DE MODULE BETALINGSVERKEER

Transcriptie

1 DE MODULE BETALINGSVERKEER

2 Kluwer Fidura Postbus GA Deventer T: F: E: I: Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden auteur(s), redacteur(en), uitgever deswege geen aansprakelijkheid. 2014, Kluwer Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbende(n) op het auteursrecht, c.q. de uitgeefster van deze uitgave, door de rechthebbende(n) gemachtigd namens hem (hen) op te treden, niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking. De uitgeefster is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor kopiëren, als bedoeld in artikel 17 lid 2, Auteurswet 1912 en in het KB van 20 juni 1974 (Stb. 351) ex artikel 16b, Auteurswet 1912, te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form by means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the written permission of the publisher. 2 Module Betalingsverkeer

3 INHOUDSOPGAVE DE MODULE BETALINGSVERKEER Inleiding Zoeken van een betaaladviesrun Betaalbatch aanmaken Betaaladvieslijst toevoegen Betaaladvieslijst wijzigen Betaaladvieslijst verwerken Betaalbatch verwerken in het bankboek Inrichting van het betalingsverkeer Module Financieel Module Relatie...18 Module Betalingsverkeer 3

4 DE MODULE BETALINGSVERKEER 1.1. Inleiding Nadat de door u ontvangen crediteurenfacturen ingeboekt zijn en u de openstaande posten gecontroleerd hebt, kunt u de crediteurenfacturen die u wilt betalen, gaan betalen. U kunt daarvoor de betaalopdracht invullen en naar de bank opsturen, maar u kunt ook gebruik maken van de module Betalingsverkeer in Fidura. Let op: de module Betalingsverkeer is een optionele module van Fidura Enterprise en alleen beschikbaar indien u hiervoor een licentie heeft. In de module Betalingsverkeer selecteert u alle facturen die u wilt betalen. Daarna kan het pakket een batchbestand aanmaken volgens de Europese standaard voor betalingen (zg. pain-bestand) dat u vervolgens naar de bank kunt opsturen of kunt inlezen in een pakket om elektronisch te bankieren. De bank verwerkt de betalingen en stuurt u ter bevestiging daarvan een (elektronisch) bankafschrift. De batch kunt u dan in zijn geheel in het bankboek afboeken. In onderstaand schema is het proces opgenomen. Dit hoofdstuk concentreert zich op de module Betalingsverkeer. Het invoeren van inkoopfacturen en het afboeken van betaalbatches in de module Financieel is reeds eerder aan de orde gekomen in voorgaande hoofdstukken. 4 Module Betalingsverkeer

5 1.2. Zoeken van een betaaladviesrun U opent de module Betalingsverkeer door in het hoofdmenu van Fidura de optie Betalingsverkeer aan te klikken. Hierna verschijnt het Betaaladviesrun navigatiescherm. In dit scherm kunt u zoeken naar bestaande betaaladviesruns. Door bepaalde selectiecriteria in te voeren, kan een bestaande betaaladviesrun gezocht worden en de daarin opgenomen betaalopdrachten op het scherm worden getoond. Fidura Enterprise maakt onderscheid tussen betaaladviesruns die al verwerkt zijn en runs die (nog) niet verwerkt zijn. Zoekt u een reeds verwerkte betaaladviesrun, dan geeft u dat aan door het vakje bij het veld Verwerkt aan te vinken. Door middel van de knop paragraaf kunt u een nieuwe betaaladviesrun toevoegen, zie Indien u een betaaladviesrun nog niet is verwerkt kunt u door de knop wijzigingen aanbrengen in de betaaladviesrun (zie paragraaf 5.3.2). nog Indien een betaaladviesrun reeds is verwerkt kunt u nog altijd kiezen voor de knop, zodat u kunt bekijken welke inkoopfacturen zijn betaald middels de geselecteerde betaaladviesrun. Met de knop kunt u een betaaladviesrun verwerken (zie paragraaf 5.3.3). De knop sluit het Betaaladvies navigatiescherm. Module Betalingsverkeer 5

6 1.3. Betaalbatch aanmaken Voordat u een betaalbestand kunt aanmaken, dient een aantal onderdelen binnen Fidura te zijn ingericht. In de modules Financieel en Relatie moet een aantal zaken zijn ingevuld. Deze worden besproken in paragraaf 5.5. Zodra de relaties en de dagboeken goed zijn ingericht kunt u betaaladvieslijsten gaan aanmaken. Het aanmaken van betaaladvieslijsten verloopt in drie stappen: 1. Betaaladvieslijst toevoegen In dit programma maakt u een selectie uit openstaande crediteurenposten die u wilt gaan betalen. Zie paragraaf Betaaladvieslijst wijzigen U kunt crediteurenfacturen verwijderen uit een betaaladvieslijst, bovendien kunt u de te betalen bedragen aanpassen. Zie paragraaf Betaaladvieslijst verwerken Tijdens het verwerken van de advieslijst wordt een bestand aangemaakt volgens de definities van Pain (Sepa). Dit bestand kunt u vervolgens inlezen in een pakket om elektronisch te bankieren of opsturen naar de bank. Zie paragraaf Module Betalingsverkeer

