Snelstartgids Access Online Betalingen en Rapportage

Transcriptie

1 Snelstartgids Access Online Betalingen en Rapportage Voor het gebruik van de applicatie en de meest gebruikte functies in overzichtelijke stappen.

2 Algemeen De snelstartgids Betalingen en Rapportage is voor alle gebruikers die op een snelle en eenvoudige manier met Access Online willen starten. Tevens is een snelstartgids Beheer beschikbaar. Bij elke stap staat aangegeven hoe u deze kunt bereiken. Onder 2. Persoonlijke gegevens staat bijvoorbeeld Persoonlijke gegevens > Voorkeuren gebruiker. TIP Voeg dit scherm toe aan uw favorieten. Onderaan het scherm vindt u belangrijke mededelingen over Access Online. TIP U kunt de grootte waarin schermen geopend worden aanpassen door éénmalig rechts onderin de browser uw scherm groter of kleiner te slepen met de linkermuisknop. De juiste werking is afhankelijk van lokale instellingen op uw computer. 1. Inloggen Ga naar: i Access Online is te gebruiken met Internet Explorer (Microsoft) en Firefox (Mozilla). a. Klik op Login. b. Kies als inlogmethode e.dentifier2. c. Voer uw rekeningnummer en pasnummer in en klik op Verzenden. i Gebruik de e.dentifier gekoppeld met de usb-kabel om minder kwetsbaar te zijn voor criminelen. Neem contact op met uw service desk voor meer informatie. d. Volg de inloginstructies op uw scherm. i Er is een nieuw rekeningnummer voor u geopend. Het rekeningnummer is alleen bedoeld om in te loggen. Op deze rekening kan geen betalingsverkeer plaatsvinden. e. U komt in het hoofdscherm van Access Online. Rechtsboven kunt u de taal wijzigen in Nederlands. i De taalinstelling wordt op uw computer opgeslagen en dient op een andere computer opnieuw ingesteld te worden. Deze taalinstelling geldt alleen voor het hoofdscherm. 2

3 e TIP Gebruik de menu items aan de linkerkant van uw scherm om door Access Online te navigeren. U kunt met de knop Vorige linksboven in uw browser niet naar de vorige pagina vanwege de beveiligde ( omgeving. Het hoofdmenu van Access Online Onder Global Cash Management vindt u de volgende modules: Betalingen, Rapportage, Beheer en Persoonlijke gegevens. De volgende modules zijn optioneel beschikbaar: Track & Trace en Cash Pooling. Neem contact op met uw Consultant Cash Management voor meer informatie. Om de betaal- en rapportagemodule te kunnen gebruiken, dient een administrator dit eerst in te stellen in de beheermodule. 3

4 2. Persoonlijke gegevens Ga naar: Persoonlijke gegevens > Voorkeuren Hier kunt u uw persoonlijke voorkeuren instellen, zoals de taal. Deze snelstartgids Betalen en Rapportage is gebaseerd op een Nederlandse taalinstelling. De administrator heeft uw taalinstelling bepaald. c a b TIP U kunt bij Persoonlijke gegevens ook het openingscherm van de betaalmodule wijzigen. a. Controleer of NL - Nederlands bij Taal is geselecteerd. b. Selecteer Komma bij Decimaalsymbool. c. Klik op Verzenden. i U krijgt de melding dat uw gegevens zijn geactualiseerd. Uw wijzigingen zijn binnen 45 minuten actief. d. Klik op Sluiten rechtsboven in uw scherm. 4

