Extern magazijn Ebweg LS Barendrecht

Transcriptie

1 Eindrapport van het GMP inspectiebezoek aan Erasmus Medisch Centrum afdeling Apotheek te Rotterdam op 28 juni 2016 en 12 juli 2016 aan het externe magazijn. Utrecht, 2016

2 Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en): Geneesmiddelen voor onderzoek diverse vormen 1. Geïnspecteerde site(s): Erasmus Medisch Centrum Locatie Apotheek, Wytemaweg CN Rotterdam Extern magazijn Ebweg LS Barendrecht 2. Activiteiten: Humaan Veterinair IMP Fabrikant van eindproduct(en) Steriel Niet-steriel Biologisch Sterilisatie van excipient, actieve substantie of geneesmiddel Primair verpakken Secundair verpakken Controlelaboratorium Importeren Vrijgifte Opslag en distributie Produceren van actieve stof Anders: 3. Datum van inspectie: Inspecteur(s): Expert(s):... (extern magazijn) Naam van expert/assessor: Niet van toepassing 5. Nummer vergunning(en) Farmatec aanvraagnummer nieuwe vergunning F Farmatec aanvraagnummer wijziging bestaande vergunning API Registratie EMA referentienummer Meldingnummer Importeur 11 juni Datum vorige inspectie: Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Het Erasmus Medisch Centrum (EMC) heeft een fabrikantenvergunning voor de bereiding, import en aflevering van geneesmiddelen voor onderzoek (GO). Deze vergunning geldt voor 2 locaties: de locatie Apotheek adres Wytemaweg 80 en de locatie transplantatie laboratorium hematologie met F005/03 Bladzijde 2 van 12

3 adres s-gravenwijkwal 230. De apotheek EMC draagt zorg voor de geneesmiddelvoorziening en farmaceutische dienstverlening van het EMC, en. De productiefaciliteiten van de apotheek op de centrale locatie van het EMC bestaan uit een VTGM faciliteit en een ompakruimte. Op deze centrale locatie wordt ook het verpakken en batchcertificering van GO uitgevoerd. In het en het zijn ruimtes voor VTGM van risicovolle en niet risicovolle stoffen. In Barendrecht beschikt de apotheek over een magazijn voor infuusopslag zijnde bulkopslag van infuusvloeistoffen met de status geneesmiddel. De logistieke routing van de infuusvloeistoffen loopt vanuit het externe magazijn via het logistiek centrum van het Erasmus MC, Beneden Westzeedijk 253, 3015AA, in Rotterdam naar, Veranderingen sinds de vorige inspectie: De tijdelijke bereidingsfaciliteiten op centrale locatie EMC zijn opgeheven. De bereidingsactiviteiten op de voormalige productie afdeling en het bijbehorend farmaceutisch laboratorium zijn sinds eind 2013 verplaatst naar. Internationale samenwerking: De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. Niet van toepassing 8. Doel en reden van de inspectie: GMP API-GMP Toelichting: Routine inspectie voor verlenging GMP certificaat Ontvangen documenten: *Site Master File 01 versie 3 *overzicht geïmporteerde producten 12 juni juni 2016 *overzicht omgepakte producten 12 juni juni 2016 Toetsingskader: Geneesmiddelenwet, Regeling Geneesmiddelenwet. Wet Dieren, Besluit diergeneesmiddelen, Regeling diergeneesmiddelen. EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human and veterinary use (EUDRALEX Volume 4). EU Guidelines on Good Distribution Practice of medicinal products for human use EU Guidelines for Good Manufacturing Practice: part II Basic requirements for active substances use as starting materials (EUDRALEX Volume 4). EU Guidelines for Good Distribution Practice of active substances for medicinal products for human use Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten: Kwaliteitssysteem, vrijgifte, productie-en invoeractiviteiten voor geneesmiddelen voor klinisch onderzoek Niet geïnspecteerde activiteiten: VTGM bereidingen F005/03 Bladzijde 3 van 12

