Basis-handleiding voor het Configureren van registraties en koppelen van registraties aan zaken in Mozard

Transcriptie

1 Basis-handleiding voor het Configureren van registraties en koppelen van registraties aan zaken in Mozard Datum: 07 december 2012 Versie: 1.0

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Basis-configuratie van registraties Overzichtscherm en registratiescherm Beheerscherm registraties Toevoegen nieuwe registratie Toevoegen kenmerktypen en documenttypen bij registraties Rechten van de registratie Zaakgericht opvoeren en wijzigen van registraties Zaaktypescherm Toevoegen kenmerktypen Toevoegen documenttypen Bijlage A Bijlage B Bijlage C... 14

3 1. Inleiding De belangrijkste onderdelen van de informatievoorziening van een organisatie betreffen zaken en objecten. Objecten worden beheerd in een registratie. Zaken worden gekoppeld aan objecten uit een registratie. Met de registratie-functionaliteit biedt Mozard organisaties de mogelijkheden om zelf registraties in de MidOffice, dus met generieke functionaliteit, te configureren zodat deze zaakgericht kunnen worden bijgehouden. Dit maakt aparte backoffice-toepassingen, uitsluitend bedoeld om registraties bij te houden, overbodig. In dit document worden de functionaliteiten van basis-functionaliteiten van Mozard-registraties getoond. In hoofdstuk 1 zal worden uitgelegd hoe registraties worden geconfigureerd. Vervolgens zal ik hoofdstuk 2 worden uitgelegd hoe objecten van een registratie zaakgericht kunnen worden opgevoerd en/of gewijzigd door dit te configureren bij het een zaaktype. Vooraf is het belangrijk om te weten hoe zaken en registraties zich tot elkaar verhouden: Hierbij geldt dat: Een object verhoudt zich tot een registratie, zoals een zaak zich verhoudt tot een zaaktype Voorbeeld: - Zaaktype Aanvragen parkeervergunning - Zaak Aanvraag parkeervergunning voor kenteken 92-LJP-6 - Registratie Parkeervergunningen - Object Parkeervergunning voor kenteken 92-LJP-6 Voorbeeld: Vanuit een zaak aanvraag parkeervergunning wordt, afhankelijk van het resultaat, een object parkeervergunning opgevoerd, waarbij de vooraf geconfigureerde benodigde kenmerken worden ingevuld (bijvoorbeeld: kenteken, ingangsdatum, parkeerzone, adres etc). Indien er tijdens de looptijd van een parkeervergunning een wijziging van de vergunning nodig is (bijvoorbeeld vanwege verhuizing, een nieuw kenteken etc) dan wordt er een zaak wijzigen parkeervergunning opgestart. Wanneer de zaak wijzigen parkeervergunning wordt afgehandeld zal, afhankelijk van het gekozen resultaat, het eerder opgevoerde object parkeervergunning gewijzigd worden, waarbij de vooraf geconfigureerde te wijzigen kenmerken worden ingevuld (bijvoorbeeld: kenteken, parkeerzone, adres, etc.). Hiermee wordt het object parkeervergunning zaakgericht geinitieerd en gewijzigd. In dit document wordt bondig ingegaan op het configureren van nieuwe registraties en het koppelen hiervan aan bestaande zaaktypen.

4 2. Basis-configuratie van registraties In dit hoofdstuk wordt stap voor stap toegelicht hoe een nieuwe registratie geconfigureerd wordt. Achtereenvolgens zullen de volgende onderwerpen aan bod komen: Overzichtscherm (alle te raadplegen registraties waarvoor je rechten hebt) Registratiescherm (alle objecten uit een registratie) Beheerscherm registraties Toevoegen registratie o Algemene kenmerken van de registratie o Toevoegen kenmerktypen aan de registratie o Toevoegen documenttypen aan de registratie o Rechten van de registratie 2.1 Overzichtscherm en registratiescherm De start van de configuratie is bij het overzichtscherm. Hierin wordt een overzicht gegeven van de registraties die door de medewerker kunnen worden beheerd en zijn hiermee dus afhankelijk van de rechten van de medewerker. Vanuit hier is het mogelijk om in het registratie-beheerscherm te komen (via beheren registraties ). Daarnaast is het mogelijk om, via het klikken op een registratie, de objecten van een registratie te raadplegen. Afbeelding 1: Het overzichtscherm van Mozard-registraties Afbeelding 2: De objecten van de registratie BST_VERGADERING

