Gedeelde mailbox koppelen in Outlook voor beheerders

Transcriptie

1 Als je beheerder bent van een gedeelde mailbox, wil je mail kunnen versturen vanuit dat account en machtigingen daarop beheren. Daarvoor moet die mailbox op de hieronder beschreven manier in Outlook gekoppeld worden. Het toekennen van rechten op een gedeelde mailbox wordt aangevraagd door de eigenaar van de gedeelde mailbox bij de servicedesk. De eigenaar kan dus zelf geen machtigingen instellen voor dit type mailbox. Zie de instructie Werken met een gedeelde mailbox in Outlook. 1. Controleer of een gedeelde mailbox goed gekoppeld is 2. Verwijder een verkeerd gekoppelde gedeelde mailbox 3. Correct koppelen van een gedeelde mailbox 3.1 In Outlook op een Avans werkstation 3.2 In Outlook op een niet Avans werkstation 3.3 In Webmail.avans.nl 1. Controleer of een mailbox goed gekoppeld is Als de betreffende mailbox al voorkomt in jouw mappenstructuur, kun je controleren of deze op de juiste manier gekoppeld is. Als deze niet voorkomt ga dan naar stap 3. Selecteer de gedeelde mailbox in Outlook en open het snelmenu met een rechtermuisklik. In het snelmenu zie je de optie <Naam gedeelde mailbox> verwijderen OF <Naam gedeelde mailbox> sluiten. Als je de optie "<Naam gedeelde mailbox> sluiten dan is de gedeelde mailbox verkeerd gekoppeld. Ga voor het verwijderen van deze mailbox naar stap Verwijder een verkeerd gekoppelde gedeelde mailbox Bij het verwijderen van een verkeerd gekoppelde gedeelde mailbox worden geen gegevens weggegooid. Zodra je de mailbox opnieuw gekoppeld hebt, worden alle gegevens opnieuw opgehaald van de mailserver, dit kan een poosje duren (minuten): 1. Selecteer de gedeelde mailbox in Outlook en open het snelmenu met een rechtermuisklik 2. Kies de optie Eigenschappen van gegevensbestand Op het tabblad Algemeen, klik op de knop Geavanceerd...: 4. Klik op het tabblad Geavanceerd, in de lijst Postvakken, selecteer je de gedeelde mailbox die je wilt verwijderen. Vervolgens klik je op de knop Verwijderen 5. Bevestig het verwijderen met een klik op de knop Ja 2014-v0.1 Pagina 1 van 7

2 6. Klik alle openstaande schermen weg met OK, en herstart Outlook. Na de herstart is de ontkoppelde mailbox verwijderd uit het navigatiegedeelte van Outlook onder je eigen mailbox. 3. Correct koppelen van een gedeelde mailbox De handelswijze is verschillend voor Avans werkplekken (desktopcomputers van Avans) en voor andere werkplekken (bijvoorbeeld een notebook). 3.1 In Outlook op een Avans werkplek 1. Open Outlook en klik op het tabblad Bestand 2. Zorg dat Info geselecteerd is. Klik op de knop Account toevoegen: 2014-v0.1 Pagina 2 van 7

3 Vul in het scherm dat verschijnt de velden Uw naam: en Adres: van de gedeelde mailbox die je wilt koppelen. Laat de velden Wachtwoord: en Type het wachtwoord opnieuw: leeg! 3. Klik daarna op de knop Volgende >: 4. De gedeelde mailbox wordt geconfigureerd. Als je geen lid bent van de gedeelde mailbox, krijg je daar een melding van. Alleen leden van de gedeelde mailbox kunnen connectie maken met de gedeelde mailbox. Klik op de knop Voltooien: 5. Klik op de knop OK als je de melding krijgt dat je Outlook moet herstarten: 2014-v0.1 Pagina 3 van 7

4 6. Na de herstart, zie je in Outlook de gekoppelde gedeelde mailbox in het navigatiegedeelte onder je eigen mailbox staan. 3.2 In Outlook op een NIET Avans werkplek Als je Outlook gebruikt op een prive of andere Niet-Avans computer, kun je toegang verschaffen tot jouw persoonlijke en/of gedeelde mailbox. Let op: Hiervoor moet je vanuit Outlook op zijn minst inloggen met jouw Avansloginnaam en wachtwoord. 1. Open Outlook en klik op het tabblad Bestand 2. Zorg dat Info geselecteerd is. Klik op de knop Account toevoegen: 2014-v0.1 Pagina 4 van 7

5 3. Vul in het scherm dat verschijnt de velden Uw naam: en Adres: van jouw persoonlijke mailbox in. Voer 2x jouw wachtwoord in en klik daarna op de knop Volgende >: 4. Jouw mailbox wordt geconfigureerd. Het volgende scherm verschijnt: 2014-v0.1 Pagina 5 van 7

6 5. Klik op de knop Voltooien: 6. Klik op de knop OK als je de melding krijgt dat je Outlook moet herstarten: 7. Na de herstart, zie je in Outlook jouw mailbox in het navigatiegedeelte staan. Nu kun je een gedeelde mailbox koppelen in Outlook op jouw privé of niet-avans computer. Volg hiervoor de stappen zoals die onder paragraaf 3.1 zijn aangegeven v0.1 Pagina 6 van 7

7 3.3 In webmail.avans.nl Start webmail.avans.nl in een recente versie van een webbrowser. Vul jouw Avansloginnaam en wachtwoord in. Klik rechts bovenin het scherm op jouw naam, het volgende scherm verschijnt: Kies voor een ander postvak openen, het volgende scherm verschijnt: Vul de naam in van de gedeelde mailbox, bijvoorbeeld: klik op Openen. Voor deze mailbox wordt nu een nieuwe Tab in de webbrowser geopend. Als er een foutmelding verschijnt heb je geen rechten op deze mailbox. Neem daarvoor contact op met de beheerder van de mailbox of de ICT contactpersoon van de betreffende academie of diensteenheid v0.1 Pagina 7 van 7