Starten met SEPA Direct Debit. Webinar, 27 mei 2013 Verzorgd door SEPA programmabureau DNB

Transcriptie

1 Starten met SEPA Direct Debit Webinar, 27 mei 2013 Verzorgd door SEPA programmabureau DNB

2 Inhoud en opzet webinar - Doel - Uitleg werking SEPA Direct Debit (SDD) - Praktische handvatten bieden voor migratie - Direct beantwoorden van vragen - Werking - Presentatie en uitleg - Polls tijdens de presentatie - Vragen beantwoord door moderatoren, of doorgestuurd naar presentatoren

3 Inhoud van het webinar 1. Voorbereiding Typen incasso en keuze Incassocontract en Incassant ID Vorm en inhoud Conversie en mandaatbeheer Vorm en inhoud Voorbeeldsituaties Tijdslijnen aanlevering Omgaan met FRST en RCUR R-berichten Consequenties voor proces

4 Nationale incassovormen migreren naar twee vormen van de SEPA Direct Debit Huidige incassovormen (tot 1/2/2014) SEPA incassovormen (reeds nu beschikbaar) Eénmalige incasso; machtiging papier/telefonisch Doorlopende incasso; machtiging papier/telefonisch Europese incasso (SDD Core) Zakelijke incassovarianten Zakelijke Europese incasso (SDD B2B

5 Verschil twee typen incasso 1. Voorbereiding Onderwerp SEPA Direct Debit Core SEPA Direct Debit B2B Gebruiken voor Consumenten en bedrijven Uitsluitend bedrijven Stornotermijn Al3jd 56 dagen maar 13 maanden bij ontbreken geldig mandaat Geen stornorecht, alleen debet bank kan transac3e binnen 2 dagen terugdraaien Mandaat Aanlevering aan bank Uitsluitend tussen Dediteur (betaler) en Crediteur (incassant) Eenmalige en eerste transac3e aanleveren > 5 werkdagen voor verwerkingsdatum. Volgende SDD s > 2 dagen PrenoIficaIe > 14 dagen voor debitering idem Debiteur geec mandaat aan Crediteur Debiteur registreert mandaat bij zijn bank. Debet bank vergelijkt transac3e met mandaat voor uitvoering. Alle SDD s aanleveren aan de debtor bank > 1 werkdag voor verwerkingsdatum

6 1. Voorbereiding Incassocontract en incasso ID - Voor incasseren op basis van SDD is nieuw incassocontract noodzakelijk - Als onderdeel van uw contract ontvangt u van uw bank een Incassant ID (ook wel Crediteur ID genoemd) - In overleg met uw bank kunt u oude en SEPA incassotransacties naast elkaar blijven gebruiken - Tot uiterlijk 1/2/ Advies: ga zo snel mogelijk over op gebruik SDD (eenvoud) - Neem voor al deze zaken contact op met uw bank - Advies: doe dit zo snel mogelijk (filevorming)

7 Incassocontract en incasso ID (2) 1. Voorbereiding Voorbeeld Nederlands Incassant ID (19 posities) NL 51 ZZZ Locatiecode. Meestal 0000, maar eventueel kunnen meer Incassant IDs onder één KVK nr worden uitgegeven. KVK nummer of, in overleg met uw bank, een dummy KvK Business code, standaard ZZZ, maar mag door incassant gevarieerd worden. Geen onderdeel berekening controlegetal. Controlegetal op basis van modulo 97 berekening Landcode: NL voor Nederland

8 1. Voorbereiding Incassocontract en incasso ID (3) - Incassant ID - noodzakelijk om te kunnen incasseren via SDD - identificeert u als incassant uniek in Europa - staat los van de bank(rekening); u kunt uw ID meenemen of gebruiken om te incasseren via verschillende rekeningen - Voorkomende gevallen: - Geen KvK inschrijving: in overleg met uw bank kunt u eventueel een Incassant ID verkrijgen op basis van een dummy KvK nummer - Meerdere handelsnamen met één KvK nummer: d.m.v. variatie in de locatie code kunnen meerdere Incassant IDs worden uitgegeven

