He kan uw verheidsrganisatie prfessinalisering en verduurzaming van het inkpprces bewerkstelligen He kan uw verheidsrganisatie prfessinalisering en verduurzaming van het inkpprces bewerkstelligen UITWERKING VAN DE BESPROKEN WERKWIJZE
HOE KAN UW OVERHEIDSORGANISATIE PROFESSIONALISERING EN VERDUURZAMING VAN HET INKOOPPROCES BEWERKSTELLIGEN UITWERKING VAN DE BESPROKEN WERKWIJZE Geachte heer, Dit is het stappenplan dat wij vr u hebben gemaakt naar aanleiding van nze bespreking. Onderwerp van gesprek was de cmbinatie van prfessinalisering en verduurzaming van de inkp vr uw verheidsrganisatie. Dit stappenplan dient k als fferte. Uw verheidsrganisatie heeft de kers vr een duurzame tekmst vastgelegd. Daarbij meten ecnmische, eclgische en sciaal culturele ntwikkeling hand in hand gaan. Om haar ambities waar te maken heeft uw rganisatie beslten m aan duurzaam inkpen een hge pririteit te te kennen. Uw rganisatie kpt jaarlijks vr ruim hnderd miljen prducten, diensten en werken in. Bij het pstellen van de specificaties en de leverancierskeuze kunnen belangrijke duurzaamheidsdelstellingen geïntegreerd wrden in het inkpprces. Uw rganisatie staat vr de grte uitdaging m de haar beschikbaar gestelde middelen z efficiënt mgelijk in te zetten. Enerzijds wil zij het bedrijfsleven z veel mgelijk stimuleren, anderzijds heeft uw rganisatie zich delen gesteld p het gebied van duurzaamheid. Deze cmbinatie van delen nemen wij als uitgangspunt vr de aanpak van de prfessinalisering van de inkpfunctie en het realiseren van duurzame inkpresultaten. De ntwikkeling van duurzame inkp is gebaat met prfessinele inkp. De ambitie van u is efficiency en verduurzaming hand in hand te laten gaan. Daarbij zijn gede hulpmiddelen ndig. Welke hulpmiddelen effectief zijn, zullen wij in nze aanbevelingen aangeven en mtiveren. De ntwikkeling zal dan, in samenwerking met u in de implementatiefase wrden pgepakt. ELKE VERANDERING START MET AMBITIE Samen met de Grene Zaak rganiseerde u met De Grene Zaak een rndetafel gesprek ver het versnellen van de verduurzaming van de Nederlandse ecnmie. Het del was zicht te krijgen p de huidige praktijk van het duurzaam ndernemen en de mgelijkheden m een impuls te geven aan (de tepassing van) duurzame innvaties. Dit rndetafelgesprek was het startpunt van het cntact tussen u w rganisatie en Jst Reedijk (Green- Cnsultant). De gesprekken die daarp vlgden leidden tt het verzek m dit vrstel aan uw verheidsrganisatie Wij bieden dit vrstel met veel plezier aan en hpen dat het aansluit bij de ambitie die wij in de gesprekken mchten preven. Jst Reedijk, Gert Walhf. Datum Green-Cnsultant - inf@green-cnsultant.nl - Tel. 06-51861495 Trids 1
GRAFISCH OVERZICHT STAPPENPLAN De duur van de stappen 1 en 3 zijn ged te verzien en daardr in te plannen. De duur van de stappen 2 en 4 wrden vral beïnvled dr uw rganisatie en haar besluitvrming. Mgelijke ndersteuning bieden wij bij deze stappen graag aan p basis van nacalculatie. De duur van stap 5 wrdt uitgewerkt in stap 3. Stap 5 willen wij graag begeleiden. In stap 5 wrden de resultaten van nze samenwerking met uw rganisatie verzilverd.. Met nze directe betrkkenheid nemen wij graag mede verantwrdelijkheid vr de implementatie (stap 5). Wij zien de implementatiefase als een belangrijke en intensieve fase die dr een interne prjectleider, ged ingeregeld en gestuurd met wrden. Green-Cnsultant - inf@green-cnsultant.nl - Tel. 06-51861495 Trids 2
BESCHRIJVING STAPPENPLAN STAP 1. Resultaten: Een helder gestructureerd verzicht van de ambities van de Prvincie p het gebied van inkp en duurzaamheid. Deze ambities plaatsen wij in het rapprt naast hetgeen er tt nu gerealiseerd is dr de Prvincie p dit gebied. Tevens krijgt u inzicht in de mate van prfessinaliteit van de inkpfunctie zals deze nu functineert. Heldere aanbevelingen ver he de inkpfunctie verder te prfessinaliseren. Een verzicht van welke resultaten p het gebied van duurzaamheid mgen wrden verwacht en de randvrwaarden die van belang zijn. De aanbevelingen zijn praktisch van aard. Drlptijd 4 weken. STAP 2. Resultaten: Een berdeling van en besluit ver de