Handleiding mijndienstrooster MDr Beheerder. Voor beheerders en roostercoördinatoren

Transcriptie

1 Handleiding mijndienstrooster MDr Beheerder Voor beheerders en roostercoördinatoren versie 1.1 Januari 2018

2 Inhoudsopgave Inleiding...3 Aanmelden...3 Wachtwoord wijzigen...3 Taal wijzigen...4 Rollen...5 Homepage...6 Rooster bekijken...7 Wijzigen Planning...9 Snel plannen... 9 Dienstpatronen plannen... 9 mijnrooster Agenda Verlof aanvragen Vakantiekaart Ruilen Eigen gegevens bekijken Overzicht Medewerkers Medewerkers wijzigen [BEHEERDERS] Overzichten TODO lijst Overwerk [BEHEERDER] Opties [BEHEERDER] Algemene Kalender en feestdagen [BEHEERDER] Publiceren [BEHEERDER] Synchroniseren met de (Google) Agenda Synchroniseren met de Outlook Agenda V1.0 Februari 2017 Pagina 2 van 28

3 Inleiding Deze handleiding geeft een kort overzicht van de werking van mijndienstrooster voor de beheerders en roostercoördinatoren (planner per team) van MDr. Voor de medewerkers is een separate handleiding beschikbaar. Een aantal functies is alleen voor Beheerders beschikbaar en niet voor Roostercoördinatoren. In de tekst is dit aangegeven met [BEHEERDER]. LET OP: Het kan zijn dat sommige onderdelen (nog) niet beschikbaar zijn. Dit is afhankelijk van de instellingen die door de roosterbeheer of de leverancier zijn aan te passen. Voor de mobiele versie van mdr is een aparte handleiding beschikbaar. Aanmelden Om miindienstrooster te starten gaat u naar of start.mijndienstrooster.com en vult u uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Bij de eerste keer aanmelden is het wachtwoord mdr1234. Bij de eerste keer aanmelden wordt u verzocht uw wachtwoord te wijzigen. Dit wachtwoord moet minimaal 8 karakter hebben en minimaal 1 hoofdletter. Indien het wachtwoord is vergeten klikt u op de link Vergeten. Een nieuw wachtwoord wordt nu verstuurd naar het in mdr bekende adres. Wachtwoord wijzigen Om uw wachtwoord op elk moment te wijzigen klikt u in het menu - Instellingen Wachtwoord / Eigen Gegevens wijzigen. [BEHEERDER] De beheerder kan de wachtwoorden van alle medewerkers wijzigen via menu - Basistabellen-Medewerkers -Selecteer Medewerker wachtwoord is niet te bekijken. -(Tab Toegang). Het huidige V1.0 Februari 2017 Pagina 3 van 28

4 Taal wijzigen Om uw taal op elk moment te wijzigen klikt u in het menu voorkeurstaal. - Instellingen, en kiest u uw V1.0 Februari 2017 Pagina 4 van 28

5 Rollen In mdr worden 4 rollen onderscheiden met verschillende rechten: MEDEWERKERS Beheerder Roostercoördinator Medewerker Bezoeker Invoeren en wijzigen medewerker gegevens Ja nee nee Nee Medewerkers overzicht bekijken ja ja optioneel Nee Eigen gegevens aanpassen ja nee nee Nee Eigen gegevens bekijken ja ja ja Ja Eigen wachtwoord wijzigen ja ja ja ja ROOSTER Eigen rooster bekijken ja ja ja Nee Rooster eigen functiegroep(en) bekijken ja ja optioneel optioneel Hele rooster bekijken ja optioneel optioneel optioneel Hele rooster aanpassen ja optioneel nee Nee Rooster eigen medewerkers aanpassen nee optioneel nee Nee Eigen agenda bekijken ja ja ja nee VAKANTIEKAART 1 Eigen vakantiekaart bekijken ja ja optioneel nee Alle vakantiekaarten bekijken ja optioneel nee Nee Vakantiekaarten aanpassen ja optioneel nee nee Verlof aanvragen optioneel optioneel optioneel nee TIJDREGISTRATIE 1 Eigen tijdregistratie invoeren ja ja optioneel nee Tijdregistratie alle medewerkers invoeren ja nee nee Nee Tijdregistratie eigen medewerkers invoeren ja ja nee Nee Tijdregistratie goedkeuren Optioneel Optioneel nee nee ZIEK/BETER MELDEN 1 Ziek/beter melden ja ja ja Nee Alle medewerkers ziek/beter melden ja nee nee Nee Eigen medewerkers ziek/beter melden ja ja nee Nee DIVERSE Algemene Instellingen wijzigen ja nee nee Nee Rapporten opvragen ja ja optioneel Optioneel Diensten ruilen optioneel optioneel optioneel nee Ruilingen goedkeuren optioneel optioneel nee nee V1.0 Februari 2017 Pagina 5 van 28

