Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Orange Pharma B.V. te Raalte, op 3 november Utrecht, 2016

Transcriptie

1 Eindrapprt van het GDP inspectiebezek aan Orange Pharma B.V. te Raalte, p 3 nvember 2015 Utrecht, 2016

2 1. Geïnspecteerde lcatie(s): Orange Pharma B.V. Beierstraat 10D Raalte Dcumentnummer: V Eindrapprt 2. Activiteiten: Aanschaffen (inkp, eigenaarschap) Opslag (eigen pslag, niet uitbesteed) Afleveren (fysiek en/f verkp niet uitveren) Uitveren (fysiek afleveren en/f verkp) Bemiddelaar/Brker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 03 nvember Inspecteur(s): Expert(s): 5. Nummer vergunning Farmatec aanvraagnummer Registratie API Distributeur Opiumntheffing Naam van expert/assessr: Niet van tepassing Naam van de Cmpetent Authrity(ies): Niet van tepassing G Datum vrige inspectie: 14 april 2015 Naam van inspecteur(s) vrige inspectie: 7. Intrductie: Orange Pharma B.V. (hierna Orange Pharma) is een grthandel pgericht dr vier apthekers. Zij bestellen geneesmiddelen, vrnamelijk bestemd vr de uitver naar, bij een andere grthandel ( ). De geneesmiddelen wrden uitsluitend besteld nadat er een rder vr is geplaatst. Bij deze herinspectie is vrnamelijk gekeken naar de uitvering van het plan van aanpak dat naar aanleiding van het vrige inspectiebezek is pgesteld met als del de tekrtkmingen die ten gecnstateerd zijn p te heffen. Belangrijkste veranderingen sinds de vrige inspectie: Niet van tepassing. Internatinale samenwerking: De Cmpetent Authrity van het land waar de inspectie plaatsvnd was <niet> geïnfrmeerd en nam <niet> deel aan de inspectie. Niet van tepassing. F132/01 Bladzijde 2 van 11

3 8. Del en reden van de inspectie: GDP rutine Melding Aanvraag Farmatec Anders, Tetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsner vr gede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten/nderwerpen: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit V 1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem V 8 Klachten 11.1 (kwaliteitbeheersing) 11.6 V V V V V V Persneel/Respnsible Persn (RP) V Bedrijfsruimte en uitrusting V Dcumentatie (.a. in- en verkp) Kwalificatie leveranciers/ pdrachtgevers en klanten Ontvangst, pslag en rderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen V V V V Returen Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Verver De nderdelen die zijn vrzien van een V zijn nderwerp geweest van inspectie. De nderdelen die zijn vrzien van een N zijn niet van tepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De nderdelen die zijn vrzien van een X zijn geen nderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:, Respnsible Persn (RP), eigenaar, eigenaar 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekrtkmingen: 11.0 Fllw-up tekrtkmingen vrige inspectie In dit nderdeel zijn de kritische en/f belangrijke tekrtkmingen in het rapprt van het bezek van 14 april 2015 herhaald met in cursief een beschrijving van de situatie, zals aangetrffen tijdens de inspectie van 3 nvember Aan het eind van elke tekrtkming vlgt een cnclusie welke vet is weergegeven Kritische Er zijn geen kritische tekrtkmingen gecnstateerd. F132/01 Bladzijde 3 van 11

