Hoe organiseer ik een actie voor de Mucovereniging?

Transcriptie

1 Hoe organiseer ik een actie voor de Mucovereniging? Heeft u altijd al eens iets willen doen voor de Mucovereniging, maar u weet niet goed wat? Dan helpen wij u daar graag mee verder! In deze informatiegids vindt u alles om uw actie tot een goed einde te brengen. Want uw steun is voor ons goud waard! Neem alvast contact op met onze medewerker acties, Michelle (michelle@muco.be of 02/ )! WAT WIL IK ORGANISEREN? De acties die georganiseerd worden, kunnen heel uiteenlopend zijn. Kies iets wat bij u past en wat u graag wil doen. Enkele voorbeelden: - Sponsorloop: Laat u sponsoren per kilometer dat u aflegt! Lopen, fietsen, wandelen, steppen,...! - Wafelenbak: Bak lekkere wafels en verkoop ze tegen een goede prijs! Of maak iets anders zoals spaghetti, pannenkoeken,...! Belgen houden namelijk van eten en drinken! - Kerstmarkt: Maak kerstversieringen en verkoop ze op de markt in uw buurt! Ook kan u de kerstkaarten of aapjes van de Mucovereniging verkopen. - Concert: Kent u iemand die in een groepje speelt? Nodig hen uit om te spelen en verkoop daarbij tickets en drank! - Op het werk: Vraag uw directie om uw actie te steunen. Schenkt uw bedrijf jaarlijks een goed doel, vraag dan om dit aan de Mucovereniging te schenken. - Verjaardag: Heeft u een feest met uw vrienden en familie maar heeft u geen zin in foute cadeaus? Vraag dan of zij een gift willen doen voor de Mucovereniging!

2 Zo, heeft u nu al een idee over wat u wil organiseren? Dan moet u met de volgende dingen zeker rekening houden: - Het tijdstip waarop u het evenement organiseert: U heeft meer kans op goed weer in de lente of de zomer. Uiteraard kan u ook iets overdekt organiseren. Kijk wel uit naar andere evenementen in uw buurt en in onze kalender op en zorg dat die elkaar niet te snel opvolgen. We willen zoveel mogelijk geïnteresseerden op het evenement! - De doelgroep die u wil bereiken: Organiseer een spelnamiddag voor kinderen, met kinderanimatie! Of geef een eetfestijn voor de hele familie. Jongeren kan u meer aanspreken met een concert of een fuif. Kortom, stel uw evenement af op uw doelgroep. - De haalbaarheid van het evenement: Vraag uw vrienden of familie om u te helpen. Verdeel tijdig de taken, want vele handen maken het werk lichter! 10 DINGEN DIE IK NIET MAG VERGETEN OM EEN GESLAAGD EVENEMENT TE ORGANISEREN NAAM Bedenk een leuke naam die tegelijk vertelt wat het doel is van het evenement. Hierin mag u zeker creatief zijn! Vb. Tennis for muco LOCATIE Zoek een geschikte locatie in uw buurt (vb. parochiezaal, school, dorpsplein,...). Contacteer hiervan de eigenaar en leg de locatie tijdig vast. Vraag zeker ook na wat er allemaal aanwezig is en wat u eventueel moet bijhuren, zoals bijvoorbeeld tafels en stoelen. TIJD EN DATUM Leg een datum vast in overeenkomst met de eigenaar van de locatie. Ook het tijdstip is belangrijk, afhankelijk van uw activiteit. AANVRAGEN Wanneer u een activiteit organiseert, moet u soms een aanvraag doen bij de desbetreffende gemeente, vraag dit zeker na! Vraag dan meteen ook of uw locatie verzekerd is voor publieke aansprakelijkheid. Anders moet u hiervoor nog een polis afsluiten. Voor muziek te spelen, moet u Sabam en billijke vergoeding contacteren ( en SPONSORS U kan voor uw evenement sponsors aantrekken, zij zorgen dan mee voor het startbudget in ruil voor reclame. Schrijf hen aan of ga langs met een sponsorbrief (deze zijn via ons te verkrijgen). Wees steeds vriendelijk en duidelijk in wat uw doel is! Indien nodig kunnen wij u helpen bij de facturatie als bv. een leverancier/sponsor een factuur wenst. 2

3 PROMOTIE Bedenk hoe u het beste reclame kan maken voor uw evenement. Laat hierin uw creativiteit uitblinken! Voorbeelden: affiches, flyers, Facebook, Twitter, onze website Zorg dat alles op uw promotiemateriaal te vinden is o Naam o Datum en tijdstip o Logo mucovereniging (dit kan u bij ons aanvragen) o Leuke lay-out met eventueel een afbeelding o Eventueel sponsors Wij hebben zelf promomateriaal over de werking van de vereniging. Deze kan u aanvragen voor uw evenement en dan sturen wij het op. Zo kan u de mensen op de hoogte brengen over het doel van uw actie. Heeft u voldoende plaats (ruim 3 op 3 meter), vraag dan zeker onze uitgebreide infostand aan. MEDEWERKERS Zorg voor voldoende vrijwilligers die kunnen meewerken tijdens het evenement. Maak hiervoor een tijdschema en een werkverdeling, zodat zij weten waar zij zich aan kunnen verwachten. Zo krijg je ook alles tijdig voorbereid! FINANCIËN Bereken een startbudget waarmee u de eerste aankopen kunt doen, het sponsorgeld kan hiervoor dienen. Houd alle uitgaven en inkomsten goed bij. Ook tijdens het evenement moet dit goed gebeuren, verzamel al het geld in een kassa. MILIEUVRIENDELIJKHEID EN VEILIGHEID Denk steeds aan het milieu wanneer u een evenement organiseert. Probeer niet te veel materiaal te verspillen en zorg ervoor dat u alles recycleert. Draag ook steeds zorg voor de veiligheid en neem maatregelen wanneer het nodig is, zoals bijvoorbeeld nooduitgangen of een EHBO-post. VRIENDELIJKHEID Wees steeds vriendelijk en dankbaar! Zo zullen de mensen steeds terugkeren als u uw evenement herhaalt. Maar vergeet vooral niet er zelf van te genieten! Uw inzet zal beloond worden! 3