5 2.2 Beheerscherm registraties Wanneer je vanuit het overzichtscherm klikt op beheren registraties kom je in de registratiescherm terecht. Afbeelding 3: Het beheerscherm van Mozard-registraties In het beheerscherm van de registraties zie je een overzicht van alle actieve registraties (a is rechts groen). Wanneer je rechtsboven op +historie klikt zie je ook alle registraties die niet meer actief zijn (historisch). Deze historische registraties zullen getoond worden met een H die rood is. Daarnaast kun je vanuit het beheerscherm de algemene rechten van de registraties aanpassen (via rechten ). Wanneer je op een registratie klikt dan kun je de registratie beheren. Als laatste kun je een nieuwe registratie toevoegen via voeg registratie toe. 2.3 Toevoegen nieuwe registratie Wanneer je in het beheerscherm van de registraties klikt op voeg registratie toe dan zal het volgende scherm getoond worden Afbeelding 4: Toevoegen van een nieuwe registratie

6 Als eerste dient de naam van de registratie ingevoerd te worden gevolgd door de naam van de registratie bij een zaak. Vervolgens dienen de enkelvoudige en meervoudige benamingen van de registratie ingevoerd te worden 1 en wordt de omschrijving en de referentie ingevoerd. 2 Nadat de benamingen zijn ingevuld wordt het verantwoordelijke organisatieonderdeel ingegeven. Daarna kan geselecteerd worden of objecten uit deze registratie gekoppeld kunnen worden aan zaken (zaakobjecten mogelijk) of de objecten zichtbaar zijn voor alle medewerkers (openbaar) en of de objecten uit deze registratie een objectdossier krijgen (objectdossiers). Als laatste wordt aangegeven wat het laagste en standaard publicatieniveau is van objecten van deze registratie Toevoegen kenmerktypen en documenttypen bij registraties De onderstaande schermafbeelding geeft het beheerscherm van de registratie weer. Vanuit dit scherm kunnen documenttypen en kenmerktypen aan de registratie worden toegevoegd, en kan de gebruiker de algemene kenmerken van de registratie wijzigen. Afbeelding 5: Het beheerscherm van een registratie Het toevoegen van een kenmerktype is gelijk aan de wijze van toevoegen van een kenmerktype bij een zaaktype. Via de knop voeg kenmerktype toe wordt het volgende scherm getoond: Afbeelding 6: Het toevoegen van een bestaand of nieuw kenmerktype aan een registratie Wanneer het bestaande kenmerktype is gevonden, of een nieuw kenmerktype is aangemaakt zal je via de knop verder meerdere gegevens is kunnen vullen van dit kenmerktype 4. 1 Standaard dient hier de enkelvoudige en meervoudige benamingen van de registratie ingevuld te worden 2 De referentie dient alleen ingevuld te worden wanneer deze registratie gebruikt wordt bij de agendafunctionaliteit 3 In Bijlage A is een overzicht opgenomen van de kenmerken van een registratie en de uitleg hiervan 4 In bijlage B is een overzicht opgenomen van de gegevens die bij een kenmerk kunnen worden ingevuld

7 Afbeelding 7: Er kunnen diverse gegevens worden ingevuld bij het opvoeren van een kenmerktype bij een registratie Wanneer alle benodigde kenmerktypen zijn toegevoegd aan de registratie ziet het beheerscherm er uit als in de onderstaande schermafbeelding (afbeelding 8) Afbeelding 8: Het registratiebeheer scherm nadat kenmerktypen zijn toegevoegd Naast het toevoegen van kenmerktype kan ook aangegeven worden welke documenttypen in het objectdossier voor kunnen komen. Ook het toevoegen van een documenttype aan een object is gelijk aan de wijze van toevoegen van een documenttype bij een zaaktype. Via de knop wijzig documenttypen bij dossiertype wordt het volgende scherm getoond: Afbeelding 9: Via het registratiebeheer scherm wordt aangegeven welk documenttypen in een objectdossier van een registratie kunnen worden toegevoegd