4 15.2 Belangrijke De nieuwe GDP richtsner is ng niet geïmplementeerd in het kwaliteitssysteem. In het GDP handbek zijn de prcedures niet aangepast aan de nieuwe GDP richtsner. [GDP 1.2] Er is een nieuw handbek waarin alle GDP prcessen zijn beschreven. Er is gecnstateerd dat deze tekrtkming vldende is gecrrigeerd Prcessen vr kwaliteitsberdeling en cntinue verbeteren ntbreken, waardr de betrkkenheid van het management bij GDP nvldende is aangetnd: - in het kwaliteitshandbek is geen frmele managementverklaring pgenmen. [GDP 1.1] - er is geen prcedure aanwezig vr de mgang met afwijkingen, CAPA s en change cntrl. [GDP 1.2] - er is geen peridieke berdeling van het kwaliteitssysteem dr het management en hier is geen prcedure vr. [GDP 1.4] - er is geen prcedure vr kwaliteitsrisicbeheer en een risic inventarisatie is niet uitgeverd. [GDP 1.5] Een managementverklaring is pgenmen net zals prcedures vr de mgang met afwijkingen, CAPA s en change cntrl. Een managementreview en risicanalyse p het gebied van GDP zijn uitgeverd. De verslagen hiervan zijn tijdens het inspectiebezek ingezien en gaven geen aanleiding tt pmerkingen. Er is gecnstateerd dat deze tekrtkming vldende is gecrrigeerd De betrkkenheid van de RP bij GDP activiteiten is nvldende aangetnd. De naleving van GDP, wat de verantwrdelijkheid is van de RP, kn nvldende wrden aangetnd. - de RP is niet vldende pgeleid p het gebied van GDP; - in het functieprfiel van de RP zijn de verantwrdelijkheden p het gebied van GDP cnfrm de nieuwe richtsner niet uitgewerkt; - de RP is niet f niet vldende betrkken bij: berdelen en gedkeuren van leveranciers, afnemers en uitbestede activiteiten zals verver en ngediertebestrijding; brging van de temperatuur- en mgevingscntrle; schling van het persneel; het kwaliteitssysteem in vereenstemming brengen met de nieuwe GDP richtsner; tezicht p schnmaakwerkzaamheden; dcumentatiebeheer; de afhandeling van klachten; uitveren van een mck recall zelfinspecties. [GDP 2.2] De betrkkenheid van de RP bij GDP activiteiten kn tijdens het inspectiebezek vldende wrden aangetnd. De RP heeft recent een training p het gebied van GDP gevlgd en er is een functieprfiel vr de RP aanwezig. In het functieprfiel zijn de cmpetenties waaraan de RP met vlden, zals kennis hebben van GDP, niet F132/01 Bladzijde 4 van 11

5 pgenmen. Er is gecnstateerd dat deze tekrtkming niet vlledig is gecrrigeerd en deze blijft staan vr dat deel wat niet vlledig is gecrrigeerd Opleiding, training en herschling van bij GDP betrkken persneel is nvldende: - persneel heeft geen GDP pleiding gehad; - pleidingsbeleid met betrekking tt (her)schling van medewerkers ntbreekt; - er zijn geen functieprfielen van de medewerkers die betrkken zijn bij de dagelijkse GDP activiteiten; - medewerkers tekenen niet af vr het lezen en begrijpen van de prcedures uit het kwaliteithandbek. [GDP 2.3 en 2.4] Het persneel is getraind in de prcedures van het nieuwe handbek. Achter iedere prcedure is dr de betreffende medewerkers afgetekend vr het lezen en begrijpen hiervan. Per functie is bepaald welke prcedures uit het handbek gelezen meten wrden. Er is een prcedure die het (her)pleidingsbeleid beschrijft. Een specifieke training p het gebied van GDP is ng niet gevlgd dr de medewerkers. Er zijn functieprfielen vr de medewerkers die betrkken zijn bij GDP activiteiten aanwezig. Er is gecnstateerd dat deze tekrtkming niet vlledig is gecrrigeerd en deze blijft staan vr dat deel wat niet vlledig is gecrrigeerd Het beheer van de temperatuur- en mgevingscntrle is niet gebrgd. Dit blijkt uit: - niet alle ruimtes waar krtdurend geneesmiddelen zijn pgeslagen zijn vrzien van een temperatuurlgger vr het cntinue meten van de temperatuur; - in de vriezer, waarin de kelelementen zijn pgeslagen, is geen temperatuurlgger aanwezig; - de temperatuurlggers zijn niet gekalibreerd; - er heeft geen temperatuurmapping plaatsgevnden; - er is geen adequaat systeem vr de cntrle p alarmen van de temperatuurlggers; - bij een temperatuurexcursie is niet gebrgd dat er tijdig en adequaat gereageerd wrdt en de prcedure vr temperatuurbeheersing wrdt in het geval van een temperatuurexcursie niet gevlgd. [GDP 3.2.1] Er zijn recent nieuwe lggers vr het mnitren van de temperatuur aangeschaft en geplaatst. De kalibratie certificaten van deze lggers zijn niet aanwezig. Temperatuurlggers zijn k geplaatst in de vriezer. Een initiële temperatuurmapping is uitgeverd waarbij 3 vaste punten vr het cntinue meten van de temperatuur zijn bepaald. Een zmer en wintermapping zijn ng niet uitgeverd. Ok de kelkasten zijn ng niet gemapt. De lggers geven een alarm middels mail en sms bij een temperatuurexcursie. De grenzen zijn ingesteld p 16 en 24 C. Indien er een excursie plaatsvindt wrdt deze bij de RP gemeld. Er is een prcedure vr temperatuurbeheer aanwezig. Hierin is niet pgenmen he de acties genmen dr de RP bij een temperatuurexcursie dienen te wrden vastgelegd en het herkalibreren van de lggers is niet pgenmen. Er is gecnstateerd dat deze tekrtkming niet vlledig is gecrrigeerd en deze blijft staan vr dat deel wat niet vlledig is gecrrigeerd. F132/01 Bladzijde 5 van 11

