Meldingenbeheer. Datum: , by MKG Nederland B.V. Ontwerp: MKG Nederland B.V.

Transcriptie

1 Datum: Ontwerp: MKG Nederland B.V. Auteur: MKG Nederland B.V. MKG versie: V004027A , by MKG Nederland B.V. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No parts of this book may be reproduced in any form, by print, photo print, microfilm or any other means, without written permission from the Publisher

2 Inhoudsopgave Inleiding Meldingenbeheer Aanmaken type melding Melding parameters Melding formules Aanmaken van activiteiten Gebruik binnen processen Aanmaken melding Aanmaken van meldingen binnen processen Activeren van meldingen Activeren van een melding binnen Meldingenbeheer Activeren van meldingen binnen processen Activiteitenbeheer Vervolgstappen koppelen aan een actie

3 Voorwoord Dit handboek is bedoeld om inzicht en overzicht te verkrijgen in de mogelijkheden van de module Autorisatiebeheer in MKG. We wensen veel plezier bij het lezen van dit handboek en hopen dat het helpt om een goede indruk te krijgen van de mogelijkheden van onze software. Wellicht ten overvloede willen we wijzen op het bestaan van verschillende cursussen. Naast de MKG ERP basistraining worden er verschillende vervolgtrainingen door MKG verzorgd. De basiskennis, opgedaan tijdens de basistraining, is nodig bij de vervolgtrainingen en voor het doornemen van de MKG handleidingen. Handleidingen worden meegeleverd met onze software, en zijn te vinden via het menu-item 'Help' of onder de <F1> toets. Voor vervolgtrainingen kunt u zich via onze website aanmelden ( Weergaven die u kunt aantreffen in dit boek: Een verwijzing. Bijvoorbeeld: hoofdstuk 2 Een te volgen menupad: MKG -> Help -> Handleidingen Belangrijke trefwoorden/menukeuzes/etc.: Betalingscondities Aanduiding van een toets of toetsencombinatie: <F9> of <Ctrl+C> Voorbeeldweergave van opmerkingen (tips en belangrijke aanwijzingen) Tip: Om de lezer te attenderen op een handigheidje. Let op! Om de lezer te waarschuwen. De in de handleiding gebruikte Schermafbeeldingen kunnen afwijken van een specifieke bedrijfssituatie. Oorzaak hiervan is dat de getoonde schermen afhankelijk kunnen zijn van de systeeminstellingen en tabellen binnen MKG. Daarnaast kan het zijn dat schermen of schermdelen verborgen blijven, doordat een gebruiker beperkte toegang en rechten kan hebben. Handboeken worden per versie onderhouden en bijgewerkt. 3

4 Inleiding Vanaf versie 27 biedt MKG de mogelijkheid om te werken met de module Meldingenbeheer. Een melding is eigenlijk het samenvoegen van alle mogelijke informatie en acties rondom één signaal. Met behulp van een sjabloon kan rondom een meldingsnummer een gestandaardiseerde set van activiteiten, parameters, documenten en linken naar MKG processen worden georganiseerd. Dit zorgt voor een gestructureerde manier van registratie en opvolging. Aan de hand van een melding worden de juiste mensen, met gerichte informatie op juiste moment geactiveerd vervolg te geven aan een signaal. Meldingenbeheer is hiermee bij uitstek geschikt om bijvoorbeeld uw kwaliteit gerelateerde zaken vast te leggen en te bewaken (bijvoorbeeld 8D rapportages). 4

5 1. Meldingenbeheer 1.1. Aanmaken type melding Alvorens er gewerkt kan worden met meldingen beheer, is het nodig om een sjabloon in te richten. Het sjabloon begint in MKG met het zogenaamde meldingstype. Een meldingstype is de centrale benaming van een specifiek incident waarop melding wordt vastgelegd (bijvoorbeeld 8D kwaliteitsrapportage). Aan elke meldingstype kunnen de volgende punten worden gekoppeld: 1. Parameters 2. Activiteiten 3. Samenvatting Het openen van deze module geeft het volgende weer: Afbeelding 1.1. Melding type onderhoud 5

