VISMA TELEBOEKHOUDEN

Transcriptie

1 VISMA TELEBOEKHOUDEN Wat is nieuw in VISMA Teleboekhouden 7.3a t.o.v. versie 7.2C Disclaimer Dit document is eigendom van Visma Teleboekhouden BV en blijft dit ook te allen tijde. De informatie in deze documentatie is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen wij niet instaan voor de compleetheid of juistheid van de hierin beschreven informatie. De inhoud kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor Visma Teleboekhouden BV. De informatie die dit document bevat is strikt vertrouwelijk. Inzage is alleen toegestaan aan die personen aan wie het door Visma Teleboekhouden BV rechtstreeks ter beschikking is gesteld. Gebruik van deze informatie door derden en/of voor andere doeleinden dan waarvoor het is uitgereikt, is verboden. Openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking aan derden van (delen van) dit document is zonder schriftelijke toestemming vooraf van Visma Teleboekhouden BV niet toegestaan. Door acceptatie van dit document stemt de ontvanger ermee in dat hij of zij dit document op verzoek zal retourneren naar Visma Teleboekhouden BV.

2 Wijzigingen in scherm openstaande posten Filteren op Datum onderweg In de schermen met open posten kan via een keuzelijst in de werkbalk een selectie worden gemaakt tussen Alle posten (standaard), Onderweg en Niet onderweg. Hierdoor kan snel worden bekeken welke posten al betaald/geïncasseerd zijn en welke nog niet. Relatiegegevens zichtbaar Door te dubbelklikken op een openstaande post worden de stamgegevens van de open post getoond. Hier staan nu ook de contactgegevens van de relatie vermeld zodat men meteen kan bellen voor informatie. Afboeken openstaande posten Als u gebruik maakt van een meekijk abonnement dan zullen inkoopfacturen veelal worden ingevoerd door uw administratiekantoor of via een scan-en-herken oplossing. Als u de facturen echter niet per bank betaalt maar via een andere weg, dan heeft uw kantoor hier geen inzicht in. Nieuw is om bij de openstaande posten aan te geven op welke manier deze zijn voldaan. De facturen worden hierdoor automatisch afgeboekt. Het verrekenen van een factuur met een creditnota is alleen mogelijk als de bedragen van beide posten gelijk zijn. Let op: Om deze optie te kunnen gebruiken dient uw kantoor eerst uw administratie hiervoor in te richten. Visma Teleboekhouden 7.3a 2 VTB-WN 1.0

3 Betalingsherinneringen Filteren op Aangemaand In het scherm Betalingsherinneringen kan via een keuzelijst in de werkbalk een selectie worden gemaakt tussen Alle posten (standaard), Aangemaand en Niet aangemaand. Aanpassen van aantal geregistreerde aanmaningen Bij het registreren van aanmaningen wordt het Aantal keren aangemaand automatisch verhoogd. Om verschillende redenen kan het gewenst zijn om een aanmaning met een lager volgnummer te versturen. Daarom is het nu mogelijk geworden om het aantal keren aangemaand te wijzigen. Telebankieren Toegangsrol voor telebankieren De toegang tot de menuoptie Telebankieren kan worden geblokkeerd voor afzonderlijke gebruikers van Teleboekhouden. Ook het aanmaken van betaal- en incasso-opdrachten vanuit de openstaande posten is in dat geval niet meer mogelijk. Tevens zal een gebruiker die alleen verkoopfacturen mag aanmaken hierdoor géén leveranciers en te betalen posten meer zien. Uw administratiekantoor kan deze optie voor u activeren. Controle op dubbele posten betaal- en incasso opdrachten Bij het aanmaken van een betaal- of incasso-opdracht wordt voortaan gecontroleerd of er al een betaalopdracht voor de betreffende factuur klaar staat. Hiermee kan worden voorkomen dat een factuur dubbel wordt betaald of geïncasseerd. Selectie op jaartal in betaal- en incassohistorie Bij een grote hoeveelheid posten van meerdere jaren in de betaal- en incassohistorie raakt het overzicht weleens verloren. Daarom worden nu standaard alleen de posten van het huidige jaar getoond. Via een selectievakje kunnen de posten van vorige boekjaren worden opgevraagd. Visma Teleboekhouden 7.3a 3 VTB-WN 1.0

4 Facturatie Wijzigingen bij aanmaken verkoopfacturen Het proces voor het aanmaken van verkoopfacturen is gewijzigd. Als gevolg van deze wijzigingen is het voortaan nodig om facturen eerst te markeren (met de spatiebalk of via het symbool in de werkbalk) alvorens u ze kunt afdrukken of mailen. Bij het verzenden van verkoopfacturen via mail kunnen extra bijlagen worden toegevoegd. Deze kunnen aan de afzonderlijke verkoopfacturen worden toegevoegd. Denk hierbij aan specificaties van een bepaald product op de factuur of een verantwoording van de gefactureerde uren met een urenspecificatie of urenbriefje. Het is daarnaast ook mogelijk om bijlagen aan een layout te koppelen. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld leveringsvoorwaarden, actiefolders of een uitnodiging automatisch worden meegestuurd. Verkoopfacturen plus de gekoppelde bijlagen kunnen ook worden bewaard als kopiedocument. Deze kopiedocumenten kunnen daarna op verschillende plekken in Teleboekhouden worden opgevraagd via het symbool of. Het spreekt voor zich dat u pas een kopiefactuur aanmaakt als de factuur helemaal af is! Ook vanuit de verkoophistorie kunnen kopiefacturen worden gemaakt. Deze optie kan worden gebruikt voor een inhaalslag als de functionaliteit voor het aanmaken van kopiefacturen pas in de loop van het jaar is geactiveerd. Let op: vraag eerst na bij uw administratiekantoor of het toevoegen van bijlagen en aanmaken van kopiedocumenten wordt ondersteund. Kolom Notitie in scherm verkoopfacturen Als bij een verkooporder een notitie was vastgelegd dan was dit niet meteen zichtbaar in het scherm met de verkooporders. Er is nu een kolom toegevoegd waarin een sterretje staat bij de verkooporders met een notitie. Deze kolom is ook aanwezig bij de verkoophistorie. Visma Teleboekhouden 7.3a 4 VTB-WN 1.0

5 Wijzigen notitie vanuit verkoophistorie Nadat een factuur financieel is verwerkt kan er nog aanvullende informatie binnenkomen die u nog graag bij de factuur wilt vastleggen. Het is nu mogelijk om vanuit de verkoophistorie de factuurnotitie niet alleen op te vragen maar ook te wijzigen. Documenten koppelen aan boekingen Vanuit het scherm Basisgegevens Bijlagen kunnen documenten worden geüpload die vervolgens kunnen worden gekoppeld aan journaalposten in de codeerboeken of dagboeken. Let op: het uploaden van documenten is alleen mogelijk als uw administratiekantoor dit ondersteunt en u bovendien beschikt over een abonnement met Boekhouden of Facturatie. Overzichten Klanten- en leverancierskaart Naast de grootboekkaart was er behoefte om mutaties per klant of per leverancier te kunnen afdrukken. Daarom zijn er bij de menuoptie Relaties nu ook een klantenkaart en een leverancierskaart beschikbaar. BTW bedrag op rapport grootboekkaart Op de grootboekkaart worden de BTW bedragen nu per rekening opgeteld en onderaan het rapport wordt ook het totale BTW bedrag vermeld. Dossiers koppelen aan inkoopfacturen Om meer inzicht te verkrijgen in uw financiele administratie, is het mogelijk om gebruik te maken van dossiers. Dossiers worden veelal gebruikt om projecten mee aan te duiden. Met deze uitbreidingsmodule kunt u verschillende dossiers aanmaken en bij de facturen kunt u aangeven op welk dossier deze moeten worden geboekt. Als u gebruik maakt van een meekijk abonnement dan zullen inkoopfacturen worden ingevoerd door uw administratiekantoor of via een scan-en-herken oplossing. Voortaan kunt u dan toch zelf nog achteraf dossiers koppelen aan deze facturen. Let op: voor de uitbreidingsmodule Dossiers kunnen kosten in rekening worden gebracht. Stem dit op voorhand af met uw kantoor. Visma Teleboekhouden 7.3a 5 VTB-WN 1.0

6 Invoersjablonen Als u gebruik maakt van een monitor abonnement dan is het vaak nodig om periodiek gegevens aan te leveren bij uw administratiekantoor. Denk bijvoorbeeld aan de dag- of weekomzet of aan de maandelijkse loonjournaalposten. Uw administratiekantoor kan in Teleboekhouden een sjabloon voor u aanmaken waarmee u deze gegevens gemakkelijk kunt invoeren waarna ze meteen beschikbaar zijn bij uw kantoor. Het mailen van deze gegevens of het bijhouden van een aparte Excellijst wordt hierdoor overbodig. Voor elk invoersjabloon is ook een controlerapport aanwezig waarin u kunt zien of er nog gegevens ontbreken. Backup van administratiegegevens In het administraties overzicht is in de werkbalk een symbool toegevoegd waarmee een backup van de administratiegegevens kan worden gemaakt. Een backup bestaat uit een auditfile plus de documenten zijn gekoppeld aan de inkopen en verkopen in de administratie. Als u gebruik maakt van Scanboeken dan worden ook de Scanboekendocumenten in de backup opgenomen. De backup wordt gemaakt in de omgeving van uw administratiekantoor en kan door uw adviseur naar u toe worden gestuurd. Visma Teleboekhouden 7.3a 6 VTB-WN 1.0