5 Betalingen Ga naar Global Cash Management > Betalingen De betaalmodule opent standaard met het tonen van de openstaande en recente betalingen (Openstaand/ recent). Hier vindt u alle uitgevoerde en verwijderde betalingen van de afgelopen zeven dagen, daarna verdwijnen deze automatisch naar de Historie. Klik op Betalingen. De betaalopties worden hieronder uiteengezet. b c 3. SEPA en losse (buitenlandse) betalingen & lokale betalingen Engeland Voor SEPA en losse (buitenlandse) betalingen: Betalingen > Losse betaling Voor binnenlandse betalingen in Engeland, ga naar: Betalingen > Lokale betalingen > Verenigd Koninkrijk. a. Selecteer bij Payment Type het type betaling. i Indien u een Losse betaling invoert die niet aan SEPA-criteria voldoet, haal dan het vinkje weg bij SEPA-overboeking. b. Kies de Van rekening. c. Selecteer type Begunstigde. Er zijn drie opties: een nieuwe begunstigde binnenland/buitenland (Nieuw, zie stap 3.1a en stap 3.1b), een intracompany betaling (Eigen rekening, zie stap 3.2) en een eerder opgeslagen begunstigde (Eigen lijst, zie stap 3.3). 5

6 3.1a Nieuwe begunstigde - Engeland I. Selecteer Nieuw bij Begunstigde en Bank begunstigde. II. Vul de Naam in. III. Kies voor Standaard of IBAN rekeningnummer. IV. Vul het Rekeningnummer begunstigde in. V. Vul in de Sort Code. VI. Wilt u de begunstigde opslaan, ga verder met stap X op pagina 8. Zo niet, ga verder met stap d op pagina 10. I II III IV V TIP Indien u de optie Kosten voor leeg laat, wordt automatisch SHA Gedeeld gekozen. 3.1b Nieuwe begunstigde - SEPA en losse (buitenlandse) betaling I. Selecteer Nieuw bij Begunstigde. II. Selecteer Nieuw bij Bank begunstigde. SEPA criteria: De Van rekening is een IBAN rekeningnummer in het SEPA-gebied. De betaling vindt plaats binnen de EU-lidstaten. Een lijst met alle SEPA-landen vindt u op De valuta is EUR. Het juiste IBAN rekeningnummer en Swiftadres zijn beschikbaar. 6

7 II I III en IV VIII V VI en VII Zie pagina 8 voor uitleg. 7

8 III. Klik op. IV. Vul de Naam van de begunstigde in. i Plaats begunstigde heeft bij een losse (buitenlandse) betaling geen sterretje (*), maar is toch een verplicht veld. V. Voer het juiste Land van de begunstigde in. VI. Kies voor Standaard of IBAN rekeningnummer. VII. Vul het Rekeningnummer begunstigde in. VIII. Voer het Swiftadres in; klik op. i Indien het Swiftadres meerdere keren voorkomt, adviseren wij u om contact op te nemen met uw begunstigde om het juiste SWIFT (ook bekend als BIC) op te vragen. TIP U kunt de Code Begunstigde naar Rekeningcode en Naam begunstigde naar Naam rekening kopiëren. IX. Klik op het juiste Swiftadres in de lijst met zoekresultaten. X. Wilt u de begunstigde opslaan, volg dan de onderstaande stappen. Klik op. Vul een zelfgekozen Code Begunstigde in. Vul een zelfgekozen Rekeningcode en Naam rekening in. Vul een Banknaam in. Klik op Opslaan. i U krijgt de melding Begunstigde succesvol opgeslagen. Verstuur de begunstigde ter autorisatie. Klik op Verzenden. Volg de autorisatie-instructies op uw scherm. i U krijgt de melding Begunstigde succesvol geautoriseerd. Deze zal actief zijn na 10 minuten. U kunt doorgaan met uw betaling. U keert automatisch terug naar het betaalscherm. XI. Ga verder met stap d op pagina 9. 8

