Promedico VDF 10 - bestand maken om in te lezen in VIP-Calculus Ketenzorg

Transcriptie

1 Promedico VDF 10 - bestand maken om in te lezen in VIP-Calculus Ketenzorg Inhoudsopgave Algemeen:... 2 Stappenplan: Bestand aanmaken Eerste keer dat u een bestand wilt gaan aanmaken voor VIP-Calculus:... 3 Ad Stap B: Nieuwe ruiters aanmaken... 3 Ad Stap C: Patiënten opsporen met ICPC en de geselecteerden een ruiter geven... 3 Ad Stap D: Project Ruiter aanmaken-patiënten selecteren met Ruiter Ad stap E: Exportset aanmaken en exporteren gegevens... 6 Ad Stap F: Bestand uploaden in VIP-Calculus Ketenzorg:... 8 Alternatief voor stap C... 8 Werkwijze Ruiter handmatig toevoegen... 8 Volgende kwartalen bestanden aanmaken en inlezen... 8 B. Grootendorst 7 maart Promedico VDF release 5 Pagina 1 van 8

2 Algemeen: Methode: De patiënten worden gecodeerd met een speciale ruiter, alleen bedoeld voor de declaratie via Synchroon. De Ruiters dienen in elk geval bijgewerkt te zijn per 1 e van elk kwartaal. Denk daarbij aan Nieuwe gediagnosticeerden Verhuisden in- en uit stroom Overledenen NB. Doe dit ook direct bij postverwerking: Ruiter en Hoofdbehandelaar aanmaken/ wijzigen. Er wordt een csv bestand gemaakt door een selectie te maken op de betreffende ruiter. Dit bestand wordt ge-upload in De volgende ruiters kunnen gekozen worden omdat deze niet interfereren met algemene bestaande ruiters, tenzij u deze zelf al hebt aangemaakt. 1. Ruiter S1 = S1 DM2 Synchroondeelname 2. Ruiter S2 = S2 COPD Synchroondeelname 3. Ruiter S3 = S3 CVRM Synchroondeelname In verband met het feit dat patiënten ingeschreven bij CZ niet kunnen deelnemen ingeval primaire preventie, zelfs indien risico> 20% en/of medicamenteus behandeld, is het misschien handig om deze patiënten ook een ruiter te geven: 4. Ruiter S- = S-CZ CVRM RIS>20% PRIMPRE Zorg dat u ook een ruiter geeft aan patiënten die onder behandeling van de specialist zijn. Indien u dat nog niet al gedaan hebt met eigen codes, kies dan bijvoorbeeld: 5. Ruiter DS = DM2 controle Specialist 6. Ruiter CS = COPD controle Specialist 7. Ruiter HS = CVRM controle Specialist Opmerking 1: In onderstaand stappenplan is gekozen om deze eerste keer in Stap B een vers bestand aan te maken op basis van de selectie via ICPC code(s). Vervolgens krijgen de geselecteerde patiënten de nieuwe ruiter en wijzigt u de ruiter indien die niet correct is bij desbetreffende patiënt. Indien u in uw HIS al ruiters gebruikt voor bijv. DM2 zorg of COPD zorg bij Synchroon, kunt u direct naar stap D gaan en een project aanmaken op basis van uw eigen ruiter. Het is wel aan te bevelen om eens per jaar de groep patiënten geselecteerd op basis van de Synchroon ruiters of uw eigen ruiter te vergelijken met de selectie op basis van de ICPC code(s). Opmerking 2: CVRM Ruiters aanmaken: Op dit moment lijkt het makkelijker om de ruiters handmatig toe te voegen, bijv. op het moment dat u de patiënt ziet. U kunt dan ook direct beoordelen aan de hand van het risico bij CVRM preventie of patiënt wel kan instromen in Synchroon (in verband met de afspraken met CZ en VGZ). Als een eerste stap kan wel via Programma 814 op basis van de ICPC codes HVZ-NHG lijst een selectie gemaakt worden en kunnen de geselecteerden de ruiter RP = risicoprofiel geïndiceerd krijgen. Deze ruiter kan vervolgens worden omgezet naar S3 of S- of HS of PP(=prim.prev.CVRM ris<20%) of RN( risicoprofiel niet nodig). Bijlagen: - Handleiding Projecten Promedico VDF 10 -Handleiding VIP live Zorggroep, jan.2013 B. Grootendorst 7 maart Promedico VDF release 5 Pagina 2 van 8