4 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers: -, hoofd apotheek -, plaatsvervangend hoofd apotheek -, apotheker QA en QP -, apotheker afdeling KGO -.., apotheker in opleiding tot ziekenhuisapotheker -, dagelijkse leiding extern magazijn 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie. Follow-up van belangrijke of kritische tekortkomingen vorige inspectie is niet van toepassing. De overige tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen (kritisch, belangrijk en of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd Farmaceutisch kwaliteitssysteem Na het staken van de productieactiviteiten is een deel van de SOPs komen te vervallen. Welke SOPs dit zijn is in een Excel overzicht bijgehouden. Een volledige gap- analyse of alle in de GMP vereiste procedures aanwezig zijn voor de activiteiten die door EMC apotheek worden uitgevoerd is niet gedaan. Opgemerkt is dat de verplichte deviatieprocedure ontbreekt. Enkele procedures zijn in detail gezien. Zie hiervoor paragraaf (11.4) Een procedure change control is een algemene apotheek procedure, d.w.z. inclusief VTGM afdeling, laboratorium en logistiek. Een overzicht van wijzigingen is gezien. Slechts een enkele wijziging betreft de trialafdeling: Wijziging betreft de ingebruikname nieuwe printers incl. sofware. Volgens het wijzigingsformulier was geen validatie nodig. Deze validatie bleek echter wel uitgevoerd. Een verwijzing naar het validatie rapport ontbrak. Ook de lijst met aangepaste en gecontroleerde etiketten ontbrak in de documentatie over deze wijziging Personeel Het inwerkschema assistente afdeling KGO is gezien. Training bestaat uit lezen van procedures, uitleg hierover en aftekening door de verantwoordelijke. In het overzicht van te lezen procedures bleek nog een inmiddels vervallen procedure over bewaarmonsters ( ) te zijn vermeld. De trainingscertificaten van de recente training in GMP door de QP is gezien Gebouwen en apparatuur Een rondgang is gemaakt door de faciliteiten. De ruimten Nc216 en Nc 202 zijn bezocht. Een apart trialmagazijn is aanwezig met toegangcontrole (Nc216). In het trialmagazijn is een koelwand aanwezig voor koelproducten, een deel is gelabeld voor de opslag van quarantaine producten. Er is geen inventarisatielijst van de aanwezig quarantaine producten in de koelwand, de ontvangstformulieren van de quarantaine koelproducten worden in een bakje buiten de koelwand opgeslagen. Producten van een afgesloten klinisch studie kunnen hier ook opgeslagen zijn. Producten bij kamertemperatuur worden in afgesloten kasten bewaard waarbij een deel gereserveerd is voor quarantaine producten en bewaarmonsters. De ontvangstformulieren worden bij het quarantaine product bewaard. Na vrijgifte van de GO wordt het ingevoerd in het Access database. Er worden geen bewaarmonsters genomen van het GO wanneer het gaat om een etikettering activiteit van een geregistreerd product. Het logboek van de bewaarmonsters is onvolledig ingevuld de vernietiging van bewaarmonsters is niet ingevuld en gegevens zijn deels met potlood ingevuld. De temperatuurmapping van de koelwand is bij installatie uitgevoerd en de temperatuurvoelers worden jaarlijks gekalibreerd. De temperatuur in de koelwand en in het magazijn worden continu gemonitord m.b.v. het temperatuurregistratie- en bewakingssysteem. 1x/maand wordt een uitdraai van de temperatuur registratie geaccordeerd door de trial apotheker. F005/03 Bladzijde 4 van 12

