Single Euro PaymentS Area. Rechtstreekse aanlevering van batchopdrachten door zakelijke partijen aan Equens

Transcriptie

1 Single Euro PaymentS Area Rechtstreekse aanlevering van batchopdrachten door zakelijke partijen aan Equens

2 Per 1 februari 2014 is de definitieve invoering van de Single Euro Payments Area (SEPA) een feit. Zoals eerder aangegeven raakt SEPA vrijwel alle aspecten van uw bedrijfsvoering. De werkzaamheden voor de implementatie van SEPA dienen daarom niet onderschat te worden. Wij adviseren u dan ook om uw betalingssystemen en processen ruim op tijd geschikt te maken voor SEPA. In deze brochure informeren wij u over de gevolgen van SEPA voor de rechtstreekse aanlevering van batchopdrachten door zakelijke partijen aan Equens. Wij gaan hierbij dieper in op: veranderingen van de incasso s hoe u een Creditor ID (Incassant ID) kunt aanvragen waar u meer informatie kunt vinden over de veranderingen voor uw machtigingen hoe u uw opdrachten kunt valideren via de Corporate Payments System (CPS) tool van Equens hoe u nieuwe tokens kunt aanvragen of nieuwe functionaliteiten aan bestaande tokens kunt laten toevoegen, en modules in het CPS-systeem van Equens. Stappenplan voor incasso s en machtigingen Een compleet stappenplan voor het overgaan op de Euro-incasso en nieuwe machtigingen vindt u op de website van de Betaalvereniging Nederland: Veranderingen van de incasso s Euro-incasso en Creditor ID s De huidige Nederlandse incasso wordt vervangen door de Algemene Euro-incasso (Core-incasso) en de Bedrijven Euro-incasso (Business to Business oftewel B2B-incasso). Deze aanpassingen hebben belangrijke gevolgen voor u als incassant. U moet rekening houden met de volgende veranderingen: Nieuw incassocontract sluiten Creditor ID (Incassant ID) Verschillen tussen de aanleveringstijden voor huidige incasso s en nieuwe Euro-incasso s Boeking genetteerd op basis van verwerkte transacties Administratie van actieve machtigingen en kenmerken van machtigingen Nieuw incassocontract Als incassant bent u verplicht om met uw bank(en) een nieuw contract af te sluiten voor het gebruik van een Euro-incasso. In dit contract worden ook nieuwe limieten vastgelegd voor het maximum bedrag per transactie en het aantal transacties binnen de contractperiode. 1

3 Bedrijven Euro-incasso De Bedrijven Euro-incasso (B2B) wijkt op een aantal punten af van de Algemene Euro-incasso. Als incassant moet u rekening houden met de volgende punten: Met elke partij (debiteur, bank, etc.) die bij de incasso betrokken is, moet een nieuw incassocontract dan wel een machtiging worden afgesloten. De incassant én de debiteur moeten er van doordrongen zijn dat de Bedrijven Euro-incasso géén terugboekingsmogelijkheid kent. De termijnen voor Bedrijven Euro-incasso s zijn afwijkend ten opzichte van de Algemene Euro-incasso. KAS BANK neemt in maart 2013 contact met u op om een nieuw incassocontract met u af te sluiten. Voor het afsluiten van het contract is het van belang dat u een duidelijke keuze maakt voor Core-incasso s, voor B2Bincasso s of beide vormen gaat gebruiken. De afspraken hierover worden vastgelegd in het contract. In de bijlagen vindt u de Algemene Voorwaarden voor incassocontracten. Creditor ID Een Creditor ID is een uniek kenmerk van de incassant voor al zijn rekeningen. Bij het afsluiten van een incassocontract met bedrijven is de bank verplicht om een Creditor ID af te geven. In Nederland is de Creditor ID gebaseerd op het KvK-nummer van de klant. De Creditor ID moet op alle machtigingsformulieren van (nieuwe) klanten meegegeven worden. KAS BANK berekent en verstrekt de Creditor ID voor klanten met een incassocontract. Hiervoor hebben wij van u de volgende gegevens nodig: Handelsnaam: Statutaire naam: Vestigingsplaats: Kamer van Koophandel nummer: Client Business Code: Met deze gegevens kunnen wij uw Creditor ID berekenen, zodat uw Creditor ID op het nieuwe incassocontract geplaatst kan worden. U kunt de gegevens invullen op het bijgevoegde formulier Aanvraag Creditor ID en daarna terugsturen met de portvrije antwoordenveloppe. N.B.: Als voor uw organisatie geen Client Business Code beschikbaar is, wordt standaard de code ZZZ gehanteerd. KAS BANK kiest er voor om voor de vestigingsplaats standaard de code: 0000 te hanteren, tenzij u anders aangeeft. 2

