Update PlusPort Academy januari 2013

Transcriptie

1 Update PlusPort Academy januari 2013 In dit document beschrijven we de verbeteringen die zijn doorgevoerd in de update van 14 februari 2013

2 Inhoud 1. 5 workshops Events Event toevoegen Actielijst Actielijst aanmaken Actielijst koppelen Actie afvinken Notificatie Zoeken en inschrijven Aantal pogingen examen Scherm beoordelaar Kostenregistratie aangepast Rapportage wachtkamer Mijn documenten en de praktijkbegeleider Praktijkbegeleider koppelen Rechtengroep praktijkbegeleider Koppelen bij de gebruiker Koppelen bij de Praktijkbegeleider Beperkingen Blokkering trainingsdefinitie Standaardinstelling Notificatie aanmaken definities Uitbreiding gebruikersimport Veld prefix in uitnodigingsmail Update PlusPort Academy februari 2013 Pagina 2 van 13

3 1. 5 workshops PlusPort gaat vanaf maart 5 workshops organiseren. Deze workshops vinden plaats in het Bilderberg Hotel in Scheveningen. De kosten voor deze workshops bedragen 150 euro per persoon. Heeft u interesse in één of meer sessies meldt u dan aan via Let op, selecteer de juiste maand! (zie onder). Na aanmelding ontvangt u een bevestiging. We hopen u te ontmoeten op één van deze workshops! met vriendelijke groet, Arjan van Duivenboden academy@plusport.com 1.1. Workshop 1: Roltypes en rechten In deze sessie worden de diverse beschikbare roltypes behandeld. Er wordt toegelicht wat deze roltypes voor rol hebben in de Academy en welke rechten aan deze types worden toegewezen. Ook wordt er op pragmatische wijze gekeken hoe u creatief de diverse rollen kunt inzetten datum: 7 maart, van uur tot uur 1.2. Workshop 2: Functiehuis in PlusPort Academy In deze sessie wordt het functiehuis binnen de PlusPort Academy toegelicht. Hoe richt u functiecategorieën en functies in. Hoe maakt u een competentiemodel aan en hoe wijst u certificaten en competenties toe aan functiecategorieën, functies en gebruikers. Tenslotte worden er diverse rapportages toegelicht. datum: 21 maart, van uur tot uur 1.3. Workshop 3: online leren in PlusPort Academy In deze sessie laten we u zien hoe u om gaan gaan met online leren (elearning). Hoe voegt u contentitems en toetsen toe. Hoe autoriseert u content aan diverse groepen mensen, functies en/of klassikale trainingen. Hoe werken Events en digitale trainingen. Tenslotte laten we u zien hoe u certificaten kan koppelen aan online leren. datum: 4 april, van uur tot uur Update PlusPort Academy februari 2013 Pagina 3 van 13

4 1.4. Workshop 4: communicatie vanuit de PlusPort Academy In deze sessie kijken we naar sjablonen en notificaties. Hoe richt u uw notificaties in. Hoe werken de instellingen en wie krijgen er allemaal een notificatie. Hoe maakt u sjablonen aan. Hoe werkt samenvoegen. datum: 18 april, van uur tot uur Workshop 5: Budgetten en kosten in de PlusPort Academy In deze sessie bekijken we de budgetten en kosten binnen de PlusPort Academy. Hoe kent u budgetten toe aan afdelingen en gebruikers. Hoe voert u standaardkosten in per training. Hoe verdeeld u kosten over afdelingen en gebruikers. Tenslotte kijken we naar rapportages en exports datum: 2 mei, van uur tot uur 2. Events Aan het menu Planning & Registratie is het item Events toegevoegd. Een event is een geautomatiseerde gebeurtenis. Met een event ken je automatisch certificaten toe indien gebruikers digitale content succesvol afronden. Een digitaal event wordt gebruikt indien content wordt toegewezen via een functiegroep of functie of als content direct aan een gebruiker wordt toewezen. Het event controleert iedere avond of een gebruiker het item heeft afgerond en, indien succesvol, wordt het certificaat aan de gebruiker toegekend Event toevoegen Klik op het menu Planning & registratie Klik op Events Klik op de knop Event toevoegen Update PlusPort Academy februari 2013 Pagina 4 van 13

5 Voer in het Naam de naam van het event in Voer bij de code de code van het event in Klik bij het veld Niveau op het vergrootglas (zoek niveau) Alle beschikbare digitale content verschijnt (leerboom) Je moet hier een niveau selecteren. Dit is het item wat afgerond moet zijn om het certificaat te behalen. Klik op de mapnaam om de map uit te vouwen Klik op de knop Selecteren (groene plusje) om een niveau te selecteren Voer een datum van het event in (startdatum) Kies een certificaat Voer een omschrijving in Update PlusPort Academy februari 2013 Pagina 5 van 13