4 HOE KRIJG IK HET INGEZAMELDE GELD BIJ DE MUCOVERENIGING? Geef ons eerst een seintje wanneer u een actie plant. Wij begeleiden u in het opstarten van een geslaagd evenement. De opbrengst van uw evenement mag u storten op het rekeningnummer BE met als mededeling de naam van uw evenement. Let op: Een vrije storting of sponsoring vanaf 40 geeft recht op een fiscaal attest. Daarom moet u al deze giften apart op onze rekening storten, met als mededeling gift door... (naam sponsor). U moet hierbij ook een lijst bijhouden met de gegevens van de storting: de naam, het adres en het bedrag dat het bedrijf of de persoon gesponsord heeft. Zo kunnen wij hen in het daaropvolgende jaar in maart het fiscale attest bezorgen. U kan hiervoor een standaard sponsorblad verkrijgen bij ons. Voor meer info, neem contact op met Michelle (michelle@muco.be of 02/ ). WAT KUNNEN WIJ DOEN VOOR UW ACTIE? Attest organisatie Wij bezorgen u een officieel attest van onze vereniging dat u actie voert voor onze vereniging. Zo kan niemand twijfelen aan uw goede bedoelingen! Infomateriaal Wij hebben allerlei materiaal ter beschikking dat u kunt gebruiken tijdens uw evenement. Zo kan u infopanelen zetten, flyers en brochures uitdelen, ballonnen geven... Hierdoor kunnen de aanwezigen meer te weten komen over Mucoviscidose. Ook kunnen wij u T-shirts bezorgen voor uw medewerkers (zo n 10 à 20) om uw zichtbaarheid te vergroten. Heeft u voldoende plaats (ruim 3 op 3 meter), dan kan u onze infostand aanvragen. Zo kan u meer informatie bieden over mucoviscidose aan de aanwezigen. Promotie Als u ons tijdig op de hoogte brengt (via michelle@muco.be), dan kunnen wij zorgen voor de gepaste promotie. Wij maken reclame voor uw evenement op onze website, onze Facebook- en Twitter-pagina, via onze Flash-nieuwsbrief en ons contactblad. Hierdoor kan u een groter publiek bereiken! Sponsors Wij kunnen u helpen met het opstellen van sponsorbrieven. Hiermee kan u in uw buurt sponsors gaan ronselen. Let wel op, wij zoeken zelf geen sponsors, dat moet u doen. U heeft namelijk meer invloed in uw buurt dan wij kunnen bieden! 4

5 Media U organiseert een evenement om enerzijds geld te verzamelen voor de strijd tegen muco, maar anderzijds ook om muco bekender te maken bij het publiek. Nodig daarom zeker de media uit voor je evenement. Denk vooral aan regionale kranten, radio en tv. Vraag een standaardlijst van mediacontacten aan bij Michelle. Maak zelf ook foto s van je evenement en stuur die zelf naar de media met een leuk tekstje. Lokale media plaatsen dat immers graag op hun website of in hun krant. Verzekering Wanneer u vóór het evenement de namen van uw vaste vrijwilligers doorgeeft aan ons, kunnen wij u hiervoor een verzekering aanbieden. Zo zijn de mensen die meehelpen, verzekerd gedurende het evenement. Voor het evenement zelf, moet u nagaan of uw locatie verzekerd is, zo niet moet u hiervoor nog een extra verzekering afsluiten. Onze vereniging is niet hoofdelijk aansprakelijk voor uw evenement! Let dus zeker op dat u voldoende verzekerd bent! Vertegenwoordiging U kan steeds bij ons navragen of er iemand uw evenement mee kan komen vertegenwoordigen. Dit kunnen mensen met muco zijn, familieleden, iemand van de Raad van Bestuur of iemand van de vereniging zelf. Wij zijn echter een kleine vereniging dus wij kunnen u spijtig genoeg niet garanderen dat er iemand van ons aanwezig kan zijn. Vermelding in ons magazine Vanuit de Mucovereniging willen we u al vanaf de eerste minuut bedanken voor uw inzet voor de strijd tegen muco. Bezorg ons daarom ook zeker enkele leuke foto s en een verslagje van uw actie zodat we die in ons contactblad en eventueel op onze website kunnen vermelden. DUS: Neem zo snel mogelijk contact op via michelle@muco.be of 02/ en onderneem actie voor Muco! CHECKLIST MET DE MUCOVERENIGING 1. Contacteer Michelle Engels (michelle@muco.be 02/ ) en meld je actie aan bij haar 2. Bezorg ons een affiche/flyer van het evenement, wij kondigen het aan via onze kanalen 3. Vraag je infomateriaal voor je evenement bij de vereniging 4. Maak foto s van je evenement 5. Bezorg ons die foto s en een verslagje voor een vermelding in ons contactblad 6. Neem contact op met Michelle voor de overhandiging van het ingezamelde geld, wij zorgen voor de dankbrieven en fiscale attesten De Mucovereniging dankt u! 5