Nota van inlichtingen

Transcriptie

1 Nota van inlichtingen Betreft De gestelde vragen en geformuleerde antwoorden m.b.t. Europese Aanbesteding met publicatie nummer Project Warme en koude drankenautomaten Ref. DMS Deze Nota van Inlichtingen (de vragen en beantwoording daarvan door de DCMR) maakt integraal onderdeel van bovengenoemde aanbesteding. Vraag Betreft* Vraag Antwoord nr U vraagt een contracttermijn van 48 maanden. De contracttermijn is doorgaans 60 maanden + optiejaren met de daarbij behorende huurtarieven. Gezien de investering in het automatenpark vanuit de leverancier en in het kader van duurzaam ondernemen (Agentschap NL geeft voorkeur aan langdurige contracten) bent u bereid de contracttermijn aan te passen naar 60 maanden + 2 optiejaren? U geeft in het tijdschema aan dat de sluitingstermijn sluit op 27 januari om Echter, wij ontvangen pas op 21 januari de antwoorden op NvI. Is het mogelijk de sluitingstermijn met een week te verlengen naar 3 februari om 12.00? Bij punt 4 geeft u aan dat de DCMR milieuvriendelijke bekers wil. Hoe bedoelt u dit? De meest milieuvriendelijke beker (Bio cup / composteerbare beker) is, met de huidige volumes, nog erg duur (ca. 6 cent per beker vs. 2 cent per beker). Recent onderzoek van de Universiteit Wageningen heeft aangetoond dat als de gehele keten van afvalverwerking van de beker niet sluitend is het effect nihil is. Zij geven aan dat hergebruik van een polystyreen beker meer effect heeft. Kunt u dit punt nader toelichten? Nee, de DCMR is hier niet toe bereid. De DCMR heeft gekozen voor deze looptijd met optie jaren, aangezien de DCMR in wil kunnen spelen op eventuele wijzigingen binnen de organisatie. In de aanbestedingswet is het volgende gesteld: Een aanbestedende dienst verstrekt nadere inlichtingen over de aanbestedingsstukken uiterlijk zes dagen voor de uiterste datum voor het indienen van de inschrijvingen, mits het verzoek om inlichtingen tijdig voor de uiterste datum voor het indienen van de inschrijvingen is gedaan. Het tijdschema genoemd in het is dus conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De sluitingstermijn wordt derhalve niet verlengd. De DCMR vraagt u om een beker te leveren die de minste schade aan het milieu teweeg brengt vanaf productie en ook afbreekbaar en/of recyclebaar is. De DCMR verzamelt de bekers separaat van het overige afval.

2 PvEeW U geeft aan dat de minimale dosering van een consumptie 8 gram dient te zijn. Wij hebben een speciale brewer ontwikkeld waardoor wij minder koffie hoeven te doseren. Onze standaard dosering voor een 150cc beker fresh brew is lager dan de gestelde 8 gram. Wij vragen u dit aan de leveranciers over te laten, kunt u hiermee akkoord gaan? PvEeW Is er in de bestaande pantry s een mogelijkheid om een doorvoer te maken voor koffiedroes? Dit kan onze keuze bepalen i.v.m. capaciteit van de automaat en verzorging PvEeW Is er in de bestaande pantry s ruimte voor een koud water unit of zijn alle ruimtes reeds in gebruik? PvEeW U geeft aan dat de uitgiftesnelheid maximaal 30 seconden mag zijn. Bent u bereid deze aan te passen naar 35 seconden? PvEeW U berekent de beschikbaarheid op werkdagen tussen en Onze technische service engineers werken standaard tussen en bent u bereid om de berekening aan te passen naar deze tijden? PvEeW U geeft aan dat inkrimping of uitbreiding geen extra kosten met zich mee mogen brengen. Het is in de markt gebruikelijk om hierover een bandbreedte af te spreken van 10% over de contractperiode. In uw geval zou dat neerkomen op 1 automaat zonder dat dit consequenties heeft op de kosten van de automaat. Kunt u hiermee akkoord gaan? PvEeW Kunt u aangeven om hoeveel kg koffie het gaat op jaarbasis? Dient deze koffie tevens duurzaam te zijn? De dosering blijft gehandhaafd. Het is niet mogelijk om een doorvoer te maken voor koffiedroes in de bestaande pantry s. Bij de Nota van Inlichtingen zijn tekeningen van de pantry toegevoegd. Er is geen ruimte in de bestaande pantry s voor een koud water unit. Bij de Nota van Inlichtingen zijn tekeningen van de pantry toegevoegd. Nee, hiertoe is de DCMR niet bereid. De openingstijden van de DCMR is tussen 7.00 en 18:00 uur. Er kan binnen deze tijd gebruik gemaakt worden van de warme en koude drankenautomaten. De berekening m.b.t. de beschikbaarheid blijft gehandhaafd. De verzorging van de automaten kan plaats vinden tussen 8.00 en uur (zie pagina 26 van het ). Indien inkrimping of uitbreiding ontstaat, dienen deze onder dezelfde condities geleverd te worden en mag er geen verdere bijkomende kosten worden berekend. De DCMR gaat niet akkoord met een brandbreedte. Het gaat op jaarbasis om ca. 90 kg koffiebonen. De koffie dient tevens duurzaam te zijn. Voor de machines dient tevens melk beschikbaar te zijn. Het betreft hier ca. 468 liter melk. Bijlage 4 Prijzenformulier is aangepast en toegevoegd aan de Nota van Inlichtingen.

