Handleiding Procesarchitectuur Herziening

Transcriptie

1 Handleiding Procesarchitectuur Herziening Beheerders scholen po.onderwijsenexaminering.nl

2 Inhoud Inleiding... 3 Meerdere schooleigen omgevingen... 3 Contact... 3 Inloggen... 4 Beveiliging... 4 Inloggen beheerdersaccount... 4 Wachtwoord opvragen beheerdersaccount... 4 Wachtwoord wijzigen beheerdersaccount... 4 Gebruikersaccount... 4 Automatisch inloggen gebruikersaccount... 4 Link maken om automatisch in te loggen... 4 Snelkoppeling maken op het Bureaublad... 5 Snelkoppeling maken in Internet Explorer... 5 Tijdelijke toegang voor externe partij... 5 Kopiëren vanuit de centrale website naar de schooleigen omgeving... 6 Hoofdmenu... 7 Zoeken... 7 Procesarchitectuur schema... 8 Processtap pagina... 8 Documenten en links... 8 Teksten toevoegen of wijzigen... 8 Rol toevoegen... 9 Rol bewerken... 9 Rol verwijderen... 9 Stap toevoegen Stap bewerken Mappenstructuur Mappen aanmaken Mappen bewerken Document toevoegen Document bewerken Links maken Link bewerken

3 Inleiding Dit is de handleiding voor de schooleigen omgeving van de digitale Procesarchitectuur Herziening. De Procesarchitectuur Herziening (PH) is een dynamisch systeem waarin processen worden benoemd die van belang zijn bij de invoering van herziening kwalificatiestructuur. De afzonderlijke processen in de PH worden steeds in gang gezet door een input en leiden tot een output in termen van een product of dienst. Door de output te vergelijken met een norm wordt de feed-back georganiseerd. De processen zijn gebaseerd op de essentiële vragen, de antwoorden leiden tot beslissingen binnen de school en/of de instelling. Het benoemen van de verantwoordelijkheden en de daarbij behorende rollen zijn aan de school/instelling om deze te bepalen. Het systeem is zo opgebouwd, dat elke school dit geheel zelf kan bepalen. Er bestaan twee websites Procesarchitectuur Herziening: 1. Een openbare, centrale website die voor iedereen toegankelijk is en die informatie, servicedocumenten, beschrijvingen van procedures en hulpmiddelen bevat. 2. Een eigen website voor de mbo-scholen die hiervan gebruik willen maken. Deze website is alleen bedoeld voor medewerkers van die school. In deze handleiding wordt het gebruik van de schooleigen omgeving van de digitale Procesarchitectuur Herziening uitgelegd. De eigen website voor uw mbo-school vraagt u aan bij het Kennispunt Onderwijs & Examinering. Dit servicepunt beheert ook de openbare website. Meerdere schooleigen omgevingen Het is mogelijk om binnen een school meerdere schooleigen omgevingen te hebben. Bijvoorbeeld voor verschillende locaties. Het houden van meerdere schooleigen omgevingen brengt meer onderhoud met zich mee aangezien de accounts afzonderlijk zullen moeten worden bijgehouden. Ook eventuele algemene documenten die voor al uw schooleigen omgevingen gelden worden niet onderling gesynchroniseerd. Een oplossing kan zijn om voor deze algemene documenten een link te maken naar het betreffende document op uw intranetomgeving. Als u dit document aanpast, zonder de naam te veranderen, zal de link daarna naar het gewijzigde document verwijzen. Contact Als u vragen heeft kunt u contact opnemen met het Kennispunt Onderwijs & Examinering: info@onderwijsenexaminering.nl of kijken op 3