7 Betaaladvieslijst toevoegen U opent de module Betalingsverkeer door in het hoofdmenu van Fidura de optie Betalingsverkeer aan te klikken. Hierna verschijnt het Betaaladviesrun navigatiescherm. Voor het toevoegen van een betaaladvies gaat u als volgt te werk: 1. Klik in het Betaaladviesrun navigatiescherm op de knop of gebruik [Alt + T]. Hierna verschijnt het scherm Betaaladvieslijst toevoegen. Module Betalingsverkeer 7

8 2. Fidura gaat ervanuit dat u betalingen wilt verrichtingen. Tevens bestaat de mogelijkheid om automatische incasso s te verrichten. 3. Vul in de bovenste drie velden een selectiecriterium in. U kunt meerdere selectiecriteria toevoegen. Bij enkele velden is het mogelijk gebruik te maken van een kalender via de knop. Verder is bij enkele velden de knop beschikbaar waarmee u kunt zoeken. 4. Klik na het invullen van de selectiecriteria op de knop. De openstaande crediteurenposten die voldoen aan de selectiecriteria worden nu getoond. 5. Vink de posten aan die u betaalbaar wilt stellen in de kolom Opn. in betaaladvies. Wilt u alle posten selecteren, klik dan op de knop. 6. Klik vervolgens op de knop. Hierna verschijnt het scherm Betaaladvieslijst wijzigen: 8 Module Betalingsverkeer

9 7. Selecteer eerst via de selectielijst bij het veld Dagboek het dagboek waarvoor de betaalbaarstelling geldt. Het dagboek is gekoppeld aan het rekeningnummer van welke de betalingen worden verricht. Vervolgens kunt u nu wijzigingen in het advies maken. U kunt openstaande posten verwijderen en te betalen bedragen aanpassen (zie hiervoor de volgende paragraaf). 8. Klik vervolgens op de knop. De betaaladvieslijst is nu aangemaakt. Module Betalingsverkeer 9

10 Betaaladvieslijst wijzigen Na het aanmaken van een betaaladvieslijst kan blijken dat u een aantal te betalen posten wilt verwijderen of aanpassen. Voor het wijzigen van een betaaladvieslijst gaat u als volgt te werk: 1. Start de module Betalingsverkeer. Werkt u al in de module Betalingsverkeer, klik dan op het pictogram. Hierna verschijnt het Betaaladviesrun navigatiescherm. 2. Vul eventueel selectiecriteria in en klik dan op de knop. De runs die aan de selectiecriteria voldoen worden getoond. 3. Selecteer de run die u wilt wijzigen en klik vervolgens op de knop. Het scherm Betaaladvieslijst wijzigen verschijnt. 10 Module Betalingsverkeer

11 4. Selecteer betalingen die u uit het advies wilt verwijderen en klik op de knop. 5. Desgewenst kunt u het veld Openstaand (het te betalen bedrag) wijzigen. 6. Klik op de knop om de wijzigingen te bevestigen. Module Betalingsverkeer 11

12 Betaaladvieslijst verwerken Indien de betaaladvieslijst akkoord is bevonden, kunt u de run verwerken tot een Painbestand (=Europese standaard voor Sepa-betalingen). Dit bestand kunt u vervolgens inlezen in een betaalverkeerpakket. Voor het verwerken van een betaaladvieslijst gaat u als volgt te werk: 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Proces / Verwerken betaaladviesrun. Hierna verschijnt het scherm Betaaladviesrun navigatiescherm. 2. Zoek via de knop de betaaladviesrun die u wenst te verwerken. Selecteer deze betaaladviesrun en klik dan op de knop scherm Betaaladviesrun verwerken.. Hierna verschijnt het 12 Module Betalingsverkeer

13 3. Vul de actieve velden in. Bij het veld Extern fact. nr. in adviseren we u om voor de optie Beide te kiezen. Deze optie biedt de meeste zekerheid voor het overnemen van de juiste gegevens door de bankinstelling. 4. Bevestig de ingevulde gegevens via de knop. Het Pain-bestand is aangemaakt in de door u opgegeven locatie in het veld Opslaan in. U kunt het aangemaakte bestand nu inlezen in u betaalverkeerpakket. Module Betalingsverkeer 13

