Stuur document OTYS Recruiting Technology. Versie 2.0

Transcriptie

1 Stuur document OTYS Recruiting Technology Versie 2.0

2 OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: Datum Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van uur. T: +31 (0) T: +31 (0) (Customer Support) F: +31 (0) E: info@otys.nl (Algemeen) E: sales@otys.nl (Verkoop) OTYS France 2/4 boulevard des Îles Batiment A Immeuble "Arc en ciel" Issy les Moulineaux T : +33(0) OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / PRAHA 1 Czech Republic T: OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg Melle T: +32 (0) F: +32 (0)

3 Versiemanagement Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving OTYS Academy Bestaande handleiding geplaatst in nieuwe format (inclusief versiebeheer).

4 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Stuur documenten Gebruik stuur documenten Opmaakbeschrijving... 8

5 Hoofdstuk 1: Stuur documenten De functie Stuur documenten is bedoeld om in één keer documenten uit meerdere kandidaatdossiers te versturen met een standaarddocument. Zo kunt u met één e- mailbericht meerdere kandidaten tegelijk voorstellen bij een opdrachtgever. Let op: U kunt alleen bestanden in.pdf en.doc exporteren. Daarnaast kunt u alleen documenten meesturen die door een consultant geüpload zijn. 1.1 Gebruik stuur documenten Klik op in de toolbar; Dubbelklik op de betreffende vacature; Klik op Kandidaten. Het venster Gekoppelde kandidaten opent: Vink de gewenste kandidaten aan in het overzicht, of vink het vakje naast het dropdownmenu Kies een actie aan om alle gekoppelde kandidaten te selecteren; Selecteer de optie Stuur documenten in het dropdownmenu Kies een actie ; Klik op OK. Het venster geselecteerde kandidaten opent nu

6 Selecteer de gewenste dossieritems in de dropdownmenu. U kunt het document eventueel openen door op te klikken. Tussen vierkante haken staat de datum weergegeven waarop het CV is ingeladen. Klik op Verwerken (programma vraagt om bevestiging). Het venster Standaard document opent: Selecteer het gewenste document in het dropdownmenu Document ; Controleer de instellingen en pas ze desgewenst aan; Klik op Verwerken.

7 Het venster Invulvelden opent. Beantwoord de vragen om de invulvelden te vullen. U kunt tussen de vragen navigeren met de knoppen linksboven; Klik op Verwerk. Wanneer u de standaardopties gekozen heeft, verschijnt een bericht. Dit bericht is gericht aan de contactpersoon van de opdrachtgever. Wanneer daarvan geen adres in het systeem staat, wordt het adres van de verantwoordelijke consultant ingevuld. Samenvoegveld met kandidatenlijst invoegen In het standaarddocument kunt u een samenvoegveld invoegen met een kandidatenlijst. Zo kan de ontvanger zien welke kandidaten u meegestuurd heeft. Klik op in de toolbar; Dubbelklik op het betreffende standaarddocument; Typ [sd_candidate_list] in de tekst van het document op de plaats waar u de lijst met namen van de meegestuurde kandidaten wilt invoegen; Klik op Bewaren.

8 1.2 Opmaakbeschrijving Venster gekoppelde kandidaten K N O P I T E M B E S C H R I J V I N G Selecteer alle kandidaten Selecteer kandidaat Kies een actie OK Selecteert alle gekoppelde kandidaten Toont checkboxen om kandidaten te selecteren Selecteert de actie die uitgevoerd moet worden met de geselecteerde kandidaten Opent het venster Geselecteerde kandidaten Venster geselecteerde kandidaten K N O P I T E M B E S C H R I J V I N G Verwerken Annuleren Openen Opent het venster Breekt de actie af Opent het betreffende dossieritem Dossieritems Selecteert het gewenste dossieritem.

9 1.2.3 Venster standard document K N O P I T E M B E S C H R I J V I N G Verwerken Route Document Standaardprofiel Opent venster Invulvelden Opent venster om de documentroute aan te passen Selecteert het gewenste standaarddocument Bepaalt of instellingen van het standaarddocument aangepast kunnen worden Venster invulvelden K N O P I T E M B E S C H R I J V I N G Vorige Gaat terug naar de vorige vraag Volgende Verwerk Gaat naar de volgende vraag Verwerkt het document en opent het