4 Inloggen Beveiliging De toegang tot het scholengedeelte van de PH is beveiligd met een wachtwoord. De veiligheid is daarmee afhankelijk van hoe zorgvuldig gebruikers en beheerders met hun wachtwoord omgaan. De PH is niet bedoeld en ontworpen als veilige bewaarplaats voor privacygevoelige informatie of examenopgaven en instrumenten. Het advies is om deze informatie in beter beveiligde en daarvoor toegeruste systemen op te slaan. Inloggen beheerdersaccount U kunt als beheerder inloggen op het eigen inloggedeelte van uw school. Ga hiervoor naar de volgende url en log in met uw beheerdersaccount: Als beheerder heeft u een wachtwoord gekregen. Wachtwoord opvragen beheerdersaccount Op de inlogpagina kunt u ook een nieuw wachtwoord opvragen door eerst op Inloggen met gebruikersnaam te klikken en daarna op Wachtwoord vergeten? te klikken. Vul hier het adres in waarmee u voor de website bent geregistreerd. Wachtwoord wijzigen beheerdersaccount U kunt alleen van het beheerdersaccount het wachtwoord wijzigen door eerst op Inloggen met gebruikersnaam te klikken en daarna op de inlogpagina te klikken op Wachtwoord wijzigen?. Na het inloggen kunt u het wachtwoord wijzigen. Van het gebruikersaccount (met alleen leesrechten) kan het wachtwoord niet worden gewijzigd omdat dit account meestal door meerdere personen wordt gebruikt en door de wijziging andere gebruikers geen toegang meer zouden hebben tot het account. Gebruikersaccount Naast een beheerdersaccount heeft u ook een gebruikersaccount. Dit account is bedoeld voor de personen binnen uw instelling die betrokken zijn bij de Procesarchitectuur Herziening. Zij kunnen de documenten lezen en downloaden. De beheerder kan teksten op pagina s wijzigen en nieuwe documenten plaatsen. Automatisch inloggen gebruikersaccount Van de MBO Raadheeft u een url gekregen waarmee u op het gebruikersaccount kunt inloggen. Binnen intranetomgevingen kan deze url gebruikt worden om een knop te maken die gebruikers automatisch inlogt op het gebruikersaccount van de website. Het gaat om een url die lijkt op de volgende url: Link maken om automatisch in te loggen U kunt (bijvoorbeeld op uw intranet website) een link maken naar de URL om automatisch in te loggen. Het is belangrijk dat ook het laatste deel (user=) van de URL in de link voorkomt. De URL om automatisch in te loggen kunt u vinden in het document met uw accountgegevens. 4

5 Snelkoppeling maken op het Bureaublad U kunt een snelkoppeling maken van de URL waarmee gebruikers automatisch kunnen inloggen. Deze kunt u plaatsen op het Bureaublad van Windows. Volg hiervoor de volgende stappen: 1. Klik met de rechtermuisknop op het Bureaublad en kies Nieuw > Snelkoppeling. 2. Kopieer de URL voor het automatisch inloggen (zie het document met accountgegevens) in het tekstveld en klik Volgende. 3. Geef de snelkoppeling een naam: bijvoorbeeld PH. 4. Klik op voltooien. Op het Bureaublad verschijnt nu een snelkoppeling. 5. Download het bestand en sla het op een andere locatie op dan het Bureaublad, bijvoorbeeld: C:\ProgramData\PH 6. Klik met de rechtermuisknop op de zojuist gemaakte snelkoppeling op het Bureaublad en kies Eigenschappen > Webdocument > Ander pictogram 7. Blader nu naar het bestand ph.ico dat u zojuist heeft gedownload en klik op Openen en vervolgens op OK. 8. U heeft nu een snelkoppeling met het logo van de PH. 9. Deze shortcut kunt u kopiëren naar de desktop van andere computers. Zorg ervoor dat u ook de map waarin het.ico bestand kopieert naar de andere computer (bijvoorbeeld: C:\ProgramData\PH), anders zal de snelkoppeling niet het PH logo tonen. Snelkoppeling maken in Internet Explorer U kunt de automatische inlog URL in Internet Explorer opslaan als favoriet. Volg hiervoor de volgende stappen. 1. Open Internet Explorer en klikt op het icoontje om een favoriet aan te maken: 2. Klik met de rechtermuisknop op de zojuist aangemaakte favoriet en kies Eigenschappen. 3. Ga naar het tabblad Algemeen en voer een naam in voor de favoriet 4. Ga naar het tabblad Webdocument en voer bij het tekstveld URL de automatisch inloggen URL in (zie het document met de accountgegevens). 5. Als u nu op de favoriet klikt zult u automatisch inloggen op de PH. 6. U kunt de favoriet naar een andere computer kopiëren door deze vanuit de volgende map C:\Gebruikers\Eigenaar\Favorieten\ naar dezelfde map op een andere computer te kopiëren. De map Eigenaar zal op de andere computer de naam hebben van die gebruiker. De precieze locatie van de map Favorieten kan per versie van Internet Explorer en Windows verschillen. Tijdelijke toegang voor externe partij Er zijn situaties waarin het nuttig is om een externe partij tijdelijk (lees)toegang te kunnen geven tot de schooleigen PH. Denk aan een tijdelijke toegang voor de Inspectie van het Onderwijs. U kunt dit doen door de inlognaam en het wachtwoord van uw Gebruikersaccount (met leesrechten) te geven aan de externe partij. Als u wilt dat deze partij daarna geen toegang meer heeft kunt u zelf het wachtwoord wijzigen door op de volgende pagina te klikken op wachtwoord wijzigen. 5

