Projectcyclusbeheer: een handige tool bij het uitbouwen van een werking

Transcriptie

1 Prjectcyclusbeheer: een handige tl bij het uitbuwen van een werking Inhud Bij het starten met een Brede Schl is het, na het verkennen van partners en mgelijkheden, belangrijk m structureel de werking uit te buwen. Een handige tl daarbij is het werken vlgens prjectcyclusbeheer. In deze cycli werkt men prjectmatig en hudt men van bij de start rekening met de verschillende fasen van de prjectcyclus: analyse, planning, uitvering, pvlging, bijsturing en evaluatie. In deze sessie gaan we in p deze methde, alsk p enkele cncrete werkvrmen bij verschillende fasen van de prjectcyclus. Bea Abts is medewerker van Suth Research. Suth Research is gespecialiseerd in het participatief prject- en prgrammabeheer (prjectcyclusbeheer). Meer infrmatie? Verslag Ft s Brede Schl Op tafel liggen heel wat verschillende ft s. Aan de hand van deze ft s wrdt het gesprek pgestart. Elke deelnemer kiest een ft die aansluit bij zijn/haar ervaringen in de Brede Schl. De ft s kan je beschuwen als metafrkaartjes m het ijs te breken f m spanning te ntladen. Bijvrbeeld: Een deelnemer neemt een ft waarp een grep mensen staat waarbij één iemand in een andere richting kijkt. Hierp kan je verder ingaan: wat betekent dit? He ga je ermee m? Meten de neuzen in dezelfde richting staan? He kunnen we dat bereiken? Aan de hand van de ft s kan je k ng dieper graven: bijvrbeeld: wat is de gewenste situatie? Wat zu p de ft meten staan typerend vr nze werking ver vijf jaar? 1

2 Als illustratie: enkele bedenkingen van de deelnemers bij ft s: Rugbyspelers: samenwerking, sterktes & zwaktes kennen, pleg, sterk geheel Blemen: penheid m dingen te den bleien (rganisaties, kinderen) Deurslt znder sleutel: zektcht m deur te penen en schat aan mgelijkheden te vinden Vetballers gal: teamsprt, één zelfde del, samen Mensen die bus vruit duwen: samen visie delen en acties daarrnd ndernemen Rafting: welige waters, team, alle leden team kijken naar alle kanten (velsprieten in verschillende richtingen); vanuit eigen kracht werken Centrum Lnden: stedelijk karakter vrmt uitdaging (zwel + als -) Blletjes wl: diversiteit, kinderen van verschillende rigine, verschillende partners Bijenklnie: psitief: gemeenschap; negatief: gebrek aan diversiteit Catamaran: mstandigheden wind en water (de je iets fut, dan verdrink je) Spinnenweb: web Brede Schl: Brede Schl staat vr alle partners samen, dit is ruimer dan een schlteam. De prjectcirkel Er zijn verschillende fases in een prject. Prgrammering/identificatie: : vastleggen van de fcus van het prject (bvb. betere talentntwikkeling) nadenken ver algemene visie Identificatie: strategiebepaling p welke manier gaan we bijdragen tt fcus talentntwikkeling: bvb. dr betere samenwerking schl met rganisaties, met stad, Analyse en planning Start Actie Implementatie Mnitring Evaluatie 2

3 Analyse Analyse is heel belangrijk: daardr weet je dat je rekening met huden met verschillende actren, met huidige en gewenste pririteiten. Analyse geeft je infrmatie ver het kader m de peratinele planning p te stellen, pririteiten te bepalen en een actieplan te frmuleren. Analyse en planning zijn vrwaarden vr implementatie en evaluatie. Betrkkenen Waar naarte m inf te krijgen? Eerst plijsten wie f wat je al dan niet gaat betrekken (via frame) Beschrijving: uit heveel persnen bestaat rganisatie, he ga ik ze aanspreken, mndig versus minder mndige uders etc Mensen die negatief tegenver prject staan hef je niet per se te negeren. Het is juist belangrijk m na te gaan wat de redenen zijn m negatief te staan tegenver een prject. Wat zijn de bezrgdheden? Stakehlder-analyse : Maak een analyse van de stakehlders. En de dit al in begin! Uiteraard kan je dit drheen het prject steeds blijven aanvullen. Wat is een prject? Denk bij de pstart van Brede Schl als prject na ver de vraag Wat is een prject? en Wat is het verschil met nze dagdagelijkse activiteiten?. Een prject Vertrekt vanuit huidige situatie en tewerkend naar gewenste situatie Gaat ver vruitgang (niet achteruit gaan) Kabbelende lijn: er kunnen elementen wijzigen, zekere flexibiliteit Prject speelt mee in p evlutie. Belang van tijd & middelen Binnen bepaalde cntext: cntext is cmplex & veranderlijk. Het is belangrijk m rekening te huden met verschillende actren. Actren kunnen veel/weinig impact hebben. Prces: je hebt niet alles in handen, je kan er wel p inspelen Prjecten die ged versus niet ged gelpen zijn: Enkele bredeschlverhalen: Waarm ged? Dezelfde visie hebben (duidelijkheid termen: wat betekent vr ene partner & wat vr andere) Open cmmunicatie partners Duidelijk stappenplan Meerwaarde van het prject is vr iedereen duidelijk Waarm slecht? 3