5 Indien er niet genoeg ruimte is in de koelwand worden GO koelproducten ook opgeslagen in de algemene quarantaine koelcel. Quarantaine GO producten worden in de algemene quarantaine koelcel niet opgeslagen in een afgesloten ruimte gescheiden van andere quarantaine producten. Afwijkingen in de temperatuur worden niet als afwijking gedocumenteerd maar alleen vastgelegd in klinische documentatie. Een ompakruimte is aanwezig voor het verpakken/ etiketteren van GO (Nc202). Er is geen toegangssysteem tot deze ruimte. De ruimte wordt tevens gebruikt door de afdeling logistiek voor diverse activiteiten als opslag van onderhoudsmateriaal, kapstok voor kleding voor gebruik in de koelcel, afvalvat regulier geneesmiddelafval. Er zijn geen schoonmaak- en productielogboeken aanwezig van de ompakruimte. Geen omkleedregime, temperatuur in de ruimte wordt niet gemonitord. De wand in de ruimte is beschadigd. De VTGM ruimten kunnen ook worden gebruikt voor het ompakken van studiemedicatie volgens de procedure Ompakken onderzoeksmedicatie (zie 11.4.). Deze ruimten zijn niet bezocht. Producten voor de apotheek worden ontvangen in de ontvangstruimte gesitueerd in de kelder. Producten worden hier max uur opgeslagen. GO worden in het algemeen geëtiketteerd met een etiket KGO (Klinisch Geneesmiddelen Onderzoek). GO worden naar centrale apotheek gebracht voor ontvangst Documentatie De volgende procedures zijn ingezien: Starten van een klinisch geneesmiddelonderzoek documentnr Alle klinische studies die door de trialapotheker worden gecoördineerd zijn ingevoerd in een digitaal Trial BeheerSysteem (TBS). Voor start van de studie moeten er contracten met onderzoeker, loonbedrijven aanwezig zijn. Verschillende templates zijn aanwezig o.a. standaard inhoudsopgave voor onderzoeksdossier, contract met onderzoeker. Ontvangstprocedure documentnr Bij de ontvangstprocedure zitten 3 checklisten (bijlage eerste ontvangst van een charge binnen EU, eerste ontvangst van een charge buiten EU en, bijlage ontvangst van een eerder ontvangen charge). Specifieke controles voor ontvangst van geregistreerde geneesmiddelen bestemd voor het verpakken tot GO door het EMC zijn niet in deze checklisten opgenomen. Voor deze specifieke situaties wordt de checklist eerste charge binnen EU gebruikt, waarin vervolgens veel doorhalingen worden gedaan. Ook ontbreken controles voor medicatie die ongelabeld (zgn. naked vials) worden ontvangen. Specifieke controles t.g.v. het ongelabeld zijn van de medicatie ontbreekt op de checklist bv. het intact zijn van de verpakking bij ontvangst. In het kwaliteitssysteem is niet vastgelegd hoe de status van een gekwalificeerde leverancier wordt gedocumenteerd. Een formele kwalificatie van een leverancier ontbreekt hierdoor. Hierdoor is het onduidelijk hoe bij de ontvangst van een GO er een controle op de goedgekeurde status van de leverancier wordt uitgevoerd. In de ontvangstprocedure is dit niet nader omschreven. In het stroomschema voor het ontvangstproces is heranalyse genoemd als mogelijkheid bij ontvangen product bestemd voor GO wat niet voldoet aan de specificaties. Een OOS procedure is niet aanwezig. Ook een contract met een laboratorium voor het uitvoeren van een heranalyse is niet aanwezig. Wat er met deze paragraaf wordt bedoeld is niet duidelijk. In de paragraaf over bewaarmonsters ( ) is vermeld dat van elke charge een monster wordt genomen. Dit wordt niet nageleefd. Ook vermeldt de procedure de mogelijkheid dat een bewaarmonster uitsluitend buiten de EU wordt bewaard. Volgens GMP Annex 3 item 37 is dit niet toegestaan. Ompakken onderzoeksmedicatie documentnr In de procedure is vermeld dat ruimte Nc-202 wordt gebruikt bij ompakken van gesloten product. In geval van open product wordt volgens de procedure uitgeweken voor het ompakken van onderzoeksmedicatie naar een VTGM ruimte. In de procedure is niet aangegeven in welke VTGM ruimte dit gebeurt, voor welke type handelingen, en welke producten (bv. risicovolle stoffen versus niet risicovolle stoffen en niet steriele vs. steriele producten). Een change-over procedure voor het gebruik van een VTGM ruimte voor GO ontbreekt. Er is geen instructie voor het opstellen van een randomisatie lijst. Het ompakken kan ook uitgevoerd worden door een logistieke medewerker afhankelijk van de complexiteit van de handelingen. Er staat niet beschreven of een logistieke medewerker ook bv. het uitvullen van potjes mag uitvoeren en wat voor basistraining gevolgd moet worden voor deze handelingen. F005/03 Bladzijde 5 van 12