9 3.2 Intracompany overboeking I. Selecteer Eigen rekening en klik op. II. Selecteer vervolgens in de zoekresultaten de gewenste rekening door in de kolomnaam Rek.code op de groene rekeningcode te klikken. III. Ga verder met stap d op pagina 9. TIP Indien u op Verzenden klikt, wordt het Controleren van een betaling automatisch uitgevoerd. TIP U kunt een betaling ook Opslaan als model om de betaling later opnieuw te gebruiken. Hiervoor voegt u een model referentie nummer toe aan de betaling. De betaling is nu terug te vinden via Betalingen > Modelbetalingen en te herkennen aan de Modelreferentie. 3.3 Een opgeslagen begunstigde I. Selecteer Eigen lijst. II. Vul een gedeelte van de naam van de begunstigde in en klik op. III. Indien nodig selecteer in de zoekresultaten de gewenste begunstigde door in de kolomnaam Beg.code op de groene begunstigdecode te klikken. IV. Kies de juiste valuta. V. Ga verder met stap d op pagina 9. d. Voor een buitenlandse betaling, kies de juiste valuta. i Voor een Lokale betaling Engeland is het niet mogelijk om de valuta GBP te veranderen. e. Voer het Bedrag overboeking in. f. Voer de Uitvoerdatum in. i U kunt de uitvoerdatum maximaal 364 dagen in de toekomst plaatsen. g. Vul eventueel een Omschrijving in. h. Klik op Verzenden. i. Er verschijnen bovenaan uw scherm één of meerdere meldingen. Wanneer de meldingen in het zwart zijn, is de betaling succesvol verzonden en gaat u verder met stap k. 9

10 j. Wanneer de meldingen rood zijn, zijn het foutmeldingen. Er zijn dan velden niet of verkeerd ingevuld. I. Pas de foute of ontbrekende velden aan. II. Klik opnieuw op Verzenden. i U krijgt de melding Betaling verzonden. k. Autoriseer de betaling (zie 9. Autoriseren). d e f g h 10

11 4. Betaling corrigeren/aanvullen Ga naar: Betalingen > Onvolledig/Corrigeren Zolang een betaling niet geautoriseerd is, staat deze bij Onvolledig/Corrigeren. Vanuit hier kunt u de betaling wijzigen en opnieuw ter autorisatie klaarzetten. a a. Klik op de groene rekeningcode in de kolom Van rekening bij de betaling die u wilt wijzigen. b. Breng uw wijzigingen aan en klik op Verzenden. i U krijgt de melding Betaling verzonden. c. Autoriseer de betaling (zie 9. Autoriseren). 5. Bestand importeren Ga naar: Betalingen > Bestand importeren In Access Online kunt u betalingsbestanden (bijvoorbeeld SEPA-batches of BTL91) importeren. Incassobestanden vallen hier ook onder. Voor het importeren van een betalingsbestand kunt u gebruik maken van standaard importprofielen. i Voor SEPA-bestanden dient u een nieuw importprofiel aan te maken. 11

12 5.1 Aanmaken importprofiel a. Klik op Profiel maken. b. Vul SEPA in bij Korte naam en Transfer bij Omschrijving. c. Klik op. d. Selecteer het formaat SEPA Credit Transfer (ISO XML 20022) en klik op Verzenden. i Maak voor SEPA-incassobestanden een nieuw profiel aan en selecteer het formaat Sepa Direct Debit (ISO XML 20022). 5.2 Bestand importeren a. Klik in de kolom Korte naam op SEPA voor het importeren van een betalingsbestand met binnenlandse betalingen. Klik op BTL91 voor het importeren van een betalingsbestand met buitenlandse betalingen. i Enkel gebruikers met de bevoegdheid om salarisdetails in te zien, kunnen de individuele salarisposten bekijken. a 12

13 b b. Klik achter de Bestandsnaam op Browse om een bestand te selecteren. c. Selecteer het bestand en klik op Openen. d. Klik op Importeren. i De uploadvoortgang wordt getoond. U krijgt de melding Het bestand is succesvol geïmporteerd. e. Klik op Sluiten in het voortgangsscherm. f. Autoriseer het betalingsbestand (zie 9. Autoriseren). 13

14 6. Batch Ga naar: Betalingen > Batch Een batch is een verzameling van betalingen. Op het rekeningafschrift behouden de onderliggende betalingen niet de status van losse betaling, maar wordt de batch als één bedrag afgeschreven. U kunt batches handmatig aanmaken. Het is echter aan te bevelen deze (vanuit een boekhoudpakket) te importeren. Zie hiervoor 5. Bestand importeren. f a b c d e g 14

15 a. Selecteer SEPA Batch. Domestic ACH wordt niet meer ondersteund. b. Vul een zelfgekozen Batchreferentie in. i U kunt hier bijvoorbeeld de datum invullen. c. Voer een Uitvoerdatum in. d. Vink Salarisbetaling aan als enkel gebruikers met de bevoegdheid om salarisdetails in te zien die individuele salarisposten mogen bekijken. e. Kies de Van rekening. f. Klik op Opslaan. i U krijgt de melding Batchbetaling opgeslagen. g. De knop Post toevoegen is verschenen. Klik op deze knop. h. Selecteer het type Begunstigde en Bank begunstigde. Klik op en vul de verplichte velden in. i. Klik op Verzenden. De betaling is toegevoegd aan de batch. i U krijgt de melding Post verzonden. j. Klik op Post toevoegen om meer betalingen aan de batch toe te voegen. k. Wanneer de batch compleet is, klik in het Batch scherm op Verzenden. i U krijgt de melding Batchbetaling verzonden. l. Autoriseer de batch (zie 9. Autoriseren). i h 15

16 7. Sets Een set is een verzameling van losse betalingen die als één geheel geautoriseerd kan worden. Bij een set ziet u naast het bedrag van de losse betalingen ook het totaalbedrag. Los van de kosten is het verschil tussen batches en sets, dat bij sets de betalingen op het rekeningafschrift de status van losse betaling behouden, terwijl dit bij batches niet het geval is (zoals ook bij 6. Batch aangegeven). Een set aanmaken kan op twee manieren: via Sets (zie stap 7.1) of vanuit een Lokale of Losse betaling (zie stap 7.2). a c d b e 16

17 7.1 Set aanmaken via Sets Ga naar: Betalingen > Sets a. Klik op Nieuw. b. Vul een Setnaam in. c. Klik op Opslaan. i U krijgt de melding Set is succesvol opgeslagen. d. Voeg via de knop Betaling toevoegen ingevoerde betalingen aan de set toe. i Indien u geen betalingen kunt selecteren, staan er geen ingevoerde betalingen klaar. e. Indien u nog op te voeren betalingen aan de set wilt toevoegen, klik dan op Naar bestaande set tijdens het invoeren bij Losse betaling of Lokale betalingen. 7.2 Set aanmaken via Lokale of Losse betaling Ga naar: Betalingen > Lokale betalingen > Verenigd Koninkrijk óf Ga naar: Betalingen > Losse betaling. a. Klik bij een lokale of losse betalingen op Naar nieuwe set. b. Vul een Setnaam in. c. Klik op Opslaan. d. De betaling is in de set geplaatst en u keert automatisch terug naar het betaalscherm. i Bij een Lokale betaling staat nu achter het veld Klantreferentie in welke set de betaling zit. Bij een Losse betalingen staat dit onder de omschrijving. 17

18 8. Incasso Ga naar: Betalingen > Incasso In Access Online kunt u handmatig incasso opdrachten invoeren. U hebt hiervoor wel een machtiging nodig van de betreffende debiteur. Indien u geen machtiging hebt, wordt uw opdracht niet verwerkt. f a b c d e g en j a. Selecteer Binnenland Incasso of SEPA incasso bij Soort incasso. i Neem contact op met uw Service Desk indien u vragen heeft over het selecteren van het juiste incassotype. 18

19 b. Vul een zelfgekozen referentie (Ref. incasso) in. i U kunt hier bijvoorbeeld de datum invullen. c. Voer een Uitvoerdatum in. d. Kies de Credit rekening. e. Bij een SEPA Incasso vult u de Incassant ID in. i Dit Incassant ID heeft uw organisatie ontvangen bij het afsluiten van de SEPA incasso-overeenkomst. f. Klik op Opslaan. i U krijgt de melding Incasso opgeslagen of SEPA incasso succesvol opgeslagen. g. In het blok onder Credit rekening is rechts in het scherm de knop Post toevoegen verschenen. Klik op deze knop. h. Selecteer het type Geïncasseerde en Bank geïncasseerde. Klik op en vul de verplichte velden in. i. Klik op Verzenden. i U krijgt de melding Post verzonden. TIP U kunt een Incasso ook Opslaan als model om de opgevoerde posten later opnieuw te gebruiken. Hiervoor voegt u een model referentie nummer toe aan de Incasso. Het incassobestand inclusief toegevoegde posten is nu terug te vinden via Betalingen > Modelbetalingen en te herkennen aan de Modelreferentie. j. Om meer incasso s toe te voegen, klik op Post toevoegen. k. Wanneer de incasso compleet is, klik in het Incasso scherm op Verzenden. i U krijgt de melding Automatische incasso verzonden. l. Autoriseer de incasso (zie 9. Autoriseren). i h 19

20 9. Autoriseren Ga naar: Autoriseren Nadat een betaling of incasso verzonden is, verschijnt deze bij Autoriseren. Deze functionaliteit ziet u alleen indien u hiervoor bevoegd bent. b a TIP U kunt door middel van de checkbox in de groene balk alle betalingen en/ of incasso s tegelijkertijd selecteren. Indien meer dan 50 items moet autoriseren, kunt u bij Rijen per pagina het aantal getoonde items per pagina verhogen, zodat alles op één pagina past en u alles in één keer kunt autoriseren. a. Vink de betaling(en), batch(es), set(s) en/of incasso( s) aan die u wilt autoriseren. i Batches, sets en incasso s kunnen opengeklapt worden, zodat u de onderliggende betalingen kunt bekijken. Klik hiervoor op achter de batch of de set. i Indien u de betaling, batch, set of incasso niet ziet staan, bent u niet opgenomen in het autorisatiebeleid. b. Klik op Autoriseren. c. Volg de instructies op uw scherm. i U krijgt de melding x Betaling(en) geautoriseerd. 20

21 10. Begunstigde wijzigen Ga naar: Beheer > Instellingen rekening & bedrijf > Begunstigden! Let op: hiervoor gaat u naar de Beheer module. U kunt hier de naam Begunstigde en/of het rekeningnummer Begunstigde wijzigen. a b a. Klik op voor de te wijzigen begunstigde. b. Indien u wijzigingen aan de rekening van de begunstigde wilt aanbrengen, klik op voor de betreffende rekening. Zo niet, ga verder met stap f. c. Breng uw wijzigingen aan. d. Klik op Opslaan. i U krijgt de melding Rekening begunstigde is opgeslagen. e. Klik op Terug. 21

22 f. Breng indien nodig uw wijzigingen aan de begunstigde aan en klik op Opslaan. g. Klik op Verzenden. i U krijgt de melding Begunstigde is verzonden. h. Klik op Autorisatie-overzicht in de Beheer module. i. Selecteer de gewijzigde begunstigde door de checkbox aan te vinken. j. Klik op Autoriseren. k. Volg de instructies op uw scherm. i U krijgt de melding Autorisatie(s) is geautoriseerd. De wijziging is binnen enkele minuten actief. d e f g j h i 22