6 Homepage Op de homepage vindt u diverse informatie (zie afbeelding 1). Afbeelding 1 N.B. De getoonde items zijn afhankelijk van de instellingen en de beschikbare modules. 1. Menu en knoppenbalk Om het Hoodmenu te openen, klik op. V1.0 Februari 2017 Pagina 6 van 28

7 2. Informatie blok Hier worden mededelingen van de roosterbeheerder(s) getoond. [BEHEERDER] Klik op de knop Wijzigen om de teksten aan te passen 3. Algemene activiteiten en feestdagen Hier worden belangrijke data en feestdagen getoond. 4. Kalender Selecteer een maand en klik op een datum om het rooster van die dag onder de kalender te zien. 5. Planning vandaag 6. Eigen planning komende dagen 7. Publicatie periode De getoonde publicatieperiode is de periode waarin het rooster gereed en gepubliceerd is. Buiten deze periode wordt alleen afwezigheid getoond. 8. Verlofsaldo (optioneel) Het openstaande verlofsaldo van het huidige jaar wordt getoond en de Verlofkaart kan worden geopend. 9. Periode verlof aanvragen (optioneel) De periode waarin verlof en andere afwezigheid wordt getoond en de eigen agenda kan worden geopend. 10. Tijdregistratie (optioneel) De laatste week waarin de urenregistratie is ingevuld wordt getoond en de urenregistratiepagina kan worden geopend. 11. Ziek- en beter melden (optioneel) 12. Verjaardagen Rooster bekijken Om het rooster van alle collega s of de afdeling te bekijken klikt u op of selecteert u in het menu - Rooster (zie afbeelding 2). Afbeelding 2 V1.0 Februari 2017 Pagina 7 van 28

8 In het bovenste deel kunt u de selectie aanpassen zoals de getoonde maand of week, de functiegroepen(en), taken/diensten, diensttype(n) of de getoonde periode (per maand/week/dag). Om het rooster te verversen klikt u op Verversen. Onderaan het rooster wordt de legenda weergegeven. Standaard staan aan de linkerkant van het rooster de medewerkers. In de dropdownlist linksboven het rooster is het mogelijk om het rooster te tonen per dienst/taak of per locatie. Afbeelding 3 Diverse persoonlijke instelling van het rooster kunnen worden gewijzigd door te klikken op de link Persoonlijke Instellingen rechtsboven het rooster (zie afbeelding 4). Gewijzigde instellingen blijven bewaard en zijn bij de volgende keer bij het openen van het rooster weer actief. Afbeelding 4 V1.0 Februari 2017 Pagina 8 van 28

