Versneld en cntinu verbeteren van de perfrmance en de resultaten van uw medewerkers en rganisatie. Perfrmance en rendementsverbetering van uw rganisatie is de fcus waarp de activiteiten van Kenneth Smit Cnsulting zijn gericht. Wij hebben instrumenten ntwikkeld die in de praktijk uiterst effectief blijken m p krte termijn zwel de perfrmance van uw medewerkers als de resultaten van uw rganisatie te vergrten, met een langdurig effect en rendement. Eén van deze verbeterinstrumenten is de Verbeter Wrkshp. Middels deze cmpacte en cncrete methdiek kunnen wij u, uw medewerkers en uw rganisatie effectief ndersteunen bij het realiseren van een succesvllere perfrmance, nu en in de tekmst. Kenneth Smit Cnsulting -1-
Waarm is het vaststellen en mbiliseren van de aanwezige talenten binnen uw rganisatie van grt belang? Het traceren en mbiliseren van de aanwezige talenten binnen uw rganisatie is van essentieel belang m succesvl te zijn en blijven als rganisatie. Uit tal van nderzeken blijkt dat een gericht signaleren, stimuleren en inzetten van de aanwezige talenten van medewerkers, managers en directie één van de belangrijkste redenen is waarm mensen zich met een rganisatie blijven verbinden en gemtiveerd velen tt het leveren van prestaties. Uit minstens zvele nderzeken blijkt dat deze talenten, het menselijk kapitaal van de rganisatie, de meest nderscheidende factr is en waarschijnlijk één van de belangrijkste succesfactren. Het gericht inzetten van deze aanwezige talenten is daarm synniem vr het als rganisatie vergrten van het eigen succes en verbeteren van het ndernemingsrendement. Veranderingen binnen rganisaties vlgen elkaar steeds vaker en sneller p. Dit is begrijpelijk mdat k de externe mgeving (klanten, markten, samenleving en regelgeving) steeds sneller verandert. Dit betekent dat er vr rganisaties een belangrijke cncurrentiefactr is bijgekmen. De mate waarin zij in staat zijn m snel en effectief p deze veranderingen in te spelen, bepaalt in tenemende mate het succes van een rganisatie. Het zijn vral de mensen die het meten den. Drslaggevend vr het nderscheidend vermgen zijn met name de mensen en de wijze waarp hun talenten binnen uw rganisatie effectief wrden ingezet. De mate waarin zij erin slagen m samen met elkaar de gewenste delen en veranderingen efficiënt en effectief in te vullen, is drslaggevend vr het huidige en tekmstige succes van uw rganisatie. Het gericht mbiliseren van de binnen uw rganisatie aanwezige talenten, kennis en kwaliteiten en het samen actief en planmatig ppakken van verbeteringen staat centraal binnen de Verbeter Wrkshp van Kenneth Smit Cnsulting. Een plan f advies kan ng z ged zijn, maar is pas waardevl als het stimuleert en daadwerkelijk wrdt uitgeverd Kenneth Smit Cnsulting -2-
Wat zijn de uitgangspunten? He het beste de aanwezige talenten binnen en van uw rganisatie te mbiliseren en te richten p een succesvllere perfrmance is znder meer maatwerk. Dat wil zeggen: er bestaat geen generieke en standaard aanpak die veral tepasbaar is. De aanwezige talenten evenals de verbetervraagstukken (welke zaken meten verbeteren en he) zijn immers grtendeels uniek en vragen m een p maat gesneden aanpak. Onze aanpak is erp gericht m deze talenten en verbetermgelijkheden in nauwe samenwerking met u en uw medewerkers p te spren en te mbiliseren. Vanaf het begin leggen wij daarm de nadruk p een actieve betrkkenheid en inbreng van de sleutelpersnen binnen uw rganisatie. Het zijn immers deze persnen die het verbeterprces in de praktijk dienen te dragen, cncreet in te vullen en vrtdurend levend dienen te huden. De ervaring leert dat hierdr versneld draagvlak wrdt verkregen vr de gewenste verbeteringen en veranderingen en deze k sneller gerealiseerd wrden. Onze rl als adviseur is dus vral ndersteunend en