6 Het aanmaken van een type melding begint links boven met het icoon. Aan de onderkant van het scherm kan de maker van het type een unieke afkorting en omschrijving ingeven. Onder het menu Proces kan worden aangegeven tot welke processen dit type betrekking heeft. In het voorbeeld is gekozen voor Alle, wat betekent dat dit type melding aan alle processen binnen MKG gekoppeld kan worden. Nadat een specifieke meldingstype is aangemaakt, kunnen de parameters van een melding worden geselecteerd met behulp van de knop. Deze parameters geven de stappen aan in de melding die achter elkaar opgevolgd moeten worden alvorens deze succesvol wordt afgerond. Dit geeft het volgende scherm: Afbeelding 1.2. Melding parameters Nb. Parameters voor meldingen worden in een eigen module onderhouden (zie 1.2. Melding parameters). Het is hierdoor mogelijk om een zelfde parameter definitie te gebruiken bij verschillende meldingstypes. Binnen de module meldingen type worden dus alleen bestaande parameters gekozen, waarbij de default waarde en volgorde van de parameters binnen deze specifieke meldingstype nog te beïnvloeden zijn. In het bovenstaande voorbeeld is gekozen voor vijftal parameters die respectievelijk de volgende informatie opvragen van de gebruiker: reden, aantal producten, veroorzaker, doorlooptijd in dagen en tenslotte de persoon door wie deze is opgelost. 6

7 Zodra alle parameters juist zijn ingesteld, kan weer het eerste scherm worden geopend: Afbeelding 1.3. Melding type onderhoud Bovenin dit scherm bevindt zich nog een belangrijk icoon en dat is. Middels deze knop kan er worden gekozen welke parameters gebruikt zullen worden gebruikt voor de samenvatting van de klachtafhandeling. 7

8 Als voorbeeld zijn de vijf eerder besproken parameters gebruikt voor de samenvatting. Die zijn in het veld handmatig aangemaakt (bijv. Reden: ) met daarachter de parameter die aan de rechterkant van het scherm gekozen kan worden. Door de parameters in te voeren in de testenvelden kan er getest wordt of de formules de gewenste output geven Melding parameters Aan een meldingstype kunnen parameters worden gekoppeld (zoals beschreven in de vorige paragraaf). Aan de hand van parameters kan een standaard set van invulvelden worden meegegeven aan een melding, zodat gestructureerd een aantal standaard waarden worden opgevraagd en vastgelegd bij een melding. Elke parameter is daarom in te richten op basis van standaard waarden, keuzelijstjes en waarde typen (datum/aantal/getal/etc.). Doordat een parameterdefinitie in een eigen definitie is vast te leggen, kan deze vervolgens aan verschillende meldingstypes worden gekoppeld. Het voordeel hiervan is dat dezelfde waarden bij meerdere meldingen kunnen worden opgevraagd, zonder definitie telkens te moeten opstellen. Daarnaast kan hiermee over meerdere meldingen inzicht verkregen worden over de waarden van dezelfde parameter. De module Melding parameters is te openen via de menu-structuur of via de F9-functie toets tijdens het onderhoud van een meldingstype. Dit toont het volgende scherm: 8

9 Afbeelding 1.4. Melding parameters Als voorbeeld wordt de bovenste parameter genomen. Deze parameter kan onderin het scherm aangepast worden met betrekking tot omschrijving, keuzelijst, default waarde en eenheid tabel. Hierin wordt ingegeven welke gegevens aan de maker van de 8D-rapportage getoond zullen worden onder deze parameter. In dit specifieke geval zal de gebruiker een keuzelijst krijgen die betrekking heeft met de parameter Reden en deze zijn Afwijkend aantal, Beschadiging, Verkeerd verpakt, Verkeerde product, Afwijkend van tekening. De optionele vinkbox Verplicht verplicht de gebruiker om aan de parameter invulling te geven. Indien deze parameter dan gekozen wordt bij een melding moet de gebruiker een waarde hebben gekozen om de melding te kunnen registreren. 9