6 Let op! Geef nooit de inlognaam en het wachtwoord van uw Beheerdersaccount, alleen van het Gebruikersaccount Deze methode werkt het makkelijkst als alle gebruikers met leesrechten normaal gesproken inloggen via de URL om automatisch in te loggen. Als er gebruikers met leesrechten zijn die de inlognaam en het wachtwoord gebruiken zult u ze hiervan na het wijzigen van het wachtwoord op de hoogte moeten stellen. De URL om automatisch in te loggen wijzigt niet als het wachtwoord van het Gebruikersaccount wordt gewijzigd. Kopiëren vanuit de centrale website naar de schooleigen omgeving Als u bent ingelogd ziet u automatisch de inhoud van de schooleigen omgeving. Soms kan het handig zijn om stappen of teksten uit de centrale website te kopiëren. In dat geval is het mogelijk om de centrale website in een andere internetbrowser te openen waar u niet op uw schooleigen omgeving inlogt. 6

7 Hoofdmenu In het hoofdmenu bovenaan de pagina staan links naar Informatie, Overzicht rollen, Naar website Onderwijs & Examinering en Contact. Onderaan de pagina staan links naar de Colofon, Disclaimer en Cookie informatie. Deze pagina s zijn niet zelf te bewerken en bevatten achtergrondinformatie over de Procesarchitectuur. Zoeken Op de homepage van de Procesarchitectuur Herziening kunt u rechtsboven zoeken in de pagina s van de procesgebieden. Als u bent ingelogd werkt de zoekfunctie binnen de pagina s van uw schooleigen omgeving. 7

8 Procesarchitectuur schema Nadat u bent ingelogd komt u op het gedeelte van uw eigen instelling. U ziet hier het schema van de Procesarchitectuur Herziening dat u met eigen teksten en documenten kunt gaan invullen. Klik eerst op een processtap in het schema. Kwalificatiedossiers Taal en rekenen Onderwijs beroepskolom Kaders HKS Implementatieproces Onderwijs en examinering Keuzedelen Beroepspraktijkvorming Processtap pagina Op deze pagina ziet u een introductietekst met daaronder de verschillende fases binnen de processtap (Uitgangspunten, Aan de slag, Haalbaarheid, Opleveren). Onder elke fase kunnen één of meerdere (sub)stappen voorkomen die gekoppeld zijn aan één of meer rollen. Per substap staat aangegeven wat er gebeurt en tot welk resultaat dit leidt. Documenten en links Onderaan de pagina staan de documenten en links die betrekking hebben op de processtap uit het Procesarchitectuur Herziening schema. Als u documenten en links heeft toegevoegd op de pagina ziet u deze op de pagina verschijnen met de volgende icoontjes: Word document Excel document PowerPoint document PDF document Zip-bestand Afbeelding YouTube filmpje Website Teksten toevoegen of wijzigen Als u op één van de pagina s van de processtappen bent aangekomen ziet u de knop Tekst wijzigen. Als u hier op klikt verschijnt een scherm waarin u de tekst kunt invoeren. 8

9 Als u teksten kopiëert vanuit Word dan kunt u dit het beste doen via het W-icoontje. Als u hier op klikt opent een nieuw scherm waarin u de tekst plakt. Vervolgens klikt u op invoegen. Tekst opmaken Met de B U en I iconen kunt u tekst vet, onderstreept of schuin opmaken. Het ABC icoontje streept een tekst door en met de twee volgende iconen kunt u een lijst zonder of mét nummering maken. Links binnen een paginatekst Binnen de paginatekst kunt u een link maken door een stuk tekst te selecteren en vervolgens op het ketting-icoontje te klikken. Er opent een nieuw scherm waarin u bij Link url de url van de link invult (met ervoor). Bij doel kiest u Link in een nieuw venster openen. En bij titel kunt een een omschrijving van de link invullen. Rol toevoegen Als u tijdens het maken van een substap onder een fase ontdekt dat er een rol ontbreekt, kunt u deze aanmaken via de knop Nieuwe rol aanmaken. U ziet een overzicht van de rollen die al bestaan. Controleer goed of de rol niet al bestaat onder een vergelijkbare naam. Vervolgens vult u de naam in en klikt op Opslaan. U kunt ook een nieuwe rol aanmaken door in het linkermenu op Overzicht rollen te klikken en vervolgens op Rol aanmaken. Rol bewerken Als u de naam van een bestaande rol wilt veranderen, gaat u naar de pagina Overzicht rollen in het linkermenu. Vervolgens klikt u op het icoon voor bewerken achter de rol. Op de pagina Overzicht rollen kunt u een rol verwijderen. Klik op het icoon om te verwijderen. Als de rol is toegewezen aan substappen op processtap pagina s dan verschijnt een melding. Als u de rol toch verwijdert zal de rol niet meer voorkomen op deze processtap pagina s. Als de betreffende substappen ook gekoppeld waren aan andere rollen blijven de substappen wel bestaan. Rol bewerken Rol verwijderen Rol verwijderen Als u een rol wilt verwijderen is het verstandig om eerst te kijken of er stappen binnen één van de procesgebieden zijn waar de rol aan is gekoppeld. Met het verwijderen van de rol zouden deze stappen ook verdwijnen. Als u de rol wilt verwijderen krijgt u daarover ook een waarschuwing. 9

