Handleiding Mozard Zaaktype Inrichting

Transcriptie

1 RV 06/2016

2 Inhoud ONDERDEEL A - INTRODUCTIE... 4 A1. Inleiding... 4 A2. Hoe begin ik?... 5 A3. Hoe kom ik bij de beheerpagina van zaaktypen?... 6 A4. Hoe ziet het overzicht van zaaktypen eruit aan de hand van classificatieschema s?... 8 ONDERDEEL B ZAAKTYPE INRICHTING... 9 B1. Hoe maak ik een zaaktype aan?... 9 B1.1 Basiskenmerken zaaktype B1.2 vervolgkenmerken zaaktype B2. Hoe koppel ik documenttypen aan een zaaktype? B3. Hoe koppel ik kenmerktypen aan een zaaktype? B4. Hoe configureer ik de statustypen van een zaaktype? Verplichte onderdelen per status Verplichte kenmerktypen bij een status Verplichte documenttypen bij een status Verplichte zaakobjecttypen bij een status Te tonen documenttypen Checklist items bij een statuswijziging B5. Hoe configureer ik de resultaattypen van een zaaktype? Archiefkenmerken resultaattype Bijzondere resultaattypen verplichte onderdelen per resultaattype Verplichte kenmerktypen bij een resultaat Verplichte documenttypen bij een resultaat Verplichte zaakobjecttypen bij een resultaat Checklist items bij een resultaat B6. Hoe configureer ik de autorisaties bij een zaaktype? B7. Hoe configureer ik deelzaken en vervolgzaken bij een zaaktype?... 35

3 7.1 Opbouw naam Voeg voorwaarde toe Te kopiëren documenttypen Te tonen kenmerktypen De te kopiëren zaakobjecttypen Overzicht van de te kopiëren onderdelen en voorwaarden bij de deel-vervolgzaak Activeren van de deel-vervolgzaak B8. Hoe configureer ik registraties (objectregistraties) bij een zaaktype? (De bronregistratie bij het zaaktype) Activeren Een voorwaarde toevoegen bij een bronregistratie Een documenttype toevoegen Een kenmerktype toevoegen B9. Hoe bepaal ik welke gegevens worden uitgevraagd bij de postintake? B10. Hoe bepaal ik welke zaaktypen aan elkaar kunnen worden gerelateerd?

4 ONDERDEEL A - INTRODUCTIE A1. Inleiding In deze handleiding wordt het proces beschreven van het inrichten van een zaaktype. Om te komen tot een indeling in zaaktypen is het handig om eerst nog eens goed te kijken naar de definitie van een zaak: Een zaak is gedefinieerd als een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Nadat het bedrijfsproces in kaart is gebracht is het tijd om na te gaan of het wel nodig is om een nieuw zaaktype aan te maken. Heb je het over een vrijwel identiek proces en gelden dezelfde behandeltermijn, dan is het wellicht een idee om deze dienst via hetzelfde zaaktype af te handelen of een kopie van het zaaktype te maken. Gelden er echter andere behandeltermijnen of wil je onderscheid voor je managementinformatie, dan moet je ervoor kiezen om verschillende zaaktypen aan te maken. Ook maak je verschillende zaaktypen wanneer je op basis van mogelijke resultaten van de afhandeling verschillende archiefnominaties en archieftermijnen moeten gelden. Als voorbeeld zaaktype maken we in deze handleiding gebruik van het zaaktype: Behandelen aanvraag evenementenvergunning. Opmerking vooraf: De lay-out van jouw Mozard-omgeving kan afwijken van de lay-out in deze handleiding omdat elke organisatie kiest voor een eigen lay-out. Veelal zal zich dit beperken tot kleuren, logo s en de positie waar de knoppen of verwijzingen staan. 4

5 A2. Hoe begin ik? Voordat je begint met het daadwerkelijk inrichten van het zaaktype is het handig om eerst na te denken over het proces en de vertaling ervan naar een zaaktype. Voor het zaaktype Behandelen aanvraag evenementenvergunning ziet deze vertaling er als volgt uit: ZAAKTYPE: STATUSSEN: RESULTATEN: BIJZONDERE RESULTATEN: VERLENGING: KENMERKEN: DEEL- / VERVOLG- ZAAKTYPEN: BEHANDELEN AANVRAAG EVENEMENTENVERGUNNING 1. Aanvraag vergunning evenement ontvangen 2. Aanvraag vergunning evenement aan behandelende afdeling toegewezen 3. Aanvraag vergunning evenement in behandeling genomen 4. Aanvraag vergunning evenement afgehandeld 1. Vergunning verleend 2. Vergunning geweigerd 1. Geen vergunning nodig 2. Aanvraag niet compleet 3. Aanvraag niet tijdig ingediend 4. Aanvraag ingetrokken 5. Dubbel ingeboekt verlenging mogelijk: ja Locatie Begindatum evenement Einddatum evenement Advies gewenst advies brandweer (deelzaak) evaluatie evenement (vervolgzaak) 5

6 A3. Hoe kom ik bij de beheerpagina van zaaktypen? De beheerpagina van zaaktypen is te vinden via het menu-item Zaken (afbeelding 1) en vervolgens Content Beheer ZT onder het linkermenu (afbeelding 2). Uiteraard vind je dit ook via het functioneel beheer scherm. Afbeelding 1 Menu-item zaken Afbeelding 2 - Content beheer ZT Een totaaloverzicht van alle zaaktypen waar je beheerrechten voor hebt wordt getoond. Door op een zaaktype te klikken open je het beheer scherm voor dat specifieke zaaktype. Per zaaktype is de volgende informatie zichtbaar (afbeelding 3): Zaaktypenummer Versienummer Naam (kort) van het zaaktype Verantwoordelijke organisatieonderdeel Soort zaaktype (intern of extern tevens ook I/E) Extern: extern zaaktype Intern: intern zaaktype Status van het zaaktype (actief / recent / historisch) Recent: aangemaakte, maar nog niet geactiveerde versie van het zaaktype Actief: actieve versie van het zaaktype Historisch: historisch/gedeactiveerd zaaktype Afbeelding 3 - Overzicht zaaktypen 6

7 Onder het kruimelpad (waarmee je snel terug kunt naar voorgaande schermen) is de zoekbalk te gebruiken om zaaktypen te zoeken op zaaktypenummer, zaaktypenaam of verantwoordelijk organisatieonderdeel. Via de knop Bijzondere resultaten zijn de verschillende resultaten te beheren en nieuwe resultaten op te voeren waaruit de behandelaar kan kiezen wanneer een zaak voortijdig wordt afgebroken. Deze resultaten zijn vanuit elk zaaktype te gebruiken en hoeven dus alleen maar op één plek beheerd te worden. Via het linkermenu op dit scherm zijn de beheerpagina s van de verschillende toepassingen binnen de Suite te raadplegen, afhankelijk van de autorisatie (afbeelding 4). Afbeelding 4 - Linkermenu beheer zaaktypen Onder het rechtermenu zijn de volgende verwijzingen beschikbaar: Classificatieschema s: overzicht van alle zaaktypen op basis van classificatieschema Intern: wel (+) of niet (-) tonen interne zaaktypen Extern: wel (+) of niet (-) tonen externe zaaktypen Recent: wel (+) of niet (-) tonen recente zaaktypen Actief: wel (+) of niet (-) tonen actieve zaaktypen Historie: wel (+) of niet (-) tonen historische zaaktypen Deelzaken: wel (+) of niet (-) tonen zaaktypen die alleen als deel- en vervolgzaaktype worden gebruikt. Via Voeg zaaktype toe maak je een nieuw zaaktype aan (zie Hoe richt ik een zaaktype in?). Afbeelding 5 - Rechtermenu beheer zaaktype 7

8 A4. Hoe ziet het overzicht van zaaktypen eruit aan de hand van classificatieschema s? De RODIN eist dat (alle zaken van) een zaaktype en een zaak aan een classificatieschema kunnen worden gekoppeld. Bij de configuratie van een zaaktype kan het zaaktype gekoppeld worden aan een object uit de registratie classificatieschema. Om deze koppeling te kunnen realiseren moet het totale classificatieschema aangemaakt zijn als registratie (een aparte registratie voor moeder en een aparte registratie voor dochter) met de daarbij horende objecten. Vervolgens kun je bij de inrichting van het zaaktype de bijbehorende waarde uit het classificatieschema selecteren. Na de koppeling is een totaaloverzicht te genereren van alle zaaktypen, onderverdeeld in de verschillende moeders en dochters (afbeelding 6). Met deze functionaliteit is het ook mogelijk om eigen, naar wens in te richten, overzichten te genereren. Op deze manier is bijvoorbeeld een registratie zaaktypegroep aan te maken. Onder het object vergunningen kun je vervolgens bijvoorbeeld alle zaaktypen die te maken hebben met vergunningen groeperen. Afbeelding 6 - Overzicht zaaktypen naar classificatieschema 8

9 ONDERDEEL B ZAAKTYPE INRICHTING B1. Hoe maak ik een zaaktype aan? De volgende stap bij het inrichten van een zaaktype is het in detail aangeven van bepaalde informatie ten aanzien van de behandeling van een dergelijke zaak. Per zaaktype wordt bepaald welke typen documenten (en later ook kenmerken en koppelingen (bijvoorbeeld naar registraties in het gegevensmagazijn) relevant zijn. Bij de globale indeling van het zaaktype zijn statussen, kenmerken en resultaten gedefinieerd. Per status en per resultaat kan men aangeven welke typen documenten, kenmerken en koppelingen verplicht zijn en welke checklistitems zullen worden getoond. Met checklistitems kun je een behandelaar herinneren aan bepaalde belangrijke handelingen die hij gedurende het proces moet verrichten. Later kan men ook per zaaktype aangeven tot welke categorie (vergunningverlening, subsidieverlening en/of handhaving) deze behoort. Per zaaktype kan men aangeven welke typen documenten gepubliceerd gaan worden. Dit publiceren wordt via de objectregistraties ondersteund. Per resultaattype wordt ook de de nominatie (vernietigen of overbrengen) en de bijbehorende bewaartermijn bepaald ten behoeve van de archivering. Bovenstaand is in het kort weergegeven welke informatie o.a. aangeleverd moet worden door de betreffende vakafdeling. Hierna volgt de gedetailleerde uitwerking van het zaaktype Behandelen aanvraag vergunning evenement met een toelichting, welke de contactpersoon als handreiking kan gebruiken voor de vertaling van zijn eigen werkproces. Vanuit het scherm Overzicht zaaktypen (afbeelding 5) kan via het rechtermenu de knop of verwijzing Nieuw Zaaktype worden geactiveerd. Het scherm basiskenmerken zaaktype (figuur 7) wordt hierdoor geopend. In de volgende paragrafen zullen de verschillende onderdelen voor het configureren van een zaaktype uiteengezet worden, op volgorde van de belangrijkste onderdelen. Het configuratiescherm voor een zaaktype is verdeeld in 2 onderdelen. Het eerste deel beslaat enkel de basiskenmerken van het zaaktype. Deze staat hieronder getoond. Na het opslaan van de basiskenmerken van een zaaktype kun je vervolgens de verdere onderdelen configureren. 9