6 Starten van een klinisch geneesmiddelen onderzoek Amendementen worden via een mailing van de METC doorgegeven. De mailing wordt gearchiveerd in het onderzoeksdossier. In het onderzoeksdossier wordt niet schriftelijk vastgelegd welk amendement goedgekeurd is en wat de impact is op het onderzoeksmedicatie Productie De volgende onderzoeksdossiers zijn ingezien: 2 sterktes en placebo. Het onderzoeksdossier bestaat uit een inhoudsopgave van het dossier waarop de aanwezigheid van verschillende documenten wordt afgeparafeerd. De volgende documenten zijn o.a. aanwezig: de master aanvraagformulier, master ompakprotocol, contracten met onderzoeker en loonbedrijven,de randomisatielijst, de uitgevoerde ompakprotocollen inclusief QP certificaten, de ontvangstdocumentatie van het verpakte commercieel product. De randomisatie wordt door de apotheek uitgevoerd en door een 2 e persoon gecontroleerd en afgetekend op de aanvraagformulier. Op inhoudsopgave van het onderzoeksdossier zijn de documenten die in het postverwerkingssysteem staan, niet afgeparafeerd. Er is geen controle dat alle effectieve documenten daadwerkelijk in aanwezig zijn. Op een checklist ontvangst staat aangegeven dat een QP vrijgiftecertificaat niet aanwezig is, terwijl het verpakte commercieel product wel is goedgekeurd. Er zijn geen vervolgacties ingevuld. Een aantal ompakprotocollen van placebo en verum zijn bekeken. Er is geen checklist voor de line clearance opgenomen in het protocol, er is alleen een aftekening voor ompakruimte schoon. Het uitvullen van tabletten in flacons wordt volgens ompakprotocol uitgevoerd in de ompakruimte, onduidelijk is welke ruimte hiermee wordt bedoeld (zie ook 11.4 procedure ) en waar dit is uitgevoerd. Er is geen controle/instructie van de vernietiging van etiketten. studie Voor deze studie is in 2012 een deskaudit uitgevoerd bij de producent. Deze audit bestond uit 3 onderdelen: een beoordeling van de productie faciliteit, IMPD en naleving van Annex 13. Er is geen samenvatting van de auditbevindingen van deze 3 onderdelen en een formele eindbeoordeling van de producent vastgelegd. Er is alleen een brief aanwezig richting de onderzoeker dat de producent geaccepteerd is. Onduidelijk is of dit conform de toen geldende versie van de externe audit procedure is uitgevoerd. De GO bleek geleverd zonder temperatuurlogger op terwijl op het afleveretiket door EMC een bewaarconditie C is vermeld. Afspraken over bewaarcondities tijdens transport en controle bij ontvangst ontbreken. De medicatie is geleverd als bulk tabletten in ongelabelde flacons (naked vials). Er zijn met de leverancier geen nadere afspraken gemaakt over identificatie, verpakken en verzegeling van de zending. Ook is er geen instructie aan de medewerkers voor aanvullende controles hierop (zie ook sectie 11.4). De procedure ontwerp etiketten voor KGO is gezien. De procedure beschrijft het ontwerpen van etiketten conform Annex 13 op patiëntniveau. Hierbij is het mogelijk dat een GO als zodanig naar de patiënt gaat, of via de VTGM afdeling voor reconstitutie alvorens het wordt afgeleverd Kwaliteitsbewaking Niet van toepassing 11.7 Uitbestede activiteiten Het contract met. is bekeken, een tabel is aanwezig waarin de verantwoordelijkheden tussen en EMC is vastgelegd, geen opmerkingen Klachtenbehandeling, productdefecten en terugroepen van producten De procedure retour/restanten beschrijft uitsluitend het vernietigen van medicatie. De werkwijze bij ontvangst van retourmedicatie, de beoordeling hiervan en de afhandeling tot aan het moment van vernietigen is niet in een procedure vastgelegd. F005/03 Bladzijde 6 van 12