stimulerend en niet gericht p de vername van het prces. Dit heeft als vrdeel dat de rganisatie niet afhankelijk wrdt van de adviseur maar p eigen kracht leert he het beste zelf te acteren. Een bijkmend vrdeel van het van meet af aan mbiliseren van deze sleutelpersnen is dat er gelijk sprake is van een psitieve dynamiek binnen de rganisatie. De inzet van de adviseur blijft daarmee k beperkt tt die activiteiten waar zijn grtste tegevegde waarde ligt. Wat u f uw mensen zelf kunnen, laat hij dr hen zelf ppakken. Vaak hebben rganisaties al heel wat ged vrwerk gedaan waarp vrtgebuwd kan wrden. Het zveel mgelijk zelf leren ppakken van de verbeteringen heeft een stimulerender, langduriger en grter effect Kenneth Smit Cnsulting -3-
Vrbeelden van veel gebruikte methdieken. Hewel de aanpak per rganisatie verschilt en in nauwe samenspraak tt stand kmt, nemen wij hiernder veel gebruikte en effectieve methdieken: De vrbereidingsfase. Definitie van de centrale vraagstelling en een plan van aanpak. Samen met directie en/f management wrdt de belangrijkste verbetervraag gedefinieerd. Op hfdlijnen wrden een plan van aanpak gefrmuleerd en de te vlgen werkwijzen afgestemd. In de regel vrmt directie en/f management vanaf de start ns eerste aanspreekpunt vr alle vervlgacties en de tussentijdse afstemming. Beneming van sleutelpersnen. Essentieel is het samen benemen van de sleutelpersnen die het verbeterprces gaan trekken. In verleg met directie en management wrden deze sleutelpersnen benemd. Afhankelijk van de vraagstelling; de grtte en pbuw van de rganisatie bestaan de sleutelpersnen uit directie, management en peratinele leidinggevende - f senirmedewerkers. Diepte-interviews. In deze dieptegesprekken met de benemde sleutelpersnen gaan wij samen met betrkkenen p zek naar de kernen van prblemen en vral k de mgelijke plssingen daarvan. Van belang daarbij is k de inschatting van de rl die de geïnterviewde kan spelen in het verbeterprces. Wij maken daarbij gebruik van prfessinele scaninstrumenten (b.v. SWOT analyse, Business Prces Scan, Kritische Succes Factren analyse etc.). Deze interviews leveren zeer bruikbare inzichten p ver het aanwezige verbeterptentieel alsmede wie wat he zu kunnen verbeteren alsmede de van belang zijnde randvrwaarden. Deze input vrmt de basis vr de samenstelling van een p maat gesneden Verbeterwrkshp. Beneming taakgrepen. Vaak kmen tijdens de vrbereiding en afname van de interviews reeds gerichte mgelijkheden aan bd m verbeterzaken vrafgaand aan de wrkshp dr betrkkenen zelf nader te laten uitzeken. Z kunnen taakgrepen f individuen wrden gevraagd bepaalde nderwerpen vraf nader uit te werken en tijdens de wrkshp te presenteren. Opzet Wrkshp. Vrafgaand aan de wrkshp wrden inhudelijk prgramma en aanpak afgestemd met de pdrachtgever (het Centrale Verbeterteam). Indien er sprake is van taakgrepen wrdt met dezen k tussentijds cntact gehuden en afgestemd. Een gede vrbereiding bepaalt in hge mate het resultaat en rendement van de Verbeter Wrkshp Kenneth Smit Cnsulting -4-
De uitveringsfase. Verbeterwrkshp. Een wrkshp beslaat drgaans 1, 2 f 3 dagen. De duur is afhankelijk van de vraagstellingen en de gewenste verbeteringen (aantallen en srten). Gemiddeld genmen zijn er per wrkshp circa 10 deelnemers. Bij meer deelnemers wrdt samen met u verlegd f het raadzaam is meerdere parallelle sessies te rganiseren. Inhud en methdieken. Zals gezegd is elke wrkshp maatwerk als het gaat m inhud en werkwijze, maar ver het algemeen vlgen wij de vlgende rde draad: Beneming delstellingen en verwachtingen Inventarisatie van huidige knelpunten Inventarisatie van huidige sterktes Het richten van de verbeteringen: Benemen van de belangrijkste rganisatiedelen. Krte termijn (wat dit jaar te realiseren) Midden- tt lange termijn (wat binnen 2-5 jaar te