10 B1.1 Basiskenmerken zaaktype Afbeelding 7 - Basiskenmerken zaaktype Naam zaaktype De naam van het zaaktype Kop van blok met één zaak Deze kop wordt getoond wanneer er in de zaakbak maar 1 zaak van het betreffende zaaktype aanwezig is. Bijvoorbeeld aanvraag evenementenvergunning. Kop van blok met Deze kop wordt getoond wanneer er in de zaakbak meerdere zaken van het meerdere zaken zaaktype aanwezig zijn. Bijvoorbeeld aanvragen evenementenvergunning. Verantwoordelijke/ Selecteer het verantwoordelijke organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor Procesbeheerder de uitvoering, de proceseigenaar (uit Mozard Medewerker) Intern of extern zaaktype? Extern: klant is burger/bedrijf of instelling (niet zijnde een ketenpartner) Intern: klant is de interne organisatie, interne zaken worden altijd aangemaakt via een gekoppeld Mozard webformulier Gewenste doorlooptijd in Servicenorm in aantal kalender dagen: indien geen servicenorm is vastgesteld, dan dagen (servicenorm) wettelijke termijn. Niet invullen als vaste datum einde doorlooptijd is gevuld. Gewenste doorlooptijd in Wettelijke behandeltermijn in aantal kalender dagen: niet invullen als vaste datum dagen (wettelijk) einde doorlooptijd is gevuld. (de doorlooptijd wordt niet berekend op basis van dit veld) Signalering oranje x dagen Dit aantal dagen voordat de aanvraag afgehandeld zou moeten zijn, wordt de voor einde doorlooptijd behandelaar erop gewezen dat de (gewenste) doorlooptijd er bijna op zit door het oranje kleuren van de doorlooptijd in de zaakregel. Signalering rood x dagen Aantal dagen voordat de aanvraag afgehandeld zou moeten zijn, wordt de voor einde doorlooptijd behandelaar erop gewezen dat de (gewenste) doorlooptijd is overschreden door het rood kleuren van de doorlooptijd in de zaakregel. Standaard: -1 (bij -1 dag doorlooptijd wordt de kleur rood omdat de dag dat de zaak afgehandeld zou moeten zijn is geweest) Aantal statussen Het aantal statussen waaruit het zaaktype is opgebouwd (Standaard 4, maximaal 9) Initiatie documenttype Hier geef je aan met welk documenttype een nieuwe zaak gestart wordt. Standaard staat deze op aanvraag. Deze is pas te wijzigen nadat je de documenttypes voor dit zaaktype hebt vastgelegd. (ZIE UITLEG DOCUMENTTYPES SELECTEREN) Voorbeeld: Aanvraag; melding of verzoek Initiatiebijlage Selecteer hier het documenttype dat de bijlage is van het initiatiedocument documenttype (bijvoorbeeld: bijlage aanvraag/verzoek/melding) Een bijlage in een webformulier krijgt automatisch dit documenttype. Afrondend documenttype Selecteer hier het documenttype dat verplicht is bij het resultaat van de zaak. Het betreffende document is dan na afhandeling op te roepen via de R in de actiebalk 10

11 PDF conversie direct na plaatsen van de zaak. Hiermee geef je aan of documenten die in het zaakdossier worden geplaatst direct naar PDF moeten worden geconverteerd of niet. Standaard resultaattype; Bij het configureren van de basiskenmerken van een zaaktype dien je minimaal een resultaattype vast te leggen. Naam resultaat De naam van het resultaat waarmee je de zaak afhandelt. Bijvoorbeeld toegekend. Archiefkenmerken Ja of nee. Geef hier aan of je de archiefkenmerken van een zaak welke met dit handmatig toekennen resultaat wordt afgehandeld handmatig wilt toekennen na afhandeling Archiefnominatie Moeten zaken van dit type na de archieftermijn worden vernietigd of worden overgebracht. Archieftermijn in jaren Geef hier het aantal jaren op dat een zaak welke is afgehandeld met dit resultaat moet worden bewaard voordat de archiefnominatie kan gaan gelden. B1.2 vervolgkenmerken zaaktype De onderstaande gegevens kun je vullen nadat je de basiskenmerken van het zaaktype hebt opgevoerd. Druk hiervoor op wijzig kenmerken. Hieronder staan alleen de onderdelen die niet in de basisconfiguratie vallen. De verschillende onderdelen zijn ook nog per categorie onderverdeeld. Afbeelding 8 - Kenmerken zaaktype - uitgebreid (vervolg 1) Omschrijving t.b.v. inboeken Formulier nieuwe zaak Tag Bij de postintake voert DIV/DIM zoektermen in om het juiste zaaktype te vinden. In dit veld kunnen zoektermen worden opgevoerd aan de hand waarvan dit zaaktype door DIV/DIM gevonden moet kunnen worden. Zelfde als hierboven, maar bij gebruik van oude webformulieren. Markering die je kunt gebruiken in een XML document welke de start en het einde (inclusief de generieke identifier en alle attributen ervan) van een element afbakent. Het kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een deelzaak, hoofdzaak, kenmerktype, 11

12 registratie of afspraak aan te duiden. Versieomschrijving Zaken van dit zaaktype tonen in zaakbak smartphone Sorteerprioriteit tonen Sorteer- prioriteit naam aanvrager in naam van de zaak Sorteer- prioriteit naam namens in naam van de zaak Sorteerprioriteit postintake in naam zaak Hier kunnen opmerkingen ten aanzien van wijzigingen van het zaaktype ingevuld worden t.b.v. historie Ja of nee. De zaken van dit type worden getoond in de speciale zaakafhandelschermen voor een smartphone. Ja of Nee. Indien ja: de zaakprioriteit wordt gevraagd bij status 2 en kan op elk gewenst moment aangepast worden. De prioriteit wordt per status getoond in de zaakbak. Dit bepaalt de positie waar de naam van de aanvrager in de zaaknaam wordt geplaatst. Als standaard waarde wordt veelal 50 (achteraan) gebruikt. Dit bepaalt de positie waar de naam van de belanghebbende in de zaaknaam wordt geplaatst. Als standaard waarde wordt veelal 40 (voor de aanvrager) gebruikt. Door hier een waarde op te geven worden de verplicht in te vullen kenmerken bij de postintake in de naam van de zaak geplaatst. Afbeelding 9 kenmerken zaaktype uitgebreid (vervolg 2) Mapnummer standaard mapindeling submappen Naam submap voor berichten Kaartlocatie tonen Dossier tonen met blokken per zaaktype? Verwijzing naar dossier mogelijk in verstuurde e- mail Aantal dagen dossier te raadplegen na versturen e- mail Indien je wilt dat het zaakdossier van zaken van dit type een standaard indeling in submappen heeft dan kun je hier het mapnummer van de betreffende voorbeeldmap opgeven. Het zaakdossier zal dan dezelfde indeling met submappen hebben als map behorende bij het opgegeven mapnummer Standaard mail. Indien je hier een waarde opgeeft, bijvoorbeeld mail of dan zal Mozard automatisch een submap maken met deze naam bij het verzenden van een mail uit de zaak waarbij de verzonden en ontvangen mails in deze map worden opgeslagen Ja of nee. Indien een kaartlocatie bij de zaak vastgelegd, wil je deze tonen in de zaak Ja of nee. Indien JA dan worden de documenttypen in het zaakdossier gegroepeerd weergegeven Indien JA dan verschijnt bij het verzenden van een mail vanuit het zaakdossier de optie om een verwijzing naar het dossier op te nemen in de te verzenden mail. (Hyperview) Te combineren met bovenstaande optie. Indien het dossier wordt gedeeld via hyperview kun je hier aangeven hoeveel dagen dit dossier beschikbaar is voor de ontvanger van de mail. 12

13 Afbeelding 10 kenmerken zaaktype uitgebreid (vervolg 3) Doorlooptijd Vaste datum einde doorlooptijd Doorlooptijd per zaak te bepalen? Verlengen van de zaak mogelijk Standaardtermijn voor verlengen Verlengtermijn in dagen, Maximumtermijn voor verlengen Doorlooptijd obv werkdagen? Status en afhandelen Het het zetten van status 2 verplicht? Afhandelen is mogelijk vanaf status Zaak direct toewijzen aan deze behandelaar Authorisaties Behandelaar via toewijzen ipv autorisatie Behandelaar mag burger selecteren uit GM? Tonen bij klantcontact Intern? Tonen bij klantcontact Wanneer er een vast moment is waarop zaken van een zaaktype afgehandeld moeten zijn, kan hier deze datum worden ingevuld. Niet invullen als doorlooptijd gewenst/vereist is ingevuld. Na het passeren van de opgegeven datum kun je in overleg met proceseigenaar de datum aanpassen. Hiermee geef je aan of de behandelaar van zaken van dit type bij het zetten van status 2 kan aangeven wanneer de doorlooptijd moet beginnen met tellen. Nee: er is sprake van een fatale termijn voor de afhandeling van zaken van dit type. Ja: de standaard behandeltermijn mag - onder bijzondere omstandigheden (wettelijk geregeld APV) - verlengd worden Standaard aantal dagen dat een aanvraag verlengd zou kunnen worden (kan worden aangepast door de behandelaar) Het maximaal aantal dagen dat een aanvraag ineens verlengd kan worden. Het is mogelijk meerdere verlengingen te doen. Ja of nee, Moet de doorlooptijd voor zaken van dit zaaktype worden berekend op basis van werkdagen of niet. Indien Ja, dan moet status 2 expliciet gekozen worden en kan de behandelaar niet meteen naar status 3 gaan. Geef hier de status op vanaf wanneer je de zaak kunt afhandelen. Geef je hier 1 op dan kun je dus de zaak direct vanuit status 1 afhandelen. Wanneer zaken in de regel door een specifieke behandelaar/werkverdeler opgepakt worden, kan hier de betreffende medewerker worden gekozen. Indien ja, dan ontvangt de toegewezen behandelaar alle zaken van dit type direct op zin of haar naam. Een behandelaar via toewijzen autoriseren i.p.v. via autorisatie bij het zaaktype. Dit maakt het mogelijk om een (toegewezen) behandelaar voor 1 zaak te autoriseren (bijvoorbeeld parafering zaaktype of terugbelverzoeken). Geef hiermee aan of de de behandelaar bij de zaak een burger uit het gegevensmagazijn mag koppelen of niet. Ja/Nee: om zaken van dit zaaktype wel of niet zichtbaar te maken bij interne klantcontactrol Ja/Nee: om zaken van dit zaaktype wel of niet zichtbaar te maken bij externe 13