6 De kwalificatie van afnemers is niet gebrgd. Dit blijkt uit: - de prcedure vr de kwalificatie van afnemers is niet vlledig; - een hercntrle p de bevegdheid van afnemers vindt niet plaats. Dit is wel pgenmen in de prcedure; - nduidelijk is f de afnemers van Orange Pharma bevegd zijn tt het ntvangen van geneesmiddelen uit Nederland. [GDP 5.3] Bij de ngeveer afnemers (vrnamelijk ) zijn middels een schrijven de geldige vergunningen pgevraagd. De meeste vergunningen zijn inmiddels retur ntvangen. Er is een prcedure die de kwalificatie van afnemers beschrijft. De hercntrle wrdt jaarlijks met het uitveren van een zelfinspectie uitgeverd. Er is geen kppeling tussen de prcedure vr het kwalificeren van afnemers en de prcedure vr zelfinspecties. Er is gecnstateerd dat deze tekrtkming niet vlledig is gecrrigeerd en deze blijft staan vr dat deel wat niet vlledig is gecrrigeerd Een prcedure vr klachten is niet peratineel. Er wrden geen klachten p het gebied van GDP genteerd. [GDP 6.2] Er is een prcedure vr klachten peratineel. Klachten wrden p een Excel verzicht genteerd. De prcedure vr klachten geeft ng geen beschrijving he feitelijke afhandeling dient te gebeuren. Er is gecnstateerd dat deze tekrtkming niet vlledig is gecrrigeerd en deze blijft staan vr dat deel wat niet vlledig is gecrrigeerd Er wrden geen zelfinspecties uitgeverd vr GDP activiteiten. De prcedure vr het uitveren van zelfinspecties is niet peratineel. [GDP 8.2] Er is een prcedure vr zelfinspecties peratineel. Van de reeds uitgeverde zelfinspecties is het verslag tijdens het inspectiebezek ingezien. Dit gaf geen aanleiding tt pmerkingen. Er is gecnstateerd dat deze tekrtkming vldende is gecrrigeerd Het verver van geneesmiddelen is niet gebrgd, dit blijkt uit: - er kn tijdens het inspectiebezek geen cntract wrden verlegd tussen Orange Pharma en de ververder; - nbekend is f chauffeurs GDP zijn pgeleid; - er zijn geen audits uitgeverd bij de ververder; - er zijn geen kwalificatie criteria pgesteld waaraan een ververder met vlden; - nduidelijk is f de validatie van de kelbxen vldet; - de werkinstructie vr het inpakken van de kelbxen kn tijdens het inspectiebezek niet wrden getnd; - er is geen rulatiesysteem wat brgt dat de gebruikte kelelementen vldende lang in de vriezer hebben gelegen alvrens ze wrden gebruikt; - nduidelijk is f de vereiste pslagmstandigheden vr geneesmiddelen tijdens het verver binnen de gestelde grenswaarden wrden gehuden. F132/01 Bladzijde 6 van 11

