Hoe worden berichten vanuit het KCS naar de Berichtenbox gestuurd?

Transcriptie

1 Hoe worden berichten vanuit het KCS naar de Berichtenbox gestuurd? In dit artikel Achtergrondinformatie Stap voor stap uitleg 1 Afdwingen van een 'Bericht naar de Berichtenbox' binnen een stap in het proces 2 Handmatig een 'Bericht naar Berichtenbox' versturen middels een uitgaand contactmoment 3 Hoe ziet een bericht op MijnOverheid eruit? Was het artikel nuttig? Gerelateerde artikelen Doelgroep artikel: Beheerders Versie: 6.0 en hoger Achtergrondinformatie Deze pagina gaat over het digitaal verzenden van brieven middels de Berichtenbox koppeling. De Berichtenbox is een persoonlijke, beveiligde postbus op Mijnoverheid.nl voor alle elektronische berichten van de overheid aan individuele burgers. Burgers kunnen die met hun DigiD inzien. De Berichtenbox kan gebruikt worden als formeel alternatief voor fysieke post - inclusief berichten met rechtsgevolgen. Dit in tegenstelling tot berichten. Post in de Berichtenbox heeft namelijk dezelfde juridische waarde als papieren post. Binnen het KCS kunnen er middels 2 mogelijkheden berichten naar de Berichtenbox worden gestuurd. Er kan een bericht naar de Berichtenbox worden gestuurd: Binnen een stap van een proces. Hierin wordt een bericht naar de Berichtenbox afgedwongen binnen een stap. Bij het kiezen van een producttype kan er in het proces verplicht zijn gesteld op een bepaald moment een bericht naar de Berichtenbox te sturen. Deze actie = dwingend. Een bericht naar de Berichtenbox sturen kan ook handmatig. Deze actie is niet verplicht gesteld binnen het proces, en dus niet dwingend. Stap voor stap uitleg 1 Afdwingen van een 'Bericht naar de Berichtenbox' binnen een stap in het proces Binnen deze optie wordt er automatisch een bericht naar de Berichtenbox gestuurd bij het starten of afronden van de stap. Dit wordt binnen een zaaktype ingesteld door een actie aan een stap toe te voegen. Dit kan worden geconfigureerd in de ZTC in het BeheerPortaal. Meer informatie over deze configuratie vind je hier. De toegevoegde actie heet 'Bericht naar Berichtenbox. Binnen het KCS loopt dit proces als volgt: 1.Op het moment dat betreffende zaaktype wordt behandeld, verschijnt binnen de geselecteerde stap automatisch de actie waarin een 'Bericht naar Berichtenbox' wordt gestuurd. Zie voor een voorbeeld van dit scherm onderstaande figuur:

2 2. Als er nog geen document is toegevoegd, dan kun je die toevoegen door te klikken op het plusje 3. Als je op de knop Stap afronden klikt, wordt het volgende gecontroleerd: of er een indiener bij de zaak aanwezig is en of die een authentiek BSN heeft of het BSN dat gekoppeld is berichten via de Berichtenbox wil ontvangen van de gemeente. of het (totaal van de documenten) dat naar de Berichtenbox gestuurd gaat worden niet groter is dan 250 KB. Bovendien mogen er maximaal 2 documenten worden toegevoegd. of de webservice waarmee berichten naar de Berichtenbox worden gestuurd beschikbaar is. Alleen documenttypes met het vertrouwelijkheidsniveau openbaar en beperkt openbaar worden doorgestuurd naar de Berichtenbox. Het is niet mogelijk om in één actie eenzelfde bericht naar zowel de Berichtenbox te sturen als ook per of post. Er is besloten de Berichtenbox actie zuiver te houden. Anders gaat het door elkaar lopen en krijg je allerlei dubbele berichten. 4. Als aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan, dan wordt het Bericht naar de Berichtenbox gestuurd. Er wordt vervolgens automatisch een uitgaand contactmoment aangemaakt. Het kanaal in het contactmoment krijgt de waarde Berichtenbox. Het document wordt opgeslagen bij dit contactmoment en bij de zaak (tenzij ervoor is gekozen in de actie, om het document niet op te slaan bij het contactmoment, dan wordt het document alleen opgeslagen bij de zaak). 5. Als aan één of meer van de bovengenoemde voorwaarden niet wordt voldaan, dan wordt er geen bericht naar de Berichtenbox gestuurd en wordt er niet automatisch een uitgaand contactmoment aangemaakt. De stap wordt wel afgerond. Er verschijnt vervolgens een foutmelding op het volgende scherm waar je komt na het afronden van de stap. Zie het volgende figuur:

3 6. Zoals in de melding te zien, kan de KCS gebruiker als deze wil, alsnog een bericht versturen via een alternatief kanaal. Dit doe je door in de melding op de link te klikken Uitgaande contactmoment toevoegen scherm. Het scherm waarin je een uitgaand contactmoment kunt toevoegen wordt dan geopend. Hierin worden indien mogelijk de bekende velden al ingevuld, zoals het BSN. 7. Als je de stap afrondt en er wordt voldaan aan de randvoorwaarden (indiener met authentiek BSN gekoppeld aan zaak, niet te veel documenten en niet te groot, er is een abonnement op de Berichtenbox aanwezig en webservice waarmee berichten worden verstuurd is beschikbaar), dan wordt het bericht verstuurd naar de Berichtenbox van MijnOverheid. Er wordt automatisch een uitgaand contactmoment aangemaakt te vinden onder het tabblad Gerelateerd bij de zaak.

4 Het contactmoment detail scherm ziet er als volgt uit. Zie onderstaand figuur. De referentie wordt direct boven het bericht getoond in dit scherm onder 'Nummer'. Zie onderstaande voorbeeld:

5 2 Handmatig een 'Bericht naar Berichtenbox' versturen middels een uitgaand contactmoment Naast de mogelijkheid om binnen een stap in een zaaktype automatisch een 'Bericht naar Berichtenbox' in stellen, kan er ook handmatig door de KCS gebruiker een bericht naar de Berichtenbox worden gestuurd. Dit gebeurt dan door middel van een uitgaand contactmoment. Het kanaal Berichtenbox is hiervoor toegevoegd bij Kanaal. Als men handmatig een bericht naar Berichtenbox stuurt middels een uitgaand contactmoment scherm, is er geen restrictie gegeven aan het doorsturen van documenten met een bepaald vertrouwelijkheidsniveau. Zie onderstaand figuur voor het handmatig aanmaken van een bericht naar de Berichtenbox.

6 Wat is hierin van belang? Allereerst moet een BSN worden ingevuld in het blok Indiener, of als het contactmoment wordt aangemaakt vanuit een zaak, dan moet een betrokkene van de zaak (kan ook de indiener zijn) geselecteerd worden. Selecteer vervolgens het kanaal Berichtenbox om het bericht op te stellen. Hiervoor kies je een template (die kan in het BeheerPortaal worden ingesteld). Bij het toevoegen van documenten vind een check plaats of de documenten niet te groot zijn om te versturen naar de Berichtenbox (totaal niet groter dan 250 KB). Bovendien mogen er niet meer dan 2 documenten jn toegevoegd. Ook mogen alleen documenten met het formaat PDF worden toegevoegd als er gekozen is voor kanaal 'Berichtenbox'. Verzenden van 'Bericht naar Berichtenbox'

7 Als alle gegevens zijn ingevuld en je op Opslaan en verzenden klikt, dan komt er een check of het BSN een abonnement heeft op de Berichtenbox. Als dit niet het geval is, dan komt er een foutmelding boven in beeld: Het versturen van het bericht naar de Berichtenbox is niet gelukt, omdat het BSN geen abonnement heeft op de Berichtenbox, kies een ander kanaal om het bericht te verzenden. Ook wordt er geheckt of het BSN authentiek is, als dat niet zo is volgt er een foutmelding. Als de webservice waarmee het bericht naar de Berichtenbox gestuurd moet worden een time-out geeft dan komt hiervan ook een melding: De webservice waarmee berichten naar de Berichtenbox worden gestuurd is momenteel niet beschikbaar, probeer het later nog eens. Als het versturen van het bericht naar de Berichtenbox wel lukt en het contactmoment is aangemaakt, dan wordt die met het kanaal Berichtenbox gekoppeld aan de zaak/het geselecteerde BSN. De opbouw van het contactmoment detail scherm en het bericht dat naar MijnOverheid wordt gestuurd, ziet er uit zoals al beschreven in bovenstaande paragrafen. Alleen de naam van de bijlage zoals te zien op MijnOverheid wordt altijd gevuld met 'Bestand', als het bericht aangemaakt is vanuit een uitgaand contactmoment. Dit omdat het documenttype - waarmee de naam van de bijlage normaal gevuld wordt - bij een uitgaand contactmoment altijd 'Overig' is. Dat zegt de gebruikers niet zo veel. 3 Hoe ziet een bericht op MijnOverheid eruit? Zie hieronder een voorbeeld hoe het bericht er uit ziet op MijnOverheid. In dit geval wordt het zaaknummer als referentie getoond. Bij de velden is toegelicht waar de content vandaan komt. Was het artikel nuttig?

8 Your Rating: Results: 0 rates Gerelateerde artikelen Hoe worden berichten vanuit het KCS naar de Berichtenbox gestuurd? Hoe kan ik de Berichtenbox koppeling gebruiken?