realiseren) Benemen visie, missie en strategie Benemen van de belangrijkste markten en ntwikkelingen daarbinnen. Krte termijn (wie zijn nu nze belangrijkste klanten) Midden- tt lange termijn (als we nze marktfcus verschuiven, wie wrden nze belangrijkste klanten) Mgelijke interessante tekmstige markten Benemen van de belangrijkste cnsequenties vr de rganisatie. Het mzetten van knelpunten naar gewenste verbeteringen. Het vastleggen van een cncreet Verbeter Stappenplan. Benemen van stapsgewijze te nemen tijdgebnden acties: Wie det wat, wanneer, he en met welke uitkmsten? Organisatieplan: He rganiseren en cördineren wij dat? Cmmunicatieplan: He betrekken wij alle medewerkers hier effectief bij? Het benemen van Verbeter Teams. Omdat verbeteren een cntinue activiteit is, wrdt dit gebrgd dr b.v. per benemd verbeterveld een Verbeter Team te benemen. Dit team betrekt uit de lijn die medewerkers welke van belang zijn m de verbeteringen daadwerkelijk te realiseren en laat hen actief meedenken he dit te bereiken. Tevens wrdt vaak een Centraal Verbeterteam benemd m zrg te dragen vr een gede nderlinge afstemming van de verbeteracties. De uitvering van een Verbeter Stappenplan dient gerganiseerd te wrden en is vergelijkbaar met Prject Management Kenneth Smit Cnsulting -5-
Fllw up en brging. De uitkmsten van de Verbeterwrkshp wrden cncreet vastgelegd in een Verbeterstappenplan. Hierin staan de uitkmsten van de wrkshp beschreven evenals een gedetailleerd Verbeterplan. Dit Verbeterplan is te zien als een zeer cncrete leidraad en geeft een duidelijk huvast vr de daadwerkelijke uitvering van de geplande verbeteracties. Indien gewerkt wrdt met Verbeter Teams en een Centraal Verbeterteam bewaken deze de verdere uitwerking; realisatie van het Verbeterplan en de brging van cntinue aandacht en prgressie. De mgelijkheid bestaat m één f meerdere keren een fllw up sessie te rganiseren (1-2 dagdelen), waarbij de vrtgang actief getetst kan wrden en het Verbeterplan waar ndig verder kan wrden aangescherpt f bijgesteld. Het vasthuden aan verbeteringen en veranderingen is veel meilijker dan het terugvallen naar ude aanpakken Kenneth Smit Cnsulting -6-
Vrbeelden van wrkshps: vraagstellingen en uitkmsten Frmuleren van een inspirerende nieuwe visie en strategie. Vraagstelling: He kunnen wij in de tekmst als rganisatie meer winstgevend zijn? Op welke (nieuwe) markten meten wij ns met name richten? Wat meten wij den m deze gewenste psities te bereiken? Opdrachtgever: Financiële Dienstverlener, die haar marktaandeel de laatste 3 jaren flink zag afkalven en p zek was naar een methdiek nieuw elan en meer resultaat te creëren. Uitkmsten: - Een gezamenlijk gefrmuleerde tekmstvisie vr de rganisatie en een cncreet strategisch stappenplan p weg naar het uitbuwen van bestaande en ververen van nieuwe markten: Het maken van keuzes welke bestaande prduct-markt cmbinaties verder uit te buwen, welke af te buwen en welke nieuwe prducten waar aan te bieden. Het drvertalen van deze keuzes naar een lange termijn stappenplan: he dit te rganiseren? Het cncreet benemen van welke cnsequenties dit vr de huidige rganisatie heeft p de krte termijn en wat p hfdlijnen de belangrijkste dit jaar te realiseren cncrete veranderingen zijn. Vastleggen van visie, strategie en krte termijn stappenplan; benemen van tussentijdse mijlpalen; pstellen van een cmmunicatiestappenplan; frmeren van een Verander Prjectteam. - Een verwachte mzetgrei binnen 2 jaar van 30% en een kstendaling van 20%. Ttale duur uitveringstraject: 1 maand; inzet adviseur: 5 dagen Herpsitinering p de markt en verbeteren van de interne rganisatie Vraagstelling : He kunnen wij de marktpsitinering van nze rganisaties z verbeteren dat wij als Hlding én alle daarnder vallende ndernemingen succesvller p de markt