10 1.3. Melding formules Op een melding is een zogenaamd samenvatting memoblok geplaatst. Dit memoveld kan qua inhoud automatisch gevuld worden, door het formule veld voor samenvatting op te bouwen. Dit ziet er als volgt uit: Afbeelding 1.5. Melding formules In het voorbeeld is ervoor gekozen om bij het aanmaken van 8D-rapportage bepaalde informatie aan de samenvatting van de melding te kunnen koppelen. Dit zijn Klachtnummer, Oorzaaktype en Oorzaakinhoudelijk. De eerste kan handmatig ingevoerd. De laatste 2 typen zullen een keuzemenu tonen, wat reeds is ingesteld in het scherm Melding parameters. Aan de rechterkant van het scherm kunnen andere Parameters en Functies aan deze samenvatting toegevoegd worden. Met Testen kunnen de parameters en formules in het scherm getest worden om te zien of dit de juiste output geeft, nog voordat deze opgeslagen worden. 10

11 1.4. Aanmaken van activiteiten Nadat de melding is aangemaakt kunnen daar activiteiten aan gekoppeld worden. Activiteiten zijn de stappen die genomen worden om een melding succesvol af te ronden binnen MKG. Deze activiteiten worden in het volgende scherm aangemaakt: Het gebruik van deze knop geeft het volgende scherm weer: 11

12 12 Binnen dit scherm kunnen de activiteiten/stappen worden aangemaakt. Er kan onder andere een korte beschrijving van de activiteit worden ingevoerd. Tevens kan er ook een gebruiker worden gekoppeld aan een activiteit die deze altijd uitvoert. Een eventuele prioriteit en start conditie kunnen ook ingevoerd worden. Er kan worden bepaald dat een activiteit pas kan worden gestart indien de voorgaande ook is gestart of pas als de voorgaande gereed is. Hierdoor houden stappen met elkaar verband en moet er in een bepaalde (chronologische) volgorde worden gewerkt.

13 2. Gebruik binnen processen 2.1. Aanmaken melding Nadat de meldingstypen (sjabloon) zijn ingericht kan binnen MKG op verschillende plekken meldingen worden onderhouden. De meldingen kunnen op twee manieren aan processen gekoppeld worden; 1) vanuit de module Meldingenbeheer of 2) vanuit andere modules (zoals Verkooporderbeheer). Meldingenbeheer is de centrale plek waar alle meldingen kunnen worden beheerd, onafhankelijk van een mogelijke koppeling. Naast Meldingenbeheer is er in een groot aantal processen (verkooporderbeheer, productiebeheer, etc) en stamtabellen (grootboekrekeningbeheer, relatie, etc.) waarop meldingen toegankelijk zijn. Op het niveau van processen en stamtabellen heeft een specifieke melding een link met een specifiek record. Daarnaast kan een melding meerdere linken hebben, waarmee één melding aan verschillende processen en/of stamtabellen is te koppelen (en dus zichtbaar is). Binnen Meldingenbeheer kunnen meldingen met bijbehorende meldingscodes worden aangemaakt, die vervolgens binnen Activiteitenbeheer aan gebruikers gekoppeld kunnen worden. Op deze manier is het mogelijk om de stappen van de melding te verdelen onder werknemers binnen de organisatie. Hierdoor kan ook de status van de melding inzichtelijk worden gemaakt. Alvorens meldingen gekoppeld worden aan bijvoorbeeld Verkoop, Productie of Activiteiten, moeten ze aangemaakt worden binnen Meldingenbeheer. Het volgende voorbeeld laat een stappenplan zien hoe dit gebeurt. Meldingenbeheer is te vinden het menu van MKG. 13