14 Extern? Vertrouwelijk klantcontactrol Gaat het om een vertrouwelijk zaaktype. zo ja, dan is het voor niet behandelaar van de zaak niet mogelijk de zaak te raadplegen. Afbeelding 11 - Basiskenmerken zaaktype (vervolg 4) Signaleringen Mailsignalering direct afhandelen zaak in status 1? Signaleringsberichten bij gewijzigde objecten? Signalering ongelezen documenten bij lopende zaak Aangepast mailadres voor verzenden signaleringen Aangepaste afzender voor verzenden signaleringen Signaleringen naar lopende zaken overheid.nl Overige kenmerken zaaktype Betreft dit zaaktype een agendapunt? Agendatype Betreft dit zaaktype een terugbelverzoek groep? Ja of Nee, indien ja, dan ontvangt de toegewezen behandelaar van de direct af te handelen zaak, een mailbericht met een link. Dit kan alleen wanneer zaken bij het ontstaan al zijn toegewezen. (terugbelverzoek, parafering, toegewezen deelzaken) Ja of nee. Geef hiermee aan of het gewenst is een signaleringsbericht te plaatsen in het zaakdossier(rode D) indien een gekoppeld object gewijzigd is. In bijvoorbeeld een deel/vervolgzaak als de status is gewijzigd of zaak is afgehandeld of wanneer een gekoppeld object is gewijzigd (bijvoorbeeld wanneer de gerelateerde burger is verhuisd of is overleden). Ja of nee. Indien ja, dan krijgt de behandelaar een mail wanneer er ongelezen documenten in een zaakdossier aanwezig zijn. Standaard wordt de mail als noreply mail verstuurd. Het is ook mogelijk via deze optie Mozard mail (vanuit een zaakdossier) namens een ander algemeen mailadres te laten versturen. Bijvoorbeeld serviceteam@mozard.nl Omschrijving (of naam) van de afzender m.b.t. het bovengenoemde algemene adres en het noreply adres indien anders dan de standaard. Bijvoorbeeld Mozard Serviceteam. Ja of nee. Indien Ja, informatie over lopende zaken mag worden opgehaald door Overheid.nl. Hiervoor moet Overheid.nl wel geconfigureerd zijn in de parameters. Ja of nee, geef hier aan of dit zaaktype een agendapunt zaaktype als onderdeel van een agenda betreft. Geef hier aan welk agendatype dit zaaktype betreft indien het een agendapunt betreft. Ja of nee. Indien gebruik gemaakt wordt van de Klantcontactrol module kun je hiermee aangeven dat er terugbelverzoeken kunnen worden gemaakt op naam van een groep of afdeling in plaats van persoonlijk toewijzen. Hiermee is het mogelijk om bijvoorbeeld het terugbelverzoek vergunningen aan te maken waarbij iedereen 14

15 Alle documentversies tonen? Documenten aanvraag direct bevriezen? Betreft dit een achteraf zaaktype? Werkbon tonen Alternatieven voor aanvrager Eindprocedure Procedure tonen gegevens Knoptekst tonen gegevens Mail namens? van de afdeling de mogelijkheid heeft om dit terugbelverzoek af te handelen. Indien waarde nee, dan worden andere versies dan de gekoppelde versie van een document niet getoond in het zaakdossier. Bij bijvoorbeeld een paraaf zaaktype kan het wenselijk zijn dat het initiatiedocument of aanvraag direct bevroren wordt zodat deze niet meer kan worden aangepast of verwijderd uit het zaakdossier. Betreffen de zaken in dit zaaktype achteraf zaken, ook wel koude zaken genoemd die via een Api plugin zijn aangemaakt? Het gaat veelal om papieren dossiers die gedigitaliseerd worden Indien ja, dan wordt bij kenmerken zaak een extra knop getoond waarmee een print van de zaak specifieke kenmerken kan worden gemaakt. Bijvoorbeeld voor de MOR kun je hiermee een print van de melding en locatie (wijk, straat ter hoogte van, etc) van de melding maken. In plaats van aanvrager kan hier bijvoorbeeld 'melder' ingevuld worden Aanroepen van een plugin om bepaalde handelingen na het aanmaken van de zaak uit te voeren, dient apart ingericht te worden. Ander formulier tonen als de intake. Bijvoorbeeld pakbon/werkbon De tekst op de knop van de werkbon en titel van de werkbon Indien je de betreft van een interne zaak een signaleringsbericht wilt sturen dien je hier JA aan te geven Afbeelding 12 - Basiskenmerken zaaktype (vervolg 5) Koppel infrastructuur gebruiker Archiefkenmerken zaaktype Archiefbeoordeling? Archiefprocedure? Vernietigingsprocedure? Overbrengingsprocedure? Pdf conversie documenten na bevriezen zaak? Selecteer hier de koppelinfrastructuur gebruiker indien je gebruik wilt maken van deze voor dit zaaktype. Koppelinfrastructuren worden beschreven in de daarbij behorende handleiding. Ja of nee. Betreft dit zaaktype de archiefbeoordeling. Hiermee kun je speciaal voor de archiefbeoordeling bestemde zaaktypen maken Betreft dit zaaktype de archiefprocedure. Er is hiervan maar 1 nodig om de archiefprocedure te kunnen uitvoeren vanaf dit zaaktype. Dit is een extra knop in het zaaktype archiefprocedure om te kunnen vernietigen. Geef aan of dit mogelijk moet zijn door deze op JA te zetten. Is alleen nodig voor de archiefprocedure Dit is een extra knop in het zaaktype archiefprocedure om de overbrenging te kunnen registreren. Geef aan of dit mogelijk moet zijn door deze op JA te zetten. Is alleen nodig voor de archiefprocedure Indien je niet wilt dat documenten direct na plaatsing naar PDF worden geconverteerd kun je hiermee instellen dat deze conversie plaatsvindt na bevriezen van de zaak. 15

16 Scanvelop check bij afhandeling zaak? Aparte bewaarplaats voor dit zaaktype? Geef aan of er een controle moet plaatsvinden op nog niet gescande scanvelop documenten zodat je een zaak niet kunt afsluiten wanneer er nog te scannen documenten zijn. Bevindt het fysieke archief van dit zaaktype zich op een andere locatie dan centraal bij DIM/DIV (bij vakafdeling zelf)? - Nee = geen actie - Ja = Documenten van dit zaaktype komen na scanning in de DIM/DIV zaakbak papieren exemplaar doorsturen (DIM/DIV-checklist) Wanneer je klaar bent met de basiskenmerken klik je op Sla wijzigingen op. Hierna kan je verder met de volgende schermen via de kleurenbalk. Afbeelding 93 - Opslaan basiskenmerken zaaktype B2. Hoe koppel ik documenttypen aan een zaaktype? Documenttypen koppel je aan een zaaktype door in de letterbalk te klikken op de D. Vervolgens klik je op de verwijzing Selecteer documenttypen bij dossiertype (afbeelding 15). Afbeelding 14 - Toevoegen documenttype Je komt daarna in het vervolgscherm waar je de documenttypen aan- of uitvinkt die in het zaaktype voor kunnen komen of juist niet mee nodig zijn bij zaken van dit zaaktype. Klik vervolgens op Sla wijzigingen op (afbeelding 16) om dit vast te leggen. Deze documenten kunnen later bij elk gewenst resultaat of bij elke status als verplicht documenttype worden opgenomen. Het kan voorkomen dat de naam van de huidige documenttypen niet direct de lading dekt van de in het zaaktype voorkomende documenten. Aanpassingen/aanvullingen altijd in overleg met de Mozardbeheerder. Verder heeft de benoeming van de documenttypen gevolgen voor de archivering. Interne notities kunnen na verloop van tijd vernietigd worden, terwijl aanvragen en beschikkingen langere tijd bewaard moeten worden. 16

17 Afbeelding 10 - Selecteren documenttype Na het toevoegen van de documenttypen kun je per documenttype de volgende kenmerken wijzigen en na het invullen deze wijzigingen opslaan via Sla wijzigingen op (afbeelding 17). Afbeelding 11 - Kenmerken documenttypen Inkomend/Uitgaand/Intern? Documenten van dit type klikbaar bij klantcontacten? Sorteerprioriteit Tonen naam van het document? Tonen documenttype van het document? Dit is het standaard documenttype bij toevoegen nieuw document? Standaard publicatieniveau bij toevoegen nieuw document De categorie waarin het betreffende documenttype valt. Let op: Inkomende/Uitgaande documenttypen vallen onder de correspondentie en zijn daarom zichtbaar voor de klant via de Persoonlijke Internet Pagina (PIP). Interne documenttypen zijn dat niet. Dit kenmerk wordt bij het beheer van documenttypen bepaald. Hier kun je aangeven of documenten van dit type te openen zijn vanuit een klantcontact sessie. Ook bepaal je hier bijvoorbeeld of de aanvrager van een interne zaak de eigen meegestuurde bijlage, documenten kan openen De sorteerprioriteit waarmee documenten uit dit dossier worden getoond in het behandelscherm van een zaak (scherm.0811). Documenttypen met een sorteerprioriteit >100 worden niet getoond op dit zaakbehandelscherm maar alleen in het zaakdossier. Geef hier aan of je de naam van het document wel of niet wilt tonen op het zaakbehandelscherm. Geef hier aan of je het type van het document wel of niet wilt tonen op het zaakbehandelscherm. Welk documenttype moet als standaarddocumenttype worden aangemerkt bij het toevoegen van een nieuw document: standaard is dit het documenttype algemeen. Hier kun je aangeven van welk publicatieniveau documenten van dit type standaard worden voorzien bij het toevoegen van een nieuw document in het dossier. Hiermee kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat documenten van het type vertrouwelijk rapport standaard met publicatieniveau vertrouwelijk worden toegevoegd in het dossier. Standaard staat deze waarde op op basis van dossiertype wat betekent dat 17