7 De procedure klachten en incidenten is een algemene apotheek procedure. In het centrale klachten systeem van het EMC heeft de afdeling een eigen locatie. 2x per jaar wordt een overzicht van de klachten naar de afdeling trials gestuurd. Dit wordt geëvalueerd en gebruikt als input voor audits. De procedure recall is een algemene apotheek procedure. In het Trial Beheer Systeem (TBS) zijn alle leveringen van GO op chargenummer vastgelegd. De werkwijze bij het uitvoeren van een eventuele recall is gelijk aan het maken van een drug-accountability lijst. Dit wordt met regelmaat uitgevoerd Zelfinspectie Auditors zijn getraind en zijn afkomstig uit de diverse afdelingen van de apotheek. Een auditteam wordt gemengd samengesteld vanuit de afdelingen. In een 3-jaarlijkse planning komen alle relevante GMP onderwerpen op de afdelingen aan bod. De voortgangsbewaking op de actiepunten wordt uitgevoerd door QA. In 2015/2016 zijn de audits volgens planning uitgevoerd Distributie en verzending Er is een procedure leveren studiemedicatie aan andere centra. Deze is niet in detail beoordeeld. Alle studiemedicatie die wordt gebruikt binnen het EMC wordt door de apotheek op naam gesteld afgeleverd. Er is een uitzonderingsprocedure voor trials met spoedmedicatie. Hiervan kan een kleine voorraad op de afdeling, b.v. IC, worden bewaard onder strikte voorwaarden. In deze situatie wordt 2x/jaar de opslag en drug-accountability geaudit door de apotheek Site Master File Er was geen Site Master File beschikbaar Er was een Site Master File beschikbaar, 01 versie 3 nummer. Ondergetekenden beoordelen deze SMF als onvoldoende. De locatie van het primair verpakken voor risicovolle en niet risicovolle stoffen is niet beschreven. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken De EMC heeft een uitgebreide fabrikantenvergunning voor vrijgifte, primair verpakken, secundair verpakken en invoer van geneesmiddelen voor onderzoek. Sinds het vorig bezoek zijn slechts enkele activiteiten daadwerkelijk uitgevoerd. De EMC heeft toegezegd om aan de Minister te verzoeken om de fabrikantenvergunning te beperken tot de volgende activiteiten: Bijlage 2 deel 1: vrijgifte van niet steriele producten (medische gassen), primair verpakken tabletten en secundair verpakken van geneesmiddelen voor onderzoek. Bijlage 2 deel 2: vrijgifte van steriele producten (aseptisch bereid) en biologische producten (celtherapie-, gentherapie- en biotechnologieproducten) en locatie van de fysieke invoer. Bij het inspectiebezoek zijn uitsluitend de bovenstaande activiteiten beoordeeld op GMP Wettelijke bepalingen (bevindingen) EMC huurt van de firma een magazijnruimte aan de Ebweg 7 te Barendrecht die zij zelf exploiteert. In dit magazijn lagen in stellingen diverse infuusvloeistoffen met de status geneesmiddel (RVG nummer) op voorraad. Deze externe locatie beschouwt de inspectie niet als een lokaal behorende tot de apotheek van het Erasmus MC. De inspectie ziet de activiteiten op deze externe locatie tezamen met de activiteiten op het logistiek centrum in als vergunningsplichtige groothandelsactiviteiten. Op de locatie Ebweg 7 te Barendrecht rust geen groothandelvergunning ex artikel 18, eerste lid van de Geneesmiddelenwet. Het EMC heeft vergunning voor de vrijgifte van biologische producten (celtherapie-, gentherapie- en biotechnologieproducten) en geïmporteerde terminaal gesteriliseerde producten voor klinisch onderzoek. Het invoeren van tussenproducten voor verder verwerking en het primair verpakken van harde capsules en zetpillen voor klinisch onderzoek. Sinds de verlening van de vergunning hebben deze activiteiten niet plaatsgevonden. IGZ wijst in dit verband op F005/03 Bladzijde 7 van 12