3 Stappenplan: Bestand aanmaken. Er volgt een stappenplan met voorbeelden voor COPD. Voor DM2 is de werkwijze hetzelfde. 1 Eerste keer dat u een bestand wilt gaan aanmaken voor VIP-Calculus: A. Maak een map op de C schijf of F schijf aan. Voorbeeldnaam Map: Synchroon-VIPCalculus met sub-mappen: DM2 COPD CVRM. B. Maak de nieuwe Ruiters aan in Onderhoud Ruiters, zie lijst hierboven en bij opmerking 2. C. Geef alle patiënten die deelnemen aan de Synchroon Zorggroep de goede Ruiter. D. Export set aanmaken en Exporteren gegevens. E. Bestand uploaden in VIPLive. Ad Stap B: Nieuwe ruiters aanmaken voorbeeld COPD 1. Ga naar Onderhoud > Ruiters 2b 2a Kies toevoegen en type S2 bij code en S2 COPD Synchroondeelname bij de omschrijving. 3. Aanvinken: Ruiter bij patiënt tonen. 4. Kies vervolgens voor Opslaan. Ad Stap C: Patiënten opsporen met ICPC en de geselecteerden een ruiter geven Voorbeeld ICPC R95 en Ruiter S2 5. Ga naar Rapportage > Projecten. 6. Kies Toevoegen onderaan de lijst met projecten. 7. Geef links onder de naam van het project: COPD via ICPC code R DM2 Synchroondeelname = Ruiter S1- ICPC T90.2 Hoofdbehandelaar DM= DMHB Ruiter DM2 spec = DS B. Grootendorst 7 maart Promedico VDF release 5 Pagina 3 van 8

4 8. Klik met Rechter muisknop op [Begin]. 9. Kies Selectie verfijnen (EN) 10. In Selectie verfijnen op linker deel van het scherm aanvinken: a. Alle patient met b. Patient kenmerk Dan in het rechter deel van het scherm aanvinken: c. Ingeschreven en Vast en eventueel incl Vaste passant. d. Sluit af met OK. Zie scherm hieronder. 10a 10b a 10c a 10d a 11. Vervolgens komt u terug in scherm en klikt weer met Rechter muisknop op [Patiënt]. 12. Kies dan opnieuw voor Selectie verfijnen (EN). 13. In Selectie verfijnen op linker deel van het scherm aanvinken: a. Alle patient met b. ICPC c. Kies in rechter deel van het scherm via de zoekknop met puntjes naar R95 d. Vink aan Episode en E regel e. Periode op 0 dagen f. Klik onderaan op OK Zie scherm hieronder 13c B. Grootendorst 7 maart Promedico VDF release 5 Pagina 4 van 8

5 14. Kies nu onderaan voor uitvoeren. 15. Als het klaar is, de getallen zijn ingevuld en kleuren groen, gaat u naar tabblad Uitvoer. 16. Kies in Uitvoer voor: Ruiter. 17. Kies via de Zoekknop de Ruiter S Kies rechtsonder voor Registreer. 19. Alle geselecteerde patiënten hebben nu de Ruiter S2 gekregen. 20. Door nogmaals naar Uitvoer te gaan kan er gekozen worden voor afdrukken, maak de keuzes naar eigen wens. 21. Controleer de lijst en verwijder de ruiter S2 indien niet correct voor bij desbetreffende patiënt en geef zo nodig een andere ruiter bijvoorbeeld Ruiter CS = COPD controle Specialist. Ad Stap D: Project Ruiter aanmaken-patiënten selecteren met Ruiter. Voorbeeld: Project Ruiter S2 COPD Synchroondeelname 22. Ga naar Rapportage > Projecten. 23. Kies Toevoegen onderaan de lijst met projecten. 24. Geef links onder de naam van het project: Ruiter S2 COPD Synchroondeelname. 25. Klik op [Begin] met Rechter muisknop. 26. Kies Selectie verfijnen (EN). 27. In Selectie verfijnen op linker deel van het scherm aanvinken: a. Alle patient met. b. Patient kenmerk. Dan in het rechter deel van het scherm aanvinken: c. Ingeschreven en Vast en eventueel incl Vaste passant. d. Sluit af met OK. B. Grootendorst 7 maart Promedico VDF release 5 Pagina 5 van 8

