Verseon Explorer 2.4 Blocks

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Verseon Explorer 2.4 Blocks"

Rosa Smeets
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Verseon Explorer 2.4 Blocks Opleiding medewerkers Gemeente Delft 2017 Circle Software Group B.V. dinsdag 28 november 2017 Delft

2 Welkom

3 Welkom Doel van vandaag Kennismaken met de verschillen in Verseon Blocks 2.4

4 Welkom Agenda Gewoon zoals het was Nieuwe generieke indeling Verschillen met huidige werkwijze Zoek (en vind!) tips Zaakgericht werken: Het Nieuwe Werken Zaaktypecatalogus (ZTC)

5 Gewoon zoals het was (1) Verseon als compleet zaaksysteem: Registratie van scandocumenten, mails, webformulieren Zoeken (en vinden!) van zaken & documenten Behandelen van zaken, projecten en behandelvoorstellen Maken van documenten Maken van rapporten Archiveren van afgehandelde zaken/documenten Vernietiging van dossiers

6 Gewoon zoals het was (2) Koppelingen, onder andere: Kofax scans i-navigator Digitale postkamer signalering, onder andere: Werkproces Contractopzegtermijn Deadline subsidie

7 Wat verandert er wel?

8 Generieke indeling Eenvoudige indeling voor: Zaak Document

9 Generieke Zaakcategorieën Generiek: Zaak bevat vanaf nu o.a. Ingekomen, Intern en Uitgaand Ingebrekestelling en Klacht Generiek: Subsidie bevat vanaf nu o.a. Leerlingenvervoer Loonkostensubsidie Subsidie Uitgaand Uittreksel Specifiek ingerichte categorieën blijven Akten Contract Bestuurlijk Behandelvoorstel

10 Generieke Documentcategorieën Generiek: Document bevat vanaf nu o.a. Samen in één categorie; onderscheid door keuzelijst Documenttype Nieuw Initiërend document (was doc. op zaak) Intakedocument (was Scandocument) Berichten Specifieke categorieën blijven Latere vermelding Vergaderdocumenten

11 VRAGEN

12 Gewijzigde werkwijze Stap voor stap van scanner tot archief

13 Post behandelen Scannen Registreren Behandelen Archiveren

14 Behandelen Werkvoorraad

15 Werkvoorraad Verschillende mappen Eigen werk Verzoek aan anderen Team / Afdeling Collega s Persoonlijk label Mijn werk personaliseren

16 Werkvoorraad

17 Werkvoorraad BEHANDELEN DOCUMENT toevoegen toevoegen sturen TAAK uitzetten

18 WORD documenten DOCUMENT toevoegen vanuit WORD vanuit VERSEON

19 Document toevoegen: Word

20 Document toevoegen: Word Registreer het document verder in Verseon zoals je bent gewend

21 Document registreren Vul of koppel de informatie: Zaak Afdeling Vertrouwelijkheid Onderwerp NAW Opslaan en klaar

22 Document maken: Verseon sjabloon Registreer het document verder in Verseon zoals je bent gewend

23 toevoegen vanuit Outlook

24 toevoegen

25 sturen vanuit Verseon

26 versturen uit Verseon versturen

27 versturen uit Verseon

28 versturen uit Verseon Gegevens Bijlagen bij

29 versturen uit Verseon Toegevoegde

30 Taken uitzetten In Verseon

31 Taken STANDAARD PROCES SCANNEN INDIVIDUELE ACTIES REGISTREREN ADVIES BEHANDELEN PARAFERING ARCHIVEREN CONTROLE

32 Taken

33 Taken

34 Taken

35 Afhandelen Werkvoorraad

36 Afhandelen

37 VRAGEN

38 Zoeken (en vinden!)

39 Tips om te zoeken Zoeken Toelichting *? _ Gebruik zogenaamde wildcards ZOEK / zoek / ZoEk Hoofd- of kleine letters maakt niet uit AND, OR, NOT, NEAR Combineer woorden of sluit ze uit { vergunning} Accolades voor specifieke zoekvraag Vrije tekst zoekbalk Zoek op onderwerp, NAW, inhoud document