6 Zet de status op Lopend. Indien gebruikers het item, aangegeven bij Niveau, afronden komen ze in de lijst van het Event te staan. Iedere avond loopt er een script die het certificaat toekent aan de gebruikers. De gebruikers komen dan onder het kopje Behaald te staan. Update PlusPort Academy februari 2013 Pagina 6 van 13

7 3. Actielijst Als onderdeel van het planningsproces hebben we een nieuwe toevoeging de Actielijst. Een actielijst is een lijst met dingen die gedaan moeten worden rondom een training. Deze acties kunnen 1 voor 1 worden afgewerkt zodat je een duidelijk beeld hebt wat er nog gedaan moet worden Actielijst aanmaken De eerste stap is het aanmaken van een actielijst. Hierin bepaal je wat de acties zijn en welke gebruiker hier verantwoordelijk is. Om dit te kunnen doen heb je het recht Inrichting_actie_lijst nodig. Ga naar Portalbeheer Trainingen Actie lijst Klik op Actielijst toevoegen Geef de lijst een naam en klik op Opslaan Bewerk de nieuwe actielijst door op het Potloodje te klikken Klik op Actie toevoegen o Geef de Actie een Naam o Geef aan hoeveel dagen voor of na de training de actie uitgevoerd moet worden o Geef de contactpersoon van deze actie op Hier kan je alle gebruikers selecteren die het recht Registratieplanning_Trainingsacties hebben Klik op Opslaan 3.2. Actielijst koppelen De volgende stap is het koppelen van de actielijst aan een training. Dit betekend dat voor alle uitvoeringen van de training de zelfde actielijst geld. Ga naar Planning & Registratie Trainingsplanner Bewerk de training door op het Potloodje te klikken Klik op het tabblad Gegevens Selecteer onderin het scherm de actielijst die je voor deze training wil koppelen Klik op Opslaan Update PlusPort Academy februari 2013 Pagina 7 van 13

8 3.3. Actie afvinken De laatste stap is het afvinken van acties die uitgevoerd zijn. Dit doe je door de volgende stappen te doorlopen: Ga naar Planning & Registratie Trainingsacties o Dit menu is beschikbaar voor alle gebruikers die het recht Registratieplanning_Trainingsacties hebben Hier zie je een overzicht van alle geplande trainingen met het datumbereik en het aantal openstaande acties. o Standaard staat het vinkje Toon persoonlijke items aan, dit betekend dat in de kolom Openstaande acties alleen acties die aan jou gekoppeld zijn meegenomen worden. Door gebruik te maken van de filters aan bovenzijde kan je de uitvoeringen filteren Klik op de gele pijl voor een uitvoering om te kijken welke acties er nog open staan Door te klikken op het vergrootglas of het potloodje in de eerste kolom kan je de actie bewerken De kolom Naam geeft de actie aan De kolom verloopt geef aan voor wanneer de actie uitgevoerd moet worden De kolom gebruikersnaam geeft aan welke gebruiker de actie heeft afgevinkt De kolom Afgerond geeft aan of de actie is afgerond De kolom Contactpersoon geeft aan welke gebruiker verantwoordelijk is voor deze actie Update PlusPort Academy februari 2013 Pagina 8 van 13

9 Actie bewerken Als je op het potloodje klikt om een actie te bewerken kom je in onderstaand scherm terrecht Voer bij datum de datum in dat de actie is uitgevoerd (standaard staat deze op vandaag) Voer bij opmerking een eventuele opmerking in Door afgerond aan te vinken wordt de actie voltooid Klik op opslaan om te bevestigen 3.4. Notificatie Rondom de actielijst is er één notificatie bijgekomen. Dit is de notificatie Herinnering actielijst. Onderstaande tekst kan als voorbeeld ingevoerd worden: Geachte $first_name_user$ $prefix_name_user$ $last_name_user$, Er staat nog een actie open om af te ronden. $summary_info$ 4. Zoeken en inschrijven Als onderdeel van de nieuwe vormgeving die eind vorig jaar in productie is genomen zijn er een paar kleine aanpassingen gedaan in de pagina van zoeken en inschrijven. 1. De kolommen Inschrijven en Status zijn samengevoegd. Hierdoor blijft er meer ruimte over voor de kolommen Naam en Status. 2. Er is een extra waarschuwing bijgekomen als er trainingen in de zoekresultaten staan waar een HRM goedkeuring voor nodig is een je hebt geen HRM medewerker aan je gekoppeld staan. Update PlusPort Academy februari 2013 Pagina 9 van 13

