Onderdelen Functies Resultaat Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale documenten

Transcriptie

1 Bijlage 2 Vastgestelde evaluatiecriteria en behaalde resultaten Criteria voor de technische evaluatie van het generieke postproces Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale documenten splitsen en toekennen codes Toevoegen van kenmerken aan Aan de hand van een aantal basiskenmerken documenten (waaronder bestemming) kunnen documenten snel geïdentificeerd, gezocht, gestuurd worden via de workflow en tot slot juist gearchiveerd worden. Aanmaken behandeldossier Bij het registreren kan het systeem direct informatie verschaffen over de plaats van het poststuk in de werkvoorraad. Is het een nieuwe zaak of behoort het tot een lopend dossier? Behandeldossiers kunnen aangemaakt of bestaande dossiers aangevuld worden. Koppeling WFM en DIS De via het DIS gescande documenten zijn beschikbaar in het WFM Koppeling tussen WFM en Direct is informatie vanuit de basisregistratie Gegevensmagazijn beschikbaar in het WFM. Beoordelen documenten De uitzonderingsgevallen kunnen apart beoordeeld worden en van kenmerken voorzien worden in Alle wordt bevroren (borgen van authenticiteit) en naar de stap postregistratie (toevoegen kenmerken) gestuurd. Post verzenden Printen digitale documenten Toevoegen van kenmerken (o.a. verzenddatum) Toevoegen van uitgaande documenten in het dossier en opnemen in het archief Raadplegen documenten Robotstappen : Rappel Escalatie Afleggen Sysdelete De inzet van DIS/WFM is gericht op vergroting van de kerntaak van Facilitaire Zaken, namelijk: ondersteuning van de vakafdelingen door het uitvoeren van standaard werkzaamheden (postverwerking in-uit, printen van documenten) Het systeem zorgt ervoor dat intern vervaardigde documenten (bijv. Worddocumenten) toegevoegd worden in het dossier en het archief Snel en gemakkelijk (dus door iedere eindgebruiker) zoeken van documenten. Via vele ingangen kan het archief geraadpleegd worden. In het systeem zijn diverse algemene functionaliteiten beschikbaar, waarbij het systeem (robotstappen) veel zaken uit handen neemt volgens vooraf aangegeven criteria. Het systeem signaleert overschrijding van 1/5

2 Na afhandeling worden documenten bevroren, Robotstappen: Ontmantel Archivering Reclassify termijnen (= Rappel). Dossiers worden geaccentueerd en geprioriteerd (= Escalatie). Dossiers kunnen uit de werkstroom genomen worden (= Afleggen en Sysdelete) De authenticiteit van documenten is beveiligd. Eventuele manipulatie van de inhoud is uitgesloten. In het systeem zijn diverse algemene functionaliteiten beschikbaar voor de archiveringsfase. Het systeem (robotstappen) regelt veel zaken volgens afgesproken en ingebouwde spelregels. Zo worden dossiers geschoond (=Ontmantel), documenten in het juiste archief opgeborgen (= Archivering) en kenmerken aangevuld (= Reclassify) Criteria voor de technische evaluatie van het proces meldingen Digitaliseren schriftelijke meldingen Het (kleine) aantal schriftelijke meldingen Indexeren schriftelijke meldingen wordt gedigitaliseerd en van kenmerken voorzien in Alle meldingen die via binnenkomen worden bevroren en naar de stap postregistratie (toevoegen kenmerken) gestuurd Registreren meldingen Vastleggen gegevens Informeren over aanpak en afhandelingstermijn Informeren meldingen Toewijzen naar probleemeigenaar In behandeling nemen Werkverdelen Verreweg de meeste meldingen komen telefonisch binnen. Het systeem ondersteunt de frontoffice in deze werkstap bij de volgende activiteiten: Vaststellen of melding bestemd is voor de Gemeente Bepalen van de urgentie Vastleggen gegevens melding en melder In het systeem is informatie opgenomen over onze werkwijze incl. afhandelingstermijnen. De frontoffice (call center) is hét aanspreekpunt voor informatie over de status van meldingen. Het systeem verschaft actuele informatie over een specifieke melding. Hiervoor staan diverse zoekcriteria ter beschikking De probleemeigenaar is voor elk soort melding vastgesteld. Ander gesteld: de functie toewijzen is ingebakken in de soort melding. Dus standaardisatie. Er zijn er twee oplossingsrichtingen: Direct in uitvoering. Eerst analyse/ beoordeling De functie werkverdeling is beschikbaar bij meldingen voor de Buitendienst Gemeentewerven 2/5

