Admin handleiding. Essentius Dropbox handleiding. Pagina 1

Transcriptie

1 Admin handleiding Dropbox kun je vanaf elke computer met een internetverbinding gebruiken. Met behulp van een e- mailadres maak je je eigen dropbox aan. Dropbox stelt gratis 2 gb opslagruimte ter beschikking, jouw opslagruimte op het internet. Zo blijven jouw bestanden steeds toegankelijk voor jezelf. Bovendien biedt dropbox je de mogelijkheid om door jou gekozen bestanden in jouw dropbox te delen met anderen. Hieronder tref je een handleiding aan. Deze leert je hoe de webversie van dropbox te gebruiken. De handleiding is opgesplitst in hoofdstukken. Een aantal bewerkingen in dropbox wijst zichzelf uit, andere bewerkingen zijn iets minder vanzelfsprekend. Zoek dan in de handleiding naar aanwijzingen. De handleiding gaat uit van het besturingssysteem "Windows XP" en de webbrowser "Internet Explorer 8". Maak je zelf gebruik van een ander besturingssysteem en/of een andere webbrowser dan kunnen de beelden enigszins afwijken, de volgorde blijft min of meer dezelfde. Je kan in de verschillende diareeksen van dia wisselen door te scrollen of de pijl-toetsen te gebruiken. De dropbox-handleiding, hoofdstuk: 1. Je eigen dropbox account aanmaken (alleen ADMIN) pagina 2 2. Dropbox software installeren: pagina 5 3. Je dropbox openen; pagina 6 4. Je dropbox afsluiten; pagina 8 5. Een nieuwe map aanmaken in je dropbox; pagina 9 6. Een bestand toevoegen aan je dropbox; pagina Een bestand uit je dropbox naar een computer kopiëren; pagina Een bestand verplaatsen in je dropbox; pagina Een bestand verwijderen uit je dropbox; pagina Een verwijderd bestand in je dropbox herstellen; pagina Een map in je dropbox met een andere dropbox delen (alleen ADMIN); pagina Het delen van een map in je dropbox beëindigen (alleen ADMIN); pagina Brondocumenten pagina Handige sites pagina 30 Dropbox voorziet zelf in een uitgebreide Engelstalige handleiding op waarin veel meer mogelijkheden uit de doeken worden gedaan. Pagina 1

2 Hoofdstuk 1: Je eigen dropbox account aanmaken Om een eigen dropbox aan te maken heb je een computer met een internetverbinding en een e- mailadres nodig. Bezoek dan de dropbox-website (klik op onderstaande link of kopieer het website-adres naar de adresbalk van je internetbrowser): Klik vervolgens rechtsboven in het scherm op Log in. LET OP: dropbox moet je nooit op de server van de school installeren; een dropbox is persoonlijk. Bij installatie op de server kan iedereen bij al je bestanden/mappen. Er opent zich een menu. Klik in het menu op Create an account : Pagina 2

3 Er opent zich een nieuw scherm. Vul hier je gegevens in. Klik tenslotte op de blauwe knop Create account. Het scherm dat volgt, sla je voorlopig over door op Back to home te klikken. Pagina 3

4 Proficiat, je hebt nu je eigen dropbox aangemaakt! Pagina 4

5 Hoofdstuk 2: Dropbox software installeren Het installeren van dropbox is erg eenvoudig, volg de volgende simpele stappen om dropbox te installeren op een computer: 1. Ga naar 2. Klik op de de Download Dropbox button; 3. Er wordt nu een bestand gedownload, open dit bestand en klik op next om de installatie te starten; 4. Nadat de installatie voltooid is, vraagt Dropbox of je al een Dropbox account hebt, indien je dit nog niet hebt kun je nu een account aanmaken (zie hoofdstuk 1). Met je adres en wachtwoord kun je vervolgens online inloggen op dropbox.com om vanaf daar de bestanden te bekijken; 5. Na het invullen van de accountgegevens is de installatie helemaal voltooid en is het dropbox icoontje zichtbaar op het bureaublad; 6. Je bent nu klaar om te beginnen! Het is ook mogelijk dropbox te installeren op een iphone of Android telefoon, download hiervoor de gratis dropbox App via je appstore. In onderstaande link wordt de installatie van dropbox stapsgewijs uitgelegd in een engelstalige video: Na installatie is Dropbox ook via je PC te benaderen, o.a. via: 1. De taakbalk, rechtsonderin: Dubbelklik op het dropbox icoontje en dropbox opent zich in de windows verkenner: 2. Rechtstreeks in de windows verkenner; Pagina 5

6 Hoofdstuk 3: Je dropbox openen Web versie: Bezoek eerst de dropbox-website (klik de link aan of kopieër het website-adres naar de adresbalk van je internetbrowser): Klik vervolgens rechtsboven in het scherm op log in. Vul je volledige adres in en je wachtwoord. Klik tenslotte op de blauwe knop met Log in. Pagina 6