4 Verschillen tussen de aanleveringstijden voor huidige incasso s en nieuwe Euro-incasso s Er vinden verschillende aanpassingen plaats in de manier van aanleveren van incasso s. De aanlever-tijden gaan eveneens veranderen. Incassanten moeten ook gaan bijhouden wat een éénmalige, eerste of een volgende incasso is. In de bijlagen vindt u overzichten van de verschillen tussen de nieuwe SEPA-incasso s en de huidige Nederlandse incasso s. Bruto boeken en verwerkingsinformatie In principe worden ingezonden batchbedragen door de bank op totaalniveau in uw rekening verantwoord onder opgave van het aantal transacties. Indien de Algemene Euro-incasso s/bedrijven Euro-incasso s na uitvoering van de transacties door middel van een R transactie worden geretourneerd, dan ontvangt u een tegenboeking op transactieniveau. De transacties kunnen binnen het Corporate Payments System van Equens gemonitord worden. Administratie van machtigingen en kenmerken van machtigingen Alle door klanten afgegeven machtigingen moeten worden vastgelegd in de administratie van de incassant. Op iedere machtiging komt een uniek nummer als kenmerk van de machtiging. Het unieke kenmerk wordt bepaald door de incassant (en is veelal gebaseerd op het registratienummer in de administratie van de incassant). Als incassant bent u verplicht om het kenmerk van de machtiging aan de debiteur bekend te maken vóórdat de eerste incasso plaatsvindt. De communicatie van het kenmerk kan ook plaatsvinden door vermelding op een factuur of vergelijkbaar schrijven. Als incassant bent u tevens verplicht om de debiteur 14 dagen voor een aankomende incasso hierover te informeren, tenzij anders is overeengekomen. Voor nieuwe incasso s geldt als ingangsdatum de datum van afgifte van de incassomachtiging. Bestaande machtigingen voor de zogenaamde Core-incasso s hoeven niet te worden vernieuwd. Wel moeten deze machtigingen in de administratie van de incassant worden voorzien van ingangsdatum Tokens Om uw opdrachten voor de nieuwe SEPA incasso s bij Equens te kunnen valideren heeft u een persoonlijke token van Equens nodig. Hiervoor dient u een aanvraagformulier in te vullen en vervolgens naar KAS BANK te sturen. Voor de digitale versie en de link naar het aanmeldingsformulier kunt u een sturen naar payments.support@kasbank.com onder vermelding van: Aanvraag tokens. Het aanvraagformulier is in het Engels. Op het formulier is een onderscheid gemaakt tussen de aanvraag van een nieuwe token of het wijzigen dan wel toevoegen van functionaliteiten voor een bestaande token. Per categorie dienen verschillende gegevens ingevuld te worden. Voor iedere token dient apart een aanvraagformulier ingevuld te worden. 3

5 Bij de aanvraag van nieuwe tokens ontvangt de eindgebruiker een aparte ter bevestiging van de aanvraag. Nadat KAS BANK de ingevulde formulieren heeft ontvangen en verwerkt, versturen wij de aanvraag naar Equens. De aflevering van de nieuwe tokens vindt na ongeveer drie weken plaats op het door u aangegeven afleveradres. Bij een aanvraag voor een wijziging van de bestaande token(s) duurt het enkele werkdagen duren voordat de nieuwe functionaliteiten geactiveerd zijn. In de bijlagen vindt u een voorbeeldformulier van Equens voor het aanvragen of wijzigen van tokens. Technische validatie van berichten aan Equens Om mogelijke problemen bij het in productie nemen van de nieuwe incasso s te voorkomen, verzoeken wij al onze klanten om eerst een technische validatie uit te voeren op te versturen berichten aan Equens. Hiervoor heeft Equens op zijn website een test tool ter beschikking gesteld. Als de test positief verloopt, verzoeken wij u dit resultaat schriftelijk aan KAS BANK te bevestigen. Nadat KAS BANK uw schriftelijke bevestiging heeft ontvangen, kunnen verdere acties als het opzetten van de modules in het Corporate Payment Services systeem van Equens voor u opgepakt worden. U krijgt toegang tot de test tool via het volgende adres: Nadat u de gebruikersnaam (eq487938) en het wachtwoord (kav2fcm7) hebt ingevuld, kunt u uw bestand uploaden en testen: 4