4 Te weinig draagvlak Beperkt engagement Externe ntwikkeling Opgelegd Beperkte flexibiliteit Ged prjectbeheer: Nadenken ver vraag waar gaan we naarte? links versus rechts kijken Wat zijn gemeenschappelijke delen? Transparantie: ged nadenken wat je wil den Een belangrijk aspect is het helder krijgen van delstellingen, het helder maken van een cmplex geheel. Bij het pstarten van Brede Schl is het belangrijk dat de verschillende stappen vr iedereen duidelijk gemaakt wrden. Het kmen tt een cnsensus vanuit verschillende invalsheken is een meerwaarde. Verder met je er k vr zrgen dat wat p papier gezet wrdt k drgesprken wrdt met iedereen. Want, wat p papier staat, wrdt dr verschillende partners/mensen vaak verschillend geïnterpreteerd. Het is belangrijk m die verschillende ideeën te zien, in kaart te brengen wat je met pvlgen. Dat maakt het beslissingsprces m bij te sturen gemakkelijker. 4

5 Criteria van een prject Het is belangrijk m de criteria van een prject p vrhand in kaart te brengen. Deze stappen met je p vrhand al inbuwen. Delmatigheid: efficiënt Middelen/tijd: Kan een prject blijven verder bestaan na input middelen en tijd? Impact: Velen we na het prject ng steeds effecten ervan? Heeft het k bredere effecten (sciaal f plitiek)? effectiviteit: Heb je het del bereikt? Dit laatste kan je meten na afrnding van het prject. Enkele methdieken: Matrix & Chapati-methde: Via deze methde breng je interacties & verhudingen in kaart. Zet wie een grte invled heeft in een grte cirkel, wie een kleine invled heeft in een kleinere cirkel. Duidt met lijnen k betrkkenheid aan: een dunne lijn geeft aan dat er een beperkte betrkkenheid is, een dikke lijn dat er een sterke betrkkenheid is. Analyseer de huidige situatie: staat iedereen p één lijn? Wat is de gemeenschappelijke visie? Analyseer k de gewenste situatie: waar willen we met de verschillende stakehlders samen naar te. Wat willen we bereiken? DIP en SWOT DIP = delgerichte interventieplanning SWOT: strenghts-weaknesses-pprtunities-threats (sterkte/zwakte-analyse) SWOT Opprtuniteiten Gevaren Sterktes Zwaktes Wat zijn sterktes en zwaktes van het prject? 5

6 Rich Picture Leent zich tt aftastende analyses bij bvb. taalbarrière, minder ged vr diepgaande analyses. Bijvrbeeld: Huidige situatie (leraar naast schlbank) versus gewenste situatie (lkr nder springplank) Prblemenbm Aan de hand van talentntwikkeling Prblemen bij talentntwikkeling: Vaak zeer breed en zware uitspraken. Hierp dieper ingaan: wat wrdt nder bepaalde uitspraak verstaan, 1 prbleem eruit halen (mwille van dat prbleem is er geen talentntwikkeling wat zijn rzaken van bepaald prbleem?) Belang dr te spreken met iedereen f prbleem is prbleembm mzetten in gewenste situatie (alle prblemen mdraaien: bvb. Er is geen divers aanbd wrdt na prject wil ik divers aanbd ) Vastleggen aanpak: Als ik meer interesse heb & enthusiasme & dan is er talentntwikkeling 6

7 Appreciative inquiry Vanuit psitieve vertrekken m aanpak p te stellen: Wat was psitief? Bijvrbeeld: Wanneer is een kind gedgezind na schl thuisgekmen? Wanneer was het gelukkig? 7

8 Tt slt Pririteiten Het is belangrijk m pririteiten te stellen, je kan niet alles den. Het stellen van pririteiten de je p basis van een analyse van de huidige en gewenste situatie. Bepaal pririteiten k p basis van het tekennen van gewichten. Wat is belangrijker, wat niet? Bij analyse van pprtuniteiten en zwaktes van het prject: breng deze ged in kaart. Als er elementen zijn buiten het prject waar je niet echt vat p hebt, met je daar wel rekening mee huden. Beslis k: Ga je investeren in het prject f niet? Een zwakte van een prject kan niet ineens een sterkte wrden. Planning Planning is het belangrijkste! Wat is de specifieke delstelling, welke resultaten met ik halen m de specifieke delstelling te bereiken, welke activiteiten met ik pzetten m dit te bereiken? Kijk k naar indicatren: bijvrbeeld: na 1,5 jaar met het resultaat verdubbeld zijn. Denk k na ver he je het resultaat gaat tetsen. Bijvrbeeld: als je uders wil betrekken, wat wil je dan als verandering zien? (Bijvrbeeld: ik wil dat meer uders aanwezig zijn.) He ga je dat dan in kaart brengen? (Bijvrbeeld: een frum creëren m aanwezigheden te nteren.) Plan p termijn: je kan p zes jaar plannen maar k in drie fases van telkens twee jaar. Dan kan je een specifiek del frmuleren vr 2 jaar, maar met een gelijkaardig einddel na zes jaar. Stel een peratinele planning (actieplan) p. Kan je effectief van start gaan? Verslag: Evelyn Mrreel Ft s: Vicky Verley 8