aanbevelingen dr de pdrachtgever. Frmat vr het implementatieplan. De drlptijd is, met een slag m de arm, 4 weken. STAP 3. Resultaten: Gefaseerd implementatieplan. In het plan zijn de delstellingen SMART gefrmuleerd. Alle delen vrzien wij van een schatting van de bendigde inspanningen dr medewerkers van de prvincie en eventuele externe ndersteuning. Afhankelijk van een prjectgerichte f meer prgrammagerichte aanpak zal het plan zveel mgelijk inzicht geven in de te verwachten ksten vr interne medewerkers en externe ndersteuning. Drlptijd 4 weken. STAP 4. Resultaten: Berdeling van en besluit ver het implementatieplan dr de pdrachtgever. De planning van dit berdelingsmment zullen we afstemmen p de begrtingscyclus van de prvincie. Hierdr kunnen financiele cnsequenties meegenmen wrden in de vrbereiding vr de begrting 2012. De drlptijd is, met een slag m de arm, 3 weken. STAP 5. Resultaten: Uitgeverd implementatieplan. De drlptijd is sterk afhankelijk van de aanbevelingen en de gekzen aanpak. Wij hebben de planning tt eind 2012 dr laten lpen aangezien veranderingen drlptijd vragen en tijdens de verbuwing de winkel pen met blijven. Green-Cnsultant - inf@green-cnsultant.nl - Tel. 06-51861495 Trids 3
WAAROM GERT EN JOOST? Jst Reedijk is een gedreven, dienstbare en resultaatgerichte persnlijkheid. Hij is eigenaar van het bedrijf Green-Cnsultant. Met zijn bedrijf is hij partner van de Grene Zaak. Hij heeft een grte veranderkundige kennis en ervaring pgedaan in cmmerciële- en verheidsrganisaties. Hij treedt meestal p als interim prject/implementatie/prces manager. Gert Walhf cmbineert de activiteiten als adviseur en interim manager met zijn werk als Lectr Inkpmanagement aan de Hanzehgeschl Grningen. Als adviseur hudt hij zich vral bezig met vraagstukken p het gebied van het ntwikkelen van inkpprfessinaliteit (prces en rganisatie) en samenwerking. Hij heeft pdrachten uitgeverd bij publieke- en private rganisaties. Meer infrmatie is te vinden p www.gertwalhfadvies.nl. De cmbinatie van Jst Reedijk, Green-Cnsultant en Gert Walhf levert uw rganisatie actuele kennis en ervaring p het gebied van duurzaamheid en inkp p. Jst en Gert zijn praktisch ingesteld en resultaatgericht. Ze zijn gewend m samen te werken in grte cmplexe rganisaties. Zij hebben een actief netwerk p inkp- en duurzaamheidsgebied. Beiden maken deel uit van het inkpersnetwerk SEPP (www.sepp.nu). VOORWAARDEN EN CONDITIES Cntractpartij is Green-Cnsultant Green-Cnsultant maakt afspraken met gertwalhfadvies vr de uitvering van dit prject. Werktijd tijdens OV-tijd wrdt gedeclareerd vlgens de GC-nrm Fixed-price nderdelen wrden tt 70% van het afgesprken bedrag gefactureerd, 30% wrdt gefactureerd bij plevering van het afgesprken prduct. Facturering eind van de maand p basis behaalde resultaten Betaling binnen 30 dagen na ntvangst factuur. Wij gaan er van uit dat sleutelmedewerkers vr ns bereikbaar zijn en geïnterviewd kunnen wrden ver inkp- en duurzaamheidsnderwerpen. Wij stellen het bijznder p prijs als de prvincie secretariële ndersteuning biedt m de afspraken tussen ns en haar medewerkers te maken. De fixed-price nderdelen bieden wij aan p basis van de randvrwaarde dat een aantal (inkp)dcumenten vr ns ter inzage beschikbaar is. Het betreft de laatste exemplaren van het inkpbeleidsplan, het inkpjaarverslag, de categrie indeling van prducten en diensten en een spend-analyse. KOSTEN EN GLOBALE DOORLOOPTIJD Green-Cnsultant - inf@green-cnsultant.nl - Tel. 06-51861495 Trids 4
Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Inventarisatie stappen a t/m g, drlptijd 4 weken Fixed price : bedrag,= Besluit ver aanbevelingen, drlptijd 4 weken Naar behefte.b.v. nacalculatie en alleen na verleg Implementatieplan drlp ruim 4 weken Fixed price: bedrag,= Besluit ver implementatieplan, drlptijd 4 weken Naar behefte.b.v. nacalculatie en alleen na verleg Uitvering implementatieplan t/m eind 2012 Naar behefte en.b.v. aanvullende fferte Jst Reedijk Vr akkrd: uw handtekening Namens Green Cnsultant Namens uw rganisatie Datum: Green-Cnsultant - inf@green-cnsultant.nl - Tel. 06-51861495 Trids 5