7 Vervolgens opent jouw dropbox zich. Pagina 7

8 Hoofdstuk 4: Je dropbox afsluiten Klik op Log out om je dropbox-sessie te beëindigen. Dit scherm verschijnt nadat je op Log out hebt geklikt. Pagina 8

9 Hoofdstuk 5: Een nieuwe map aanmaken in je dropbox Klik eerst het tabblad Files aan. Klik daarna op de knop New folder. Wil je de nieuwe map aanmaken in een andere, bestaande map? Open dan eerst die map door er één keer op te klikken en klik daarna op de knop New folder. Geef de nieuwe map eerst een naam in het actieve tekstveld. Klik daarna op de blauwe knop Create. Bovenaan het scherm verschijnt een groene balk. Die balk bevestigt dat je een nieuwe map hebt aangemaakt. De nieuwe map verschijnt meteen in je dropbox. Pagina 9

10 Pagina 10

11 Hoofdstuk 6: Een bestand toevoegen aan je dropbox Klik eerst het tabblad Files aan. Open daarna een map waaraan je de bestanden wil toevoegen door er één keer op te klikken. Klik tenslotte op de knop Upload om bestanden naar je dropbox te kopiëren. Klik op de knop Choose files. Selecteer eerst de bestanden die je wil toevoegen aan dropbox. Klik daarna op Openen. Door de CTRL-toets ingedrukt te houden tijdens het klikken kun je meerdere bestanden tegelijkertijd selecteren. Pagina 11

12 Klik op de knop Add more files om nog meer bestanden toe te voegen. Door op het kruisje achter een bestandsnaam te klikken, verwijder je het bestand uit de lijst. Klik tenslotte op de knop Start upload om de bestanden naar je dropbox te kopiëren. Een voortgangsbalk duidt aan hoe dropbox vordert met het toevoegen van de uitgekozen bestanden. Na afloop wordt de balk groen en verschijnen de gekopieerde bestanden in je dropbox. Pagina 12

13 Pagina 13

14 Hoofdstuk 7: Een bestand uit je dropbox naar een computer kopiëren Klik eerst het tabblad Files aan. Selecteer daarna het bestand dat je vanuit je dropbox naar een computer wilt kopiëren door in het vierkantje voor de bestandsnaam te klikken. Wanneer het bestand zich in een map bevindt, moet je vooraf de map openen door erop te klikken. Hou je de SHIFT-toets ingedrukt, dan vink je alle tussenliggende bestanden tussen twee aangeklikte bestanden ook aan. Het geselecteerde bestand wordt omgeven door een blauwe balk. Klik nu eerst op de knop More of in de blauwe balk rond het geselecteerde bestand. Er verschijnt een keuzemenu. Klik tenslotte in het keuzemenu op Download.... Klik op de knop Opslaan om het bestand op de computer op te slaan. Pagina 14

15 Open eerst de map waarin je het bestand wilt opslaan. Klik daarna op de knop Opslaan. Wacht eerst totdat het programma aangeeft dat Het downloaden is voltooid. Klik daarna op de knop Map openen. Pagina 15

16 In de map of de locatie die vervolgens wordt geopend, bevindt zich het bestand dat in dit voorbeeld naar de computer werd gekopieerd. Pagina 16

17 Hoofdstuk 8: Een bestand verplaatsen in je dropbox Klik eerst het tabblad Files aan. Selecteer daarna het bestand dat je wil verplaatsen door in het vierkantje voor de bestandsnaam te klikken en het aan te vinken. Je kan meerdere bestanden en/of mappen aanvinken. Hou je de SHIFT-toets ingedrukt, dan vink je alle tussenliggende bestanden tussen twee aangeklikte bestanden ook aan. Klik eerst op de naam van een map om de map te selecteren als de bestemming voor het bestand dat je wil verplaatsen. Indien nodig, klik dan op het plus-teken voor de naam van de map om de onderliggende mappen bloot te leggen. Klik tenslotte op de blauwe knop Move file. Bovenaan het scherm verschijnt een groene balk. Die balk bevestigt dat je het bestand hebt verplaatst. Het verplaatste bestand werd in dit voorbeeld verplaatst naar de map Test map. Pagina 17

18 Pagina 18

19 Hoofdstuk 9: Een bestand verwijderen uit je dropbox Klik eerst het tabblad Files aan. Selecteer daarna het bestand dat je wil verwijderen door in het vierkantje voor de bestandsnaam te klikken en het aan te vinken. Je kan meerdere bestanden en/of mappen aanvinken. Hou je de SHIFT-toets ingedrukt, dan vink je alle tussenliggende bestanden tussen twee aangeklikte bestanden ook aan. Klik nu eerst op de knop More of in de blauwe balk rond het geselecteerde bestand. Er verschijnt een keuzemenu. Klik tenslotte in het keuzemenu op Delete.... Ben je zeker dat je het geselecteerde bestand, in dit voorbeeld één bestand en één map, wilt verwijderen? Ja, klik dan op de blauwe knop Delete. Nee, klik dan op de grijze knop Cancel. Pagina 19

