OTYS in Microsoft Outlook OTYS Recruiting Technology. Versie 2.4

Transcriptie

1 OTYS in Microsoft Outlook OTYS Recruiting Technology Versie 2.4

2 OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: Datum Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van uur. T: +31 (0) T: +31 (0) (Customer Support) F: +31 (0) E: info@otys.nl (Algemeen) E: sales@otys.nl (Verkoop) OTYS France 2/4 boulevard des Îles Batiment A Immeuble "Arc en ciel" Issy les Moulineaux T : +33(0) OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / PRAHA 1 Czech Republic T: OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg Melle T: +32 (0) F: +32 (0)

3 Versie management Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving OTYS Academy Bestaande handleiding geplaatst in nieuwe format (inclusief versiebeheer) Marga Gaasbeek Screenshots aangepast Marga Gaasbeek Marga Gaasbeek Vincent Hendrikx Aanpassing in Hoofdstuk 3: instellen in Microsoft Outlook Aanpassing in Hoofdstuk 3: instellen in Microsoft Outlook (pagina 12) Aanpassingen en aanvullingen in Hoofdstuk 3: E- mail instellen in Microsoft Outlook en Hoofdstuk 4: Overzicht serverinstellingen 3

4 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Over deze instructie Doel Basiskennis Commentaar... 5 Hoofdstuk 2: OTYS voorbereiden op uitwisseling... 6 Hoofdstuk 3: instellen in Microsoft Outlook... 9 Hoofdstuk 4: Overzicht serverinstellingen

5 Hoofdstuk 1: Over deze instructie 1.1 Doel Deze instructie helpt u met het instellen van de koppeling tussen OTYS en Microsoft Outlook. In deze instructie geven wij aan hoe u dit in kunt stellen in Microsoft Office Outlook vanaf versie 2007 (Nederlandstalige versie). Indien u over een andere versie van Outlook beschikt, kunnen bepaalde functionaliteiten niet exact overeenkomen. Neem voor de exacte werking van uw versie van Outlook contact op met de support afdeling of kijk op website van Microsoft Outlook. Deze technologie is nog volop in ontwikkeling, en kan nog onvolkomenheden bevatten. Doordat wij afhankelijk zijn van verschillende factoren, kunnen wij geen support of garanties leveren tijdens de installatie of het gebruik van deze functies. Neem hiervoor contact op met de support afdeling van Microsoft Outlook. 1.2 Basiskennis Bepaalde taken worden in deze instructie niet toegelicht, omdat deze algemeen tot de basiskennis van de computergebruiker gerekend worden, of buiten het bereik van deze instructie vallen. Het gaat hierbij met name om de volgende taken: Gebruik van Microsoft Windows ; Gebruik van Microsoft Outlook ; Basisgebruik OTYS; Taken die in een van de beschikbare handleidingen staan. 1.3 Commentaar Commentaar en reacties op deze instructie en OTYS zijn welkom. Deze kunt u per kenbaar maken aan OTYS Recruiting Technology: handleiding@otys.nl. 5

6 Hoofdstuk 2: OTYS voorbereiden op uitwisseling Om de synchronisatie in te stellen dient u hier eerst in OTYS enkele zaken voor moeten instellen: Start OTYS Today Klik in uw OTYS Today scherm op het icoon OTYS Today Instellingen ( niet te verwarren met de algemene instellingen). Vervolgens klikt op de Synchronisatie knop in uw OTYS Today instellingen. Indien u deze niet ziet is synchronisatie nog niet voor u geactiveerd, u kan dit dan aanvragen via een support ticket Klik in het volgende scherm op de knop Gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken. Binnen enkele seconden verschijnen deze in de daarvoor bestemde velden aan de bovenkant van het scherm. Klik vervolgens op de knop Activatie directe synchronisatie. Indien er een (fout)melding verschijnt, kunt u hierbij op OK klikken. U ziet nu een venster zoals hier in het voorbeeld wordt weergegeven. Deze gegevens heeft u nodig om Microsoft Outlook in te stellen voor het gebruik van OTYS Mail. Laat het venster even open tijdens het volgen van de stappen in Hoofdstuk 3. Afbeelding 2.1 OTYS Today instellingen 6