14 Met het openen van de module is het volgende scherm te zien: Afbeelding 1.6. Meldingenbeheer In dit scherm is het mogelijk om nieuwe meldingen te maken. Dit gaat volgens hetzelfde principe als het aanmaken van de header voor een nieuwe order. Voor het gemak wordt er in dit voorbeeld vanuit gegaan dat er reeds verschillende typen meldingen zijn aangemaakt binnen MKG. Voor een duidelijke uitleg over hoe verschillende typen meldingen worden aangemaakt, kan paragraaf 1 geraadpleegd worden. De knop is in de bovenstaande afbeelding met rood omlijst. Het aanklikken van deze knop geeft het volgende scherm: 14

15 Afbeelding 1.7. Meldingen onderhoud Het systeem genereert een unieke meldingscode welke handmatig kan worden aangepast. Onder Melding type wordt aangegeven om wat voor soort melding het gaat. Met het loepje kan een keuze worden gemaakt uit de verschillende types. Deze types moeten wel van tevoren worden aangemaakt onder Melding type onderhoud, welke te vinden is bij de procestabellen van Meldingenbeheer. Hier wordt later op ingegaan in dit handboek in paragraaf 1. Voor het voorbeeld wordt gebruik gemaakt van 8D-rapportage. 15

16 Afbeelding 1.8. Meldingen onderhoud Zoals in de bovenstaande afbeelding te zien is, is de eigenaar van de melding Willem. De startdatum kan aan de rechterkant worden ingevoerd. Daaronder kunnen interne en externe memo s worden ingevoerd. Aan de rechterkant van het scherm valt het op dat er enkele parameters zichtbaar worden. Deze hangen samen met de type melding en kunnen door middel van formules aangemaakt worden. Paragraaf 1 geeft hier wat meer uitleg over. Voor het voorbeeld gaan we er vanuit dat het om een klacht van Rockwool gaat, met klachtnummer en er is een menselijke fout gemaakt tijdens de productie. Dit ziet er als volgt uit: 16

17 Afbeelding 1.9. Meldingen onderhoud Het vullen van deze parameters zorgt ervoor dat er een samenvatting wordt aangemaakt die te zien is onder de pijlen >> in de regel Samenvatting. Afbeelding Meldingen memo Onder Koppelingen is het mogelijk om deze melding te koppelen aan modules van MKG. In feite is het zo dat meldingen gekoppeld kunnen worden aan alle modules waar ook documenten aan gekoppeld kunnen worden. In het voorbeeld is de melding gekoppeld aan een verkooporder. Onder tabblad Activiteiten is het mogelijk om de stappen van deze melding in te zien. Onder Documenten kunnen relevante documenten aan deze melding gekoppeld worden. 17

18 2.2. Aanmaken van meldingen binnen processen Een melding kan ook binnen een proces worden aangemaakt. Zoals reeds vermeld, kunnen meldingen in alle modules worden aangemaakt waar ook de mogelijkheid bestaat om documenten te koppelen. In het onderstaande voorbeeld zal Verkooporderbeheer worden gebruikt om uitleg te geven hoe dit binnen processen wordt gebruikt. Onderin het scherm van Verkooporderbeheer bevindt zich het tabblad Meldingen. Het openen van dit tabblad geeft het volgende weer: Binnen dit tabblad kan ook weer het icoon gebruikt worden om te beginnen met het aanmaken van een nieuwe melding. De vervolgstappen zijn gelijk aan de vorige paragraaf Activeren van meldingen Nadat de melding is aangemaakt is deze te zien in Meldingenbeheer of onderin het scherm onder tabblad Meldingen Activeren van een melding binnen Meldingenbeheer Rechtsonder in het scherm zijn de stappen van deze melding te zien die afgewerkt dienen te worden met de daarbij horende statusvlag. Een rode vlag geeft aan dat de stap niet geactiveerd is, zoals hieronder te zien is. 18