8 artikel 23 Geneesmiddelenwet. Hierin is gesteld dat een verleende vergunning kan worden ingetrokken indien er geen activiteiten plaatsvinden waarvoor deze vergunning is verleend. Indien er bij een volgend inspectiebezoek geen activiteit is geweest op dit punt zal de procedure worden gestart de vergunning op dit punt in te trekken Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een handelsvergunning (marketing authorisation). Niet van toepassing Monstername door inspecteur Niet van toepassing 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: IGZ CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen Bedrijf (geïnspecteerde) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definition of Significant GMP Deficiencies 15. Lijst van tekortkomingen: GMP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Het gebruik en de ruimten in gebruik voor het ompakken van studiemedicatie voldoen niet op de volgende punten: Verpakken wordt uitgevoerd in ruimte Nc202. Deze bereidingsruimte wordt gedeeld met de afdeling logistiek en is niet afgewerkt conform GMP (EU-GMP hfd.3:3.9). Dit blijkt uit: o Er is geen productie- en schoonmaaklogboek (EU-GMP hfd. 4: 4.31) o Er is geen kledingprocedure (EU-GMP hfd 2: 2.18) o Er is geen aanduiding buiten de ruimte welk product verwerkt wordt (EU-GMP hfd. 5:5.12). o Een muur in de ruimte is beschadigd (EU-GMP hfd. 3: 3.2). o Er is geen toegangscontrole (EU-GMP hfd. 3: 3.5). Verpakken kan worden uitgevoerd in de VTGM ruimten. Deze situatie is onvoldoende in procedures vastgelegd: o In de procedure ompakken is onvoldoende vastgelegd in welke situaties naar deze ruimten wordt uitgeweken. o Er is geen change-over procedure voor het verpakken van studiemedicatie in deze ruimten. o Uit het batchprotocol blijkt onvoldoende welke ruimte moet worden gebruikt Onvolkomenheden in het bewaren van retentiemonster: Er worden geen retentiemonsters genomen van geregistreerde producten die door EMC alleen worden geëtiketteerd als GO. De paragraaf in de procedure Ontvangstcontrole over bewaarmonsters wordt niet nageleefd. F005/03 Bladzijde 8 van 12

9 Het logboek van de bewaarmonsters is onvolledig ingevuld, de vernietiging van bewaarmonsters is niet ingevuld en gegevens zijn deels met potlood ingevuld De procedure ontvangstcontrole vermeld de mogelijkheid dat een bewaarmonster uitsluitend buiten de EU wordt bewaard terwijl dit niet is toegestaan. (EU-GMP Annex 13: 37, hfd. 4) 15.3 Overige Er is geen overzichtslijst van gebruikte leveranciers en loonbedrijven waardoor er onvoldoende inzicht is wat de status van deze bedrijven is. In de ontvangstprocedure van studiemedicatie is niet vastgelegd hoe de status van een leverancier kan worden gecontroleerd. (EU-GMP hfd. 1:1.4 vii) Er is geen deviatieprocedure. Afwijkingen in de temperatuur in de opslagruimten worden niet als afwijking gedocumenteerd maar alleen vastgelegd in klinische documentatie. ( EU-GMP hfd 1:1.4 viii) De procedure voor de ontvangst van geïmporteerde producten is incorrect op diverse punten: Er is geen aparte ontvangstchecklist voor commercieel product die nog omgepakt moet worden voor de klinische studie en voor ontvangst van naked vials. De procedure beschrijft de mogelijkheid voor heranalyse bij ontvangst van producten die niet voldoen aan specificaties terwijl de voorwaarden hiervoor ontbreken. (EU-GMP hfd.5: 5.3) De traceerbaarheid van changes is onvoldoende gedocumenteerd; bijvoorbeeld: de validatie van apparatuur is uitgevoerd maar niet aangegeven in de change, aanpassingen van master etiketten uitgevoerd maar niet vastgelegd in de change. (EU-GMP Annex 15: 43,44) Onvolkomenheden in trainingsdocumentatie: Inwerkschema assistente verwijst naar procedures die vervallen zijn. (Basis) training van logistieke medewerkers voor ompak activiteiten niet vastgelegd. (EU-GMP hfd.2: 2.10) Studiemedicatie geëtiketteerd met bewaarconditie C maar is niet met temperatuurloggers verzonden. (EU-GMP Annex 13) De vernietiging van etiketten na ompakken is niet vastgelegd in het ompakprotocol. (EU-GMP hfd.5: 5.62) Quarantaine GO producten worden, in de algemene quarantaine koelcel, niet opgeslagen in een afgesloten ruimte gescheiden van andere quarantaine producten. (EU-GMP Annex 13) Er is geen inventarisatie van de klinische materialen aanwezig in de quarantaine koelwand, producten van een afgesloten klinische studie kunnen hier ook opgeslagen zijn. (EU-GMP Annex 13:12) F005/03 Bladzijde 9 van 12