9 Wijzigen Planning Ga naar de planning via het menu Rooster of klik op Selecteer de gewenste periode. Klik op een reeds geplande dienst of afwezigheid om deze te wijzigen of op een leeg vakje om een nieuwe dienst of afwezigheid toe te voegen. Het wijzigen scherm wordt nu geopend. Afbeelding 5 Voer de gewenste gegevens in en klik [OK] of [Opslaan] om de wijzigingen op te slaan. Klik op [Verwijder] om een gepland item te verwijderen. Klik op [Nieuw item] of een nieuwe dienst of afwezigheid op de geselecteerde dag toe te voegen. Selecteer [Herhalen] om meerdere dagen als een reeks in te plannen. Snel plannen Gebruik in het rooster de rechtermuistoets om snel items in te voeren, te wijzigen of te verwijderen Dienstpatronen plannen Een dienstpatroon is een vooraf gedefinieerde reeks van achtereenvolgende diensten. Open de wijzigen-pagina zoals hierboven beschreven door te klikken op een vakje. Selecteer bij Item een dienstpatroon. Dienstpatronen beginnen met een * Selecteer bij Startdag dienstpatroon de dienst waarmee moet worden gestart op de geselecteerde datum. Selecteer bij Herhalen de periode waarin dit dienstpatroon moet worden gepland. V1.0 Februari 2017 Pagina 9 van 28

10 Vanaf deze dag wordt het dienstpatroon herhaald ingepland. Afbeelding 6 mijnrooster Om uw eigen rooster in een jaaroverzicht te bekijken klikt u op 5) (Zie afbeelding Afbeelding 7 In de selectiebalk kan het startjaar en maand worden geselecteerd, het aantal zichtbare maanden, de periode (per maand of per jaar) en de getoonde diensttypen. V1.0 Februari 2017 Pagina 10 van 28

11 Agenda Om uw eigen rooster in een agenda te bekijken selecteert u in het menu (zie afbeelding 6). Op de agenda worden de voor u geplande items getoond. Selecteer in de kalender linksboven de gewenste maand. - mijnagenda Afbeelding 8 Verlof aanvragen Open de Agenda (zie hierboven) en klik op een datum waarop u verlof wilt aanvragen of een andere afwezigheid wilt plannen. Dit kan alleen in de in de linker marge vermelde periode. Afbeelding 9 V1.0 Februari 2017 Pagina 11 van 28

12 Selecteer de juiste (start)datum van het verlof, afwezigheid of roosterwens en selecteer het in te voeren item (b.v. Verlof, Snipperdag) of roosterwens (Niet inplannen of Voorkeur, optioneel). Klik op [OK] om op te slaan. Om meerdere dagen in een keer in te voeren kiest u Herhalen en voert u de periode in. Indien Verlof of andere items door de roosterbeheerder of manager moeten worden goedgekeurd, dan krijgt u hierover een melding en een . Op de kalender wordt dit verzoek dan met een weergegeven. Na aanvraag wordt een gestuurd naar de betreffende de teamleider(s) of (afdelings)hoofden. In deze is een link opgenomen waarmee het verlofverzoek kan worden goed- of afgekeurd. Goed- of afkeuren kan ook via de ToDo-lijst (zie verder). Na goedkeuring van de aanvraag krijgt de aanvrager een ter bevestiging van het goed of afkeuren van het verzoek. V1.0 Februari 2017 Pagina 12 van 28

13 Vakantiekaart Start de Vakantiekaart via het menu Verlofsaldo. - Vakantiekaart of vanaf de homepage in het blok Afbeelding 10 Selecteer het juiste jaar bovenin de Vakantiekaart. In de tabel wordt zowel het opgebouwde saldo alsook de opgenomen dagen/uren getoond. Boven de tabel worden de totaalsaldo s weergegeven. De kolom Saldo toont het cumulatieve saldo per datum. Klik op [OK] op de Vakantiekaart af te sluiten. V1.0 Februari 2017 Pagina 13 van 28