7 Afbeelding 2.2 OTYS Today synchronisatie Afbeelding 2.3 Gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken Afbeelding 2.4 Activatie directe synchronisatie 7

8 Afbeelding 2.6 Gebruikersnaam en wachtwoord voor synchronisatie in- en uitgaande in Outlook VOORBEELD 8

9 Hoofdstuk 3: instellen in Microsoft Outlook Via deze instructie kunt u een kopie van uw OTYS binnen laten komen in Microsoft Outlook. Daarnaast wordt die verzonden wordt via Microsoft Outlook tevens opgeslagen in uw verzonden items (en dus ook in de desbetreffende dossiers). Zowel OTYS als Microsoft Outlook is steeds in ontwikkeling. Om die reden kan het zijn dat onderstaande instructies onvolkomenheden bevatten. OTYS kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor het gebruik in combinatie met Microsoft Outlook. Indien u vragen heeft over Microsoft Outlook kunt u contact opnemen met de support afdeling Microsoft. Eerst openen we de instellingen om een nieuw account aan te maken: 1. Open Microsoft Outlook ; 2. Kies in het menu Bestand voor Accountinstellingen ; 3. Ga naar het tabblad en klik op de knop Nieuw ; 4. Selecteer Handmatige instelling of extra servertypen en klik op Volgende ; 5. Plaats de radio button voor POP of IMAP en klik op Volgende. 6. Nu stellen we de inkomende en uitgaande in: 7. Vul uw naam (afzender) en adres in; 8. Kies bij type account: 'POP3'; 9. Vul bij Server voor inkomende ' pop.otys.nl '; 10. Vul bij Server voor uitgaande ' fun-mail.otys.nl '; 11. Vul bij aanmeldingsgegevens de gebruikersnaam en het wachtwoord in zoals getoond in OTYS instellingen voor mobiele synchronisatie voor inkomende s veld - POP3 (zie ook het voorbeeld in de afbeelding onder deze stappen); 12. Klik op 'Meer instellingen'; 13. Ga naar het tabblad 'Server voor uitgaande '; 14. Vink aan: 'Voor de server voor mijn uitgaande (SMTP) is verificatie vereist ; 15. Klik op 'Aanmelden met'; 16. Vul bij aanmeldingsgegevens de gebruikersnaam en het wachtwoord in zoals getoond in OTYS instellingen voor mobiele synchronisatie uitgaande s veld - SMTP (zie ook het voorbeeld in de afbeelding onder deze stappen); 17. Vink 'wachtwoord onthouden aan; 18. Ga naar het tabblad 'Geavanceerd'; 19. Wijzig de poort voor inkomende (POP3) naar: a (Onbeveiligd ga naar stap 20-a) of; b. 995 (Beveiligd via SSL, ga naar stap 20-b); 9

10 20. Wijzig de poort voor uitgaande (SMTP) naar: a (Onbeveiligd, ga naar stap 22) of; b. 587 (Beveiligd via TLS, ga naar stap 21); 21. Vink Voor deze verbinding is een versleutelde verbinding vereist (SSL) EN kies bij Type versleutelde verbinding voor type: TLS 22. Klik op OK ; 23. Klik op 'Volgende'; 24. Nu wordt een test gestuurd. Als dit proces misgaat kan u de voorgaande stappen opnieuw nagaan ter controle. 25. Klik op 'Sluiten'; 26. Microsoft Outlook meldt nu dat het account is toegevoegd en dat u aan de slag kunt. 27. Klik op 'Voltooien'. OTYS adviseert steeds om te werken met een beveiligde verbinding (SSL en TLS). Er kunnen geen rechten worden ontleend aan het gebruik van OTYS e- mail in combinatie met Microsoft Outlook. OTYS kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor ongeoorloofde toegang tot uw verkeer naar aanleiding van het gebruik van clients van externe partijen. Afbeelding 3.1 Bestand van Microsoft Outlook Afbeelding 3.2 Accountinstellingen in Microsoft Outlook 10

