Draaiboek: titel evenement in de streek

Transcriptie

1 Draaiboek: titel evenement in de streek

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Doelstelling... 3 Doelgroep... 3 Organisatie... 3 Programma... 3 Actie- en takenlijst... 4 Communicatie... 5 Materialenlijst... 5 Begroting (optioneel)... 6 Bijlage: Calamiteitenplan (optioneel)... 6 Bijlage: Plattegrond (optioneel)... 6 Bijlage: Huisregels bezoekers en vrijwilligers (optioneel)... 6 Bijlage: Routebeschrijving (optioneel)... 6 Bijlage: Gebruiksaanwijzingen (optioneel)... 6

3 Inleiding In dit document vind je een opzet voor het maken van een draaiboek voor je evenement in eigen streek. Niet alle onderdelen zullen van toepassing zijn op iedere activiteit. Dat is afhankelijk van de aard en omvang van de activiteit. Dit sjabloon biedt een zo compleet mogelijke opzet voor het opstellen van een draaiboek. Het staat je als streek geheel vrij om de opzet aan te passen naar wat voor jullie passend is. Tip: Check bij grotere evenementen altijd of een vergunning van de gemeente noodzakelijk is en wat de gemeente wil zien in het draaiboek. In de inleiding omschrijf je kort wat het evenement / activiteit inhoudt en waarom je het wilt organiseren. In het hoofdstuk programma kun je het evenement uitgebreider toelichten. Een draaiboek is niet alleen handig voor jezelf. Het geeft ook vrijwilligers, partners en gemeentes inzicht in je plan en vergroot daarmee de kans op medewerking. Ook tijdens het evenement biedt het draaiboek houvast en helpt het om de juiste verwachtingen te schetsen bij alle betrokken partijen. Doelstelling Omschrijf welk doel je wilt bereiken met de activiteit en waarom. Indien vergunning nodig van gemeente: omschrijf hoe de activiteit / evenement een positieve bijdrage levert aan de gemeente / gemeenschap. Doelgroep Omschrijf de doelgroep(en) waarvoor je de activiteit organiseert en waarom. Organisatie Benoem wie de activiteit organiseren, de belangrijkste contactpersonen en rolverdeling. Op deze manier weten zowel de interne organisatie, als vrijwilligers en partners wie ze waarvoor mogen aanspreken. Noem ook eventuele externe partners die een actieve rol spelen in de organisatie. Naam Functie Contactgegevens Programma Geef een schets van het activiteitenprogramma. Wat houdt het evenement in? Wat is het thema? Welke activiteiten staan op het programma? Wanneer? Geef bij voorkeur eerst een omschrijving om de aard en sfeer van het evenement weer te geven. Vervolgens kun je een tabel / lijst / agenda opnemen waarin je een globaal verloop van het evenement presenteert.

4 Actie- en takenlijst Omschrijf voor de verschillende onderdelen van het evenement wat er gedaan moet worden, door wie en wanneer. Op deze manier kun je tijdens de voorbereiding en het evenement zelf afvinken. Een dergelijk overzicht geeft rust en geeft vrijwilligers inzicht in wat er van hen wordt verwacht. Het makkelijkste is om een globaal overzicht te maken in het draaiboek en een gedetailleerde taakverdeling te maken in Excel waarop individuele vrijwilligers hun takenlijst kunnen terugvinden. Uiteraard kun je hierbij kiezen voor meerdere vormen. Zo kun je bijvoorbeeld op basis van taken een indeling maken, maar ook op basis van fases (voorbereiding en opbouw, het evenement, afbouw en afronding). Neem in ieder geval de volgende punten op: Tijd Plaats Activiteit/programmaonderdeel Verantwoordelijke persoon Opmerkingen/aantekeningen / instructie VOORBEELD Wat Wie Wanneer Opmerking Voorbereiding Opbouwen kramen streekmarkt Hoofd streekmarkt plus 5 vrijwilligers Dag voor het evenement Leverancier is om uur op locatie Reclame / route aanwijzing plaatsen langs de weg Hoofd planning en logistiek plus 3 vrijwilligers 3 weken voor het evenement Alleen plaatsen in aan de weg gelegen percelen van Flyers opmaken en drukken Hoofd communicatie 2 maanden voor het evenement deelnemers Denk aan gebruik logo van partners en sponsoren Evenement planning Instrueren en verzamelen vrijwilligers Inrichten en opstarten kassa bij entree en bar Hoofd vrijwilligers uur verzamelen Denk aan hesjes en lunchpakketten. Penningmeester streekteam Afbouw en afronding Verzamelen en retourneren elektra Schoonmaken bar en koelkast uur Pinautomaat dag van te voren ophalen 3 vrijwilligers Dag na het evenement Goed kijken naar labels waar welke spullen naartoe moeten! 2 vrijwilligers Dag na het evenement Vergeet niet het water uit de koeling te laten wegspoelen.

5 Communicatie Neem een hoofdstuk communicatie op in je draaiboek en omschrijf welke communicatiemiddelen je gaat inzetten, wanneer en waarom. Het kan zowel gaan om externe als interne communicatiemiddelen die ingezet worden voor het evenement. Dit kan ook een activiteit zijn binnen de actie- en takenlijst. VOORBEELD Wat Wanneer Doel Flyers Twee maanden van te voren starten met verspreiden Informeren en enthousiasmeren bezoekers Portofoons Tijdens het evenement Interne communicatie organisatie en eventuele EHBO post TV scherm in de tent Tijdens het evenement Weergave programma en sponsoren Stickers Voor en tijdens het evenement Uitdelen aan bezoekers Bierviltjes Tijdens het evenement Aankleding in huisstijl Persbericht Voor en na het evenement Plaatsen in de Stentor ter attentie van bezoekers Actie- en takenlijst op A3 Tijdens het evenement Ter info voor vrijwilligers formaat Materialenlijst Op de materialenlijst neem je alle materialen op die nodig zijn tijdens de opbouw van het evenement, tijdens het evenement en na afloop van het evenement. Ook hier kun je op verschillende manieren een indeling maken, bijvoorbeeld per dag(deel) of op basis van programmaonderdelen. Denk naast fysieke materialen als koffiekopjes en vlaggen, ook aan zaken als plattegronden, huisregels, routebeschrijvingen en gebruiksaanwijzingen. Deze onderdelen kun je ter info ook als bijlage toevoegen aan je draaiboek. Eventueel kun je ook opnemen waar het materiaal vandaan komt en wie het moet regelen. Kijk ook eens in de toolkit of er eventueel middelen beschikbaar zijn vanuit landelijke partners. VOORBEELD Wat Elektra Bar Tent Routepijlen langs de weg Toiletwagen Hapjes buffet Hesjes voor vrijwilligers Naam bordjes Springkussen Waar vandaan: Lokale Elektra B.V Buurtvereniging Nog te regelen! Eigen voorraad Huren bij WC B.V. Lokale slager Eigen voorraad Bestellen bij Drukwerkdeal

6 Begroting (optioneel) Voor de werkgroep van de activiteit kan het handig zijn om een begroting op te stellen met een inschatting van de kosten van het evenement. Daarnaast is het goed om vooraf af te stemmen tussen werkgroep en streekteam hoe om te gaan met budget. Dit hangt ook af van de aard en omvang van de activiteit. Je kunt er voor kiezen om de begroting op te nemen in het draaiboek of in een apart document ter informatie van de interne organisatie, het streekteam. Bijlage: Calamiteitenplan (optioneel) Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement kan een calamiteitenplan handig of zelfs noodzakelijk zijn (als verantwoording richting gemeente). Het organiseren van een activiteit met een sportief karakter en/of een aanzienlijke omvang vragen bijvoorbeeld eerder om een EHBO post en/of route voor eventuele ambulances dan het organiseren van een streekdiner. Dit is naar eigen inschatting van de werkgroep, streekteam en eventueel betrokken gemeente. Indien er een calamiteitenplan wordt opgesteld, neem dan minimaal de volgende punten daarin op: - EHBO (locatie, aanspreekpunt en geplande aanwezigheid tijdens evenement) - Waterpunt (voor brandweer, bezoekers en vrijwilligers) - Belangrijkste telefoonnummers (organisatie, politie, brandweer, ambulance) - Noodweer (schuilmogelijkheden op locatie) - Brandblussers (hoeveel en waar) - Overig (afhankelijk van het soort evenement en omvang) Bijlage: Plattegrond (optioneel) Afhankelijk van de omvang van de activiteit kun je een plattegrond aanleveren ter informatie voor bezoekers en vrijwilligers. Dit kan ook een routekaart zijn in geval van bijvoorbeeld een puzzel- of fietstocht. Bijlage: Huisregels bezoekers en vrijwilligers (optioneel) Afhankelijk van de omvang en aard van het evenement kun je huisregels opnemen in het draaiboek. Dit zijn een aantal basisregels waarvan je vindt dat bezoekers en/of vrijwilligers zich eraan moeten houden. Dit kan betrekking hebben op bijvoorbeeld: gedrag, hygiëne, veiligheid, privacy, alcoholbeleid en leeftijdsgrenzen. Bijlage: Routebeschrijving (optioneel) Afhankelijk van de locatie en aard van het evenement kun je een routebeschrijving opnemen in je draaiboek. Dat kan bijvoorbeeld door een omschrijving te geven of met een printscreen via google maps. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn als je niet op een specifiek adres bent, maar bijvoorbeeld in een weiland. Het is dan handig voor bezoekers en vrijwilligers om te weten hoe ze het terrein het beste kunnen bereiken en waar de voor hun bestemde ingang te vinden is. Indien een calamiteitenplan noodzakelijk blijkt te zijn is het goed om ook aan te geven hoe eventuele hulpdiensten het evenemententerrein kunnen bereiken. Bijlage: Gebruiksaanwijzingen (optioneel) Hier kun je eventueel gebruiksaanwijzingen toevoegen die handig zijn voor met name vrijwilligers en leden van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan:

7 - Instructie voor het instellen en bedienen van de pinautomaat - Instructie voor barpersoneel (het verwisselen van een biervat, alcoholbeleid, hygiëne) - Instructie verkeersregelaars - Instructie voor rondleiders - Instructie voor vrijwilligers algemeen