Hoofdstuk 19 Sportieve evenementen

Transcriptie

1 Hoofdstuk 19 Sportieve evenementen Actieplan Doe mee met een (sportief) evenement Als in uw omgeving een sportief evenement georganiseerd wordt, kan het de moeite waard zijn als comité daaraan mee te doen. Denk aan de avondvierdaagse, een hardloopmarathon of een fietsevenement. Het levert naamsbekendheid op en u boort mogelijk een heel nieuwe doelgroep aan. Uiteraard maakt u zelf de afweging of de sfeer van zo n evenement past bij het karakter van uw comité en de identiteit van Woord en Daad. 1. Vraag toestemming aan de organisatie. Leg contact met de organisatie van het evenement en vraag of u als vrijwilligersgroep mag aanhaken bij het evenement. Soms is dat geen enkel probleem, soms vraagt men een vergoeding. Als het evenement voor een ander doel georganiseerd wordt, is de kans niet zo groot 2. Organiseer een brainstorm voordat u verder gaat met organiseren U wilt aanhaken bij een sportief evenement, maar u weet nog niet hoe? Organiseer dan een brainstorm. Iedereen brengt zijn ideeën in (ronde 1), iedereen reageert op elkaar en vult aan (ronde 2) en kijk dan welk idee (of ideeën) het meest enthousiast maken. Let op! Bij een brainstorm geldt de regel dat in de eerste ronde niemand commentaar mag leveren op de aangedragen ideeën. 3. Bedenk de invulling van de activiteit. Op welke manier wilt u meedoen met het evenement? Na de brainstorm weet u het. Een verkoopkraam ligt voor de hand en kan heel succesvol zijn. Bij de finish van de wandelvierdaagse kunt u bijvoorbeeld leuke cadeautjes verkopen die aan de deelnemers gegeven worden. Of heerlijke versnaperingen voor de deelnemers. En er zijn nog meer dan genoeg andere, net zo leuke ideeën. 4. Wie organiseert de activiteit? Stel binnen het comité vast wie de activiteit organiseert. U kunt één persoon aanwijzen, maar het is fijner om met een klein groepje te zijn. Het is praktisch om wel één hoofdverantwoordelijke of coördinator te benoemen. 5. Beoordeel de locatie. Bij een bestaand evenement kan het zijn dat u een locatie toegewezen krijgt. Beoordeel deze locatie op toegankelijkheid en voorzieningen. Soms zijn het niet de beste plekjes, wees daar kritisch op. 6. Werving van vrijwilligers. U kunt het nooit alleen of met een kleine werkgroep doen. Vooral op de dag zelf zijn veel mensen nodig. Als u alle randvoorwaarden ingevuld en geregeld hebt, zijn mensen heel snel bereid een dagje mee te helpen. Misschien willen sommige vrijwilligers een bepaald onderdeel regelen, bijvoorbeeld (een deel van) de verkoopproducten. 7. Communicatie en PR. Laat uw omgeving weten dat u ook bij het evenement paraat bent. Om zelf het overzicht te houden, kunt u het best een overzicht maken (bijvoorbeeld in Excel) welke groepen u wilt bereiken. En welk middel u gebruikt (persbericht, (nieuws)brief, sociale media, advertentie, posters, etc.).

2 8. Maak een draaiboek voor het evenement. Om alles soepel te laten verlopen, is het handig een duidelijk draaiboek te maken waarin een taakverdeling staat, inclusief contactgegevens. Op internet zijn goede voorbeelden te vinden van een bruikbaar draaiboek.

3 Actieplan Organiseer een sportief evenement 1. Organiseer een brainstorm voordat u verder gaat met organiseren U wilt iets sportiefs doen, maar u weet nog niet wat? De eerste optie is áltijd de Steprun, beschikbaar vanuit Woord en Daad. Maar misschien bedenkt u liever iets anders. Het kan heel verrijkend zijn om dan als comité een brainstorm te organiseren. Hoe? Iedereen brengt zijn ideeën in (ronde 1), iedereen reageert op elkaar en vult aan (ronde 2) en kijk dan welke idee (of ideeën) het meest enthousiast maken. Let op! Bij een brainstorm geldt de regel dat in de eerste ronde niemand commentaar mag leveren op de aangedragen ideeën. 2. Wie organiseert het evenement? Stel binnen het comité vast wie het evenement organiseert. Benoem daarom een speciale werkgroep die het sportieve evenement organiseert. Drie of vier personen is voldoende. Zorg meteen voor een globale taakverdeling (PR, praktisch regelwerk, financiën en sponsoring, etc.). Wijs ook een hoofdverantwoordelijke (coördinator) aan. Zo weet ieder waar hij of zij aan toe is en wie het aanspreekpunt is! 3. Stel de datum vast. Het belangrijkst is om meteen een datum te prikken. Daar hangen namelijk veel andere regelzaken vanaf. Probeer uit te zoeken of er op de dag van uw voorkeur geen andere evenementen worden georganiseerd. 4. Stel de locatie of route vast. Waar vindt het evenement plaats? Op privéterrein of in openbaar gebied. Dat is een belangrijke vraag die afhankelijk is van het soort evenement. Een steprun is vaak lastig te organiseren op privéterrein. Maar een zeskamp of spelletjesmiddag kunnen prima op een (bedrijfs)terrein of schoolplein gehouden worden. 5. Zijn er vergunningen nodig? Zodra u op openbaar terrein iets organiseert, is het noodzakelijk een vergunning te hebben. Eén belletje naar de gemeente en u weet of dit verplicht is. Gemeentes zijn doorgaans behulpzaam bij het aanvragen van de vergunning. Dus laat u hierdoor dus niet weerhouden een mooi evenement te organiseren! 6. Bedenk de invulling van de dag. Als de belangrijkste zaken definitief zijn, kunt u de invulling van de dag verder bepalen. Locatie en route zijn bekend, maar u hebt nog alle ruimte om het evenement verder in te kleuren en het de deelnemers zo plezierig mogelijk te maken. Bijvoorbeeld: verkoopkramen, catering, omkleedruimte. Per evenement verschilt dit natuurlijk enorm, afhankelijk van de keuzes die u maakt. Stel op dit punt ook het deelnemersbedrag vast. Als het een sponsorevenement is, nemen deelnemers sponsorgeld mee. 7. Werving van vrijwilligers. U kunt het nooit alleen of met een kleine werkgroep doen. Vooral op de dag zelf zijn veel mensen nodig. Als u alle randvoorwaarden ingevuld en geregeld hebt, zijn mensen heel snel bereid een dagje mee te helpen. Misschien willen sommige vrijwilligers een bepaald onderdeel regelen, bijvoorbeeld de catering.

4 8. Werving van deelnemers. Het evenement kan alleen succesvol zijn als er deelnemers zijn. Begin pas met de werving als u zeker weet dat datum, locatie en eventuele vergunningen geregeld zijn. Jong en oud kunnen meedoen, afhankelijk van het evenement. Stel u de vraag: doen deelnemers in teams mee of juist individueel? Een goede PR is dan natuurlijk cruciaal. 9. Communicatie en PR Om zelf het overzicht te houden, kunt u het best een overzicht maken (bijvoorbeeld in Excel) welke groepen u wilt bereiken. En welk middel u gebruikt (persbericht, (nieuws)brief, sociale media, advertentie, posters, etc.). Begin hier vroeg mee. Bijvoorbeeld al een eerste bericht ruim twee maanden van tevoren. 10. Maak een draaiboek voor het evenement. Om alles soepel te laten verlopen, is het handig een duidelijk draaiboek te maken waarin per kwartier (of nog specifieker) aangegeven wordt wie wat doet. Op internet zijn goede voorbeelden te vinden van een bruikbaar draaiboek. En last but not least: veiligheid Zorg voor een EHBO er of BHV er. Beoordeel ook de locatie of route op veiligheid! Zorg voor een ruimte waar u terecht kunt als er sprake is van blessures. En vergeet natuurlijk de verbandtrommel niet.

5 Tiplijst Organiseer een sportief evenement Voorbereiding/brainstorm Betrek (sportieve) jongeren bij de brainstorm. Ze zijn vaak enthousiast en zitten boordevol ideeën. Wie weet zijn ze vervolgens bereid daadwerkelijk mee te doen bij de verdere organisatie. Leg contacten met lokale sportverenigingen. Zij hebben voorzieningen en faciliteiten waarvan u mogelijk gebruik kunt maken. Vaak vinden zij het leuk om medewerking te verlenen. Datum en locatie Informeer in uw omgeving (burgerlijke gemeente, kerken, online agenda s) of de beoogde datum vrij is en er geen andere activiteiten georganiseerd worden. Twee dingen op één dag, dat zou jammer zijn. Bij het vaststellen van een route is het goed om deze een keer te lopen of rijden. Kijk goed naar mogelijke obstakels! Als er veel mensen wonen in de buurt van de route/het parcours/het evenemententerrein, kunt u eventueel de omwonenden informeren over het evenement. Als u een vergunning nodig hebt, is dit vaak een verplichting. Invulling Schakel voor de catering een lokale onderneming in. Idealiter sluit u een mooie deal met hem, zodat u een deel van de winst krijgt. U kunt ook de supermarkt of andere winkeliers vragen voor sponsoring in natura. Als verkoopproduct kunt de Woord en Daad-cashewnoten verkopen. Een energiek, eiwitrijk product, ideaal voor sporters! Indien van toepassing: denk aan bewegwijzering of een duidelijke omschrijving van de route/het parcours. Vergeet ook niet de start en de finish duidelijk te markeren. Werving, communicatie en PR Schakel verenigingen, scholen, de eigen achterban en uw familie, vrienden en bekenden in. Mondtot-mondreclame is belangrijk. Maak een eenvoudige flyer, eventueel met aanmeldstrook, en verspreid deze via de hierboven genoemde kanalen (kerkbode, schoolnieuwsbrief, schoolkrant). Vraag bij het kantoor van Woord en Daad de adresgegevens van donateurs uit uw omgeving aan en stuur hen een mail. Incidenteel hebben wij hier geen moeite mee (Uiteraard niet te gebruiken voor andere doeleinden!). Een poster kunt u uitdelen bij winkels, supermarkten, de bibliotheek, kerken, scholen, vrije plakplaatsen, uw eigen voorruit, etc. Houd het simpel, hoe minder tekst hoe opvallender de poster. Een goed persbericht bevat altijd een quote van bijvoorbeeld de voorzitter of de belangrijkste organisator. Als u een foto meestuurt, maakt een persbericht meer kans om geplaatst te worden. Stuur het ook naar kerkbodes!

6 Ga op zoek naar sponsors die willen adverteren langs de route. Sponsoring in natura kan voor beide partijen gunstig zijn. En vraag of uw sponsors ook reclame willen maken voor het evenement, bijvoorbeeld op hun website. Veiligheid Schakel de plaatselijke EHBO-vereniging in. Of misschien kent u iemand die BHV er is of u bent het zelf.

7 Actieplan Laat u sponsoren bij een sportief evenement Meedoen met de avond- of zwemvierdaagse, de Nijmeegse Vierdaagse of een fietsevenement. Dat kan geld opleveren. Hoe? Door zelf of anderen te (laten) lopen voor een sponsorbijdrage. Het levert naamsbekendheid op bij misschien wel een nieuwe doelgroep. En het levert een leuke bijdrage op voor uw inkomsten. Uiteraard maakt uzelf de afweging of de sfeer van zo n evenement past bij het karakter van uw comité en de identiteit van Woord en Daad. 11. Inventariseer wie binnen uw vrijwilligersgroep interesse heeft Dichtbij beginnen, dat is altijd het handigst. Welke vrijwilligers vinden het leuk om als team mee te doen met (bijvoorbeeld) de Nijmeegse Vierdaagse? Deze groep kan dan fungeren als aanjager van nog veel meer teams. 12. Zoek de publiciteit Geef ruime bekendheid aan uw plannen om mee te doen met het sportieve evenement. Presenteer uzelf als het eerste team dat namens Woord en Daad aansluit. U roept iedereen op ook een team te vormen of als individu mee te doen én zich te laten sponsoren. 13. Benoem iemand die de teams registreert Het is belangrijk dat u overzicht houdt van wie zich hebben aangemeld en deelnemen. Het handigst is wanneer één van de leden van uw vrijwilligersgroep deze registratie bijhoudt en coördineert. Deze persoon is dan ook meteen het aanspreekpunt. 14. Organiseer een gezamenlijke aftrapbijeenkomst Het is niet noodzakelijk, maar wel heel leuk om met alle teams vooraf bij elkaar te komen. Je kunt dan bijvoorbeeld met elkaar tips en ideeën uitwisselen over mogelijke sponsoring. Dit kan gewoon bij iemand thuis of, bij een grotere groep, in een zaaltje, klaslokaal of bedrijfsruimte. Het geeft extra enthousiasme en motivatie! 15. Verdere organisatie? In feite houdt uw taak als vrijwilligersgroep hier op. Zo simpel is het! Maar het is wel leuk om te laten zien aan de deelnemende teams dat u hun inzet waardeert. Zorg bijvoorbeeld voor een versnapering voor onderweg. Of moedig hen aan langs de route. Of zorg dat u aanwezig bent bij de finish.