8 2.5 Rechten van de registratie Net als voor een zaaktype wordt ook voor een registratie vastgelegd welke medewerkers welke rechten hebben met betrekking tot een registratie. Via het registratiebeheer scherm klik je op rechten om in het volgende scherm te komen waar de rechten gewijzigd kunnen worden: Afbeelding 10: Rechten beheren van een registratie 3. Zaakgericht opvoeren en wijzigen van registraties In dit hoofdstuk wordt stap voor stap toegelicht hoe een registratie bij een zaaktype wordt geconfigureerd. Achtereenvolgens zullen de volgende onderwerpen aan bod komen: Zaaktypescherm Toevoegen bronregistratie bij zaaktype o Algemene kenmerken van de registratie o Toevoegen kenmerken van de registratie o Toevoegen documenttypen van de registratie 3.1 Zaaktypescherm Sinds Mozard-release 4.0 is er de kleurenbalk van de zaaktypeconfiguratie gewijzigd. Hierbij is de B in de kleurenbalk toegevoegd. Via de B kunnen bronregistraties toegevoegd worden bij het zaaktype. Afbeelding 11: Het zaaktypescherm. Via de B worden registraties gekoppeld aan het zaaktype

9 Hieronder is het scherm te zien wanneer je in de zaaktypeconfiguratie op de B klikt. (Bij het getoonde zaaktype zijn al een aantal registraties toegevoegd). Via Voeg bronregistratie bij zaaktype toe is het mogelijk een nieuwe bronregistratie toe te voegen bij het zaaktype. Afbeelding 12: Toegevoegde bronregistraties bij een zaaktype Vanuit het scherm waarin een nieuwe registratie wordt toegevoegd is in te geven welke naam de registratie bij het zaaktype moet hebben, of het object van deze registratie moet worden opgevoerd (dus nieuw aangemaakt) of gewijzigd, en vanaf welke status of welk resultaat deze actie kan of moet worden uitgevoerd. Tevens is de prioriteit van de registratie in de lijst in te geven: Afbeelding 13: De basis-gegevens van de registratie bij het zaaktype worden ingevuld. Wanneer de gegevens zijn ingevuld is de registratie aangemaakt. Hierna dienen nog eventuele kenmerktypen en documenttypen te worden toegevoegd. Dit kan via de knoppen Toevoegen kenmerktype en Toevoegen documenttype. Afbeelding 14: Kenmerktypen en documenttypen zijn toegevoegd aan de configuratie

10 3.2 Toevoegen kenmerktypen Wanneer op de knop Toevoegen kenmerktype en vervolgens op maak een keuze wordt geklikt opent het volgende scherm: Afbeelding 15: De kenmerktypen van een registratie kunnen worden opgevoegd Slechts die kenmerken die bij de configuratie van een registratie zijn opgevoerd kunnen worden toegevoegd. Wanneer het kenmerktype is geselecteerd en op verder is geklikt, kunnen de overige gegevens van het kenmerktype worden ingevuld 5. In dit scherm kan worden aangegeven wat de naam is van het kenmerk bij het opvoeren van een object bij dit zaaktype (Naam kenmerktype bij behandeling zaak) en wat de standaardwaarde is van het kenmerktype. Ook moet worden aangegeven of dit kenmerk getoond moet worden bij het opvoeren / wijzigen van het object vanuit de zaak en of het kenmerk gewijzigd kan worden. Vervolgens kan worden aangegeven of het kenmerk vooringevuld moet worden op basis van het kenmerk van een reeds bestaand object bij de zaak of een al bekend kenmerk in de zaak en of dit kenmerk ook de waarde moet behouden van deze voorinvulling. Afbeelding 16: Gegevens die worden ingevuld bij het opvoeren van een kenmerktype Uiteindelijk wordt via voeg kenmerktype toe het kenmerktype toegevoegd aan de configuratie van de registratie bij het zaaktype. 5 In bijlage C is een overzicht opgenomen van de gegevens die bij een kenmerk kunnen worden ingevuld

