Omgaan met in Thunderbird (Netmail)

Transcriptie

1 Omgaan met in Thunderbird (Netmail) Als er iets is wat waar we dagelijks de nodige tijd insteken, dan is dat wel de afhandeling van onze . Dat is in deze tijd niet meer weg te denken. Waar echter niet erg veel tijd aan besteed wordt, is het onderhoud van onze e- mailboxen. Dit zorgt ervoor dat onze hulp we nogal eens wordt ingeschakeld als er iets mis is met onze mailvoorziening. Vaak blijkt achteraf dat het toch wel vaak te maken heeft met een onoverzichtelijke mailbox, die in de loo0p der tijd uitgegroeid is tot een zeer zwaarlijvig archief. En natuurlijk gaan we ervan uit dat het mailprogramma zijn werk goed blijft doen, maar in de praktijk blijkt dat er de nodige fouten kunnen optreden vanwege genoemde zwaarlijvigheid. Het is goed eens een aantal aandachtspunten op een rijtje te zetten die ertoe zouden kunnen bijdragen wat structuur in de vaak aanwezige chaos te brengen: Hebt u enig idee hoe groot uw archief is? Hebt u regelmatig last van ongewenste (spam), wat van u de nodige tijd vraagt dit te verwerken? Kijkt u wel eens in uw prullenbak en ruimt u deze wel eens op? Laat u al uw aangemaakte mappen wel eens comprimeren? Of weet u niet waar ik het dan over heb? Bewaart u alle mail in uw Postvak.IN of maakt u gebruik van een georganiseerde mappenstructuur die u zelf heeft aangemaakt? Kunt u het antwoord dat u g d is in een lange mailwisseling nog wel snel terugvinden? Hoeveel tabbladen heeft u openstaan? Allemaal vragen die de moeite waard zijn eens onder de loep te nemen. Aangezien bij gebruik van netmail in de schoolnetwerken in combinatie met Thunderbird alle mail wordt opgeslagen op de server, is het eigenlijk een noodzaak de grootte van uw mailarchief in de hand te houden. Want voor u het weet is de opslagruimte opgebruikt. Er zijn meer dan genoeg gebruikers die vrolijk met een archief werken van over de 4 Gigabytes en dat is toch wel heel erg veel als je weet dat er op de server vaak slechts ruimte is voor 20 Gigabytes aan data. Laten we eens een aantal zaken de revue laten passeren. Ongewenste mail (Spam) Dit valt onder de categorie van grote ergernis van de gebruikers. Er zijn gelukkig de nodige anti-spam programma s (ook gratis) te verkrijgen die deze ergernissen voor een groot deel kunnen wegnemen. Wel zullen we deze programma s ook moeten leren wat spam en niet-spam is; als u dat niet doet, blijft ook dit soort programma s fouten maken en blijft de spam maar komen. Thunderbird heeft een eigen anti-spam module aan boord, die u zelf kunt inschakelen en beheren. Daar is overigens al eens een handleiding voor gemaakt door Markus Wiering; heir onder de link om deze te downloaden: Opstellen regels in Thunderbird Het kan heel erg handig zijn regels op te stellen in het programma zodat taken automatisch worden uitgevoerd. Zo is het heel eenvoudig binnenkomende mail rechtstreeks in een gewenste map te laten plaatsen. Dit aanmaken van regels wordt ook in de bovenvermelde handleiding besproken. Ik ontvang bijlagen met de naam: Winmail.dat Dit is een probleem van Microsoft Outlook die mail met een bijlage verstuurt op een manier die door andere mailprogramma s niet wordt begrepen. Dat is erg lastig en vervelend voor de ontvanger, terwijl degene die het verstuurd heeft zich van geen kwaad is bewust.