19 Afbeelding Meldingenbeheer Om de stappen aan te passen en tevens te activeren, kan er op volgende scherm geeft: geklikt worden, wat het 19

20 Afbeelding Relatie activiteiten onderhoud In dit scherm kunnen de 8 stappen van deze melding worden verdeeld onder de gebruikers van MKG door middel van veld Gebruiker. Deze handelingen tonen overeenkomst met het maken van activiteiten in Activiteitenbeheer. Tevens kan ook de mate van prioriteit worden aangegeven en daarna ook de status. In het voorbeeld kan pas met de volgende stap worden begonnen indien de voorgaande stap Gereed als status heeft. Dus pas als stap 1 op Gereed wordt gezet, kan stap 2 opgestart worden etc. Ook deze stap kan gekoppeld worden aan een persoon, activiteit en/of proces binnen MKG. Door de informatie op te slaan kan de status geactualiseerd worden en mag het scherm worden afgesloten. Rapporten met betrekking tot deze (en andere) melding(en) kunnen altijd ingezien worden in de module Meldingenbeheer. Net zoals bij andere modules bevinden deze rapporten zich rechtsboven onder het printer-icoon en dat ziet er als volgt uit: Indien rapport Melding (26) wordt opgestart geeft dat het volgende overzicht met de actuele status van de melding M : 20

21 Afbeelding D rapport klant Niet alle acht stappen kunnen worden getoond op één pagina, dus het bovenstaande voorbeeld geeft de eerste vijf stappen weer. Het rapport geeft een duidelijke omschrijving van de acties die per stap ondernomen worden, wie de verantwoordelijke is en per wanneer dit gepland is. Daarnaast geeft het ook een duidelijke status van de klachtafhandeling wat te zien is aan de rechterzijde van het rapport. Elke keer dat het rapport wordt opgestart geeft het een actueel overzicht van de status van de klachtafhandeling. 21

22 2.3.2 Activeren van meldingen binnen processen Verkooporderbeheer wordt hier weer als voorbeeld gebruikt. Onderin het scherm kan een activiteit geactiveerd of gereed gemeld worden met de volgende knoppen: De stappen die worden genomen zijn reeds ingesteld op dit type melding en zijn beschreven in paragraaf Activiteitenbeheer Door het aanmaken van meldingen in het systeem, zij het via Meldingenbeheer of in een van der processen, worden de activiteiten over de gebruikers van MKG verdeeld. Een actueel overzicht van de openstaande activiteiten op gebruiker kan worden verkregen in de module Activiteitenbeheer, zoals in het onderstaande voorbeeld te zien is: 22

23 Vanuit dit overzicht kan de gebruiker ook zien aan welke melding de activiteit is gekoppeld door middel van de rood omcirkelde knop bovenin het scherm. Het aanklikken van deze knop geeft een link weer die de gebruiker doorverwijst naar de bijbehorende melding Vervolgstappen koppelen aan een actie Het is mogelijk om aan een melding een vervolgmelding met een unieke code te koppelen waaronder ook weer verschillende stappen onderverdeeld kunnen worden. Deze optie is bovenin het scherm Meldingen onderhoud te vinden: 23

24 Afbeelding Meldingen onderhoud code Door gebruik van deze knop wordt een nieuwe melding aangemaakt die gekoppeld wordt aan de melding M Dit geeft het volgende scherm: 24

25 Afbeelding Meldingen onderhoud code Hetgeen wat direct opvalt is dat een uniek nummer automatisch aan deze vervolgstap wordt gekoppeld. Daarnaast wordt er ook automatisch een koppeling gemaakt aan de verkooporder die bij de originele melding ook was gekoppeld. Uiteraard wordt de originele melding ook gekoppeld aan de vervolgstap. De verder opbouw en afhandeling gaat volgens dezelfde stappen als beschreven in paragraaf 2. 25