9 Incasso machtiging wordt SEPA Mandaat 1. Voorbereiding - Mandaat is de machtiging van debiteur aan crediteur om verschuldigde bedragen van zijn rekening af te schrijven - Twee vormen van mandaat geldig in SEPA - Schriftelijk mandaat met natte handtekening - emandate ( vinkje op het internet), momenteel in ontwikkeling en beschikbaar medio Schriftelijk mandaat dient te voldoen aan bepaalde inhoudsvereisten (volgende sheet)

10 Voorbeeld geldig mandaat Eenmalige/Doorlopende machtiging 1. Voorbereiding Logo Incassant Gegevens incassant Naam Kenmerk mach3ging Adres Incassant ID Postcode Woonplaats Land Gesuggereerde tekst Door ondertekening van dit formulier geec u toestemming aan <naam incassant> om eenmalig/doorlopende incasso- opdracht(en) te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af ge schrijven en aan uw bank om eenmalig doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkoms3g de opdracht van <naam incassant>. Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen 8 weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. Gegevens geïncasseerde Naam IBAN Adres BIC (op3oneel) Postcode Woonplaats Plaats en datum Land Handtekening Zie europees-betalen/sepa-documentatie/ voor uitgebreide voorbeelden

11 Voorbeeld geldig mandaat Eenmalige/Doorlopende machtiging 1. Voorbereiding Logo Incassant Gegevens incassant Naam Kenmerk mach3ging Adres Incassant ID Postcode Woonplaats Land Gesuggereerde tekst Door ondertekening van dit formulier geec u toestemming aan <naam incassant> om eenmalig/doorlopende incasso- opdracht(en) te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af ge schrijven en aan uw bank om eenmalig doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkoms3g de opdracht van <naam incassant>. Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen 8 weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. Gegevens geïncasseerde Naam IBAN Adres BIC (op3oneel) Postcode Woonplaats Plaats en datum Land Handtekening Zie europees-betalen/sepa-documentatie/ voor uitgebreide voorbeelden

12 Bestaande mandaten mogen, onder voorwaarden, geconverteerd worden (1) 1. Voorbereiding - Conversie naar SDD Core mandaten toegestaan, omdat rechten debiteur gelijk blijven of verbeteren - Toevoegen van mandaatgegevens, in het bijzonder: - IBAN - Incassant ID - Unieke mandaatreferentie - Datum ondertekening: 1/11/2009 Bij voorkeur debiteur op de hoogte stellen van omzetting en informeren over Incassant ID en mandaatreferentie - Voor SDD B2B altijd nieuw mandaat verkrijgen omdat rechten debiteur verslechteren (geen stornorecht)

13 Bestaande mandaten mogen, onder voorwaarden, geconverteerd worden (2) 1. Voorbereiding - Wat te doen met via het internet verkregen machtigingen? - Uitgangspunt: nu en in SEPA geen geldige machtiging - Optie 1: doorgaan huidige praktijk o.b.v. risicoafweging - Optie 2: Overschakelen op schriftelijke machtiging - Wat te doen met via de telefoon verkregen machtigingen? - Uitgangspunt: onder bepaalde voorwaarden wel geldige machtiging (zie - Geldige machtiging mag geconverteerd worden - Niet geldige machtiging: zie via het internet verkregen machtigingen

14 1. Voorbereiding Actief mandaatbeheer is noodzakelijk - Mandaat management houdt in dat incassant verantwoordelijk is voor een juiste administratie en het correcte beheer en archivering van machtigingen - Aandachtspunten: - Bewaak geldigheid: mandaat blijft geldig tot uiterlijk 36 maanden na laatste incasso - Voor bewijslast bewaar papieren mandaat ten minste 13 maanden na laatste incasso - Juiste sequence type (eerste/frst en vervolg/rcur), wordt later nader toegelicht

15 1. Voorbereiding Pre-notificatie algemeen - Door middel van pre-notificatie informeert de crediteur de debiteur over de aankomende incassotransactie - Eisen aan de pre-notificatie: - Minimaal 14 dagen voor de incassotransactie verstrekken - Vermelding bedrag en datum incasso - Moet persoonlijk aan debiteur geadresseerd zijn - Pre-notificatie is verder vormvrij: - Brief, , SMS, mijn portal - Integratie in bijv. polisblad, (energie)nota, andere correspondentie

16 Voorkomende gevallen 1. Voorbereiding Casus RegelmaIg (bijv. maandelijks) terugkerende incasso van hetzelfde bedrag Bedrag is niet bekend ten Ijde van pre- noificaie Datum niet precies bekend Eerste (gepre- noificeerde) incasso is niet gelukt (bijv. a.g.v. storno) Oplossing pre- noificaie Pre- no3fica3e met incassoschema waarop bedragen en data genoemd worden van incasso binnen de periode. Op of omstreeks de 26e van de maand zullen we het bedrag van EUR 125 afschrijven van uw rekening. Zo nauwkeurig mogelijke omschrijving. Op de 22e van de maand zullen we uw leasetermijn ad EUR 527 plus de brandstocosten van de afgelopen maand van uw rekening afschrijven. Zo nauwkeurig mogelijke omschrijving. Rond de 15e van de maanden februari, mei, augustus en november zullen we het lidmaatschapsgeld van 60 incasseren. Opnemen in algemene voorwaarden dat bijv: Binnen x dagen na de niet geslaagde incasso een nieuwe incassopoging wordt gedaan Dat bedrag bij volgende incassopoging wordt gevoegd.

17 1. Voorbereiding Transactieuitwisseling - Aangeleverde transacties bevatten o.a.: - Financiele gegevens: bedrag, IBAN - Mandaatgegevens: incassant ID, mandaatreferentie - Technische aanlevering via ISO20022 XML PAIN NL implementatierichtijnen ( - Eventueel addendum bank hierop (website bank) - Bestanden en batches - Een bestand bevat SDD Core of SDD B2B transacties - Een bestand bevat meerdere batches, iedere batch kan alleen transacties met hetzelfde sequence type en uitvoerdatum bevatten

18 Alerteringsservice wijst debiteur op aankomende incasso s 1. Voorbereiding - Afspraak tussen de Nederlandse banken; geen onderdeel van het Europese SDD product - Iedere bank implementeert het op eigen manier - Passief via een overzicht van ontvangen transacties - Actief via berichten binnen internet bankieren, of anders - Ontvangst 2 (bij volgende) tot 5 (bij eerste) dagen voor uitvoering - Debiteur kan incasso weigeren voor uitvoering (Refusal)

19 1. Voorbereiding Boeking en terugmelding - Huidige incassoposten worden netto geboekt: - Op moment insturen controle op uitval (incassoblokkade, gesloten rekeningen, etc) - Alleen goede posten worden gecrediteerd - Achteraf alleen storno s - SDD transacties worden bruto geboekt: - Op moment insturen geen controle op uitval (bij correct bestand) - Totale ingestuurde batch wordt gecrediteerd - Uitvalposten (inclusief storneringen) worden vervolgens gedebiteerd - Uitvalcodes kunnen per bank verschilllen

20 1. Voorbereiding Terugmelding terminologie Termen Uitleg/omschrijving Voor seylement Reject (azeuring) Weigering opdracht door creditbank, clearing house/processor of debetbank, vóór verevening, tot D Refusal (herroeping/ weigering) Na seylement Refund (terugboeking debiteur) Verzoek debiteur om opdracht te weigeren, vóór verevening, tot D (debetbank vertaalt de Refusal in een Reject, tot D) Storno. Verzoek debiteur om het geïncasseerde bedrag terug te boeken (zonder opgaaf van reden), tot acht weken na boekdatum. Return (terugboeking) Weigering van de incasso- opdracht door de debetbank ná verevening, tot maximaal D+5 werkdagen (bij SDD Core) Reversal (herstelboeking) Verzoek incassant of credit bank om uitgevoerde incasso- opdrachten te herstellen (creditering voor de debiteur, debitering voor de incassant), ná verevening tot D+2 werkdagen

21 Gebruik van eerste (FRST) en vervolg (RCUR) incasso s Start FRST Na ontvangen van een Reject (of Refusal) op een FRST transactie. RCUR 1. Voorbereiding Eerste incasso onder bepaald Incassant ID Incassantnaam Mandaatreferentie IBAN Aanlevering minimaal D-5 Na geslaagde incassotransactie (gedebiteerd op rekening debiteur), dus ook bij Return en Refund Wijziging van IBAN naar een IBAN bij een andere bank Vervolgincasso s onder hetzelfde Incassant ID Incassantnaam Mandaatreferentie IBAN Aanlevering minimaal D-2

22 Vragen How What When Who How When Where What Explain Why Who Why Where Explain