3 11. 5 PvEeW U geeft aan dat u milieuvriendelijke roerstaafjes wenst, kunt u nader toelichten wat u bedoelt met milieuvriendelijk? PvEeW U geeft aan te willen werken met een All-in prijs. U heeft een aantal consumpties afgegeven en de aantallen losse verstrekkingen die in de All-in prijs dienen te zitten. Dit zal de basis zijn van de All-in prijs berekening van het 1 e jaar. Aan het einde van het jaar zullen wij de werkelijk All-in prijs met u verrekenen en komen tot een nieuwe All-in prijs voor het aankomende jaar (+ indexeringen). Kunt u akkoord gaan met deze methodiek? In het tijdschema geeft u aan dat de definitieve gunning 3 maart is en dat de ingangsdatum van de ovk al 1 april is. Onze levertijd is 8 weken bestaat er een mogelijkheid om de startdatum van de overeenkomst een maand op te schuiven naar 1 mei? Hierdoor hebben wij ook voldoende tijd om de transitie goed voor te bereiden. 14. Paragraaf 1.3.2, blz Paragraaf 1.3.2, blz Paragraaf 1.3.2, blz. 5 U wenst een volautomatische drankenvoorziening, echter spreekt u vervolgens over een tafelmodel zonder automatische bekeruitgifte. In de markt is een volautomaat een automaat met automatische bekeruitgifte. Inschrijver adviseert m.b.t. deze aanbesteding om een tafelmodel zonder automatische bekeruitgifte uit te vragen. Kunt u bevestigen dat u voor deze aanbesteding een tafelmodel zonder automatische bekeruitgifte wenst? U spreekt over circa 550 medewerkers, betreft dit 550 FTE? Kunt u een indicatie geven van de verhouding tussen het aantal FTE en parttime medewerkers? U benoemd de aanwezigheid van de huidige aanwezige kasten die gebruikt dienen te worden om de automaten op te plaatsen. Gezien het aantal consumpties is het voor DCMR financieel interessant om een residudoorvoer te realiseren naar de aanwezige Aan de genoemde aantallen kunnen geen rechten worden ontleend. Het antwoord op vraag 3 geldt tevens voor roerstaafjes. De all-in prijs bestaat uit de huur van de drankenautomaat, de benodigde grondstoffen (bijv. koffie, suiker, melk) in de automaat en de verzorging van de automaat. De DCMR gaat akkoord met een verrekening aan het eind van het eerste jaar voor het werkelijke verbruik. Dit kan zowel meer- als minder verbruik betreffen. Daarnaast dient u een prijs te geven voor de losse verstrekkingen zoals theezakjes, suikerzakjes etc. Deze losse verstrekkingen zullen o.b.v. open boek afgerekend worden. De startdatum van de overeenkomst wordt opgeschoven naar 1 mei De DCMR wenst een tafelmodel zonder automatische bekeruitgifte. Het betreft ca. 490 fte en ca. 20 inhuurkrachten. Een residudoorvoer is niet mogelijk. Bij de Nota van Inlichtingen zijn tekeningen van de pantry toegevoegd.

4 17. Paragraaf 1.3.2, blz Paragraaf 1.3.3, blz Paragraaf 1.3.3, blz Paragraaf 1.4.2, blz Paragraaf 1.8, blz Paragraaf 1.8, blz. 8 kast, om de verzorging te reduceren, efficiënter te plannen en daardoor kosten te besparen. Kunt u aangeven of er een residudoorvoer mogelijk is? Het is voor iedere inschrijver wenselijk om gebruik te maken van haar eigen onderkasten i.v.m. mogelijke koud water doorvoer en residudoorvoer. Tevens met betrekking tot het visuele aspect. Gaat u ermee akkoord dat er onderkasten meegeleverd worden? U spreekt van een mogelijke smaak- en bedieningstest, echter wordt er niet gesproken over een procedure dan wel beoordeling gedurende deze test. Kunt u het protocol opnemen met betrekking tot de smaak- en bedieningstest? U spreekt van een mogelijke smaak- en bedieningstest, echter noemt u in de algemene inkoopvoorwaarden een acceptatietestprocedure. Mag inschrijver er van uit gaan dat u hiermee de smaak- en bedieningstest bedoelt, dan wel van uit gaan dat er na gunning een acceptatietest zal plaatsvinden waarin bijvoorbeeld de geoffreerde grammages worden getoetst, maar dit geen smaaktest met meerdere inschrijvers betreft? Een overeenkomst van 3 jaar initieel, met een verlengingsmogelijkheid van 2 maal 1 jaar is gezien de investering die leverancier dient te doen, voor DCMR economisch (en qua duurzaamheid) gezien niet voordelig en zal leiden tot een relatief hoge prijs, omdat de automaten in 3 jaar afgeschreven dienen te worden. Omwille van die reden verzoekt inschrijver om de contractduur te wijzigen naar 5 jaar vast, met een verlengingsmogelijkheid van 2 maal 1 jaar, gaat u hiermee akkoord? Indien u deze vraag met nee beantwoord zien wij uw uitgebreide toelichting graag tegemoet. Inschrijver verzoekt u om de termijn tussen het publiceren van de NvI en het indienen van de offerte te vergroten. Momenteel betreft dit maximaal 3 werkdagen. De NvI kan een dusdanige invloed hebben dat er wellicht wijzigingen doorgevoerd dienen te worden, waardoor de tijdsplanning in gedrang komt. Gaat u ermee akkoord om de sluitingstermijn inschrijvingen met minimaal 1 week te verlengen? Indien u deze vraag met nee beantwoordt zijn wij uw uitgebreide toelichting graag tegemoet. Het is voor inschrijver wenselijk om op basis van de eerste NvI nogmaals vragen te kunnen stellen, kunt u hier mee instemmen, dan wel de planning aanpassen? Nee, hier gaat de DCMR niet mee akkoord. Omwille van de doorlooptijd van de aanbesteding wordt er geen smaak- en bedieningstest georganiseerd. Er zal een acceptatie plaats vinden t.a.v. de geoffreerde warme- en koude drankenautomaten en de door de DCMR gevraagde grammages. Zie verder antwoord op vraag 18. Zie antwoord op vraag 1. Zie antwoord op vraag 2. De DCMR kan hiermee instemmen.

5 23. Paragraaf 1.8, blz Paragraaf 4.5.1, blz Paragraaf 5.2.1, blz Paragraaf , blz Paragraaf , blz Paragraaf , blz Paragraaf 2, blz. 24 Na definitieve gunning dienen de warme drankenautomaten besteld te worden door opdrachtnemer, de levertijd is tussen de 6 en 8 weken. Implementatie voor ingangsdatum is daardoor niet mogelijk. Gaat u ermee akkoord om de ingangsdatum overeenkomst te verlaten naar 1 mei 2014? De te verstrekken documenten dienen in de Nederlandse taal te zijn gesteld. Inschrijver heeft een Engelstalig verzekeringscertificaat waar alle betreffende bedragen e.d. op zijn vernoemd. Gaat u akkoord met het indienen, wanneer gewenst, van een Engelstalig verzekeringscertificaat? U vraagt om milieuvriendelijke bekers en roerstaafjes, kunt u concretiseren wat u bedoelt met milieuvriendelijk? Dan wel aangeven aan welke criteria de bekers en roerstaafjes dienen te voldoen? Met betrekking tot de omschrijving van de implementatie verzoekt de inschrijver u om meer pagina s te accepteren zodat een correcte omschrijving gegeven kan worden, gaat u akkoord met vijf pagina s? Met betrekking tot de omschrijving van de klachten- en storingsprocedure verzoekt de inschrijver u om meer pagina s te accepteren zodat een correcte omschrijving gegeven kan worden, gaat u akkoord met vijf pagina s? Het is inschrijver niet duidelijk wat u exact verlangt met betrekking tot de flexibiliteit in soorten of smaken koffie en thee? Bedoelt u in geval van soorten bijvoorbeeld het zetsysteem (wat op voorhand bepaald is, bijv. freshbrew)? En bedoelt u met smaken bijvoorbeeld het wijzigen van een cappuccino naar een cafe au lait? Inschrijver kan met betrekking tot de smaken logischerwijs e.e.a. wijzigen, houdt u er wel rekening mee dat diverse consumptievarianten bestaan uit een verschillende samenstelling. Gezien uw afrekenmethode, namelijk een all-in prijs, resulteert een wijziging in het consumptieassortiment en daarmee een toename/afname van een bepaald product, automatisch in een hercalculatie van de all-in prijs. Dit is zowel voor de inschrijver als voor DCMR niet wenselijk, echter kunt u de afrekenmethode wel wijzigen naar bijvoorbeeld, huur + verzorging en tellertik. Kunt u hier meer duidelijkheid over geven? Het aantal consumpties per jaar bedraagt circa , gebaseerd op consumpties per dag vermenigvuldigd met 365 Zie antwoord op vraag 13. Dit is akkoord. Zie antwoord op vraag 3 en 11. Nee, hier gaat de DCMR niet mee akkoord. Nee, hier gaat de DCMR niet mee akkoord. De warme en koude drankenautomaat dient standaard koffie, espresso, cappuccino, chocolade, heet en koud water te bevatten. De vraag van de DCMR is of er naast dit assortiment nog verdere mogelijkheden op de automaat aanwezig (bijv. wiener melange) zouden kunnen zijn. Er dient rekening gehouden te worden met consumpties per jaar. Aan de genoemde aantallen