6 Voor extra informatie over de verschillende bestandsformaten verwijzen wij u naar de website van Equens: U kunt ook via vragen stellen aan de speciaal daarvoor opgezette helpdesk bij Equens: migrationtocps@nl.equens.com. Corporate Payment Services Zakelijke klanten kunnen hun opdrachten ook in het XML-formaat aanleveren via het Corporate Payment Services (CPS) systeem van Equens. Zakelijke opdrachten kunnen worden verstuurd door banken, bedrijven en services agents. U kunt met uw token en gebruikersnaam veilig inloggen op de verschillende modules van het CPS-systeem. Transacties kunnen 24 uur per dag en 7 dagen per week worden aangeleverd. De opdrachten worden iedere werkdag tussen en uur (Central European Time) in behandeling genomen en afgehandeld. 5

7 Het CPS-systeem verwerkt de volgende SEPA Credit Transfers (SCT) en SEPA Direct Debits (SDD) opdrachten: SCT SCT Recall SDD Collection SDD Request for Cancellation SDD Reversal Bij de SEPA Credit Transfer (SCT) en SEPA Direct Debit Collections (SDD Collections) opdrachten kunt u in één bericht meerdere PIB s (Payment Information Blocks) meesturen. Een PIB kan tot SCT- of SDD Collections opdrachten bevatten. Modules Banken, bedrijven en service agents kunnen verschillende CPS modules afnemen bij KAS BANK. File Management Module Met de File Management Module kunt u online XML opdrachten uploaden en versturen aan Equens. Voor toegang tot de beveiligde site van Equens heeft u een token en bijbehorende pincode nodig. Payment Management Module Met de Payment Management Module kunt u door u aangeleverde Payment Information Blocks (PIB) controleren en zo nodig zelf wijzigingen aanbrengen. De module kent de volgende mogelijkheden: Een overzicht krijgen van de PIBs die klaar staan voor verwerking door Equens. De overzichten van een PIB zijn beschikbaar tot 30 kalenderdagen in het verleden. Eén of meerdere transacties of de hele PIB annuleren. Een verwerkingsdatum van een PIB wijzigen. Via de uitgebreide zoek- en filterfunctie kunt u eenvoudig zoeken naar een specifieke PIB. Authorisation Module Nadat Equens de nodige validaties heeft uitgevoerd, wordt via de Authorisation Module de PIB ter autorisatie aangeboden aan de incassant. Via deze module autoriseert of weigert u een PIB volgens het 4-ogen principe. De PIB kan alleen na autorisatie worden verwerkt. U kunt voor de volgende opdrachten PIB s weigeren of autoriseren: SCT SDD Collections SDD Reversals SCT Recalls en SDD Requests for Cancellation hoeven niet geautoriseerd te worden en worden direct door Equens verwerkt. 6