10 Onvolkomenheden in het onderzoeksdossier: In het onderzoeksdossier wordt niet gedocumenteerd welk amendement van de METC is goedgekeurd en wat de impact is op de onderzoeksmedicatie. Er is geen controle dat de geldige documenten volgens inhoudsopgave opgeslagen in ook aanwezig zijn. Op checklist ontvangst staat aangegeven dat een QP vrijgiftecertificaat niet aanwezig is, terwijl het verpakte commercieel product wel is goedgekeurd. Er zijn geen vervolgacties ingevuld. (EU-GMP Annex 13: 9, hfd. 4) In een bereidingsprotocol voor GO is geen checklist voor de line clearance opgenomen, er is alleen een aftekening voor ompakruimte schoon, dit bevat onvoldoende details. Er is geen controle/instructie van de vernietiging van etiketten. (EU-GMP Annex 13: 24) In de rapportages van externe audits (toeleveranciers) ontbreekt een samenvatting van de auditbevindingen en een eindbeoordeling van de producent. Onduidelijk is of dit conform externe audit procedure is uitgevoerd. (EU-GMP hfd.7: 7.5) Er is geen instructie voor het opstellen van een randomisatie lijst. (EU-GMP Annex 13: 22) De procedure retour/restanten beschrijft niet de werkwijze bij ontvangst van retourmedicatie, de beoordeling hiervan en de afhandeling tot aan het moment van vernietigen. (EU-GMP hfd. 4.29) Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke Op het adres Ebweg 7 te Rotterdam geëxploiteerd door het MC Erasmus wordt een groothandel gedreven zonder groothandelsvergunning, ex artikel 18, eerste lid Geneesmiddelenwet Aanbevelingen Niet van toepassing. 16. Commentaar van de inspecteurs op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Geen opmerkingen over de plan van aanpak voor de belangrijke tekortkomingen. Aanbevelingen voor verdere acties door bedrijf: Geen aanbevelingen F005/03 Bladzijde 10 van 12

11 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat Erasmus Medisch Centrum, Wytemaweg 80, 3015 CN te Rotterdam wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GMP (bijgesloten is het GMP certificaat). voldoet aan GMP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen (15.1 t/m 15.3) als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GMP. Volgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of de plannen daadwerkelijk geïmplementeerd zijn en of het kwaliteitssysteem wordt nageleefd. Afsluiten inspectie Met dit rapport wordt het inspectiebezoek van 28 juni en 12 juli 2016 afgesloten. Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg Handtekening: Datum: Naam: Coördinerend/Specialistisch Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F005/03 Bladzijde 11 van 12

12 Definition of Significant Deficiencies 1 Critical Deficiency: A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal. 2 Major Deficiency: A non-critical deficiency: which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation; or which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice; or (within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation; or which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties; or a combination of several other deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such; 3. Other Deficiency: A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice. (A deficiency may be other either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical). F005/03 Bladzijde 12 van 12