18 Betreft dit documenttype een notitie Knop notitie Kop notitie enkelvoud Kop notitie meervoud Bij conversie naar PDF ondertekenen gebruikers met minimaal raadpleegrechten op het zaaktype deze documenten kunnen inzien. Hiermee leg je vast of dit het documenttype is welke je gebruikt om een notitie vast te leggen. Bij het maken van een nieuwe notitie wordt de notitie dan als document van dit type in het dossier bewaard. Let op: deze notities zullen (indien geconfigureerd in een deelzaaktype) ook in de hoofdzaak en in de gekoppelde objecten te zien zijn. Geef hier aan welke tekst er op de knop voor het toevoegen van een nieuwe notitie moet staan. Deze tekst wordt standaard voorzien van voeg... toe Dit is puur tekstueel. Geef hier aan welke tekst er in de kop van de toegevoegde notitie(s) staat indien er één item aanwezig is: bijvoorbeeld notitie. Dit is puur tekstueel. Geef hier aan welke tekst er in de kop van de toegevoegde notitie(s) staat indien er meer dan één item aanwezig zijn: bijvoorbeeld notities. Deze regel wordt zichtbaar indien bij het zaaktype is aangegeven dat 'documenten converteren naar pdf direct na plaatsen=ja' Dit als voorbereiding van de digitale handtekening op PDFen documenten. Standaard worden bij het aanmaken van een zaaktype de documenttypen aanvraag en bijlage bij aanvraag vastgelegd als initiërend documenttype en bijbehorend bijlage documenttype. Dit kun je wijzigen nadat het definiëren van de documenttypen voor het zaaktype voltooid is. Je klikt hiervoor op het zaaktype en vervolgens op Wijzig kenmerken (afbeelding 18). Vervolgens geef je aan welke documenttypen moeten worden genoteerd als initiatiedocumenttype, initiatiebijlage documenttype en afrondend documenttype: hierna klik je op Sla wijzigingen op (afbeelding 19). Afbeelding 17 - Wijzig basiskenmerken zaaktype Afbeelding 18 - Benoemen belangrijkste documenten bij zaaktype 18

19 B3. Hoe koppel ik kenmerktypen aan een zaaktype? Kenmerktypen koppel je aan een zaaktype door in de letterbalk te klikken op de K. Vervolgens klik je op de verwijzing Voeg kenmerktype toe (afbeelding 20). Afbeelding 19 - Toevoegen kenmerktypen Je komt daarna in het vervolgscherm waar je kan zoeken naar de gewenste kenmerktypen via de LOV (List of Values keuzelijst). Je kunt hierin scrollen of zoeken naar het gewenste kenmerktype door enkele letters te typen. Selecteer het gewenste kenmerktype en klik vervolgens op Verder (afbeelding 21). Je kunt het betreffende kenmerktype nu verder configureren. Het kan voorkomen dat de naam van de huidige kenmerktypen niet direct de lading dekt van de in het zaaktype gewenste kenmerken. Aanpassingen/aanvullingen altijd in overleg met de Mozardbeheerder. Afbeelding 20 - Toevoegen kenmerktypen Afbeelding 21 - Kenmerken kenmerktypen Naam kenmerktype bij zaaktype Meervoud Formaat Geef hier het kenmerk een naam zoals je dit bij het zaakype wilt hebben Naam van het kenmerk indien het vaker voorkomt in de zaak Kan niet aangepast worden. Dit is in de kenmerktype tabel bepaald en toont de vorm van het kenmerk 19

20 Standaardwaarde Kop indien vanaf dit kenmerk een apart blok Sorteerprioriteit Sorteerprioriteit bij naam zaak Selectiemogelijkheid bij zaakbak. Verplicht Maximum aantal kenmerken van dit type Referentie Referentie bij kopiëren TAG Toelichting (numeriek; tekst; datum; ja/nee of alfanumeriek) Alleen gebruiken als het kenmerk bij het oproepen al een standaard waarde moet tonen (maximaal 4000 karakters) De naam van de kop die vanaf dit kenmerk getoond moet worden in het beheerscherm en bij de behandeling van de zaak ; bepaalt de volgorde waarin de verschillende kenmerk in de zaak getoond worden. Een kenmerktype met een waarde van >100 zal niet worden getoond in het behandelscherm van de gebruiker maar is alleen zichtbaar onder de [K] ; bepaald of, en de volgorde waarin, de verschillende kenmerken in de naam van de zaak getoond worden. Werkt alleen wanneer het kenmerk een keuzelijst betreft. Hiermee geef je aan of je in de zaakbak op de waarden van deze keuzelijst je selectie (filters) kunt instellen. Is dit kenmerktype verplicht om in te vullen bij de behandeling van de zaak. Dit configureer je per statustype of resultaattype Standaard 1. Indien dit kenmerk vaker mag voorkomen binnen een zaak geef je hier op hoe vaak. Te gebruiken indien het kenmerktype vaker voorkomt in het zaaktype en vaker voorkomt op het webformulier. Hier geef je een waarde op waarmee het kenmerktype op het formulier gekoppeld wordt met het kenmerk in de zaak. Markering voor in een XML document welke de start en het einde (inclusief de generieke identifier en alle attributen ervan) van een element afbakent. Het kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een deelzaak, hoofdzaak of afspraak aan te duiden. Hier kun je een helptekst opgeven. Er verschijnt achter het kenmerk in de zaak dan een? waarmee je de toelichting toont. Bijvoorbeeld een tip voor invullen van het veld. Deze toelichting kun je alleen inzien wanneer je de kenmerken benadert via de K in de kleurenbalk van de zaak. Nadat het definiëren van het kenmerktype voor voltooid is klik je op het Voeg kenmerktype toe bij zaaktype. Herhaal dit voor alle kenmerktypen die je wilt toevoegen aan je zaak. 20

21 Afbeelding 22 - Een zaaktype met verschillende vastgelegde kenmerktypen B4. Hoe configureer ik de statustypen van een zaaktype? De statustypen van een zaaktype kun je configureren door in de letterbalk te klikken op de S. (afbeelding 24). Hier zie je de verschillende statustypen die zijn vastgelegd bij het zaaktype. (afbeelding 25). Afbeelding 23 - Statustypen configureren Afbeelding 24 - De verschillende statustypen bij een zaaktype Selecteer de aan te passen statustype door te klikken op de status welke je wilt aanpassen. Je krijgt nu een overzicht van de reeds geconfigureerde waarden. Klik rechtsboven op Wijzig kenmerken, je krijgt nu de volgende configuratiemogelijkheden. 21

22 Afbeelding 25 - Configuratie statustype Nummer Laatste status Naam Naam knop, indien afwijkend van Omschrijving adressen signalering Optie n.v.t. Doorlooptijd tot deze status tbv tijdlijn Notitie tekst Standaard tekst Dit is het nummer van de betreffende status Ja of nee; oftewel, betreft dit de laatste status van het zaaktype. De naam van de status. Deze wordt weergegeven in de communicatie met de klant en wordt tevens getoond aan de behandelaar. Het is mogelijk om per status aan te geven hoe de tekst van de knop/verwijzing van de statuswijziging moet heten bij de behandeling van de zaak. Standaard worden de volgende teksten getoond: - knop voor status 2 Accepteer zaak (st2) - knop voor status 3 Neem in behandeling (st3) - knop voor (eind)status 4 Handel zaak af (st4) - knop voor (tussen)status 4 Zet status X van Y Vrij in te vullen tekstblok ter omschrijving van de status Wie moet, eventueel naast de aanvrager, een bericht ontvangen bij het activeren van deze status. Voer de adressen in, gescheiden door een enter, onder elkaar. Bij zaaktypen met meer dan 4 statussen is vanaf status 4 deze functie te gebruiken. Bij optie n.v.t. = ja heeft een behandelaar de mogelijkheid deze status over te slaan bij het behandelen van een zaak. Voer hier de fictieve doorlooptijd in dagen in vanaf de start van de zaak, wanneer deze status ongeveer bereikt moet zijn. Is het mogelijk om een notitie toe te voegen bij het wijzigen naar deze status. Als notitietekst = ja, kan de tekst in dit veld als standaard notitie getoond worden bij de statusovergang. Deze kan door de behandelaar aangepast of gewist worden. Een notitietekst wordt in een zaak onder de status getoond. 22

23 Status tekst Standaard tekst Tekst muteerbaar Toelichting Vervolgprocedure Vervolgprocedure tot slot Is er een statustekst of niet Als statustekst = ja, wordt de in dit invoerveld als standaard tekst bij de statusovergang getoond. Bij geen standaard tekst wordt een leeg invoerveld voor de behandelaar zichtbaar. LET OP! De aanvrager van de zaak en of belaghebbende ontvangt het bericht uit dit veld via mail of als zaakstatus informatie op de website.. Ja of nee; mag de behandelaar de standaardtekst van de statustekst aanpassen? Toelichting voor de beheerder bij dit statustype Het is mogelijk (indien geconfigureerd) een vervolgprocedure te selecteren als uitgaand koppelvlak verzoek. Deze wordt gestart na het zetten van de status maar voor het aanmaken van eventueel gekoppelde objecten en deel/vervolgzaken. Het is mogelijk (indien geconfigureerd) een vervolgprocedure tot slot te selecteren als uitgaand koppelvlak verzoek. Deze wordt gestart na het zetten van de status en het aanmaken van eventueel gekoppelde objecten en deel/vervolgzaken. 4.1 Verplichte onderdelen per status Het is mogelijk om per statustype zaak-onderdelen te verplichten. Dit kunnen bijvoorbeeld documenttypen zijn die aanwezig moeten zijn in het zaakdossier, kenmerktypen die een waarde moeten hebben of checklists die ingevuld moeten zijn, al dan niet verplicht met een waarde ja of nee.. Via het rechtermenu kun je de volgende onderdelen configureren per statustype. De verplichte onderdelen moet je dan invullen of beschikbaar hebben bij het zetten van de betreffende status. Let op: De verplichte onderdelen die je bij status 1 vastlegt zul je enkel tegenkomen bij het invullen van een virtueel webformulier en in de postintake. Bij de laatste status kun je beperkt gegevens vastleggen omdat je dit bij een resultaat instelt. De volgende onderdelen zijn beschikbaar Verplichte kenmerktypen Verplichte documenttypen Verplichte zaakobjecttypen Te tonen documenttypen Voeg checklistitem toe 23