8 Als u op deze module bent ingelogd kunt u direct zien welke PIB s door u geautoriseerd moeten worden. Via de zoekfilter kunt u eenvoudig specifieke PIB s opzoeken en in zien. Als een PIB na 5 werkdagen niet is geautoriseerd, wordt deze automatisch verwijderd door Equens. N.B.: Indien u vroegtijdig opdrachten wilt opvoeren in het CPS-systeem (op zijn vroegst 99 dagen voor verwerking), dan kunt u daar aparte afspraken over maken met KAS BANK. Belangrijkste aandachtspunten op een rijtje Graag zetten wij de belangrijkste aandachtspunten voor een tijdige migratie van uw betalingsverkeer naar de nieuwe SEPA standaard op een rij. Maak uw betalingssystemen en betalingsprocessen ruim op tijd geschikt voor de overgang naar SEPA. Sluit nieuw(e) Euro-incasso contract(en) af met uw bank(en) en andere betrokken partijen. Bepaal welke vormen van incasso s u wilt gebruiken en houd daarbij rekening met de verschillende aanpassingen en aanleveringstijden. Stuur de benodigde gegevens voor de berekening van uw Creditor (Incassant) ID zo spoedig mogelijk retour naar KAS BANK. Vermeld op al uw machtigingsformulieren uw Creditor ID. Onderhoud een actieve administratie van uw afgegeven machtigingen en voorzie iedere actieve machtiging van een uniek kenmerk en stem deze af met de debiteur. Voer een technische validatie uit op door u te versturen berichten aan Equens en bevestig een positieve test schriftelijk aan KAS BANK. Dit is van essentieel belang om problemen te voorkomen tijdens het productieproces. Bekijk de mogelijkheden die de verschillende modules te bieden hebben en bepaal welke modules voor u van belang zijn. Kijk voor een compleet stappenplan voor het over gaan op Euro-incasso en de nieuwe machtigingen op Mocht u vragen hebben naar aanleiding van deze brochure of eerder verstuurde informatie, neemt u dan contact op met het Payments Support team van KAS BANK. U kunt hiervoor een sturen naar payments.support@kasbank.com. Wij nemen uw vragen dan zo spoedig mogelijk in behandeling. Informatiebronnen

9 BIJLAGEN Verschillen tussen Algemene Euro-incasso en Bedrijven Euro-incasso Verschillen tussen huidige Nederlandse incasso en SEPA Euro-incasso Voorbeeldformulier voor aanvraag of wijziging van tokens van Equens

10 Verschillen tussen Algemene Euro-incasso en Bedrijven Euro-incasso Algemene Euro-incasso Bedrijven Euro-incasso Terugboekingsrecht debiteur 56 kalenderdagen - 8 weken geen Terugboekingsrecht KAS BANK 5 werkdagen 2 werkdagen debiteur Soort debiteuren Zowel particuliere als zakelijke rekeninghouders Zakelijke Rekeninghouders Termijn insturen opdrachten 6 of 3 werkdagen voor verwerking 2 werkdagen voor verwerking Bereikbaarheid banken in Europa Alle SEPA-banken Beperkt, door bank te bepalen Verschillen tussen huidige Nederlandse incasso en SEPA Euro-incasso NL incasso algemeen Alleen in Nederland Geen stornorecht debiteur bij eenmalige incasso Incassobedrag zelfde werkdag bijgeschreven Bankstorno 30 kalenderdagen Bestandsformaat = ClieOp 03 Twee contracten: voor doorlopende en eenmalige incasso Onterechte incasso: melding binnen 13 maanden Algemene Euro-incasso Alle landen binnen SEPA Debiteur heeft 8 weken stornorecht, ook bij eenmalige incasso 6 Werkdagen voor verwerking aanbieden bij eenmalige of eerste incasso, 3 werkdagen bij volgende incasso s Bankstorno 5 werkdagen Bestandsformaat = XML (Pain) Doorlopende en eenmalige incasso s in één contract Onterechte incasso: melding binnen 13 maanden *Nieuw: - gebruik van Incassant-ID (Creditor-ID) - verplicht kenmerk machtiging - pre-notificatie (14 dagen van tevoren)

11 Voorbeeldformulier voor aanvraag of wijziging van tokens van Equens

12 Disclaimer: Hoewel de informatie in deze brochure met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is samengesteld en naar het oordeel van KAS BANK een juiste weergave is van de stand van zaken ten tijde van publicatie, kan KAS BANK er niet voor instaan dat deze informatie juist en volledig is en/of blijft. KAS BANK aanvaardt dan ook geen aansprakelijkheid voor schade als gevolg van het gebruik van, het vertrouwen op of een handelen of nalaten naar aanleiding van de informatie in deze brochure. KAS BANK is een Europese specialist in effectendienstverlening, welke wereldwijd financiële markten koppelt. Onze neutrale positie voorkomt belangenverstrengeling, waardoor het mogelijk is een uitgebreid aanbod van diensten aan te bieden waar toewijding, lange t ermijn relaties en volledige transparantie de boventoon voeren SEPA Equens 1 KAS BANK AMSTERDAM Nz. Voorburgwal RL Amsterdam The Netherlands T: KAS BANK LONDON 5th Floor, 10 Old Broad Street London EC2N 1AA United Kingdom T: KAS BANK WIESBADEN Biebricher Allee Wiesbaden Germany T: