Draaiboek voetbaltoernooien bij BSVV

Transcriptie

1 Draaiboek voetbaltoernooien bij BSVV Een draaiboek voor een voetbaltoernooi bij BSVV zorgt ervoor dat het toernooi op de dag zelf voorspoedig zal verlopen. Een draaiboek is een planning voor het senioren en/of jeugdtoernooi binnen het sportcomplex van BSVV aan de Floralaan te Bovensmilde. Binnen dit draaiboek wordt duidelijk aangegeven waarop werkzaamheden moeten worden verricht en door wie (met nauwkeurige tijdstippen van de te spelen wedstrijden). Een draaiboek voor een voetbaltoernooi bij BSVV is opgebouwd uit de voetbalwedstrijden die op de dag van het toernooi zullen plaatsvinden. Ook staat de belangrijkste contactinformatie in een draaiboek en alle handelingen per persoon (scheidsrechters, toernooileiding, kantinedienst e.d.). Bovendien bevat het draaiboek een overzicht van alle mee te nemen materialen (doeltjes, ballen, shirts e.d.). Het is ook handig om een bijlage toe te voegen met plattegronden van het sportcomplex met de wedstrijdvelden. Voor dit laatste kan uiteraard ook verwezen worden naar het programmaboekje, als dit geproduceerd wordt. Wil je als leider/trainer van een BSVV team een compleet overzicht van waar je aan moet denken als je een voetbaltoernooi organiseert? De Commissie Evenementen en Toernooien (CET) biedt naast dit voorbeeld van een draaiboek voor voetbaltoernooien ook een uitgebreide checklist aan voor de planning van jullie eigen voetbaltoernooi. Dit draaiboek is als volgt opgebouwd: 1. Contactgegevens 2. Informatie materialen 3. Draaiboek opening voetbaltoernooi BSVV 4. Draaiboek dagactiviteiten voetbaltoernooi BSVV 5. Draaiboek sluiting voetbaltoernooi BSVV 6. Bijlage: plattegrond locatie Een draaiboek bevat altijd de onderdelen Wanneer, Waar, Wat en Wie: Wanneer: hier wordt de tijd neergezet van activiteiten, op chronologische volgorde. Zet belangrijke deadlines dikgedrukt / in het rood Waar: hier wordt de locatie neergezet waar een activiteit plaatsvindt en / of waar een persoon aanwezig moet zijn Wat: hier staat een uitgebreide omschrijving van de activiteiten die gedurende de dag zullen plaatsvinden en belangrijke opmerkingen Wie: hier worden initialen neergezet van de personen die de taak moeten volbrengen, met de initialen uit de contactgegevens

2 1. Contactgegevens Telefoonnummer/ adres Wie (Naam + Voornaam) Wat te doen Wanneer Personeel Naam leider/trainer van team BSVV Lijst met deelnemende voetbalverenigingen aan het toernooi BSVV doorsturen naar de CET. In overleg met leider/trainer van voetbalteam van BSVV de deelnemende voetbalverenigingen een uitnodiging sturen (eventueel met programmaboekje) Regelen van catering, leveranciers, bewaking, EHBO, geluid, schoonmakers etc. Scheidsrechters regelen Vrijwilligers regelen Tijd in de gaten houden Naam toernooileiding Centraal aanspreekpunt Vrijwilligers/scheidsrrechters opvangen en briefen Programmaboekjes aan de teams uitdelen na inschrijving op het sportcomplex van BSVV Vrijwilligers Registratie van deelnemers Algemene opbouw van de velden (doelen, shirts, wedstrijd ballen regelen e.d) Spelers en leiding van de teams opvangen en briefen Kleedkamerwacht: opruimen in pauzes Naambadges voor vrijwilligers Sprekers Voorzitter e.o. bestuurslid Toernooi officieel openen Extern Catering: lunch en drankje Eventueel fotograaf

3 2. Informatie materialen Wanneer (tijd) Waar Wat Wie (afhankelijk weersgesteldheid buiten) Interieur Bv. Stoelen + tafels Bv. Statafels Apparatuur Bv. 1 x beamer Bv. 1 x microfoon Bv. 1 x geluidsinstallatie Promotie Bv. Flyers Bv. Pennen met logo BSVV Decoratie Bv. Bloemen (scheidsrechters, EHBO e.d.) Bv. ZwartGele Ballonnen, vlaggen, banners e.d. Garderobe Bv. Kledingrekken in Dorpshal MFA plaatsen Registratie Bv. Registratielijst voor deelnemende teams Bv. 1 x laptop voor NAWgegevens van deelnemers Documenten Bv. Calamiteitenplan (EHBO + BLS/AED) Bv. Draaiboek voor toernooi uitdraaien (vrijwilligers, toernooileiding en scheidsrechters) Programmaboekjes Bv. Programmaboekjes (hoeveelheid afhankelijk aantal deelnemende teams)

4 3. Draaiboek opening voetbaltoernooi BSVV Wanneer Waar Wat Wie Binnenkomst Toernooi leiding Wedstrijdvelden BSVV Algemene opbouw Denk aan bewegwijzering, programmaboekjes en naambadges voor vrijwilligers en toernooileiding neerleggen, sprekers, bloemen, decoraties (eventueel zwartgele ballonnen), promotiemateriaal etc. Parkeerplaats Eventueel vrijwilliger neergezet als verkeer regelaar Verwelkomen en uitdelen draaiboek vrijwilligers Verwelkomen en uitdelen programmaboekje aan deelnemende teams, gasten en sponsoren. Check totale hoeveelheid teams en eventueel aantal deelnemers aan het toernooi. Denk aan catering, kantine medewerkers, EHBO, geluidinstallatie, kleedkamerwacht/schoonmakers etc. Wedstrijdvelden BSVV Lijst materialen wedstrijdvelden (afgevinkt) Registratie spreker (Voorzitter e.o. Bestuurslid) Denk aan uitdelen draaiboek, begeleiden naar plaats waar spreker het toernooi gaat openen etc. Registratie gasten Denk aan laatste briefing registratie, kaartjes systeem opzetten, debiteurenregeling, NAWgegevens etc. Garderobe ingang sportcomplex BSVV Garderobe

5 4. Draaiboek dagactiviteiten voetbaltoernooi BSVV Wanneer (tijd) Waar (velden) Wat Wie Veld Klaarzetten Materialen; (doelen, shirts, ballen e.d.) Water in bidons of emmers neerzetten bij de speelvelden (afhankelijk van de weersomstandigheden) 5. Draaiboek sluiting voetbaltoernooi BSVV Wanneer Waar Wat Wie Bloemen overhandigen aan scheidsrechters en meewerkende vrijwilligers Voorzitter, speciale gast of bestuurslid sluit het voetbaltoernooi af onder dankzegging aan alle deelnemers, vrijwilligers en toernooileiding. Prijsuitreiking Nazitten in de kantine of op terras van BSVV Opruimen velden en materiaal (lijst materialen afgevinkt in overleg met materiaal beheer) Bijlage: plattegrond sportcomplex BSVV met wedstrijdvelden Zie het programma voor de plattegronden van de wedstrijdvelden tijdens het toernooi