20 Bovenaan het scherm verschijnt een groene balk. Die balk bevestigt dat je het bestand, in dit voorbeeld een bestand en een map, hebt verwijderd. Pagina 20

21 Hoofdstuk 10: Een verwijderd bestand in je dropbox herstellen Klik eerst het tabblad Files aan. Klik daarna op Show deleted files. Zo zie je welke bestanden of mappen je in de afgelopen 30 dagen uit het getoonde bestandsoverzicht hebt verwijderd. Om verwijderde bestanden in een bepaalde map te bekijken, moet je de map open klikken. De verwijderde bestanden en mappen verschijnen in het grijs. Achter de namen van verwijderde bestanden lees je wanneer je de bestanden hebt verwijderd. Om verwijderde bestanden of mappen te herstellen, vink je ze eerst aan door in het vierkantje voor de naam van het bestand of de map te klikken. De geselecteerde bestanden of mappen worden nu omgeven door een blauwe balk. Klik vervolgens op de knop More of in de blauwe balk rond de geselecteerde bestanden om een keuzemenu te laten verschijnen. Klik tenslotte op Undelete... in het keuze-menu. Pagina 21

22 Klik op de blauwe knop Restore... om te bevestigen dat je de verwijderde bestanden wilt herstellen. Pagina 22

23 Hoofdstuk 11: Een map in je dropbox met een andere dropbox delen Om een map in jouw dropbox te delen met iemand anders die zelf ook een dropbox heeft, moet je het adres kennen waarmee diegene zijn of haar dropbox heeft aangemaakt. Ken je dat? Klik dan eerst het tabblad Files aan. Klik daarna op de knop Share a folder. Klik eerst de tweede keuzemogelijkheid I'd like to share an existing folder aan om een map te delen die al in je dropbox bestaat. Klik daarna op de blauwe knop Next Selecteer eerst de map die je wilt delen door op de naam van de map te klikken. Door de map aan te klikken verschijnt er een donkerblauwe balk om de naam van de map. Indien nodig, klik dan op het plus-teken voor de naam van de map om de onderliggende mappen erin bloot te leggen. Klik tenslotte op de blauwe knop Next. Pagina 23

24 Typ eerst in het bovenste invulveld het adres verbonden aan de dropbox van diegene met wie je een map wilt delen. De uitnodiging om een dropbox met jou te delen, wordt in jouw naam door dropbox per verstuurd. In het onderste invulveld kan je een persoonlijk bericht aan de uitnodiging toevoegen. Klik tenslotte op de blauwe knop Share folder. De groene balk bovenaan het scherm geeft aan dat je een map hebt omgevormd tot een gedeelde map. Het mannetje dat in het icoontje voor de naam van de map is verschenen, duidt ook aan dat je deze map deelt. Pagina 24

25 Zo ziet het bericht eruit dat dropbox verstuurt als uitnodiging om een map te delen. Door in het bericht op de link View... te klikken opent de ontvanger van de uitnodiging de gedeelde map. Voordat de ontvanger van de uitnodiging de map kan openen, moet hij of zij eerst de uitnodiging aanvaarden. Om de uitnodiging te aanvaarden klikt hij of zij op de blauwe knop Accept. Om de uitnoding af te wijzen, klikt hij of zij op grijze knop Decline. Uitnodigingen om een map te delen worden ook bewaard in het tabblad Sharing. Pagina 25

26 Na het aanvaarden van de uitnodiging belandt de ontvanger van de uitnodiging in de gedeelde map. De groene balk bovenaan het scherm heet hem of haar welkom. Nu kunnen jullie allebei, ontvanger en verzender, bestanden toevoegen aan of verwijderen uit deze map. Pagina 26

27 Hoofdstuk 12: Het delen van een map in je dropbox beëindigen Klik eerst het tabblad Files aan. Selecteer vervolgens de map die je niet langer wil delen door in het vierkantje voor de naam van de map te klikken en het aan te vinken. Klik daarna op de knop More of in de blauwe balk rond het geselecteerde bestand. Er verschijnt een keuzemenu. Klik tenslotte in het keuzemenu op Shared folder options. Klik op Members (...). Klik op de knop Unshare this folder wanneer je een map, waarvan jij de eigenaar bent, met niemand meer wil delen. Of klik op de knop Leave this shared folder wanneer je zelf niet langer mee wil delen in een gedeelde map. Pagina 27

28 In dit voorbeeld is er gekozen om op de knop Unshare this folder te klikken, om een map waarvan jij de eigenaar bent niet langer te delen. Klik op de blauwe knop Unshare om de keuze te bevestigen. Bovenaan het scherm verschijnt een groene balk. Die balk bevestigt dat je het delen van de map hebt beëindigd. Ook het mannetje in het icoontje voor de naam niet langer gedeelde bestand is verdwenen, als teken dat het bestand niet langer wordt gedeeld. Pagina 28

29 Pagina 29

30 Brondocumenten: Handige sites: o o o Wat is dropbox? Hoe documenten te delen? Hoe dropbox te installeren? Pagina 30