10 Stap toevoegen Als u op één van de pagina s van de processtappen bent aangekomen ziet u de knop Stap toevoegen. Als u hier op klikt verschijnt een pagina waar u een (sub)stap onder een fase (Uitgangspunten, Aan de slag, Haalbaarheid, Opleveren) kunt toevoegen. Zorg ervoor dat er al één of meerdere rollen zijn aangemaakt die u aan de nieuwe stap kunt toewijzen. Welke fase? Selecteer onder welke fase de (sub)stap komt te staan. Wie? Kies welke rollen bij de (sub)stap betrokken zijn. Wat? Een omschrijving van wat er moet gebeuren. Met welk resultaat? Een omschrijving van het resultaat van de (sub)stap. Stap bewerken Als u al een (sub)stap heeft toegevoegd op de pagina kunt u deze bewerken, verwijderen, omhoog verplaatsen of omlaag verplaatsen met de icoontjes naast de (sub)stap. (sub)stap bewerken (sub)stap verwijderen (sub)stap omhoog verplaatsen (sub)stap omlaag verplaatsen Mappenstructuur Voor zowel documenten als link is er een Landelijke map als een schooleigen map. Onder de schooleigen map kunt u zelf op één niveau nieuwe mappen aanmaken voor een overzichtelijke indeling, bijvoorbeeld als documenten alleen op een specifieke afdeling binnen uw organisatie van toepassing zijn. Als er geen mappen op een pagina aanwezig zijn dan betekent dit dat er nog geen documenten zijn geplaatst. Zodra u documenten plaatst verschijnt automatisch uw schooleigen map. Mappen aanmaken U kunt een map aanmaken door op de knop Map toevoegen te klikken. Vervolgens geeft u een naam op voor de map en kiest u of het een map is voor documenten of links. Mappen bewerken Als u al een map heeft toegevoegd op de pagina kunt u deze bewerken, verwijderen, omhoog verplaatsen of omlaag verplaatsen met de icoontjes naast de map. Als u deze iconen niet ziet dan gaat het om de hoofdmappen die u niet kunt bewerken of verwijderen. Map bewerken Map verwijderen Map omhoog verplaatsen Map omlaag verplaatsen 10

11 Document toevoegen Als u op één van de pagina s van de processtappen bent aangekomen ziet u de knop Document toevoegen. Als u hier op klikt verschijnt een scherm waarin u het nieuwe document kunt uploaden naar de website. Naam Vul hier de naam van het document in die getoond wordt Kies bestand Kies hier het bestand op uw eigen computer dat u wilt uploaden Korte uitleg over document Geef hier een omschrijving van het document. Deze verschijnt in de pagina als een gebruiker de muis over het document beweegt. Document bewerken Als u al een document heeft toegevoegd op de pagina kunt u deze bewerken, verwijderen, omhoog verplaatsen of omlaag verplaatsen met de icoontjes naast het document. Als u deze iconen niet ziet dan gaat het om algemene documenten die u niet kunt bewerken of verwijderen. Document bewerken Document verwijderen Document omhoog verplaatsen Document omlaag verplaatsen Links maken Als u op één van de pagina s van de processtappen bent aangekomen ziet u de knop Link toevoegen. Als u hier op klikt verschijnt een scherm waarin u de nieuwe link kunt invoeren. Naam Vul hier de naam van de link in die getoond wordt Url Vul hier de url in (met ervoor) waar de link naar verwijst Type link Kies hier of het om een website gaat of een link naar een YouTube filmpje Korte uitleg Geef hier een omschrijving van de link. Deze verschijnt in de pagina als een gebruiker de muis over de link beweegt. 11

12 Link bewerken Als u al een link heeft toegevoegd op de pagina kunt u deze bewerken, verwijderen, omhoog verplaatsen of omlaag verplaatsen met de icoontjes naast de link. Als u deze iconen niet ziet dan gaat het om algemene links die u niet kunt bewerken of verwijderen. Link bewerken Link verwijderen Link omhoog verplaatsen Link omlaag verplaatsen 12