6 28. Vervolgens komt u terug in scherm en klikt weer met Re muisknop op [Patiënt]. 29. Kies dan opnieuw voor Selectie verfijnen (EN). 30. In Selectie verfijnen op linker deel van het scherm aanvinken: a. Alle patient met b. Ruiter c. Kies in rechter deel van het scherm via de zoekknop de Ruiter S2 d. Klik onderaan op OK. 31. Kies nu onderaan voor uitvoeren. 32. Als het klaar is, de getallen zijn ingevuld en kleuren groen, gaat u naar tabblad Uitvoer. Ad stap E: Exportset aanmaken en exporteren gegevens! U dient nu eenmalig een goede export set aan te maken. Dit is nodig omdat in VIPlive alleen dit format kan worden ingelezen. 33. Kies in Uitvoer voor: Exporteren gegevens. 34. Klik nu met rechter muisknop in leeg deel van het rechter veld. 35. Een nieuw scherm wordt geopend B. Grootendorst 7 maart Promedico VDF release 5 Pagina 6 van 8

7 36. Geef een naam voor deze exportset in het linker vak: Viplive 37. en type in het rechter vak de naam Viplive voor.csv Vink nu de veldnamen aan en zet ze in de goede volgorde m.b.v. de knoppen veld hoger-lager zetten. De exportset dient de volgende gegevens en in deze volgorde te bevatten: o BSN o Geslacht o Voorletters o Voorvoegsels o Achternaam o Voorvoegsels_Partner o Achternaam_Partner o AchterOmschrijving o Geboortedatum o Huisnummer o Huisnummertoevoeging o Straat o Postcode o Woonplaats o AGB_Huisarts o Uzovi_Zorgverz o Verzekeringsnummer o Patientnummer 39. Sla dit op door op OK te klikken. B. Grootendorst 7 maart Promedico VDF release 5 Pagina 7 van 8

8 40. Zet in het volgende scherm nu een vink bij de exportset viplive. Zie voorbeeldscherm: Zoek via <Open> naar de (bijvoorbeeld) Locatie map Synchroon-VipCalculus\COPD 42. Type dan het kwartaal erachter: bijvoorbeeld \2013 1ekw 43. Vink aan: Tekengescheiden ; 44. Keuze Datum in uitspoel: DDMMJJJJ 45. Laat de vink staan bij [ inclusief kolomnamen in uitspoel]. 46. Klik op exporteren 47. Het bestand wordt nu opgeslagen in de map: Synchroon-VipValculus\COPD\2013 1ekw een heeft de naam Viplive 2. Ad Stap F: Bestand uploaden in VIP-Calculus Ketenzorg: Log nu in via uw account op Vip-Calculus site: Zie verder de handleiding van Vip-Calculus: Handleiding VIPLive Zorggroep, januari 2013.doc Alternatief voor stap C U geeft handmatig iedere patiënt een ruiter S2, bijv. met behulp van een lijst die u al hebt. Als dat klaar is, maakt u een via Project Ruiter S2 COPD Synchroondeelname het export bestand aan. Zie Stap D, E en F. Werkwijze Ruiter handmatig toevoegen Ga naar Medisch Dossier en selecteer de patiënt. Klik vervolgens rechts op Administratie. Dan op tabblad Aanvullend. Met rechter muisknop in veld van ruiters kiest u voor toevoegen van ruiter Volgende kwartalen bestanden aanmaken en inlezen U kunt weer een volgend kwartaal bestand aanmaken, maar nu direct via de ruiter S2. Vervolgens kunt u weer een export VIPLive bestand aanmaken en uploaden en indien gewenst een lijst printen. Aandachtspunten: U hebt tussentijdse wijzigingen ingevoerd. Kies als de peildatum 1 dag van het kwartaal. 2 Elk nieuw mailmerge bestand heeft dezelfde naam, maar staat in een nieuwe submap! B. Grootendorst 7 maart Promedico VDF release 5 Pagina 8 van 8