14 1.4. Betaalbatch verwerken in het bankboek Nadat de betaalbatch verstuurd is naar de bank wordt de batch door de bank verwerkt en worden de betalingen door de bank verricht. De bank verstuurt ter bevestiging een bankafschrift waarop de betaling van de batch vermeld staat. De batch kan nu in het bankboek binnen Fidura verwerkt worden, de betalingen van alle crediteurenfacturen in die batch worden zodoende in een handeling verwerkt. Het is overigens mogelijk om crediteurenbetalingen die niet door de bank verwerkt worden uit te sluiten tijdens het verwerken van de batch in het bankboek van Fidura. Werkwijze: 1. Start de module Financieel. 2. Open het scherm Boeking onderhouden door gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + N], of in de menubalk te kiezen voor onderhouden. 3. Selecteer het betreffende bankboek en druk op de knop.. Hierna verschijnt het scherm Boeking 4. Kies achtereenvolgens de boekdatum en periode waarin u wilt boeken. Het boekstuknummer wordt automatisch gekozen. U kunt dit alsnog aanpassen, bijvoorbeeld als u uw bankafschriftnummer wilt gebruiken als identificatiemiddel. 14 Module Betalingsverkeer

15 5. Dubbelklik op een lege mutatieregel in de tabel onder in het scherm Boeking toevoegen. Het scherm Mutatieregel toevoegen verschijnt. 6. Selecteer in het veld DCG de optie Batch. Het veld BetaalBatchnr. wordt actief. 7. Typ het batchnummer handmatig in of klik op de knop naast het veld BetaalBatchnr. om de batch te gaan zoeken. Hierna verschijnt het zoekscherm Betaaladviesrun Selectiescherm. 8. Door op de knop te klikken kunt u de specifieke inhoud van de batch bekijken. U kunt onder meer de aanmaakdatum en de factuurgegevens raadplegen. Via de knop kunt u dit venster sluiten. 9. Zodra u de juiste batch gevonden heeft, kunt u deze selecteren en via de knop bevestigen. De betaalde crediteurenfacturen uit de batch worden per post op het boekstuk vermeld. U kunt hier crediteurenbetalingen die door de bank zijn geweigerd handmatig verwijderen. Dit doet u door de mutatieregel te selecteren en vervolgens op de knop te klikken. Let op: Een batch is maar één keer te verwerken in het dagboek dat gekoppeld is aan de betaalbatch. Indien u crediteurenbetalingen in het boekstuk verwijdert, bijvoorbeeld omdat de bank de betalingen voor die crediteur weigert, dan zult u die betalingen later handmatig moeten afboeken in het bankboek. 10. De batch is nu in het bankboek ingelezen. U kunt nu de andere transacties in het afschrift boeken en vervolgens het boekstuk sluiten. 11. Na controle kan het boekstuk nu verder verwerkt worden in de module Financieel. Module Betalingsverkeer 15

16 1.5. Inrichting van het betalingsverkeer Alvorens met de module Betalingsverkeer te kunnen werken moet er in de module Financieel en in de module Relatie wel een aantal aspecten zijn ingericht Module Financieel In de module Financieel moet per dagboek waarvoor u betaalbestanden wilt aanmaken een IBAN-rekeningnummer (voor Sepa) worden ingevuld. Werkwijze: 1. Kies in de menubalk van de module Financieel voor de optie Onderhoud / Dagboek. Hierna verschijnt een lijst met beschikbare dagboeken. 2. Selecteer het dagboek van het type Bank of Giro en klik op de knop. Hierna verschijnt het scherm Dagboek onderhouden: 16 Module Betalingsverkeer

17 3. Vul in het veld Rekeningnr. het bankrekeningnummer en in het veld IBAN het IBANrekeningnummer en in het veld BIC de BIC-code van de bank in dat u bij die bank heeft. Van deze rekening worden de crediteurenfacturen afgeboekt. Selecteer in het veld Bank/giro of de rekening een voormalige girorekening of een normale bankrekening betreft. In de volgende tabel staan de velden van dit scherm beschreven. Dagboek Afdrukken Type Grootboek Vul hier de omschrijving voor het dagboek in, bijvoorbeeld: Rabobank Niet van toepassing. U kunt hier via de selectielijst een keuze maken uit de volgende type dagboeken: Memoriaal, Initieel, Inkoop, KBG (Kas, Bank, Giro) en Gelden derden. Vul hier de grootboekrekening in waarop de sluitboeking van het boekstuk in het betreffende dagboek geboekt moet worden. Bij een bankboek is dit het grootboekrekeningnummer van die bankrekening. U kunt ook een keuze maken via de knop. Voor een nieuw dagboek dient u eerst een grootboekrekening aan te maken. Valuta Selecteer hier via de selectielijst de valutacode die de bank hanteert, bijvoorbeeld Euro. Rekeningnr Vul hier het bankrekeningnummer in van het bankboek, dat u wilt gebruiken voor het betalingsverkeer. Bank/giro Indien er sprake is van een bankboek of giroboek, dan kunt u dit via de selectielijst aangeven met de keuze Bank c.q. Giro. IBAN Vul hier het IBAN-rekeningnummer in van het bankboek, dat u wilt gebruiken voor het betalingsverkeer. BIC Vul hier de BIC-code (waarmee de bank wordt geidentificeerd) in van het IBANrekeningnummer. Rek.nr/IBAN Geeft aan of u het rekeningnummer of het IBAN-nr op overzichten wil zien. 4. Via de knop kunt u de gemaakte keuze bevestigen. Module Betalingsverkeer 17

