst te typen in het veld Omschrijving. U kiest dan geen artikelcode en vult verder geen velden in. Wanneer u het eens bent met de invoer drukt u in de werkbalk op. Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

13 6. EEN FACTUUR AFDRUKKEN Wanneer u een factuur heeft gemaakt heeft deze nog geen factuurnummer en factuurdatum. Deze worden pas toegewezen bij het printen van de factuur. Dit stelt u in staat eerst al uw facturen te maken en op een later tijdstip de facturen achter elkaar af te drukken. Wanneer u een zojuist ingevoerde factuur wilt afdrukken kunt u (controleer wel eerst of de juiste factuur daadwerkelijk geselecteerd is) op de klikken. -knop uit de werkbalk Het systeem toont alle beschikbare rapporten. Selecteer de juiste factuurlay-out door deze te dubbelklikken. Er wordt nu een voorbeeld getoond van de factuur. Door middel van het drukken op het -symbool drukt u de factuur af (eventueel standaard in meervoud). Controleer of de juiste printer geselecteerd staat en druk op OK. De factuur wordt nu afgedrukt. Controleer of de afdruk correct is. Wanneer dit het geval is drukt u op. Het systeem vraagt u nu of de afdrukken correct waren. Wanneer u JA zegt wordt de factuur in het systeem als definitief afgedrukt gezet en kan deze niet meer gewijzigd worden. Wanneer u NEE antwoord, betekent dit dat u de factuur niet goed vond en wordt de invoer niet geblokkeerd. U kunt facturen niet alleen onder Grafkaart/Facturen terugvinden, maar ook onder Factuur/Facturen. Vanaf deze plek kunt de facturen ook afdrukken. Vanaf deze plek is het handig om te factureren, wanneer u gekozen heeft voor de eerdergenoemde optie om eerst de facturen in te voeren en pas later af te drukken. Tip hierbij is om te sorteren op de kolom Geprint; op deze manier staan alle, nog te printen, facturen bij elkaar en kunt u het rijtje af gaan. Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

14 7. HISTORIE Wanneer een graf geruimd is, wilt u uiteraard niet dat de gegevens verloren gaan. U dient de grafkaart dan te verplaatsen naar de historie. Dit werkt als volgt: Selecteer vanaf Grafkaart/Grafkaarten de kaart van het graf dat geruimd is. Maak het bovenste deel van het scherm (Grafkaart) actief door te klikken op de bovenste blauwe balk zodat deze donkerblauw wordt. Klik op. Bevestig uw keuze door op Ja te klikken. Controleer en/of verbeter de datum van ruiming. Klik op OK. De grafkaart is nu omgezet in een reservering en de gegevens van rechthebbende, overledene, etc. zijn weggehaald. De gegevens van het geruimde graf zijn te raadplegen onder de knop Historie binnen het hoofdstuk Grafkaart en binnen het hoofdstuk Historie. Er zijn dus twee plekken om de gegevens van geruimde graven te bekijken. De eerste ingang via de grafkaart, om zodoende de historie van een plek te bekijken en de twee mogelijkheid om in Historie/historie te zoeken op bijvoorbeeld de naam van de overledene. Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

15 8. RAPPORTAGE De rapportage binnen de Begraafplaats Administratie Manager vindt u onder het hoofdstuk Rapporten. Daarbinnen is maar één optie: Rapporten. Wanneer u deze knop indrukt toont het systeem het volgende scherm: Aan de linkerzijde vindt u een lijst van de beschikbare rapporten. Aangezien door de gebruiker/applicatiebeheerder zelf nieuwe rapporten aan te maken zijn is de lijst van rapporten per gebruiker verschillend. Selecteer het benodigde rapport door deze op te zoeken in de lijst en er eenmaal op te klikken. De rapporttitel wordt nu blauw en in het rechterscherm kunnen Parameters verschijnen. Dit zijn variabele waardes, welke de uitkomst van een rapport kunnen beïnvloeden. Bijvoorbeeld: ingevuld en bij de Begraafplaats de code AB. In het voorbeeldrapport Staat van onderhoud kan de gebruiker twee parameters invullen: De staat van onderhoud en de code van de begraafplaats. In dit voorbeeld wordt bij de waarde van de parameter Staat van onderhoud Matig Vervolgens drukt u op de knop. Wanneer er gegevens zijn die aan de gestelde waarden voldoen worden deze in een voorbeeld op het scherm getoond. De lay-out van het rapport kan verschillen per gebruiker en is door de gebruiker zelf te maken en/of aan te passen. Wanneer u het rapport wilt afdrukken drukt u op het printersymbool linksboven. Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

16 9 EXPORTEREN VAN GEGEVENS Op iedere plek in de Begraafplaats Administratie Manager waar u een tabel ziet, kunt u deze gegevens exporteren naar Excel. U herkent de optie tot exporteren aan de knop bij een tabel of bij een hulptabel. Voordat u exporteert kunt u eventueel eerst een selectie maken binnen de tabel. Voorbeeld: U wilt alleen de grafkaarten exporteren naar Excel welke van de begraafplaats AB zijn en die Matig als staat van onderhoud hebben. Binnen het hoofdstuk Grafkaarten drukt u op de knop Grafkaarten. Het systeem toont nu alle grafkaarten van alle begraafplaatsen. In dit voorbeeld selecteren we eerst op Begraafplaats. U doet dit door op de knop klikken rechts van de kolomtitel Begraafplaats. Het volgende scherm verschijnt: te U klikt op AB. De lijst toont nu niet meer alle grafkaarten maar alleen de grafkaarten van de begraafplaats met code AB. Vervolgens willen we ook selecteren op de staat van onderhoud Matig. Pas hier dezelfde werkwijze toe, maar dan op het veld Staat van Onderhoud. De kolom kan in uw scherm wat meer naar rechts staan in de tabel. U kunt zien dat het filter actief is door het resultaat, maar ook door de volgende tekst linksonderin: (Wanneer u de selectie wilt verwijderen en alle grafkaarten weer wilt zien kunt u op het kruisje links van de tekst klikken. De selectie wordt dan opgeheven) Nu u het gewenste resultaat op het scherm heeft, kunt u dit exporteren door in de werkbalk op de -knop te drukken. U kunt nu een bestandsnaam en een locatie opgeven. Wanneer u dit heeft gedaan drukt u op Opslaan. Het Excel-bestand wordt nu opgeslagen en Excel wordt gestart, met de grafkaarten waar u op geselecteerd heeft. Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November

17 10 EXTRA BESCHIKBARE MODULES Upgrade naar Oracle Database Upgrade naar SQL Database StUF BG Koppeling Koppeling grafische kaarten Cyclomedia Financiële export Gebruikershandleiding Begraafplaats Administratie Manager 6.1, November