10 5. Aantal pogingen examen Het aantal pogingen wordt bijgewerkt bij het beëindigen of tussentijds stoppen van een examen. 6. Scherm beoordelaar Het scherm Nog te beoordelen van de Praktijkbeoordelaar is aangepast: 1. De lijst Te beoordelen is sorteerbaar geworden door op de kolomkoppen te kliken 2. De kolom Aangevraagd op is toegevoegd 7. Kostenregistratie aangepast Er is een belangrijke wijziging in de kostenregistratie toegevoegd. Voorheen was het alleen mogelijk om op de sessie kosten te registreren. Nu is het mogelijk om meerdere kostenregels aan te maken op één sessie. Dit geeft o.a. de mogelijkheid om later nog kosten toe te voegen. Onderstaand een korte uitwerking van de wijziging in Stap Stap 1 - Selecteer sessie Kosten worden geregistreerd per sessies. Dit gaat als volgt. Klik in het menu Planning & registratie op Kostenregistratie Voer een veld in om de betreffende sessie op te zoeken Klik op de knop Zoeken Klik op de knop Kostenregel toevoegen bij de juiste sessie (combinatie van training en datum) Indien je nog geen kosten hebt toegevoegd, verschijnt alleen de knop Kostenregel toevoegen Indien je reeds gegevens hebt ingevoerd maar nog niet definitief hebt opgeslagen, zijn de knoppen Verder en Verwijderen beschikbaar. Indien je de kosten definitief hebt gemaakt, verschijnt de knop Details Update PlusPort Academy februari 2013 Pagina 10 van 13

11 8. Rapportage wachtkamer Aan de rapportage wachtkamer zijn een tweetal kolommen toegevoegd: 1. Leverancier van de training 2. Functie van de gebruiker 9. Mijn documenten en de praktijkbegeleider De oude rol van praktijkbegeleider die gekoppeld was aan de praktijkopdracht is omgenoemd naar Observator in de plaats hiervan is een nieuwe rol praktijkbegeleider erbij gekomen. Het doel van de nieuwe praktijkbegeleider is de voortgang van zijn medewerkers te volgen door middel van het tabblad documenten Praktijkbegeleider koppelen De nieuwe praktijkbegeleider heeft een 1 op 1 relatie met 1 of meerdere gebruikers. Deze relatie kan je op twee manieren koppelen Rechtengroep praktijkbegeleider Om een praktijkbegeleider te kunnen koppelen aan een medewerker moet de begeleider het recht van praktijkbegeleider krijgen. Ga naar Portalbeheer mijn portal Klik op het tabblad rechtengroepen Klik op rechtengroep toevoegen Geef deze groep een naam en kies voor het type Praktijkbegeleider Voeg het recht Praktijkbegeleider_deelnemers aan deze rechtengroep toe Klik op opslaan Bewerk de gebruiker door bij gebruiker zoeken op het potloodje te klikken. Klik op het tabblad rechtengroepen Selecteer de nieuw aangemaakte rechtengroep Klik op opslaan Koppelen bij de gebruiker Bewerk de gebruiker door bij gebruiker zoeken op het potloodje te klikken. Klik op het tabblad begeleider Update PlusPort Academy februari 2013 Pagina 11 van 13

12 Selecteer de begeleiders die je aan deze gebruiker wil koppelen Klik op opslaan Koppelen bij de Praktijkbegeleider Ga naar Portalbeheer Documenten Praktijkbegeleider Selecteer de praktijkbegeleider Selecteer de gebruikers Klik op opslaan Om dit te kunnen doen moet je in een rechtengroep zitten met het recht Inrichting_praktijkbegeleider Beperkingen Standaard kan een praktijkbegeleider alle documenten van de aan hem gekoppelde medewerkers zien. Omdat dit niet altijd wenselijk is, is het mogelijk om dit te beperken tot documenten uit één of meerdere documentcategorieën. Dit doe je door de volgende stappen te doorlopen: Ga naar Portalbeheer documenten documentcategorieën Klik op het icoon Leden Selecteer de leden die deze categorie mogen zien LET OP: als je een begeleider aan één categorie hangt dan kan de betreffende begeleider geen andere documenten meer zien. 10. Blokkering trainingsdefinitie Bij de trainingsdefinitie is er een nieuw veld bijgekomen Actief Alleen gebruikers met het recht Trainingsdefinitie_bewerken_actief kunnen de status van dit veld bewerken. Als een trainingsdefinitie niet actief is dan kan er ook geen training in de trainingsplanner van gemaakt worden. Update PlusPort Academy februari 2013 Pagina 12 van 13

13 10.1. Standaardinstelling Onder Portalbeheer Mijn portal bij het tabblad Instellingen is er een instelling bijgekomen wat een nieuwe trainingsdefinitie voor standaardwaarde moet hebben. 11. Notificatie aanmaken definities Onder notificaties zijn er twee nieuwe notificaties bij gekomen: Deze notificaties worden verstuurd naar alle gebruikers met het recht 12. Uitbreiding gebruikersimport Voor het importeren van gebruikers op Afdelingsniveau is het rapport aangepast. De velden Contentgroep en Verlooptijd zijn toegevoegd. 13. Veld prefix in uitnodigingsmail In de notificatie Uitnodigingsmail is het veld Prefix toegevoegd. Dit veld geeft de aanhef voor de gebruiker weer (de Heer of Mevrouw). Update PlusPort Academy februari 2013 Pagina 13 van 13