40 Tips om te zoeken Zoekterm auto* *maat rode auto {rode auto} rode and auto rode or auto rode not auto *auto* rode near auto _ode /?ode Resultaat Vindt alles wat begint met auto (dus ook automaat) Vindt alles wat eindigt op maat (dus ook automaat) Vindt alles waarin rode auto voorkomt Vindt alleen de complete term rode auto Vindt alles waarin rode én auto voorkomt Vindt alles waarin rode óf auto voorkomt Vindt alles waarin rode wél maar auto niet voorkomt Vindt alles waarin auto, ook als onderdeel, voorkomt bijv. auto, koffieautomaat, bureautoeslag Vindt alles waarbij rode en auto dicht bij elkaar staan Vindt alles met onbekende beginletter en ode bijv. rode of bode, maar niet snode (handig bij bijvoorbeeld diakrieten)

41 Zaakgericht werken

42 Zaakgericht werken Zaakgericht werken: Alle gegevens van één zaak bij elkaar Ontvangst bevestiging Tussen bericht Zaak Aanvullende informatie Besluit Advies (intern/extern)

43 Zaakgericht werken Wat is een zaak? Aanvraag Contracten Subsidie Bezwaarschrift Bestuurlijke Behandelvoorstel Heeft altijd een bepaalde (afhandel)termijn Heeft altijd een behandelaar

44 Zaakgericht werken Vuistregels: Een zaak is de kapstok waaraan alle relevante documenten komen te hangen. Er is sprake van een nieuwe zaak zodra er een nieuw (gemeentelijk) proces dient te worden gestart. Een zaak heeft een begin- en eindpunt (termijn), een document niet. Een zaak wordt behandeld, een document niet. Een zaak (in zijn geheel) wordt gearchiveerd, een (los) document niet.

45 Zaakgericht werken Hoe ziet dit er uit in mijn dagelijkse praktijk? Voorbeeld: Ik ben bezig met het behandelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning. Ik stuur een verzoek naar de klant voor aanvullende informatie. Zaak / document?

46 Zaakgericht werken Ik ben bezig met het behandelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning, deze is goedgekeurd. Vervolgens komt er een brief binnen waarin een burger bezwaar maakt. Zaak / document?

47 Zaakgericht werken Zaaktype Catalogus (ZTC): Verzameling van alle verschillende zaaktypen Zaaktype: Één soort zaak, waarbij allerlei kenmerken en eigenschappen zijn vastgelegd Proces Afhandeltermijn Resultaat Bewaartermijn Etc

48 VRAGEN

49 ZaakType Catalogus Voorbeeld in Verseon

Zaaktype Catalogus Basis voor inrichting van Verseon als Zaaksysteem Eenduidige inrichting van zaken Eenduidige inrichting van archief Bevat

50 Zaaktype Catalogus Basis voor inrichting van Verseon als Zaaksysteem Eenduidige inrichting van zaken Eenduidige inrichting van archief Bevat onder andere: Procesinformatie / automatisch archiveren Betrokkenen Sjablonen documenten/mail Status / Resultaat / Categorie Archiefnominatie

51 Zaaktype: Algemeen

52 Zaaktype: Behandeling - Proces

53 Zaaktype: Behandeling - Termijnen

54 Zaaktype: Betrokkenen

55 Zaaktype: Resultaat/Categorie/Status

56 Zaaktype: Specifieke velden

57 Zaaktype: Sjablonen

58 Zaaktype: Archivering

59 VRAGEN

60 voor uw aandacht!

Vergelijkbare documenten

Doxis Informatiemanagers Versie 1.1

Doxis Informatiemanagers Versie 1.1 ONDERWIJSGROEP TILBURG Handleiding Verseon Behandelaar Doxis Informatiemanagers 20-06-2013 Versie 1.1 Inhoud 1. Processtappen... 2 2. Starten van het behandelen van een zaak (activiteit)... 4 3. Behandeling