3 Analyseren Wachten Uitvoeren Afvoeren Controleren De melding wordt nader beoordeeld met als mogelijke uitkomsten = werkstappen: In wachtstand (bijv. voor onderzoek, bestelling, ed) Naar uitvoering (in- of extern) Afvoeren (niet in behandeling nemen) De afhandeling kan van commentaar voorzien worden. Basisgegevens (uitvoerder, datum gereed) worden ingevoerd. De melding wordt niet in behandeling genomen Er is een afzonderlijke werkstap voor controle op de uitvoering afgevoerd Criteria voor de technische evaluatie van het proces Bouwvergunning Digitaliseren en registreren/indexeren Volgens algemeen postproces aanvragen bouwvergunning In ontvangst nemen Het systeem ondersteunt bij het: Checken van de volledigheid Aanmaken de ontvangstbevestiging Uitzetten van adviesaanvragen naar relevante afdelingen (CCT, Milieu, Brandweer) Toetsen Dit is de kern van het proces met: Beoordeling aanvraag Integratiepunt naar andere opgestarte processen Informatiepunt voor aanvrager Cruciale sturingsgegevens (o.a. termijnen) zijn in het workflowsysteem opgenomen. Het systeem bewaakt de voortgang. Alle partijen beschikken over de relevante informatie en kunnen snel en gericht actie nemen en het resultaat van de actie (een brief, een advies, etc) direct plaatsen in het dossier. Opstellen beschikking Administratieve afhandeling Informatie is direct voorhanden over: de status van de aanvraag de uitkomsten van toetsingen en andere acties de inhoud van alle documenten in het dossier Op basis van de toetsing, de aangeleverde adviezen, de ingediende zienswijzen wordt een vergunning opgesteld. Het WFM beheert het dossier, waardoor alle informatie voor het opstellen van de beschikking direct beschikbaar is. Deze werkstap wordt ondersteund door het operationele systeem voor bouwvergunningen. Het WFM bewaakt de voortgang 3/5

4 Criteria voor de technische evaluatie van de Webinterface Communicatie tussen website en WFM De communicatie vormt de basis. Klanten maken via de website direct contact met het WFM systeem voor: informatie (tracking & tracing) opstarten van processen (Meldingen en Afschrift GBA) Zie opmerkingen Registreren van procesgegevens via een webformulier Via de website kunnen Meldingen ingediend of Afschrift GBA aangevraagd worden. Daartoe worden benodigde gegevens door de indiener/aanvrager ingebracht. Zie opmerkingen Opmerkingen Resultaat behaald is aangegeven met. De webapplicatie is in week 2 van januari 2003 gereed. Aangezien de klanten via het internet/website direct contact hebben met onze systemen is het van groot belang om de beveiliging van die systemen perfect te regelen. Het realiseren van een goede infrastructuur inclusief een geavanceerde beveiliging vergt extra tijd. De onderdelen en functies zullen voor 1 april 2003 beschikbaar zijn voor klanten. Afgehandelde documenten worden vanuit de workflow aangeboden aan het archief. Dit is verregaand geautomatiseerd. Tijdens fase 1 ontstond ook de behoefte om de procesgegevens, die aan het elektronisch dossier gekoppeld zijn te archiveren. Juist hierin ligt kostbare informatie voor de organisatie over de afhandeling van een dossier. Door deze informatie goed en toegankelijk op te slaan werken we als het ware aan een collectief geheugen. Deze extra functionaliteit wordt meegenomen in de integratie tussen workflow en archief. De realisatie van een dergelijke integratie vergt extra tijd. De oplevering van de is gepland voor 1 februari /5

5 Tracking en tracing Valideren van burgers Zoeken en volgen van een specifieke zaak (de gemelde klacht of de ingediende bouwvergunning. Beantwoording van de vraag Hoe is de stand van zaken, in welke behandelingsfase bevindt zich het dossier?. De beveiliging is een belangrijk onderwerp bij gebruik van een open communicatiekanaal zoals het internet. In het systeem zijn waarborgen ingebouwd waardoor de burger gericht toegang krijgt tot de gegevens en systemen C. Voordelen voor de externe en interne klant Intern De burger neemt de organisatie werk uit handen. Extern Altijd open. De burger kan (7 x 24 uur) actuele informatie verkrijgen over zijn ingediende melding of bouwvergunning. Ook kan er op ieder moment een melding ingediend worden of een afschrift GBA aangevraagd worden. Veel gemak. De burger kan vanuit thuis informatie verkrijgen of een proces opstarten. 3. Randvoorwaarden De volgende onderwerpen zijn randvoorwaarden voor een succesvolle technische implementatie en/of dragen bij aan de continuïteit van de gerealiseerde oplossing: Complete en actuele procesbeschrijvingen Geteste technische infrastructuur Door gebruikers uitgevoerde acceptatietesten Door proceseigenaar (en gebruikers) goedgekeurde ontwerpen Volledig gedocumenteerd systemen Goed opgeleide medewerkers (ieder volgt minimaal twee workshops) Nazorg: nazorgteam voor inwerkperiode en structurele ondersteuning door WFM-team Borging continuïteit door afspraken met leveranciers/partners en noodscenario. 5/5