11 3.3 Toevoegen documenttypen Wanneer in het scherm waarbij de registratie bij een zaaktype beheerd wordt op de knop Toevoegen documenttype wordt geklikt opent het volgende scherm: Afbeelding 17: Documenttypen kunnen vanuit de zaak worden gekopieerd naar een objectdossier In dit scherm kan worden aangegeven welke documenttype vanuit het zaakdossier moet worden gekopieerd naar het objectdossier van het op te voeren / te wijzigen object. Daarnaast wordt aangegeven of de beheerrechten van het document worden gekopieerd voor de behandelaar. Wanneer alle gewenste kenmerktypen en documenttypen zijn toegevoegd kan via de knop activeer de opvoering / wijziging van het object bij een zaaktype geactiveerd worden. Afbeelding 18: De configuratie van de bronregistratie bij het zaaktype is gereed Afbeelding 19: Er kunnen ongelimiteerd bronregistraties worden toegevoegd bij een zaaktype

12 Bijlage A Toevoegen registratie Volgnummer Naam * Naam bij zaak * Kop enkelvoud Kop meervoud Knop enkelvoud Knop meervoud Tag enkelvoud Tag meervoud Omschrijving * Referentie Verantwoordelijke Betreft burgers Betreft bedrijven / instellingen Betreft objecten Zaakobjecten mogelijk Openbaar Objectdossiers Elke registratie bezit een uniek volgnummer op basis van een sequence. Hier staat het volgnummer van de betreffende registratie. (Alleen zichtbaar bij wijzigingen in een bestaande registratie, niet bij het opvoeren van een nieuwe registratie.) In dit veld moet de naam van de registratie worden opgegeven. Indien een object aan een zaak gekoppeld is, wordt dit in het zaakbehandelscherm getoond in het veld Betreft. De naam van de registratie (dus de waarde van dit veld) wordt getoond, gevolgd door een dubbele punt en de naam van het betreffende object. Bijvoorbeeld: Betreft: gevonden voorwerp: GSM - zwart iphone. Naam van de registratie in enkelvoud wanneer het een kop is. Naam van de registratie in enkelvoud wanneer het een kop is. Naam van de registratie in enkelvoud wanneer het een knop is. Naam van de registratie in meervoud wanneer het een knop is Naam van de registratie in enkelvoud wanneer het een tag is. Naam van de registratie in meervoud wanneer het een tag is. In dit veld moet de omschrijving van de registratie worden opgegeven. De referentie van de registratie voor bijvoorbeeld gebruik in de agendafunctionaliteit In dit veld moet het verantwoordelijk organisatie-onderdeel worden opgegeven. Middels ja of nee dient aangegeven te worden of deze registratie uit burgers bestaat of niet. Middels ja of nee dient aangegeven te worden of deze registratie uit bedrijven of instellingen bestaat of niet. ja geeft aan dat de registratie objecten kan bevatten. Nieuw aangemaakte registraties betreffen per definitie een object. Alleen gebruiken voor GM_BURGER, GM_BEDRIJF en GM_MEDEWERKER. Bij ja zijn objecten uit deze registratie te koppelen aan zaken. Bij het zaaktype kan worden aangegeven of objecten moeten kunnen worden gekoppeld aan zaken. Bij ja zijn alle objecten uit deze registratie toegankelijk voor alle medewerkers. Bij nee kan via rechten worden bepaald welke medewerkers de objecten uit deze registratie mogen zien. O ja O nee Let op: bij wijzigen van nee naar ja, worden voor alle bestaande objecten objectdossiers aangemaakt. Dit zal op de achtergrond gebeuren. Als beheerder hoef je er daardoor niet op te wachten. Indien het veel objecten betreft, kan het echter enige tijd duren voordat alle dossiers aangemaakt zijn. Standaard publicatieniveau O internet O open, alleen medewerkers O besloten O beperkt toegankelijk O beheer O vertrouwelijk

