Plannen en registreren in Ons Agenda*

Transcriptie

1 Plannen en registreren in Ons Agenda*

2 Inhoudsopgave 1.WERKWIJZE NIEUWE CLIËNTEN... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 2. NAVIGEREN NAAR DE ONS AGENDA DE ONS AGENDA EEN AFSPRAAK TOEVOEGEN REGISTREREN AFSPRAKEN REGISTREREN ACHTERAF REGISTREREN OVERIGE FUNCTIONALITEITEN: AFSPRAKEN OVERNEMEN OVERIGE FUNCTIONALITEITEN: BIJHOUDEN NIET CLIËNTGEBONDEN AFSPRAKEN OVERIGE FUNCTIONALITEITEN: ONBESCHIKBAARHEDEN WAT TE DOEN BIJ VRAGEN

3 De Ons Agenda wordt gebruikt om alle individuele begeleidingsuren te plannen en vervolgens te registreren. Deze werkinstructie heeft dan ook als doel om uit te leggen hoe afspraken in de Agenda gepland kunnen worden, en hoe afspraken vervolgens geregistreerd kunnen worden. Verder worden de overige functionaliteiten van de Ons Agenda uitgelegd. 1. Navigeren naar de Ons Agenda Om in te loggen in de productie omgeving van Ons ga je naar de volgende website: "Siza.mijnio.nl". Hier kan je vervolgens inloggen met je gebruikersnaam en je wachtwoord. Let op: Vul geen " in bij het opzoeken van de website. De hub is in iedere omgeving van Ons te bereiken. De hub is het icoon met de "9 puntjes". Middels de hub kan je navigeren naar iedere beschikbare omgeving van Ons, dus ook de Ons Agenda. Let op: Je ziet bij de hub alleen de omgevingen waarvoor jouw persoonlijke account geautoriseerd is. 3

4 2. De Ons Agenda Wanneer je de Ons Agenda hebt geopend, zie je ten eerste je eigen agenda openstaan. In deze agenda zie je de afspraken die jij hebt staan. Het overzicht van de afspraken wordt standaard getoond per week, maar kan aangepast worden naar bijvoorbeeld een overzicht per dag of per maand. In de Agenda is het zaak om de individuele begeleidingsafspraken te plannen en te registreren. De volgende stap is dus het aanmaken van een afspraak in de agenda. 4

5 3. Een afspraak toevoegen In de agenda zijn er twee mogelijkheden om een afspraak toe te voegen, namelijk: - De groene knop "Toevoegen", aan de rechterbovenkant van het scherm, kan je gebruiken om een afspraak te maken. - Net als in Outlook, is het mogelijk om een tijdsvlak te slepen in de Agenda. Vervolgens ga je verder met het aanmaken van een afspraak. Let op: Om een afspraak te maken, dien je wel in de toekomst of op de dag van vandaag een tijdvak te slepen. In dit voorbeeld wordt er gebruik gemaakt van de knop "Toevoegen" om een afspraak te maken in de agenda. Klik vervolgens op "Afspraak maken". 5

6 Het bovenstaande scherm opent zich, er kan nu een afspraak gemaakt worden. De volgende velden kunnen gebruikt, gevuld of ingezien worden: 1. Er kan een omschrijving van de afspraak toegevoegd worden. 2. Er kunnen labels toegevoegd worden aan de afspraak. 3. Er kunnen medewerkers, cliënten, teams of locaties toegevoegd worden aan de afspraak. 4. Er kan ingezien worden welke medewerkers, cliënten, teams of locatie toegevoegd zijn aan de afspraak. Hier heb je ook de mogelijkheid om iemand te verwijderen uit de afspraak. Dit doe je door op het kruisje bij de naam te klikken. 5. Er kan aangegeven worden (vanaf) wanneer de afspraak plaatsvindt. Hierbij geef je tevens aan of de afspraak eenmalig plaatsvindt (niet herhaald) of herhaald plaatsvindt. 6. De aanvang- en eindtijd kan hier ingegeven worden. 7. Via de knop "Afspraak Plannen" kan je agenda's van de genodigden naast elkaar zetten, zodat je kan zien of er ruimte is om de afspraak te maken. 8. Het uursoort kan gekozen worden. Let op: De uursoorten zijn afkomstig uit het zorgarrangement van de cliënt. 9. Het is mogelijk om extra commentaar te plaatsen bij de afspraak. 10.Na het invullen van de velden, kan de afspraak opgeslagen worden. 6