24 4.2 Verplichte kenmerktypen bij een status Hier kun je selecteren welk kenmerk of welke kenmerken een waarde moeten hebben wanneer je de betreffende status zet. Hiermee kun je dus voorkomen dat gegevens niet worden ingevuld of worden vergeten door de gebruiker. Afbeelding 26 -Wijzigen verplichte kenmerktypen bij een status 4.3 Verplichte documenttypen bij een status Hier kun je bepalen dat een document van een bepaald documenttype in het zaakdossier aanwezig moet zijn wanneer je de betreffende status zet. Hiermee kun je dus voorkomen dat een document niet in het zaakdossier aanwezig is wanneer de zaak wordt behandeld of afgehandeld. Afbeelding 27 - Verplichte documenttypen bij een status 4.4 Verplichte zaakobjecttypen bij een status Net als met de documenttypen en kenmerktypen kun je hier vastleggen dat een bepaalde status alleen gezet kan worden indien een object van een bepaald objecttype gekoppeld is aan de zaak. Hiermee kun je bijvoorbeeld voorkomen dat een wijzigingszaak wordt afgehandeld zonder dat het gerelateerde object is gekoppeld. 4.5 Te tonen documenttypen De geselecteerde te tonen documenttypen worden aan de behandelaar getoond bij het zetten van de status indien deze aanwezig zijn in het zaakdossier. Hiermee wordt het voor de gebruiker makkelijk gemaakt om bepaalde documenten onder de aandacht te krijgen en deze in te zien. Bij bijvoorbeeld een paraafverzoek is deze functionaliteit handig om de te accorderen stukken onder de aandacht te brengen van de ondertekenaar. 24

25 Afbeelding 28 - Wijzig te tonen documenttypen bij een status 4.6 Checklist items bij een statuswijziging Met deze functionaliteit is het mogelijk om bij een statusovergang naar wens checklistitems vast te leggen. Checklist worden binnen Mozard gebruikt om de gebruiker te attenderen op uit te voeren onderdelen en om te controleren of werkzaamheden zijn uitgevoerd of niet. De volgende gegevens leg je vast bij het opvoeren van een checklist: Afbeelding 29 - Toevoegen checklistitem bij status Vraag Standaard Check op ja Sorteerprioriteit Zet hier de vraag welke je de gebruiker wilt stellen. Bijvoorbeeld; voldoet de aanvraag aan alle vereisten? Geef hier de standaardwaarde voor het antwoord welke de behandelaar moet geven. Dit kan zijn ja of nee. Bij niks in vullen blijft het voor ingevulde antwoord leeg. Indien je deze op ja zet dan moet de gebruiker de vraag beantwoorden met ja. Indien de vraag met nee wordt beantwoord kan de gebruiker niet verder in de zaakafhandeling. Geef de sortering van deze vraag indien er meerdere vragen zijn zodat je een eigen volgorde kunt bepalen. 25

26 B5. Hoe configureer ik de resultaattypen van een zaaktype? De resultaattypen van een zaaktype kun je configureren door in de letterbalk te klikken op de linker R. Hier zie je dan direct de verschillende resultaattypen die zijn vastgelegd bij het zaaktype (afbeelding 25) Afbeelding 30 - Verschillende resultaattypen bij een zaaktype Je kunt een nieuw resultaattype toevoegen (maak eerst een nieuwe versie van het zaaktype) via de knop Voeg resultaattype toe. Je kunt een bestaand resultaattype wijzigen door er op te klikken. Afbeelding 31 - Configuratie resultaattype Naam resultaat Omschrijving adressen signalering Notitietekst? Standaard notitietekst? De naam van het betreffende resultaat waarmee je de zaak afhandelt. Een interne toelichting van het resultaat Wie moeten er geïnformeerd worden als dit resultaat wordt gekozen. Vul hier de betreffende adressen in. Ja; Intern opmerkingen veld wordt getoond bij het kiezen van dit resultaat Nee: Intern opmerkingen veld wordt niet getoond bij het kiezen van dit resultaat Dit is standaardtekst welke wordt getoond in het notitietekst veld indien notitietekst = ja 26

27 Statustekst? Standaard statustekst? Statustekst te wijzigen door behandelaar? Vervolgprocedure Vervolgprocedure tot slot Ja: Communicatie naar aanvrager indien statuswijziging Nee: Geen communicatie naar aanvrager indien statuswijziging. Deze tekst wordt naar de aanvrager gecommuniceerd bij statuswijziging (via SMS; ). Voorbeeld: Alle benodigde adviezen zijn ontvangen. De aanvraag is beoordeeld en uw aanvraag kunnen wij toewijzen. De formele beschikking ontvangt u zo spoedig mogelijk per post. Ja: De behandelaar kan deze statustekst aanpassen. Nee: De behandelaar kan deze statustekst niet aanpassen. Het is mogelijk (indien geconfigureerd) een vervolgprocedure te selecteren als uitgaand koppelvlak verzoek. Deze wordt gestart na het zetten van het resultaat maar voor het aanmaken van eventueel gekoppelde objecten en vervolgzaken. Het is mogelijk (indien geconfigureerd) een vervolgprocedure tot slot te selecteren als uitgaand koppelvlak verzoek. Deze wordt gestart na het zetten van het resultaat en het aanmaken van eventueel gekoppelde objecten en vervolgzaken 5.1 Archiefkenmerken resultaattype In Mozard vindt de archivering van een afgehandelde zaak plaats op basis van het resultaat waarmee de zaak is afgehandeld. Dit betekent dat je dus per resultaat verschillende archiefkenmerken kunt vastleggen. Een resultaat toegekend kan dus volledig andere archiefkenmerken hebben als het resultaat afgewezen, ook al gaat het om hetzelfde zaaktype. Onderstaande gegevens worden vastgelegd per resultaattype: Afbeelding 32 - Archiefkenmerken resultaattype 27

28 Archiefkenmerken handmatig toekennen Archiefnominatie Archieftermijn in jaren Vanaf welke datum, indien geen, datum afhandeling Archiefkenmerken koppelen aan zaakobject van registratie Archiefkenmerken op basis van zaakobject van registratie Standaard termijn bij uitstel in jaren Archiefaantekening bij afhandeling Verwijzing selectielijst Toelichting selectielijst Archiefbeoordelen aantal dagen na afhandelen Specifiek zaaktype archiefbeoordelen bij dit resultaat Bevriezen aantal dagen na afhandeling Mag behandelaar ontdooien? Archief check eigenaar? Archief check archiefmedewerker? Archief check inspecteur/archivaris? Moeten bij elke zaak van dit type de archiefkenmerken handmatig opgevoerd worden door de archiefmedewerker? Is er sprake van vernietigen of overbrengen nadat de archieftermijn is verstreken voor zaken van dit zaaktype Wat is de bewaarperiode bij dit zaaktype in jaren Op basis welk datumkenmerk start de bewaarperiode. indien niet gevuld is dit standaard de datum afhandeling zaak. Kan ook op basis van een zaaktype specifiek (datum)kenmerk of zaakobject, bijvoorbeeld het kenmerk datum vergunning verleend. Het is mogelijk de archiefkenmerken te koppelen aan een zaakobject van een registratie. Andere zaaktypen die dit ook hebben kunnen de archieftermijn van de zaken dan laten afhangen van de aan het object gekoppelde archiefkenmerken. Het is mogelijk de archiefkenmerken te baseren op een zaakobject van een registratie. Andere zaaktypen die dit ook hebben kunnen de archieftermijn van de zaken dan laten afhangen van de aan het object gekoppelde archiefkenmerken. Hier geef je de standaard termijn bij uitstel van de vernietigingsprocedure in jaren. Moet er bij afhandeling van zaken van dit type standaard een aantekening gemaakt worden door de behandelaar met betrekking tot de bewaartermijn? Deze verwijzing naar de selectielijst geeft aan op basis van welke selectielijst en artikel de bewaartermijn en vernietigen of overbrengen is gebaseerd. (voorbeeld; ; ) Met dit veld kan een toelichting gegeven worden op de keuze van verwijzing selectielijst Is het gewenst, dat na een X aantal dagen na het afhandelen van een zaak van dit type, een archiefbeoordeling plaats vindt van de archiefkenmerken dan geef je hier de termijn op in dagen. Indien een archiefbeoordeling gewenst is moet hier een zaaktype geselecteerd worden welke de Archiefbeoordeling betreft. Geef hier op na hoeveel dagen na afhandeling van een zaak van dit type het zaakdossier bevroren moet worden. Mag een behandelaar, van een zaak van dit type, de zaak ontdooien als deze al bevroren is. Moet de eigenaar, de behandelaar die de zaak afhandelt, een archief check uitvoeren? Dit kan ook iemand zijn die gemachtigd is om namens de eigenaar de check uit te voeren. Moet de archiefmedewerker een archiefcheck uitvoeren voordat deze zaken vernietigd of overgebracht worden? Moet de archiefinspecteur een archiefcheck uitvoeren voordat deze zaken vernietigd of overgebracht worden? 28

29 5.2 Bijzondere resultaattypen Via het scherm zaaktypen beheer vind je rechtsboven de knop Bijzondere resultaten. Hier kun je de verschillende bijzondere resultaten configureren waarmee het mogelijk wordt om een zaak te beëindigen zonder alle statussen te hoeven doorlopen. Afbeelding 33 - Zaaktype beheer scherm met rechtsboven de knop 'bijzondere resultaten' Deze bijzondere resultaten gebruik je bijvoorbeeld wanneer de klant de aanvraag intrekt, wanneer blijkt dat de zaak niet ontvankelijk is, bij het uitblijven van de gewenste (en benodigde) aanvullende informatie of wanneer bijvoorbeeld de zaak dubbel is ingeboekt. Afbeelding 34 - Overzicht bijzondere resultaten 29

30 Vanuit het overzicht bijzondere resultaten kun je eenvoudig een nieuw bijzonder resultaat toevoegen via de knop nieuw resultaat rechtsboven. Na een klik op deze knop kom je bij het scherm om een resultaattype toe te voegen, gelijk aan het scherm om deze toe te voegen bij een zaaktype. Deze kun je dus op dezelfde wijze configureren. Klik op sla op om het resultaat beschikbaar te stellen in alle zaken van elk zaaktype. Onderstaande afbeelding toont de bijzondere resultaten bij een zaaktype. Afbeelding 35 - De bijzondere resultaattypen bij een lopende zaak 5.3 verplichte onderdelen per resultaattype Net als bij de statussen is het is mogelijk om per resultaattype onderdelen te verplichten. Dit kunnen bijvoorbeeld documenttypen zijn die aanwezig moeten zijn in het zaakdossier, kenmerktypen die een waarde moeten hebben of checklists die ingevuld moeten zijn. Via het rechtermenu kun je de volgende onderdelen configureren per resultaattype. De verplichte onderdelen moet je dan invullen of beschikbaar hebben bij het zetten van het betreffende resultaat. Let op: Wanneer je meerdere resultaattypen hebt vastgelegd dien je de verplichte onderdelen per resultaattype op te voeren. De volgende onderdelen zijn beschikbaar Verplichte kenmerktypen Verplichte documenttypen Verplichte zaakobjecttypen Voeg checklistitem toe 5.4 Verplichte kenmerktypen bij een resultaat Hier kun je selecteren welk kenmerk of welke kenmerken een waarde moeten hebben wanneer je het betreffende resultaat zet. Hiermee kun je dus voorkomen dat gegevens niet worden ingevuld of worden vergeten door de gebruiker bij het afhandelen van de zaak. 30

31 Afbeelding 36 -Verplichte kenmerktypen bij een resultaat 5.5 Verplichte documenttypen bij een resultaat Hier kun je bepalen dat een document van een bepaald documenttype in het zaakdossier aanwezig moet zijn wanneer je het betreffende resultaat zet. Hiermee kun je dus voorkomen dat een document niet in het zaakdossier aanwezig is wanneer de zaak wordt afgehandeld. Afbeelding 37 - Verplichte documenttypen bij een resultaat 5.6 Verplichte zaakobjecttypen bij een resultaat Net als met de documenttypen en kenmerktypen kun je hier vastleggen dat een bepaalde status alleen gezet kan worden indien een object van een bepaald objecttype gekoppeld is aan de zaak. Hiermee kun je bijvoorbeeld voorkomen dat een wijzigingszaak wordt afgehandeld zonder dat het gerelateerde object is gekoppeld. 5.7 Checklist items bij een resultaat Met deze functionaliteit is het mogelijk om bij een statusovergang naar wens checklistitems vast te leggen. Checklist worden binnen Mozard gebruikt om de gebruiker te attenderen op uit te voeren onderdelen en om te controleren of werkzaamheden zijn uitgevoerd of niet. De volgende gegevens leg je vast bij het opvoeren van een checklist: 31

32 Afbeelding 38 - Checklist items bij een resultaat Vraag Standaard Check op ja Sorteerprioriteit Zet hier de vraag welke je de gebruiker wilt stellen. Bijvoorbeeld; voldoet de aanvraag aan alle vereisten? Geef hier de standaardwaarde voor het antwoord welke de behandelaar moet geven. Dit kan zijn ja of nee. Bij niks in vullen blijft het voor ingevulde antwoord leeg. Indien je deze op ja zet dan moet de gebruiker de vraag beantwoorden met ja. Indien de vraag met nee wordt beantwoord kan de gebruiker niet verder in de zaakafhandeling. Geef de sortering van deze vraag indien er meerdere vragen zijn zodat je een eigen volgorde kunt bepalen. 32

33 B6. Hoe configureer ik de autorisaties bij een zaaktype? Om uiteindelijk een zaak te kunnen behandelen, te kunnen raadplegen of bijvoorbeeld te kunnen toewijzen is het nodig om autorisaties te hebben op het zaaktype. Deze worden vastgelegd via de rechter R in de letterbalk van het zaaktype beheer scherm. Hier zie je dan direct de verschillende autorisatiemogelijkheden die je kunt vastleggen bij het zaaktype. Zie hiervoor onderstaande afbeelding. Afbeelding 39 - Verschillende autorisatiemogelijkheden bij een zaaktype Je kunt eenvoudig per onderdeel de autorisaties toekennen door te klikken op de knop Muteer. Je krijgt dan een pop-up waarin je de medewerkers kunt zoeken die de betreffende rechten moeten krijgen. Je kunt in dit scherm op de volgende wijze rechten uitdelen; Rechtenmatrix alle zaken Wie mag dit zaaktype beheren Wie mag zaken van dit type behandelen Wie mag zaken van dit type toewijzen aan een behandelaar Wie mag zaken van dit type afbreken Wie mag zaken van dit type starten Wie mag zaken van dit type raadplegen Hiermee toon je de rechtenmatrix waarmee je in een matrixvorm inzicht krijgt in welke medewerker, welke groep of welk organisatieonderdeel behandel-, raadpleeg-, buiten behandeling- en toewijsrechten heeft. Hier geef je door de corresponderende vakjes aan te kruisen aan welke rechten van toepassing zijn voor de behandelaar of groep. Bepaal hier welke behandelaar, groep of organisatieonderdeel beheerrechten krijgt. Bepaal hier welke behandelaar, groep of organisatieonderdeel behandelrechten krijgt. Bepaal hier wie allemaal zaken van dit type mogen toewijzen. Bepaal hier wie zaken van dit type mogen afbreken. Voor het gebruik van deze rechten is het nodig dat de gebruiker ook behandelrechten heeft op het zaaktype. Hiermee geef je aan welke gebruikers deze zaken mogen starten namens een klant. Dit doe je via het rechter menu vanuit het burger of bedrijf scherm. Hier geef je aan wie allemaal zaken van dit type mogen raadplegen zonder direct te mogen behandelen. Dit is bijvoorbeeld voor het KCC een vaak toegepaste 33

34 Wie mag zaken van dit type de zaakregel zien Wie mag namens de eigenaar de archiefcheck uitvoeren Wie mag als archiefmedewerker de archiefcheck uitvoeren Wie mag als of namens de inspecteur/archivaris de archief check uitvoeren Wie mag sjablonen beheren bij dit zaaktype? autorisatie. Met deze autorisatie geef je iemand rechten om vanuit het burger/bedrijf-scherm te kunnen zien dat er een zaak van dit type aanwezig is. Inhoudelijk kan de gebruiker echter niets zien van deze zaak. Dit kun je gebruiken voor bijvoorbeeld privacygevoelige zaken. De eigenaar is de behandelaar van de zaak. Hier geef je aan wie namens deze behandelaar uiteindelijk de archiefcheck kan doen. Dit is vaak iemand in de rol van afdelingshoofd of iemand van bijvoorbeeld DIV. Als er naast de reguliere groep archiefmedewerkers nog anderen zijn die voor dit zaaktype die rol op zich kunnen nemen dan geef je hier aan wie dat zijn. Als er naast de reguliere archiefinspecteur/archivaris nog anderen zijn die voor dit zaaktype die rol op zich kunnen nemen dan geef je hier aan wie dat zijn. Het is mogelijk om per zaaktype standaardmails op te stellen. Met deze autorisaties leg je vast wie dat voor dit zaaktype mag doen. Dit kan bijvoorbeeld de keyuser van een afdeling zijn. 34

35 B7. Hoe configureer ik deelzaken en vervolgzaken bij een zaaktype? Met de Mozard Suite kun je gehele werkprocessen als zaaktypen onderbrengen. Om ook acties en handelingen, die onderdeel zijn van je werkproces maar die je bijvoorbeeld apart wilt bewaken, die bij derden belegd zijn of die na afhandeling van jouw zaak gaan spelen, vast te leggen maken we in Mozard gebruik van deelzaken en vervolgzaken. Deze deel- vervolgzaken kun je configureren bij het (hoofd)zaaktype door in de kleurenbalk op de V te klikken. Je komt nu in het scherm om een deelvervolgzaak toe te voegen. Klik hier eerst op Voeg deel-vervolgzaak toe om te beginnen met het configureren. Je krijgt nu een zoekveld te zien waarin je kan zoeken naar alle reeds geconfigureerde en geactiveerde zaaktypen. Let op: Een deelzaak of vervolgzaak is ook gewoon een zaak! Om een deel-vervolgzaak te configureren moet je het betreffende zaaktype dus eerst configureren én activeren! Tik enkele letters in van de naam van het gewenste zaaktype dat je wilt vastleggen als deelzaak of als vervolgzaak en klik op Zoek deel-vervolgzaaktype om te zoeken. Selecteer het benodigde zaaktype door er op te klikken. Onderstaand scherm verschijnt nu: Afbeelding 40 - Configuratie deel-vervolgzaaktype Hier kun je de volgende gegevens vastleggen: Naam Automatisch starten bij status Automatisch starten bij resultaat Deelzaak of vervolgzaak? De naam van de deel-vervolgzaak zoals je deze wilt tonen vanuit de hoofdzaak. Indien je wilt dat de deelzaak of vervolgzaak automatisch start bij het zetten van een bepaalde status in de hoofdzaak dan kun je hier aangeven bij welke status dat gebeurt. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer er bij het in behandeling nemen van de zaak (status 3) altijd een advies (deelzaak) nodig is. Idem als bovenstaande maar nu bij het afhandelen van de zaak en het kiezen van een resultaattype. Hier kun je aangeven dat een vervolgzaak altijd automatisch start na het afhandelen van de zaak met het hier gekozen resultaat. Betreft de zaak die je hier configureert een deelzaak of 35

36 Starten na hoeveel dagen (indien agenderingszaak) Deel- vervolgzaak prioriteit Deel-vervolgzaak moet bij aanmaken direct naar status Handmatig opstarten vanaf welke status Geldt bij voorwaarden en of of? Tonen naam deel-vervolgzaak? vervolgzaak. Indien je wilt dat de vervolgzaak (die eventueel automatisch start bij een resultaat x) in de toekomst start dan kun je hier aangeven hoeveel dagen in de toekomst dit moet zijn. Zo kun je bijvoorbeeld een controlemoment inplannen x dagen na het toekennen van een aanvraag. Hiermee geef je een sorteerprioriteit aan voor de deelvervolgzaak waarmee je ze kunt prioriteren in het beheerscherm. Ook worden de deelzaken en vervolgzaken op deze wijze geprioriteerd bij de hoofdzaak. Geef aan in welke status de deel-vervolgzaak moet beginnen. Hiermee kun je bijvoorbeeld een deelzaak bij het aanmaken en direct toewijzen aan een collega direct in status 2 of 3 laten starten. Geef aan vanaf welke status in de hoofdzaak je de deelvervolgzaak handmatig zou mogen opstarten. Indien de deel-vervolgzaak start op basis van meerdere voorwaarden kun je hiermee aangeven of aan alle voorwaarden moet worden voldaan (en) of dat er aan één van de voorwaarden moet worden voldaan(of). Moet de naam van de deel-vervolgzaak worden getoond bij het starten van de zaak, ja of nee. Geef de bovenstaande gegevens in en klik op voeg deel-vervolgzaaktype toe om de deelzaak of vervolgzaak vast te leggen bij het (hoofd)zaaktype. Onderstaand scherm verschijnt nu met daarin de zojuist vastgelegde gegevens én extra mogelijkheden die je kunt gebruiken. Klik op wijzig kenmerken om aanvullende onderdelen te configureren. Afbeelding 41 - Overzicht geconfigureerde deel-vervolgzaak 36