pereren? Opdrachtgever: Nederlandse Tegelgrthandel, die recent 2 rganisaties had vergenmen en p zek was naar een effectievere en nieuwe psitinering van één van haar rganisaties; het realiseren p krte termijn van een duidelijke mzetgrei in cmbinatie met het terugdringen van peratinele ksten. Uitkmsten: - Een gedragen cncreet actieplan vr de naaste tekmst: Het frmuleren van een vernieuwende marktstrategie en psitinering Het vervangen van het verliesgevende gedeelte uit het tegelassrtiment (60%) dr tnaangevende nieuwe series, met nieuwe en meer winstgevende afzetmgelijkheden. Het strmlijnen van het interne lgistieke prces alsmede het richten en faciliteren van het verkpteam p de nieuwe delmarkten. - Een kstenreductie van 30% en een mzetgrei van 20% binnen een half jaar. Ttale duur uitveringstraject: 2 maanden; inzet adviseur: 10 dagen Kenneth Smit Cnsulting -7-
Effectiever en efficiënter samenwerken. Vraagstelling: He kunnen wij bttlenecks in het huidige prductieprces p krte termijn pheffen zdat wij nze uitlevering van prducten aanzienlijk verbeteren richting nze afnemers, zwel qua tijdigheid, kwaliteit als kwantiteit? (en daarmee ksten terugbrengen en winstgevendheid verbeteren)? Welke cnsequenties heeft dit vr de huidige rganisatiestructuur en aansturing? Opdrachtgever: Nederlandse prducent van industriële pmpen, dchternderneming van Amerikaanse Hlding. Uitkmsten: - Een gedragen cncreet actieplan vr de kmende 3 jaren; prichting van 4 Verbeter Teams (Verkp, Prductie, Inkp & Lgistiek, Technische ntwikkeling en Kwaliteitsbewaking) rapprterend aan het Centrale Verbeterteam (Directeur is vrzitter). Middels een gezamenlijk pgesteld cmmunicatieplan zijn alle verbeteracties stapsgewijs aan alle medewerkers gecmmuniceerd. Binnen 4 maanden zijn alle bttlenecks aangepakt en verbeterd. Verbeter Teams en Centraal Verbeterteam kwamen 1x per maand bij elkaar (aflpend naar 1x per 2 maanden en 1 x per kwartaal). Verbeteringen werden actief gevlgd middels gerichte rapprtages en bijeenkmsten. - De mzet is ver het afgelpen half jaar met 40% gestegen; de ksten zijn met 20% teruggebracht; de levertijd is gemiddeld met 30% verkrt en de gemeten prductkwaliteit (eindcntrle) met 40% gestegen. Ttale duur uitveringstraject: 6 maanden; inzet adviseur: 20 dagen. Fllw up: 1x per kwartaal tetst de adviseur aan de hand van het Verbeter Stappenplan de vrtgang samen met het Centraal Verbeterteam en verstrekt aanvullende adviezen. Het succes van de Verbeter Wrkshp methde is niet zzeer het enthusiasme en de eufrie p dat mment, maar vral de trts die mensen velen en uitstralen als ze zelf zaken in hun vrdeel weten te verbeteren én hierdr de gestelde delen weten te realiseren Kenneth Smit Cnsulting -8-
Wat levert deze aanpak u p? Het mbiliseren van de aanwezige kennis en talenten (het meer laten renderen van het aanwezige kapitaal) binnen uw rganisatie. Het psitief en effectief richten daarvan p een effectievere en efficiëntere interne en externe samenwerking en perfrmance. Meer duidelijkheid ver de gewenste kers van uw rganisatie. Een cncreet, breed gedragen en gericht Verbeter Stappenplan. Het enthusiasmeren en stimuleren van medewerkers zdat deze actief de verbeteracties dragen en daadwerkelijk uitveren. Het genereren van een psitieve dynamiek waardr de gebruikelijke weerstand vr veranderingen wrdt weggenmen. Het realiseren van psitieve en herkenbare resultaten p krte termijn met een langdurend effect. Het effectiever en efficiënter kunnen inspelen p veranderingen en het realiseren van de gewenste verbeteringen nu en in de tekmst. Graag verleggen wij met u wat Kenneth Smit Cnsulting cncreet vr uw rganisatie kan betekenen. Kenneth Smit Cnsulting Paradijslaan 42a, 5611 KP Eindhven Tel. 040-2438464 Website www.kennethsmitcnsulting.cm Kenneth Smit Cnsulting -9-