2 Dit probleem met een Winmail.dat als bijlage is algemeen bekend en gelukkig is er een eenvoudige oplossing door het installeren van een zgn. add-on in Thunderbird. Inmiddels heb ik geprobeerd deze add-on automatisch onder alle accounts te installeren. Mocht de automatische installatie toch niet gelukt zijn, gebruik dan de handleiding die hieronder wordt aangegeven; echt, moeilijk is het niet: Organiseren van de mail Het is over het algemeen geen goed idee alle mail te bewaren in Postvak.IN. Als dit archiefbestand beschadigd raakt, is alle mail uit deze map gauw verloren en dat geeft de nodige stress. Het is beter een heldere structuur van mapjes aan te maken waar de mail in wordt gesorteerd. Op deze wijze hou je een goed overzicht van alle aanwezige mail. Aan de andere kant is overdrijven in de hoeveelheid mapjes ook niet altijd bevorderlijk voor het totale overzicht. Belangrijk om te weten is dat voor elk mapje een apart archiefbestand wordt bijgehouden. Prullenbak Thuis zijn we gewend de prullenbak af en toe te legen; anders stroomt deze over. Per slot van rekening gooien we natuurlijk niet voor niets iets in de prullenbak, dus is het een prima gewoonte deze met regelmaat te legen. Soms zien we ook dat de prullenbak wordt gebruikt voor het opbouwen van een archief; tja, dat doe je thuis ook niet en is erg onverstandig. dat bewaard moet blijven moet in andere mappen worden gearchiveerd. Overigens is het zo dat als eenmaal de prullenbak is geleegd, de ruimte voor deze map op de harde schijf NIET minder wordt; dat gebeurt pas nadat de mailmapjes worden gecomprimeerd. Dit kan gedaan worden via menu Bestand en vervolgens te kiezen voor Mappen comprimeren : Men kan ook rechts klikken op een afzonderlijke map en kiezen voor Comprimeren. Wanneer we dat doen op een geleegde prullenbak dan zien we hieronder de resultaten:

3 Prullenbak vόόr en na het comprimeren: Kort en goed, pas als we onze mailmapjes gecomprimeerd hebben, wordt de hoeveelheid gebruikte ruimte van de mapjes op de harde schijf verminderd. Waar vind ik in de mij toegezonden mail het antwoord? Als u een antwoord verstuurt op een binnengekomen mail, dan wordt uw reactie toegevoegd aan de oorspronkelijke tekst. Als er al diverse keren over en weer is gereageerd binnen deze mailwisseling, dan is het wel erg handig dat de ontvanger snel ziet waar het antwoord staat te lezen; de beste plek is dan natuurlijk direct bovenaan. Helaas is de standaardinstelling van Thunderbird zodanig, dat het antwoord onderaan komt te staan; tja, dat wordt dan soms een zoekplaatje. De instelling om dit gedrag aan te passen vindt u via menu Extra Accountinstellingen : Zorg er in ieder geval voor dat geselecteerd staat: mijn reactie boven de geciteerde tekst starten

4 Mail versturen naar meerdere adressen Als het nodig is een mail te versturen aan meerdere ontvangers, is het erg verstandig deze ontvangers niet in het Aan -venster te plaatsen. Iedere ontvanger die staat in het Aan -vak kan door iedereen die de mail heeft gekregen worden gezien en dat is niet altijd wenselijk. Een goede gewoonte is de lijst met meerder ontvangers te plaatsen in het Bcc -veld. Bcc betekent Blind Carbon Copy. Alle namen van ontvangers die hier in komen te staan zijn NIET zichtbaar voor andere ontvangers. En dat kan soms erg prettig en wenselijk zijn. Wanneer het Bcc -veld niet zichtbaar is, kan deze in Thunderbird tevoorschijn worden gehaald op de volgende wijze: Bedenk dat niet iedereen gecharmeerd is van het feit dat anderen kunnen zien dat hen een mail is toegestuurd! Bovendien is het altijd verstandig met adressen zorgvuldig om te gaan; voor je het weet wordt een mailadres gebruikt voor het ontvangen (en zelfs het verzenden) van spam!

5 Tabbladen In Thunderbird wordt bij het openen van een mail een nieuw tabblad aangemaakt. Dat is prima, maar het is ook goed deze tabbladen regelmatig weer te sluiten door te klikken op het kruisje van een tabblad. Soms staan er wel meer dan dertig tabbladen open; daar wordt het zeker niet overzichtelijker van: Als er veel tabbladen openstaan, dan kun je ook rechts klikken op een tabblad en kiezen voor: Overige tabbladen sluiten. We hopen met bovenstaande tips wat houvast te hebben geboden bij het onderhoud van uw archief. Wellicht dat met genoemde tips het en ook allemaal wat leuker wordt, hoewel