14 [BEHEERDER] De Beheerder kan de vakantiekaarten van alle medewerkers bekijken en aanpassen. Afbeelding 11 Met de knoppen onderin kunnen saldo s worden gewijzigd, toegevoegd of verwijderd worden. Afbeelding 12 Voer de volgende items is: Soort Datum Verloopdatum Uren vakantiekaart Kies een van de soorten verlofsaldo. Afhankelijk van het soort wordt de verloopdatum berekend. De datum waarop het saldo geboekt moet worden. Na de verloopdatum kan het niet opgenomen saldo niet meer worden opgenomen. Het restant saldo wordt op de betreffende datum automatisch op 0 gezet. Aantal uren bij te boeken op de verlofkaart V1.0 Februari 2017 Pagina 14 van 28

15 Opmerkingen Optioneel Ruilen Diensten en taken kunnen optioneel geruild worden met collega s of worden overgenomen door of van collega s. Medewerkers kunnen alleen de eigen diensten ruilen. Beheerders kunnen alle diensten van alle medewerkers ruilen. Roostercoördinatoren kunnen alle diensten ruilen van de medewerkers in hun of haar eigen team. Ruilen kan via het menu - Ruilen, of door in het Rooster met de rechtermuistoets te klikken op een dienst of taak en Ruilen te selecteren Afbeelding 13 Selecteer eerst of het een ruiling of een overname van een dienst/taak is. Bij een ruiling worden 2 geplande diensten kruislings geruild. Bij een overname neemt een collega een dienst over of neemt u een dienst van een collega over. Selecteer hierna links de datum, de dienst/taak en eventueel de periode. Selecteer hierna rechts de dienst/taak, datum en medewerkers waarmee geruild moet worden. Bij een overname selecteert u alleen de medewerker die de dienst/taak overneemt. Afhankelijk van de roosterinstellingen moet de ruiling worden goedgekeurd door de medewerker waarmee geruild wordt en/of de roosterbeheerder/roostercoördinator. Deze krijgen een om de ruiling goed te keuren of kunnen de ruiling goedkeuren via de ToDo lijst (zie verder). De aanvrager van de ruiling krijgt tevens een ter bevestiging van de aanvraag en een na het goedkeuren van de ruiling. Een ruiling of overname wordt pas in het rooster verwerkt na goedkeuring van de collega en/of beheerder(s)/roostercoördinatoren. V1.0 Februari 2017 Pagina 15 van 28

16 Eigen gegevens bekijken Bekijk uw eigen gegevens via het menu - Instellingen Eigen gegevens. De eigen gegevens zijn niet aan te passen. Afbeelding 14 Overzicht Medewerkers Bekijk de lijst met alle medewerkers via het menu - Medewerkers. Afbeelding 15 U ziet alleen de medewerkers van uw eigen team(s). Medewerkers wijzigen [BEHEERDERS] Beheerders kunnen alle gegevens van alle medewerker aanpassen. V1.0 Februari 2017 Pagina 16 van 28

17 Met de knop kunnen de gegevens van de geselecteerde medewerker worden aangepast. Met wordt een medewerker verwijderd (LET OP: ook de hele planning en historie van deze medewerker wordt verwijderd). Met wordt de agenda van de geselecteerde medewerker geopend. Met de knop [Invoegen] wordt een nieuwe medewerker toegevoegd. Afbeelding 16 Bij het wijzigen van medewerkers klikt u op de linkermarge op de te wijzigen of in te voeren tab. V1.0 Februari 2017 Pagina 17 van 28

18 De tab Algemeen bevat de algemene gegevens van de medewerker. De velden gemarkeerd met een * zijn verplicht in te vullen. De gebruikersnaam dient uniek te zijn binnen mdr. Een medewerker kan behoren tot meerdere functiegroepen (team, afdeling, functie). De eerstgenoemde functiegroep is de functiegroep waaronder de medewerker in het rooster wordt getoond. De locatie(s) is de standaard locatie van de medewerker waar deze werkzaam is. Bij het plannen van de medewerker wordt deze locatie als default gebruikt en is hierna aan te passen. Verlofaanvragen moeten worden goedgekeurd door de hier aangegeven medewerkers. Indien hier coordinator is geselecteerd wordt een verlofaanvraag goedgekeurd door de teamleider van het betreffende team. Afbeelding 17 V1.0 Februari 2017 Pagina 18 van 28

19 In de tab Toegang worden de toegangsrechten voor de medewerker ingesteld. Selecteer bij Type Gebruiker de rol van de medewerker. Selecteer bij een Roostercoördinator de functiegroep(en) en locatie(s) waarvoor de medewerker het rooster moet kunnen aanpassen. Selecteer bij Rooster Tonen welk deel van het rooster de medewerker kan bekijken. De Periode is de periode waarin de medewerker kan inloggen in mdr. Afbeelding 18 V1.0 Februari 2017 Pagina 19 van 28

20 De tab Arbeidscontracten bevat de gegevens van de voor deze medewerker gelden arbeidsvoorwaarden. Een medewerker kan meerdere (opeenvolgende) arbeidscontracten hebben. De periode, werktijd per week en per dag zijn minimaal benodigde gegevens. Afbeelding 19 V1.0 Februari 2017 Pagina 20 van 28

21 Overzichten In het menu - Overzichten vindt u de onderstaande standaard overzichten. De getoonde overzichten en de getoonde gegevens zijn afhankelijk van de rechten van de medewerker. Roosteroverzicht Het rooster wordt getoond in een lijst per datum of in een kruistabel waarbij de horizontaal en verticaal te tonen items kunnen worden geselecteerd. Tijdregistratie overzicht Per datum, periode, medewerker, dienst/taak en/of locatie worden de geplande uren of dagen getoond. Ook kan het totaal verlof, ziekte en het berekende overwerk of compensatieuren worden getoond. Weekrapport Idem aan Tijdregistratie overzicht maar dan per te selecteren week. Roosteroverzicht (kleuren) Overzicht van alle geplande diensten per dag in de kleuren van de diensten. Rooster per locatie Lijst met de geplande diensten per locatie Totalen Een kruistabel of grafiek met het totaal aantal uren of diensten per medewerker, Dienst/taak, Locatie en/of maand/week. Rooster per dag (bezetting) Overzicht van de personele bezetting per dag. Verlof Totaaloverzicht van opgebouwd en opgenomen verlof, tijd-voor-tijd en compensatie per medewerker Ziekte Totaaloverzicht van ziekte per dag/maand/jaar en per locatie en functiegroep De volgende functies zijn beschikbaar in de overzichten: Het geselecteerde rapport kan als tekst of als pdf-bijlage worden g d naar een of meerdere te selecteren adressen Het geselecteerde rapport wordt geëxporteerd naar een Excel-bestand (.xls) Het geselecteerde rapport wordt afgedrukt op een te selecteren printer V1.0 Februari 2017 Pagina 21 van 28

22 Template De instellingen van het rapport worden opgeslagen als een template. Opgeslagen template kunnen later eenvoudig weer worden geopend met de eerder ingevoerde instellingen. (niet in alle rapporten beschikbaar) Kolommen Selecteer de kolommen die in het overzicht getoond moeten worden. (niet in alle rapporten beschikbaar) TODO lijst Start de ToDo lijst door in de knoppenbalk te klikken of. De ToDo lijst wordt standaard geopend bij het opstarten van mdr indien de ToDo lijst acties bevat. Afbeelding 20 De ToDo lijst toont alle nog door u goed te keuren verlof of ruilen. Klik op om een verlofaanvraag of ruiling goed te keuren. Klik op om deze af te keuren. Na goed- of afkeuren wordt een gestuurd naar de betreffende medewerker(s). V1.0 Februari 2017 Pagina 22 van 28

23 Overwerk [BEHEERDER] Instellingen voor het berekenen van Overwerk worden ingevoerd via menu Algemene Opties tab Overwerk/compensatie. - Instellingen Een onbeperkt aantal rekenregels kan worden ingevoerd om het overwerk te berekenen. Klik op om een regel te bewerken of op om deze te verwijderen. Klik op de knop [Toevoegen] om een nieuwe toe te voegen. Afbeelding 21 Voer de gewenste gegevens en selecties. Afbeelding 22 V1.0 Februari 2017 Pagina 23 van 28

24 Overwerk wordt automatisch berekend aan de hand van de ingevoerde rekenregels en de ingevoerde diensten en tijden in het rooster. Het berekende overwerk wordt getoond in het rapport Tijdregistratie. Selecteer hiervoor bij kolommen Overwerk. Opties [BEHEERDER] De Beheerder kan alle instellingen van het rooster wijzigen via menu - Instellingen Algemene Opties. LET OP: Deze instellingen gelden voor het gehele rooster en zijn meteen actief. Geadviseerd wordt voor het wijzigen van Opties eerst contact op te nemen met de Helpdesk van mdr. V1.0 Februari 2017 Pagina 24 van 28

25 Algemene Kalender en feestdagen [BEHEERDER] De algemene kalender is te wijzigen via het menu - Algemene Agenda. Door een datum te selecteren kunnen algemene Agenda-items en feestdagen worden ingevoerd. Feestdagen worden met een andere kleur in het rooster weergegeven en in de tooltips getoond. Algemene agenda-items worden in de kopregel met gemarkeerd en in de tooltip getoond. V1.0 Februari 2017 Pagina 25 van 28

26 Publiceren [BEHEERDER] Via het menu - Instellingen - Publiceren kan een deel van het rooster worden gepubliceerd en de periode waarin afwezigheid kan worden ingevoerd, worden ingesteld. Afbeelding 23 Medewerkers kunnen alleen geplande diensten (en Afwezigheid, optioneel) bekijken in de aangegeven publicatie periode. Beheerders en roostercoördinatoren kunnen het rooster ook buiten deze periode bekijken en bewerken. Optioneel is het rooster te publiceren per functiegroep. Hiermee kan per functiegroep een andere periode worden opgegeven. V1.0 Februari 2017 Pagina 26 van 28

27 Synchroniseren met de (Google) Agenda Start de synchronisatie met uw Google Agenda via het menu - Instellingen Synchroniseren met (Google) Agenda. Afbeelding 24 Klik op de knop [Start]. U wordt doorgeleid naar het aanmeldscherm van Google. Hier dienst u zich aan te melden met uw Google-account. Hierna wordt gevraagd om mijndienstrooster toestemming te geven om uw Google Agenda offline bij de werken. Accepteer dit. Afbeelding 25 Vanaf nu worden alle geplande items uit mijndienstrooster automatisch gekopieerd naar uw Google Agenda. Alleen items in de publicatie periode van het rooster worden gesynchroniseerd. V1.0 Februari 2017 Pagina 27 van 28

28 Om de synchronisatie te stoppen klikt u op de knop [Stop]. Om alle items van mijndienstrooster te verwijderen uit uw Google Agenda klikt u op de knop [Alles verwijderen]. N.B. Uw Google gebruikersnaam en wachtwoord zijn niet bekend bij mijndienstrooster en worden ook niet opgeslagen. Synchroniseren met de Outlook Agenda Download en installeer de software SyncMijnDienstrooster via Afbeelding 26 Vul uw mijndienstrooster Gebruikersnaam en Wachtwoord in en selecteer de gewenste Opties. Klik op [START] om de synchronisatie te starten. SyncMijnDienstrooster zal vanaf nu op de achtergrond uw mijndienstroosterplanning synchroniseren met de op deze pc actieve Outlook agenda. SyncMijnDienstrooster is actief indien in de taakbalk rechtsonderin op de Desktop wordt getoond. Om instellingen te wijzigen of de synchronisatie te stoppen klikt u met de rechtmuistoets op rechtsonder in de taakbalk op de Desktop en selecteert u Opties. V1.0 Februari 2017 Pagina 28 van 28