23 Rapportage Ga naar Global Cash Management > Rapportage De rapportagemodule opent standaard met het tonen van een Overzicht. U navigeert via de tabbladen. De rapportagemodule bestaat uit de tabbladen Overzicht, Historie, Transacties, Rekeningafschriften, Bestanden en Hulp. In elk van deze tabbladen is voor u een standaard rapport beschikbaar, het zogeheten Sample rapport. Dit rapport kunt u blijvend gebruiken. U kunt er ook voor kiezen dit Sample rapport te wijzigen of zelf een rapport aan te maken. 11. Rekeningoverzicht bekijken Ga naar: Overzicht a b c e g a. Selecteer het Sample rapport. b. Klik op Uitvoeren. c. Klik op de Rekeningcode van de desbetreffende rekening waarvan u het laatste dagafschrift wilt bekijken. d. Sluit het geopende scherm om terug te keren naar het tabblad Overzicht. 23

24 e. Klik op het icoontje in de Intradag kolom achter de desbetreffende rekening waarvan u de intradagmeldingen wilt bekijken. i Als er geen icoontje afgebeeld is, hebben er geen intradagtransacties plaatsgevonden. f. Sluit, indien u intradagtransacties bekeken heeft, het geopende scherm om terug te keren naar het tabblad Overzicht. g. Klik op het icoontje in de Historie kolom achter de desbetreffende rekening waarvan u de saldogeschiedenis of afschriften van voorgaande dagen wilt bekijken. h. Klik in het daaropvolgende scherm op een Boekdatum om het afschrift van die datum te zien. i Verschijnt er geen afschrift, of is deze leeg, dan hebben er op de desbetreffende dag geen transacties plaatsgevonden. i Sluit, indien u de historie bekeken heeft, de geopende schermen om weer terug te keren naar het tabblad Overzicht. TIP U kunt onderin het scherm klikken op de link Deze pagina altijd met dit rapport openen. h 24

25 12. Het opzoeken van een transactie Ga naar: Transacties d b a. Voer de gegevens in waarop u wilt zoeken. b. Bepaal de boekdata waarbinnen u wilt zoeken. c. Klik op Zoeken. d. Klik nog een keer op het tabblad Transacties als u een nieuwe zoekopdracht wilt invoeren. i Indien u op een willekeurig woord uit de omschrijving zoekt, wordt door de gehele omschrijving gezocht. 13. Het printen van alle dagafschriften van de vorige werkdag Ga naar: Rekeningafschriften c a a. Selecteer het Sample rapport en klik op Uitvoeren. b. Klik op Instellingen. c. Klik op Wijzigen. d. Selecteer Nee bij Afschriften zonder transacties vermelden, indien u lege dagafschriften niet wilt printen. e. Klik op Opslaan. i U krijgt de melding Uw wijzigingen zijn succesvol opgeslagen. b 25

26 f. Sluit het geopende scherm om terug te keren naar het tabblad Rekeningafschriften. g. Klik op Uitvoeren. h. Selecteer bij Download als het bestandsformaat PDF. i. Klik op Doorgaan. j. Klik op Download rapport. k. Kies in Acrobat Reader voor Afdrukken en/of opslaan. l. Sluit het geopende dagafschrift om terug te keren naar het tabblad Rekeningafschriften. c d e h i 26

27 14. Het exporteren van rekeningafschriften naar uw boekhoudpakket Ga naar: Rekeningafschriften TIP In het tabblad Bestanden worden u al uw rapporten overzichtelijk weergegeven. Van hieruit kunt u rapporten uitvoeren, downloaden, bewerken of verwijderen. a. Selecteer het Sample rapport en klik op Uitvoeren. b. Selecteer bij Download als het bestandsformaat MT940 SWIFT of XML camt.053. c. Klik op Doorgaan. d. Klik op Download Rapport. e. Klik op Opslaan en sla het bestand op een gewenste locatie op. f. Sluit de openstaande schermen om terug te keren naar het tabblad Rekeningafschriften. b c Uitgebreide Informatie In Access Online staat in het hoofdscherm onder Help Handleidingen en de Frequently Asked Questions (FAQ). De Snelstartgids Acces Online Betalingen en Rapportage is ook in het Engels beschikbaar. maart