11 Afbeelding 3.3 Nieuw account toevoegen Afbeelding 3.4 Uw adres handmatig instellen 11

12 Afbeelding 3.5 POP of IMAP Let op Afbeelding 2.6, 3.5, 3.6, 3.7 en 3.9 bevatten voorbeelden om aan te geven vanwaar u de informatie vandaan moet halen die nodig is voor uw specifieke account. De genoemde de servers en poorten voor in- en uitgaande in de voorbeelden zijn van toepassing voor elke OTYS gebruiker. Echter, de gebruikersnaam en wachtwoord zijn specifiek voor het voorbeeld in deze handleiding. 12

13 Afbeelding 3.6 POP en IMAP accountinstellingen VOORBEELD 13

14 Afbeelding 3.7 Instellingen voor internet stap 1 Server voor uitgaande mail VOORBEELD 14

15 Afbeelding Instellingen voor internet stap 2 voorbeeld zonder beveiliging Afbeelding 3.9 Account toevoegen is compleet Klik Volgende - VOORBEELD 15

16 Afbeelding 3.10 Accountinstellingen testen Afbeelding 3.11 OTYS Account is succesvol toegevoegd - Voltooien 16

17 Hoofdstuk 4: Overzicht serverinstellingen Hieronder ziet u alle serverinstellingen die benodigd zijn voor het instellen van uw OTYS e- mail in een willekeurige cliënt. Dit is bedoeld voor geavanceerde gebruikers. Voor het instellen van uw in Microsoft Outlook 2007 of later verwijzen wij u door naar hoofdstuk 3. Indien u niet in staat bent om uw in te stellen met onderstaande gegevens, dan verwijzen wij u graag door naar de leverancier van uw cliënt. Het is helaas niet mogelijk vanuit OTYS om ondersteuning te bieden op clients van externe softwareleveranciers. Type account: Inkomende mailserver: Poort: Gebruikersnaam: Wachtwoord: Uitgaande mailserver: Poort: Gebruikersnaam: Wachtwoord: POP3 pop.otys.nl 1100 (Onbeveiligd) / 995 (Beveiligd) Vul hier uw gebruikersnaam van de inkomende server van uw Mobiele synchronisatie uit OTYS gebruikersinstellingen in (zie hiervoor: hoofdstuk 2). Vul hier uw gebruikersnaam van de inkomende server van uw Mobiele synchronisatie uit OTYS gebruikersinstellingen in (zie hiervoor: hoofdstuk 3). fun-mail.otys.nl 2525 (Onbeveiligd) / 587 (Beveiligd) Vul hier uw gebruikersnaam van de uitgaande server van uw Mobiele synchronisatie in (zie hoofdstuk 2). Vul hier het wachtwoord van uw Mobiele Synchronisatie in (zie hoofdstuk 3). Belangrijke aandachtspunten: De gebruikersnaam is dus niet hetzelfde voor de inkomende als de uitgaande server. Vaak zal u dit bij het instellen van uw expliciet (met bijvoorbeeld een vinkje) aan moeten geven. U zal tevens expliciet aan moeten geven dat de poort voor de uitgaande mailserver 2525 (Onbeveiligd) of 587 (Beveiligd) is. Als u dit niet doet, zal de uitgaande mail niet correct functioneren. Indien de cliënt het niet toe laat om een poort voor de uitgaande mailserver in te stellen, is dit doorgaans op te lossen door bij uitgaande mailserver :2525 of :587 in te vullen. 17