7 - het ntbreken van risicberdelingen van de verversrutes wat ndig is m te bepalen waar een temperatuurregeling en -mnitring vereist is; [GDP hfdstuk 9] Al het verver gebeurt nder de verantwrdelijkheid van de afnemers. Hiervr zijn cntracten pgesteld waarin dit is vastgelegd. Van de meeste afnemers is een dergelijk cntract al getekend retur ntvangen. Er is gecnstateerd dat deze tekrtkming niet vlledig is gecrrigeerd en deze blijft staan vr dat deel wat niet vlledig is gecrrigeerd. De verige tekrtkmingen zijn niet herhaald. In het betreffende nderdeel in hfdstuk 15 van dit rapprt zijn de tekrtkmingen (kritisch, belangrijk en f verige) weergegeven die nvldende zijn gecrrigeerd Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) [GDP Hfdstuk 1] 11.2 Persneel [GDP Hfdstuk 2] 11.3 Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hfdstuk 3] Temperatuurbeheersing Schnmaak en ngediertebestrijding Vr schnmaakwerkzaamheden is een lgbek aanwezig met een duidelijke beschrijving van de schnmaakwerkzaamheden die dienen te wrden uitgeverd. Vr ngediertebestrijding is een vereenkmst afgeslten met een externe, die 8x per jaar een inspectie kmt uitveren Dcumentatie [GDP Hfdstuk 4] De prcedures hebben een revisietermijnen en zijn vrzien van een versienummer en revisiehistrie. De prcedures zijn afgetekend dr de RP en de prcesverantwrdelijke medewerker. Een prcedure vr dcumentenbeheer is aanwezig Activiteiten [GDP Hfdstuk 5] Kwalificatie leverancier De hercntrle p de leverancier wrdt jaarlijks middels uitgeverd samen met een zelfinspectie uitgeverd. Er is geen kppeling tussen de prcedure vr de kwalificatie van leveranciers en de prcedure vr zelfinspecties. Kwalificatie afnemers Klaarzetten bestelling en verzenden De geneesmiddelen wrden vanuit de leverancier per rder aangeleverd en bij Orange Pharma per rder verwerkt. F132/01 Bladzijde 7 van 11

8 11.6. Klachten, returzendingen, vermedelijk vervalste geneesmiddelen en terugreping van geneesmiddelen. [GDP Hfdstuk 6] Klachten Returen De prcedure vr returen is herzien. Deze is tijdens het inspectiebezek ingezien en gaf geen aanleiding tt pmerkingen. Vervalsingen Er is een prcedure vr de mgang met vervalste geneesmiddelen aanwezig. De rl van de RP in dit prces en welke acties deze dient te ndernemen in het geval van een verdenking van (mgelijke) vervalsing zijn niet in de prcedure beschreven. Recall Een vlledige mck recall is ng niet uitgeverd. Wel is een deel van de prcedure getetst Uitbestede activiteiten [GDP Hfdstuk 7] Zie Zelfinspecties [GDP Hfdstuk 8] 11.9 Verver 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken Niet van tepassing Wettelijke bepalingen (bevindingen) Niet van tepassing Vragen naar aanleiding van de berdeling van een aanvraag vr een grthandelsvergunning Niet van tepassing Mnstername dr inspecteur Niet van tepassing. 13. Verspreiding van het rapprt: Openbaarmaking: CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen IGZ intern Bedrijf (vergunninghuder/aanvrager) Eurpean Medicines Agency Anders: F132/01 Bladzijde 8 van 11

9 14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekrtkmingen. 15. Lijst van tekrtkmingen: GDP tekrtkmingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekrtkmingen gecnstateerd Belangrijke De kalibratie certificaten van de temperatuurlggers zijn niet aanwezig. Een zmer en wintermapping zijn ng niet uitgeverd. Ok de kelkasten zijn ng niet gemapt. In de prcedure vr temperatuurbeheer is niet pgenmen he de acties genmen dr de RP bij een temperatuurexcursie dienen te wrden vastgelegd en het herkalibreren van de lggers is niet pgenmen. [GDP 3.2.1] 15.3 Overige In het functieprfiel vr de RP zijn de cmpetenties waaraan de RP met vlden, zals kennis hebben van GDP, niet pgenmen. [GDP 2.2] Een specifieke training p het gebied van GDP is ng niet gevlgd dr de medewerkers. [GDP 2.4] Ng niet alle vergunningen van de afnemers zijn retur ntvangen. Er is geen kppeling tussen de prcedure vr het kwalificeren van afnemers en de prcedure vr zelfinspecties. [GDP 5.3] De prcedure vr klachten geeft ng geen beschrijving he feitelijke afhandeling dient te gebeuren. [GDP 6.2] Ng niet alle cntracten met de afnemers vr het verver, met daarin pgenmen de verantwrdelijkheden van de afnemers vr het verver, zijn getekend retur. [GDP hfdstuk 8] De rl van de RP bij vervalsingen en welke acties deze dient te ndernemen in het geval van een verdenking van (mgelijke) vervalsing zijn niet in de prcedure beschreven. [GDP 6.4] Een vlledige mck recall is ng niet uitgeverd. [GDP 6.5] Andere tekrtkmingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekrtkmingen Er zijn geen wettelijke tekrtkmingen gecnstateerd Aanbevelingen Niet van tepassing. F132/01 Bladzijde 9 van 11

10 16. Cmmentaar van de inspecteur(s) p de reactie van bedrijf p de tekrtkmingen: Het ntvangen plan van aanpak is als vldende berdeeld. Cmmentaar van de inspecteur(s) p de vragen van bedrijf: Met betrekking tt uw vraag ver het kalibreren van temperatuurlggers kan ik u het vlgende melden: Het kalibreren van temperatuurlggers dient te wrden uitgeverd naar vastgestelde standaarden. De persn die de kalibratie uitvert dient gekwalificeerd te zijn vr het uitveren van deze werkzaamheden. Aanbevelingen van de inspecteur(s) vr verdere acties: Niet van tepassing 17. Samenvatting en cnclusie: Op grnd van bvenstaande cncludeert de inspecteur dat Orange Pharma B.V., lcatie Beierstraat 10D te Raalte, wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: vldet aan GDP (bijgeslten is het GDP certificaat). vldet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tt de tekrtkmingen als vldende is berdeeld. niet vldet aan GDP. Handtekening: Datum: Naam: Inspecteur Organisatie: Inspectie vr de Gezndheidszrg F132/01 Bladzijde 10 van 11

11 Definitie van Significante GDP Tekrtkmingen 1. Kritische Tekrtkming Elke afwijking van het GDP richtsner(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risic vr de patiënt en de vlksgezndheid. Een cmbinatie van verschillende belangrijke tekrtkmingen die wijzen p een ernstige fut in het systeem. 2. Belangrijke Tekrtkming Een niet-kritische tekrtkming: - die wijst p een belangrijke afwijking van Gede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd f mgelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet vldet aan de handelsvergunning, in het bijznder de bewaaren transprtcndities; - die wijst p een belangrijke afwijking van de bepalingen en vrwaarden van de grthandelsvergunning; - een cmbinatie van verschillende andere tekrtkmingen, die p zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekrtkming vrmen. 3. Overige tekrtkming Een tekrtkming die niet als kritisch f belangrijk kan wrden geclassificeerd, maar wel wijst p een afwijking van het GDP richtsner (Guideline). F132/01 Bladzijde 11 van 11