13 Bijlage B Kenmerktype Volgnummer registratie Naam registratie Naam kenmerktype bij registratie Standaardwaarde Formaat Referentie Verplicht in te vullen Maximum aantal Sorteerprioriteit Sorteerprioriteit naam object Toelichting Elke registratie bezit een uniek volgnummer op basis van een sequence. Hier staat het volgnummer van de betreffende registratie. Elke registratie bezig een unieke naam, door de beheerder opgegeven. Hier staat de naam van de registratie waaraan dit kenmerktype gekoppeld gaat worden. Dit veld wordt standaard gevuld met de naam van het kenmerktype (gekoppelde objecten worden ook als kenmerken beschouwd). Het is echter mogelijk deze naam aan te passen. Op die manier kan hetzelfde kenmerktype meerdere keren met verschillende benamingen gebruikt worden (in formulieren, zaken en objecten). Als het kenmerk standaard met een bepaalde waarde ingevuld dient te worden, kan deze standaardwaarde hier ingevuld worden. Hier staat het formaat van het betreffende kenmerktype (alfanummeriek; datum; ja/nee; nummeriek; tekst; datum + tijd). De referentie van de registratie voor bijvoorbeeld gebruik in de agendafunctionaliteit Dient dit kenmerk verplicht ingevuld te worden bij het aanmaken van een nieuw object? Ja of Nee. Vul hier in hoe vaak het kenmerk voor kan komen bij een object In dit veld kan d.m.v. een getal de sorteerprioriteit van het kenmerktype in relatie tot de andere kenmerktypen binnen deze registratie worden ingevoerd. Bij het opvoeren en weergeven van een object worden de kenmerken volgens deze sortering getoond. In dit veld kan d.m.v. een getal aangegeven worden of de waarde van dit kenmerktype opgenomen dient te worden in de naam van het object. De hoogte van het getal bepaalt de plaats ten opzichte van eventuele andere kenmerktypen die ook in de naam worden opgenomen. In dit veld kan een toelichting gegeven worden waarom of hoe dit kenmerktype gebruikt dient te worden in relatie tot de registratie.

14 Bijlage C Toevoegen Kenmerktype Naam bij registratie Naam kenmerktype bij registratie Standaardwaarde Tonen Wijzigen Voorinvullen obv object Waarde obv object Voorinvullen obv object Waard obv kenmerk De naam van de registratie waarbij dit kenmerk wordt toegevoegd Dit veld wordt standaard gevuld met de naam van het kenmerktype (gekoppelde objecten worden ook als kenmerken beschouwd). Het is echter mogelijk deze naam aan te passen. Op die manier kan hetzelfde kenmerktype meerdere keren met verschillende benamingen gebruikt worden (in formulieren, zaken en objecten). Als het kenmerk standaard met een bepaalde waarde ingevuld dient te worden, kan deze standaardwaarde hier ingevuld worden. Dient dit kenmerk getoond te worden bij het opvoeren / wijzigen van een registratie? Ja of Nee Kan dit kenmerk gewijzigd worden bij het opvoeren / wijzigen van een registratie? Jan of Nee. Dient dit kenmerk voor ingevuld te worden indien dit kenmerk al ingevuld is bij een reeds gekoppeld object? Ja of Nee. Dient het kenmerk de waarde te krijgen van het kenmerk dat reeds ingevuld is bij een reeds gekoppeld object? Ja of Nee. Hiermee kies je een kenmerk dat reeds aanwezig is in een zaak of een object op basis waarvan het op te voeren kenmerk vooringevuld moet worden. Dient het kenmerk de waarde te krijgen van het kenmerk dat wordt gekozen bij voorinvullen obv kenmerk? Ja of Nee.