18 Module Relatie Per crediteur dient u aan te geven of u de inkoopfacturen die u van deze relatie ontvangt via de module Betalingsverkeer wilt betalen. Bovendien moet er minimaal één bankrekeningnummer van deze relatie bekend zijn en geeft u of de inkoopfacturen via een ClieOp03-betaling of een Sepa-betaling wil uitvoeren. Voor de juiste afwikkeling moet bovendien de plaats van de crediteur zijn ingevuld. Tabblad Bank Voor financiële transacties met de relatie kunt u de bankgegevens van de relatie vastleggen. Dat kan per bankfiliaal waar de relatie een rekening heeft. Hierbij kan één rekening worden aangemerkt als de te gebruiken rekening voor debiteurentransacties en één rekening kan worden aangemerkt als de te gebruiken rekening voor crediteurentransacties. U legt deze gegevens vast via het tabblad Bank van de module Relatie. Het is mogelijk om via tabblad Bank de reeds ingevoerde bankgegevens te wijzigen of te verwijderen. Voor het vastleggen van nieuwe bankgegevens voor de relatie klikt u op de knop. Hierna verschijnt het scherm Bankgegevens. Algemene gegevens: Naam In dit veld vermeldt u de naam van de bank. Adres In dit veld vermeldt u het adres van het bankfiliaal. Plaats Het eerste veld is bestemd voor de postcode van het adres van het bankfiliaal. In het tweede veld is het mogelijk de plaatsnaam te selecteren met behulp van een selectielijst met plaatsnamen. Land Selecteer via de selectielijst het land waar het bankfiliaal gevestigd is. BIC De BIC-code waarmee elke bank kan worden geïdentificeerd. Dit is in combinatie met het IBAN-rekeningnummer uniek. 18 Module Betalingsverkeer

19 Rekeningnummers: Rekeningnummer In dit veld vermeldt u het normale rekeningnummer. IBAN In dit veld vermeldt u het IBAN-rekeningnummer. Soort Selecteer hier via de selectielijst of het een betaalrekening of een spaarrekening betreft. Bank/Giro Selecteer hier via de selectielijst om wat voor type rekening het gaat. Selecteer Bank voor bankrekeningen en Giro voor rekeningen wanneer het voormalige giro-rekeningen betreffen. Debiteur Vink dit vakje aan om aan te geven dat deze rekening gebruikt wordt als standaardrekening voor debiteurentransacties van de relatie. Dit rekeningnummer wordt getoond op het tabblad Debiteur. Incasso Geef aan op welke manier er geincasseerd kan worden: ClieOp03 (=Nederlandse standaard) of Sepa (=Europese standaard). Let op: ClieOp03 wordt niet meer ondersteund door de banken. Crediteur Vink dit vakje aan om aan te geven dat deze rekening gebruikt wordt als standaardrekening voor crediteurentransacties van de relatie. Dit rekeningnummer wordt getoond op het tabblad Crediteur. Betaling Geef aan op welke manier er betaald kan worden: ClieOp03 (=Nederlandse standaard) of Sepa (=Europese standaard). Let op: ClieOp03 wordt niet meer ondersteund door de banken. Tabblad Crediteur Op dit tabblad zijn de volgende twee velden van belang voor het betalingsverkeer: Betaaltermijn Betaalwijze Hier vermeldt u het aantal dagen ruimte dat de crediteur geeft om aan de verplichtingen te voldoen. Op basis van deze termijn wordt de vervaldatum van de factuur berekend. Hier selecteert u via de selectielijst of de betaalwijze al of niet automatisch dient te verlopen. Zodra u de betaalwijze Automatisch selecteert, kunt u voor deze relatie de binnengekomen inkoopfacturen via de module Betalingsverkeer betalen. Bij de keuze Niet Automatisch kunnen de inkoopfacturen niet via de module Betalingsverkeer worden betaald. Module Betalingsverkeer 19