7 In het bovenstaande voorbeeld is een afspraak ingevuld en klaar om opgeslagen te worden. In de afspraak zie je dat medewerker :"Accordis" en Cliënt "Piet Testcliënt" zijn toegevoegd. De afspraak, genaamd "Begeleiding", vindt plaats op iedere dinsdag en vrijdag van 19:00 tot 20:00, starten vanaf Het uursoort wat bij de afspraak hoort is "Begeleiding specialistisch". De afspraak wordt nu opgeslagen, waardoor de afspraak in de agenda van de medewerker en de cliënt verwerkt wordt. 7

8 De zojuist aangemaakte afspraak is in te zien in de agenda. De afspraak is te wijzigen door met de cursor op de afspraak te gaan staan. De optie "Bewerken" toont zich. Om de afspraak te wijzigen of te verwijderen, klik je op bewerken. 8

9 Je krijgt vervolgens de mogelijkheid om eenmalig te wijzigen, of periodiek (vanaf nu) te wijzigen. Nadat je een keuze gemaakt hebt (eenmalig of periodiek wijzigen), kan je de afspraak daadwerkelijk gaan wijzigen of verwijderen. Je hebt de mogelijkheid om bovenstaande velden aan te passen en de afspraak opnieuw op te slaan, of om de afspraak in zijn geheel te verwijderen. 9

10 4. Registreren Het registreren betekent dat de daadwerkelijk aan een cliënt bestede tijd vastgelegd wordt. Dit kan op twee manieren gebeuren, namelijk: - De reeds gemaakte afspraak wordt doorgezet als registratie. - Er wordt direct achteraf een registratie gemaakt, zonder dat er een afspraak bestaat. Het is belangrijk om hier te vermelden dat er binnen Ons gewerkt wordt met een weekcyclus. Het advies is daarom ook om de registratie op een dagelijkse basis bij te houden. Ten eerste wordt getoond hoe een reeds bestaande afspraak geregistreerd kan worden: 4.1 Afspraken registreren In de agenda van de cliënt staat een afspraak die in het verleden reeds heeft plaatsgevonden. In de agenda zal deze afspraak altijd in het rood worden weergegeven. Deze afspraak kan geregistreerd gaan worden. 10

11 Een reeds gemaakte afspraak kan op twee manieren geregistreerd worden. De eerste manier is door met de cursor op de afspraak te gaan staan. Het bovenstaande scherm opent zich nu. Hierop is de knop "Registreren" te zien. Door hierop te klikken, kan je de registratie gaan indienen. Je ziet hier een samenvatting van hetgeen je gaat registreren. Hierin zijn nog zaken aan te passen, waaronder de start- en eindtijd. Indien de gegevens kloppen, kan je ervoor kiezen om de registratie in te dienen. Nadat je dit hebt gedaan, ben je in de agenda klaar met deze afspraak. Overigens, indien het noodzakelijk is om de afspraak niet te registreren, gebruik je de knop "Niet registreren". De tweede manier om afspraken te registreren werkt anders, namelijk: 11

12 Aan de bovenkant van het scherm staat "Registraties". Er opent zich nu een overzicht van de registraties. In dit overzicht zie je per dag alle registraties. De inhoud van de registraties zijn te wijzigen via knop 12

13 "Aanpassen". Je komt dan uit bij het scherm wat eerder voorbij is gekomen bij het indienen van een registratie. Indien de registraties kloppen, kan je deze registraties indienen via de groene knop aan de onderkant van het scherm. Middels deze knop dien je alle registraties van de dag in. Na het succesvol indienen van de registraties wordt de registraties gekenmerkt door een groene vink. Indien er problemen zijn met het indienen van de registratie, dan toont het systeem een rood uitroepteken met daarbij de reden waarom het indienen van de registratie is mislukt. 13

14 In de agenda zijn geregistreerde afspraken groen geworden. Dit betekent dat je in de agenda klaar bent met die momenten. De blauwe afspraken blijven staan, aangezien dit afspraken zijn die in de toekomst plaatsvinden. 14

15 4.2 Achteraf registreren Het kan zijn dat het nodig is om achteraf een registratie te maken. Je hebt dan geen afspraak ingepland die je naderhand kan registreren. Je gaat dus direct een registratie aanmaken. In de agenda heb je twee mogelijkheden om direct een registratie te maken, namelijk: - Via de knop toevoegen kan je een registratie maken. - Middels het slepen van een tijdvak in het verleden maak je direct een registratie aan. Let op: Op de dag van vandaag krijg je altijd de keuze tussen een afspraak of een registratie. In het vervolg van de werkinstructie wordt er gewerkt via de knop "Toevoegen". Selecteer "Registratie maken". 15

16 Het volgende scherm opent zich. Hierin dien je een aantal stappen uit te voeren, namelijk: 1. Selecteer de cliënt waarvoor je een registratie wilt indienen. 2. Zorg ervoor dat de datum, starttijd en eindtijd juist ingevuld zijn. 3. Selecteer het juiste uursoort. 4. Dien de registratie in. De bovenstaande afbeelding toont een voorbeeld van een ingevulde registratie. Er is op maandag uur en 15 minuten "Begeleiding Individueel Basis" geleverd bij Piet Testcliënt. 16

17 In de agenda is de zojuist geregistreerde afspraak zichtbaar. 17

18 5. Overige functionaliteiten: Afspraken overnemen In de agenda is het mogelijk om agenda's van collega's in te zien. Het is tevens mogelijk om afspraken over te nemen uit de agenda van je collega. Dit werkt als volgt: Gebruik het " + " icoon om een agenda van een collega te openen. Zoek de gewenste medewerker op en selecteer deze. 18

19 De Agenda van mijn collega Jos de Wit is nu geopend. In zijn agenda staat een afspraak met Piet Testcliënt. Jos kan echter niet, en heeft mij gevraagd de afspraak over te nemen. 19

20 Door met de cursor op de afspraak te gaan staan, opent de inhoud zich. Tevens is de knop "Overnemen" in beeld. Middels deze knop zorg ik ervoor dat ik als medewerker de afspraak van Jos overneem. De afspraak komt bij mij in de agenda te staan, waarop ik de afspraak kan gaan uitvoeren en registreren. Indien het gaat om een afspraak in het verleden, staat de knop "Registreren" er ook bij. Middels deze knop kan je de afspraak meteen registreren. Let op: Afspraken zijn alleen over te nemen uit agenda's van medewerkers die in hetzelfde team zitten in Ons. 20

21 6. Overige functionaliteiten: Bijhouden niet cliëntgebonden afspraken De Ons Agenda wordt in eerste instantie gebruikt om cliëntgebonden afspraken bij te houden. Het is echter ook mogelijk om niet cliëntgebonden afspraken in deze agenda te verwerken. De volgende opties zijn beschikbaar. Tijdens het toevoegen van een afspraak is het mogelijk om bijvoorbeeld je collega's of een bepaald team uit te nodigen. De afspraak kan je vervolgens op eenzelfde manier aanmaken zoals je eerder hebt gelezen in deze instructie. Indien het gaat om een privé afspraak, kan je dit aangeven via de knop "Privé". De inhoud van deze afspraak is dan voor niemand inzichtelijk. 21

22 In het bovenstaande voorbeeld is een dergelijke niet cliëntgebonden afspraak toegevoegd. In deze afspraak is een label toegevoegd. Deze labels kunnen gebruikt worden om privé afspraken (label = privé) of niet cliëntgebonden afspraken (label = overhead) te onderscheiden in de agenda. Tevens is in deze afspraak het team FoodValley Noord toegevoegd. Dit betekent dat alle medewerkers binnen het team FoodValley Noord deze afspraak in de agenda krijgen. 22

23 In de agenda zie je dat deze afspraak er door het label anders uitziet. De afspraak werkt verder op eenzelfde manier als cliëntgebonden afspraken. Het enige verschil is dat je de niet cliëntgebonden afspraken nog niet hoeft te registreren. 23

24 7. Overige functionaliteiten: Onbeschikbaarheden In de Ons Agenda kan je als medewerker een onbeschikbaarheid opgeven. Hierdoor zien je collega's dat jij op een bepaalde dag niet beschikbaar bent. In de agenda gebruik je de knop "Toevoegen". Kies vervolgens voor "Onbeschikbaarheid maken". Vervolgens kan je aangeven hoe de onbeschikbaarheid eruit ziet. 24

25 In het bovenstaande voorbeeld zie je dat een medewerker op onbeschikbaar is wegens vakantie van tot In de agenda ziet het er als bovenstaand uit. 25

26 8. Wat te doen bij vragen Bij vragen: Afhankelijk van de soort vraag kan je terecht bij applicatiebeheer of bij productieadministratie. Voor vragen over de werking van het systeem, mail of bel applicatiebeheer: Mail: Telefoonnummer: Voor inhoudelijke vragen over de cliënt, mail of bel zorgadministratie: Mail: Telefoonnummer: