Tem de tijger! 6 Tips voor een scroll-vrije inbox

Transcriptie

1 Tem de tijger! 6 Tips voor een scroll-vrije inbox Heb je een inbox die nooit meer leeg lijkt te raken? Worstel je je elke dag door alle mail heen en kom je maar niet meer toe aan je echte werk? Tijd voor actie! Met behulp van een aantal tips en wat oefenen, is een scroll-vrije inbox voor iedereen haalbaar! En dat gunnen wij jou ook. Aan de slag! Moeiteloos Werken

2 Tekst & opmaak : Moeiteloos Werken Handig E-book? Attendeer gerust je collega s, vrienden, partner of bekenden op onze website. Hier kunnen zij een eigen exemplaar van dit E-book aanvragen. Graag zelfs! Citeren? Dat mag! Wel graag met bronvermelding. En fijn als je ons laat weten als je dit gebruikt. Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox - 2 -

3 1. Laat je niet verleiden! is de grootste tijdverslinder van onze werkdag. We kijken regelmatig in ons Postvak In of er nog iets interessants, leuks of belangrijks is binnengekomen, in plaats van ons te concentreren op datgene waar we op dat moment aan werken. Dit onderbreekt de concentratie en continuïteit in het denk- en werkproces en is ook nog eens heel vermoeiend. Weet je van jezelf dat je snel afgeleid bent? Schakel dan de waarschuwing van binnenkomende uit. De verleiding om steeds opnieuw je mail te willen checken wordt zo kleiner. Je werkt geconcentreerder, je maakt minder fouten en het kost minder tijd. Outlook: tabblad Bestand, Opties, , onder Ontvangst van bericht: verwijder alle vinkjes. Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox - 3 -

4 2. Plan vaste momenten Plan één of meerdere (maximaal 3) vaste momenten per dag, afhankelijk van je functie. Reserveer dus ook echt tijd in je agenda om te behandelen. Volgens onderzoek van Microsoft kan 50% van alle ontvangen mails verwijderd worden, 30% kan binnen 3 minuten worden afgehandeld of gedelegeerd en 20% van de mails zijn taken en/of behoren in de agenda. Aan de slag! Je begint bovenaan in je inbox, opent het 1 e bericht en neemt direct een besluit hierover: Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox - 4 -

5 Nu afhandelen Beantwoord meteen als het je minder dan 2-3 minuten kost. Later afhandelen Zet het op je takenlijst of plan het in je agenda. Niet voor mij? Bewaren Verwijder Delegeer deze acties en/of informatie. Hierna kan je de inkomende mail óf bewaren in de archiefmap óf in de map Wachten op, ter bewaking. (Zie tip 3) Maak een eenvoudige mappenstructuur voor je archief aan. (Zie tip 3) Ruim ook regelmatig deze map op of stel in dat Outlook dat automatisch voor je doet. Zie deze map niet als archief! De prullenbak op kantoor wordt ook regelmatig geleegd toch? Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox - 5 -

6 3. Maak een eenvoudige mappenstructuur Beperk de hoeveelheid mappen in je mailomgeving. Hoe minder, hoe beter! Dat maakt het bewaren én later ook weer terugvinden van s veel gemakkelijker. De zoekfunctie van Outlook helpt je hierbij. Een voorbeeld van een mappenstructuur: 01. Actie deze week (indien je geen digitale takenlijst gebruikt) 02. Actie Later (indien je geen takenlijst gebruikt) 03. Lezen 04. Wachten op (reactie van ander, bestelling, datum etc.) 05. Archiefmappen op onderwerp, bijvoorbeeld: - Overleg - Klanten - Medewerkers - Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox - 6 -

7 4. Stuur zelf minder berichten Pak weer eens de telefoon of loop bij iemand langs. Schrijf duidelijke s. Wat verwacht je precies van de ander? Dat voorkomt misverstanden bij de ontvanger én heen en weer mailen. Kijk ook kritisch naar wat voor mails je nu eigenlijk allemaal ontvangt. Is het relevant voor jou? Zo niet, laat het de afzender weten. Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je toch nooit leest (behalve natuurlijk het E-zine van Moeiteloos Werken ). Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox - 7 -

8 5. Maak afspraken met je collega s Maak afspraken met je collega s over hoe je slimmer en vooral productiever met kan omgaan. Waarvoor gebruiken wij ? Waarvoor niet? Wanneer sturen we een cc-bericht? Wanneer is telefonisch of persoonlijk contact beter? Binnen hoeveel tijd reageren wij op een ? Enzovoort Door te leren op een efficiënte en effectieve manier met om te gaan, kan een enorme hoeveelheid tijd bespaard worden. Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox - 8 -

9 6. Handige Outlook-tips Laat Outlook opstarten in je agenda in plaats van in je . Zo laat je je niet direct afleiden door de ontvangen berichten en zijn je agenda en taken leidend voor je werkdag! Hoe? Tabblad Bestand, opties, geavanceerd, onder Outlook starten en afsluiten: zoek agenda of calender, klik op OK. Zet met één handeling alle feestdagen in je agenda. Ook direct voor de komende jaren. Zo maak je niet per ongeluk de fout om een afspraak op een feestdag in te plannen. Hoe? Tabblad Bestand, Agenda, onder Agenda opties: aanvinken Feestdagen toevoegen. Bepaal zelf de volgorde van je mappen. Welke mappen gebruik je het meest? Zet deze bovenaan in je mappen structuur. Dat scheelt scrollen! Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox - 9 -

10 Hoe? Zet een nummer voor de naam van je map. Dus 01..., 02 enzovoort. Hiermee forceer je de volgorde, anders zet Outlook de mappen automatisch op alfabetische volgorde. Gebruik de toetsen Alt + Tab. Voor het snel wisselen tussen alle openstaande programma s, documenten en toepassingen. Je ziet dan de icoontjes van de openstaande programma s verschijnen op je scherm. Hoe? Alt-toets ingedrukt houden en met het indrukken van de Tabtoets spring je snel van het ene naar het andere programma of scherm. Stel regels in en Outlook is je persoonlijke assistent. Laat bijvoorbeeld alle berichten van LinkedIn, Twitter, Facebook etc. direct in een map Social media binnenkomen, nieuwsbrieven in een map Lezen of cc-mail in een map CC. Je kan dan zelf bepalen wanneer je deze (voor nu minder relevante mail) wilt doornemen. Je persoonlijke assistent Outlook filtert je mail al voor je. Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox

11 Mailtje direct helemaal verwijderen? Hoe? Hou de toetsen Shift + Delete gelijktijdig ingedrukt en het betreffende mailtje wordt direct verwijderd. Het mailtje staat nu ook niet meer in de map Verwijderde items. Kom je er niet uit om e.e.a. zelf in te stellen, mail ons gerust. We helpen je graag snel verder. Moeiteloos! Nieuwsgierig naar meer praktische tips & inspiratie om slim & moeiteloos te werken (en te leven)? Abonneer je dan op ons gratis E-zine Moeiteloos Werken. Doen! Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox

12 Over Moeiteloos Werken Trainers: Diana Polder, Madelon Gloude, Lisette Beijnes Wij helpen drukbezette medewerkers, managers en ondernemers om grip te krijgen op hun werkzaamheden, informatie, en agenda. Stressvrij, slimmer en met plezier! Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox

13 Vestigingen: Apeldoorn Lisette Beijnes Uden Madelon Gloude Zutphen Diana Polder Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox

14 Dit E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox is een uitgave van Moeiteloos Werken. Dit E-book is met alle zorgvuldigheid geschreven en samengesteld. Noch Moeiteloos Werken noch de auteurs aanvaarden enige aansprakelijkheid voor schade als gevolg van eventuele onjuistheden of onvolledigheden in deze uitgave. Moeiteloos Werken E-book Tem de tijger! Tips voor een scroll-vrije inbox