37 Onderstaand scherm verschijnt nu. Dit lijkt erg op het initiële configuratiescherm van de deelvervolgzaken maar er zijn wat extra opties beschikbaar gekomen. Afbeelding 42 - Wijzigen configuratie deel-vervolgzaaktype De volgende extra opties zijn nu beschikbaar gekomen: Indicatie zus Mag startdatum door de behandelaar gewijzigd worden? Mag de behandelaar de doorlooptijd wijzigen? Moet de behandelaar verplicht toewijzen? Gegevens aanvrager kopiëren van de hoofdzaak? Indicatie zus kun je gebruiken om de deelzaak van de deelzaak zichtbaar te maken bij de hoofdzaak zodat de behandelaar van de hoofdzaak ook deze deelzaak in de gaten kan houden. Zie de hoofdzaak-deelzaak als moeder-dochter. De deelzaak van de deelzaak is bij indicatie zus geen dochter maar zus. De aangemaakte deel-deelzaak is hiermee dus niet te zien vanuit de deelzaak waar deze uit voortkomt, maar wordt alléén getoond bij de bovenliggende hoofdzaak. Indien het mogelijk moet zijn dat de behandelaar bij het starten van de deel-vervolgzaak de startdatum zelf mag bepalen dan moet je deze parameter op ja zetten. Hiermee kun je bijvoorbeeld een vervolgzaak naar wens agenderen. Bepaal of de doorlooptijd van de te starten deel-vervolgzaak door de behandelaar mag worden gewijzigd. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken indien een adviesverzoek normaliter 14 dagen doorlooptijd heeft maar vanwege extra spoed ineens in 7 dagen moet worden afgehandeld. Om te voorkomen dat een deel-vervolgzaak in de bak niet toegewezen zaken terecht komt kun je hiermee afdwingen dat bij het starten van een deel-vervolgzaak altijd een behandelaar wordt toegewezen. Dit is bijvoorbeeld handig bij een paraafverzoek zodat er altijd een parafeerder wordt aangewezen. Indien de aanvrager van de hoofdzaak ook aanvrager van de deel-vervolgzaak is kun je hiermee de gegevens mee 37

38 Gegevens betreft kopiëren van de hoofdzaak? Bij gekopieerd document (meegekopieerd) in de naam opnemen? Signaleringsberichten bij hoofdzaak? Archiefkenmerken op basis van hoofdzaak? kopiëren. Indien de betreft (dus de eigenlijke belanghebbende) van de hoofdzaak ook betreft van de deel-vervolgzaak is kun je hiermee de gegevens mee kopiëren. Indien je deze parameter op ja zet krijgt elk document welke je van de hoofdzaak naar de deel-vervolgzaak mee kopieert (mee gekopieerd) in de naam. Bij ja zal de behandelaar van de hoofdzaak een rode D in de zaakregel krijgen wanneer de deel-vervolgzaak is afgehandeld. Dit is vooral nuttig bij deelzaken omdat deze doorgaans onderdeel zijn van de hoofdzaak. Indien de deel-vervolgzaak wat betreft de archivering onderdeel moet zijn van de hoofdzaak dan kun je deze op ja zetten. Hiermee voorkom je bijvoorbeeld dat een deelzaak al na 1 jaar wordt vernietigd terwijl de hoofdzaak nog 5 jaar bewaard blijft en je dus data mist. Klik op Sla wijzigingen op om de aanvullende onderdelen vast te leggen. Je keert weer terug naar het beheerscherm van de deel-vervolgzaak. Vanuit dit scherm heb je vervolgens de mogelijkheid om de volgende onderdelen te configureren bij de deel-vervolgzaak: De opbouw van de naam Voorwaarden toevoegen De te kopiëren documenttypen De te tonen kenmerktypen De te kopiëren zaakobjecttypen 7.1 Opbouw naam Hier geef je met een sorteerprioriteit aan op welke plek in de zaaknaam het betreffende onderdeel moet komen te staan. Geef je bijvoorbeeld bij achternaam aanvrager een 10 dan verschijnt deze op positie 10 in de zaaknaam. Door alleen zaaknaam hoofdzaak een waarde te geven kun je de naam van de hoofdzaak overnemen. Indien je hier niets invult bepalen mee gekopieerde kenmerken volgens sortering de naam van de deel vervolgzaak. 38

39 Afbeelding 43 - Opbouw naam deel-vervolgzaak 7.2 Voeg voorwaarde toe Indien je wilt dat de deel-vervolgzaak alleen maar opstart wanneer aan een of meerdere voorwaarden wordt voldaan dan kun je deze voorwaarden hier vastleggen. Hierbij kun je bijvoorbeeld aangeven dat een bepaald kenmerk een waarde heeft boven, onder of gelijk aan een gekozen waarde, of dat een kenmerk de waarde ja of nee moet hebben. Kies bij het toevoegen van een voorwaarde eerst het kenmerk waarop de voorwaarde wordt gebaseerd. Op onderstaande afbeelding is het kenmerktype bedrag gekozen. Door hier aan te geven dat het kenmerk bedrag groter of gelijk aan 5000 moet zijn zal deze deel-vervolgzaak alleen maar starten wanneer aan deze voorwaarde wordt voldaan. Op deze wijze kun je bijvoorbeeld verschillende deelzaken laten starten bij verschillende opties in de keuzelijst, ingevulde bedragen of gekozen data. Afbeelding 44 - Toevoegen voorwaarde deel-vervolgzaak 39

40 7.3 Te kopiëren documenttypen Deze functionaliteit gebruik je om documenten uit het zaakdossier van de hoofdzaak naar het zaakdossier van de deel-vervolgzaak mee te kopiëren bij het starten van deze zaak zodat de behandelaar van die zaak ook de beschikking heeft over deze documenten. Je legt hier vast welke documenttypen worden gekopieerd en als welk documenttype deze wordt ondergebracht in het zaakdossier van de deel-vervolgzaak. Let op: je legt hier dus op documenttype-niveau vast dat deze wordt mee gekopieerd. Alle documenten van dat betreffende type worden dan direct mee gekopieerd. Afbeelding 45 - Te kopiëren documenttypen bij deel-vervolgzaak 7.4 Te tonen kenmerktypen Door te tonen kenmerktypen toe te voegen laat je deze kenmerktypen zien bij het starten van de deel-vervolgzaak. Selecteer hier eerst welk kenmerktype je wilt tonen en configureer deze vervolgens in het onderstaande scherm. Hier leg je de volgende gegevens vast: Afbeelding 46 - Te tonen kenmerktypen bij deel-vervolgzaak 40

41 Naam bij deel-vervolgzaak Naam kenmerktype bij behandeling zaak Standaardwaarde Tonen Wijzigen Verplicht Voorinvullen obv object? Waarde obv object? Voorinvullen obv kenmerk? Waarde obv kenmerk? Hier kun je een naam opgeven welke je wilt dat getoond wordt voor dit kenmerk vanuit de zaak. Geef hier eventueel een standaardwaarde op voor dit kenmerk bij het opvoeren of wijzigen van het kenmerk. Ja of nee. Moet dit kenmerk aan de behandelaar worden getoond bij het starten van de deelvervolgzaak? Dit kun je gebruiken wanneer je bijvoorbeeld wel een kenmerk wilt opvoeren of wijzigen maar wanneer dit op de achtergrond kan gebeuren. Ja of nee. Mag de behandelaar de waarde van dit kenmerk wijzigen? Bij nee, in combinatie met tonen dan ziet de behandelaar enkel de vastgelegde waarde ter kennisgeving. Ja of nee. Is het verplicht om dit kenmerktype te vullen bij het starten van de deel-vervolgzaak. Dit kun je gebruiken om te voorkomen dat de behandelaar van de deel-vervolgzaak belangrijke informatie mist. Ja of nee. Geef hier aan of dit kenmerk moet worden gevuld op basis van een aan de zaak gekoppeld object. Dit is alleen mogelijk als er een kenmerk gekozen wordt bij Voorinvullen obv kenmerk. Het kenmerk krijgt nu de waarde van het kenmerk uit het object. Ja of nee. Geef hier aan of dit kenmerk de waarde moet overnemen van een aan de zaak gekoppeld object. Dit is alleen mogelijk als er een kenmerk gekozen wordt bij Voorinvullen obv kenmerk. Het kenmerk krijgt nu de waarde van het kenmerk uit het object. Selecteer hier het kenmerk waarvan de waarde in het te kopiëren kenmerk wordt gevuld. Ja of nee. Het kenmerk neemt hiermee de waarde over van het geselecteerde kenmerk. Alleen mogelijk als er een kenmerk gekozen wordt bij Voorinvullen obv kenmerk. Het kenmerk krijgt nu de waarde van het gekozen kenmerk. Klik op Sla wijzigingen op om deze geconfigureerde onderdelen vast te leggen. Herhaal deze stappen per te tonen kenmerktype. 7.5 De te kopiëren zaakobjecttypen Indien je wilt dat het aan de zaak gekoppelde object wordt mee gekopieerd naar de deel-vervolgzaak dan kun je dat hier vastleggen. Selecteer het mee te kopiëren zaakobjecttype en Klik op Voeg te kopiëren zaakobjecttype toe om dit vast te leggen bij de deel-vervolgzaak. 7.6 Overzicht van de te kopiëren onderdelen en voorwaarden bij de deel-vervolgzaak Alle vastgelegde mee te kopieren documenttypen, objecttypen en de te tonen kenmerktypen worden getoond in het configuratiescherm van de deel-vervolgzaak. Gebruik de X om deze te verwijderen. 41

42 Afbeelding 47 - Overzicht te kopiëren en te tonen onderdelen bij deel-vervolgzaak 7.7 Activeren van de deel-vervolgzaak na configureren van alle onderdelen van de deel-vervolgzaak dien je deze te activeren voordat je deze in gebruik kunt nemen. Klik hiervoor in het rechtermenu bovenaan op Activeren. Afbeelding 48 De deel-vervolgzaak activeren via het rechtermenu 42

43 B8. Hoe configureer ik registraties (objectregistraties) bij een zaaktype? Mozard maakt het mogelijk om zaakgericht objectregistraties aan te maken en te beheren. Dit moet je wel eerst configureren bij het zaaktype. Dit kan via de rechter B in de letterbalk. Onderstaand scherm verschijnt nu. In het midden van het scherm worden de reeds geconfigureerde bronregistraties getoond. Let op: voor het kunnen opvoeren of wijzigen van een object uit een bronregistratie is het nodig om eerst de betreffende bronregistratie te configureren via Registraties. Afbeelding 49 - Toevoegen bronregistratie bij zaaktype Rechtsboven kun je een nieuwe bronregistratie configureren bij het zaaktype. Onderstaand scherm wordt nu getoond. Afbeelding 50 - Basiskenmerken bronregistratie bij zaaktype Hier kun je aangeven wat er precies moet gebeuren met betrekking tot de gewenste bronregistratie. Je hebt hier de volgende opties: Registratie Naam bij zaak Opvoeren of wijzigen Van welke bronregistratie wil je een object opvoeren of wijzigen? Hier kun je de gewenste bronregistratie selecteren. Hoe wil je de bronregistratie noemen bij dit zaaktype. Dit wordt bijvoorbeeld getoond bij het opvoeren van een object. Dan staat er bijvoorbeeld voer Omgevingsvergunning op. Kies hier of je een object van de gekozen bronregistratie wilt 43

44 opvoeren of wijzigen. Let op: om een object te kunnen wijzigen is het wel nodig om deze eerst gekoppeld te hebben aan je zaak. Geldt bij voorwaarde en of of? Hiermee kun je aangeven of er voorwaarden moeten gelden voordat je object wordt opgevoerd of gewijzigd. Dit kan bijvoorbeeld een ja/nee waarde zijn. Met voorwaarde en geef je aan dat aan alle voorwaarden moet zijn voldaan wil het gelden. Met of is het voldoende als er aan één voorwaarde wordt voldaan. Automatisch starten bij status Net als bij een deel-vervolgzaak. Wil je dat het object automatisch wordt opgevoerd of gewijzigd bij het zetten van een status, geef het dan hier aan. Automatisch starten bij resultaat Net als bij een deel-vervolgzaak. Wil je dat het object automatisch wordt opgevoerd of gewijzigd bij het zetten van een resultaat, geef het dan hier aan. Handmatig opstarten mogelijk vanaf Hier kun je opgeven vanaf welke status je handmatig de welke status geconfigureerde actie kunt uitvoeren. Registratie prioriteit Geef hier met een sorteerprioriteit (getal) aan in welke volgorde de acties mbt de bronregistraties worden getoond. Vul in wat van toepassing is en klik op Sla wijzigingen op. Het volgende overzichtsscherm verschijnt nu. Vanuit dit scherm zie je de zojuist vastgelegde onderdelen en zie je onderaan welke voorwaarden er zijn, welke documenttypen worden gekopieerd en welke kenmerktypen worden getoond. Afbeelding 51 - Overzicht vastgelegde bronregistratie bij zaaktype 44

45 Via het rechtermenu kun je vervolgens de verschillende specifieke onderdelen configureren. Hier heb je de volgende opties: Activeren Voorwaarde toevoegen Documenttype toevoegen Kenmerktype toevoegen 8.1 (De bronregistratie bij het zaaktype) Activeren Activeer de bronregistratie. Hiermee wordt hetgeen geconfigureerd is beschikbaar voor de gebruiker en kunnen objecten dus vanuit de zaak worden opgevoerd of gewijzigd volgens de vastgelegde configuratie. 8.2 Een voorwaarde toevoegen bij een bronregistratie Selecteer eerst het kenmerktype welke als voorwaarde gaat gelden voor het opvoeren of wijzigen van het object. Op basis van het geselecteerde kenmerk kun je aangeven wat de voorwaarden zijn waaraan moet worden voldaan. Bij een datumkenmerk kun je bijvoorbeeld aangeven dat de datum voor, op of na een bepaalde datum ligt en bij een numeriek veld kun je als voorwaarde vastleggen dat het getal boven, onder of op een bepaalde waarde moet liggen. Afbeelding 52 - Voorwaarde toevoegen bij een bronregistratie Klik nu op Voeg voorwaarde toe om de voorwaarde vast te leggen. 8.3 Een documenttype toevoegen Deze functionaliteit gebruik je wanneer je bij het opvoeren of wijzigen van een object een of meerdere documenten uit het zaakdossier wilt toevoegen aan het objectdossier. Op deze wijze kun je bijvoorbeeld de beschikking meegeven aan het vergunning-object. Hoe voeg je nu een document toe? Klik in het rechtermenu op voeg te kopiëren documenttype toe. Je komt nu in het (onderstaande) scherm waarin je, net als bij het toevoegen van een documenttype bij een deel-vervolgzaak, kunt aangeven welk documenttype uit de zaak je wilt kopiëren en als document van welk type deze in het object moet worden ondergebracht. 45

46 Afbeelding 53 - Documenttype toevoegen bij bronregistratie 8.4 Een kenmerktype toevoegen Deze functionaliteit gebruik je om de kenmerken van een op te voeren object vast te leggen of de kenmerken van een te wijzigen object vast te leggen. Immers; een object is opgebouwd uit verschillende kenmerken. Via dit configuratieonderdeel kun je het gehele object of delen van het object vullen vanuit de zaak, handmatig vullen waarbij je het opvoeren aanroept vanuit de zaak, reeds bestaande kenmerken van het gekoppelde object wijzigen of simpelweg de vastgelegde kenmerken van het object zien. Klik in het rechtermenu op voeg te tonen kenmerktype toe. Je komt nu in het scherm waar je het gewenste te tonen kenmerktype kunt selecteren via de zoekbalk. Hier worden alle kenmerken zoals deze bij de bronregistratie vastgelegd getoond. Selecteer hier een kenmerktype en klik op verder. Je komt nu op onderstaand scherm uit. Afbeelding 54 - Kenmerktype toevoegen bij bronregistratie Hier kun je de volgende onderdelen configureren: Naam bij registratie Naam kenmerktype bij behandeling zaak Standaardwaarde Hier staat de naam van de registratie vanuit welke je een object gaat opvoeren of wijzigen Hier kun je een naam opgeven welke je wilt dat getoond wordt voor dit kenmerk vanuit de zaak. Geef hier eventueel een standaardwaarde op 46

47 Tonen? Wijzigen? Verplicht? Voorinvullen obv object? Waarde obv object? Voorinvullen obv kenmerk? Waarde obv kenmerk? voor dit kenmerk bij het opvoeren of wijzigen van het object Ja of nee. Moet dit kenmerk aan de behandelaar worden getoond bij het opvoeren of wijzigen? Dit kun je gebruiken wanneer je bijvoorbeeld wel een kenmerk wilt opvoeren of wijzigen maar wanneer dit op de achtergrond kan gebeuren. Ja of nee. Mag de behandelaar de waarde van dit kenmerk wijzigen? Bij nee, in combinatie met tonen dan ziet de behandelaar enkel de vast te leggen waarde ter kennisgeving. Ja of nee. Is het verplicht om dit kenmerktype te vullen bij opvoeren of wijzigen van een object uit deze registratie. Ja of nee. Geef hier aan of dit kenmerk moet worden gevuld op basis van een aan de zaak gekoppeld object. Dit is alleen mogelijk als er een kenmerk gekozen wordt bij Voorinvullen obv kenmerk. Het kenmerk krijgt nu de waarde van het kenmerk uit het object. Ja of nee. Geef hier aan of dit kenmerk de waarde moet overnemen van een aan de zaak gekoppeld object. Dit is alleen mogelijk als er een kenmerk gekozen wordt bij Voorinvullen obv kenmerk. Het kenmerk krijgt nu de waarde van het kenmerk uit het object. Vul hier het kenmerk in waarmee het te kopiëren kenmerk wordt gevuld. Ja of nee. Het kenmerk neemt hiermee de waarde over van het geselecteerde kenmerk. Alleen mogelijk als er een kenmerk gekozen wordt bij Voorinvullen obv kenmerk. Het kenmerk krijgt nu de waarde van het gekozen kenmerk. Klik na afronden van de configuratie van het kenmerk op sla wijzigingen op. Herhaal deze stappen om alle kenmerken op de gewenste wijze te configureren. Het configuratiescherm voor de bronregistratie ziet er dan (bijvoorbeeld) als volgt uit: 47

48 Afbeelding 55 - Totaaloverzicht geconfigureerde bronregistratie bij zaaktype met een klik op de X voor de voorwaarden, documenten en kenmerken verwijder je de betreffende geconfigureerde onderdelen. 48

49 B9. Hoe bepaal ik welke gegevens worden uitgevraagd bij de postintake? De Mozard Suite beschikt over een geheel geïntegreerde postintake functionaliteit. Via deze functionaliteit kan een gescand document een nieuwe zaak starten of worden toegevoegd aan een bestaande zaak. Bij het configureren van een zaaktype kun je via de I in de letterbalk aangeven welke kenmerken van de zaak worden getoond tijdens de postintake en in welke volgorde dit gebeurt. Onderstaand scherm verschijnt laat dit zien. Afbeelding 56 Kenmerken uitvragen bij de postintake schermen B10. Hoe bepaal ik welke zaaktypen aan elkaar kunnen worden gerelateerd? De gebruiker heeft de mogelijkheid om handmatig bij een zaak een eerdere zaak te relateren. Dit kan bijvoorbeeld een melding zijn welke uiteindelijk, maar niet direct of automatisch, heeft geresulteerd in een vervolgactie. Om zaken van verschillende zaaktypen aan elkaar te kunnen relateren is het nodig om eerst aan te geven bij het zaaktype met welke andere (zaken van ) zaaktypen dit mogelijk is. Dit doe je via de G in de letterbalk. Onderstaand scherm verschijnt. Afbeelding 57 Zaaktypen relateren klik rechtsboven op de knop wijzig gerelateerde zaaktypen om onderstaande scherm te tonen. 49

50 Hier kun je de gewenste te relateren zaaktypen aanvinken om het mogelijk te maken deze aan elkaar te relateren. Sla de wijzigingen op nadat je alle gewenste zaaktypen hebt geselecteerd. Afbeelding 58 Selecteer de te relateren zaaktypen 50