6 30. Paragraaf 3.5, blz Paragraaf 3.7, blz. 24, 32. Paragraaf 3.9, blz. 25, 33. Paragraaf 3.12, blz. 25, dagen per jaar. Echter omvat een jaar +/- 260 werkdagen (rekening houdend met vakantieverlof en nationale feestdagen). Kan inschrijver er van uit gaan dat de consumpties het aantal is waarmee gerekend dient te worden? U geeft de minimaal te hanteren dosering aan voor koffie. Voor het creëren van een optimale smaakbeleving en prijs/kwaliteitsverhouding is ons advies om de aangegeven grammage te laten vervallen en de optimale dosering over te laten aan de ervaring en expertise van inschrijvers. Gaat u hiermee akkoord? Indien u deze vraag met nee beantwoordt zien wij uw uitgebreide toelichting graag tegemoet. U stelt een maximale diepte m.b.t. de automaat, om inschrijvers onnodig uit te sluiten verzoekt inschrijver u een schouw te organiseren, zodat de beoordeling plaats kan vinden door inschrijver, zodat bijvoorbeeld het scharnierpunt van de deur (i.v.m. operating) meegenomen kan worden in de beoordeling. Gaat u hiermee akkoord? Zo nee, kunt u de maximale diepte dan verruimen naar 55 cm, daar de gestelde diepte een aantal inschrijvers (wellicht) onterecht uitsluit? U geeft hier aan dat de maximale zetsnelheid van een consumptie niet meer dan 30 seconden mag bedragen. De kwaliteit van een consumptie wordt grotendeels bepaald door de zetmethodiek, waaronder inbegrepen de zettijden, maalgraad, juiste dosering en de watertemperatuur. Wij verzoeken u dan ook om dit over te laten aan de expertise van inschrijver en de restrictie van 30 seconden te laten vervallen. Op deze wijze heeft iedere inschrijver de mogelijkheid om de gevraagde kwaliteit te leveren die DCMR eist en verwacht. Dit zou ons inziens niet mogen samenhangen met een tijdsrestrictie. In de markt genomen is bijvoorbeeld voor het maken van een kwalitatief hoogwaardige freshbrew koffie van 125 cc een bereidingstijd van 35 seconden normaal. Indien u derhalve niet de eis in zijn volledigheid laat vervallen verzoeken wij u in ieder geval de eis aan te passen naar 35 tot 40 seconden, om zo iedere inschrijver een gelijkwaardige kans te geven. Kunt u hiermee akkoord gaan? Indien u deze vraag met nee beantwoordt zien wij uw toelichting graag tegemoet. Het is gebruikelijk om de beschikbaarheid te meten tussen 08:00 en 17:00, kunt u deze eis en voorbeeldformule aanpassen? kunnen geen rechten worden ontleend. Zie antwoord op vraag 4. De maximale diepte kan niet gewijzigd worden. Het betreft hier vaste kasten. Bij de Nota van Inlichtingen zijn tekeningen van de pantry toegevoegd. U mag komen schouwen. U dient hiervoor een afspraak te maken met de in het genoemde contactpersoon. Als eis is maximaal 30 seconden gesteld. De zetsnelheid wordt berekend vanaf het moment dat de laatste toets wordt ingedrukt tot het uiteindelijke resultaat. Dit is dus exclusief keuze. De aanbestedende dienst laat dit criterium niet vervallen en past dit niet aan. Zie antwoord op vraag 8.

7 34. Paragraaf 3.13, blz. 25, 35. Paragraaf 3.14, blz. 25, 36. Paragraaf 3.14, blz. 25, 37. Paragraaf 3.14, blz. 25, 38. Paragraaf 4, blz. 25, 39. Paragraaf 4, blz. 25, 40. Paragraaf 4, blz. 25, 41. Paragraaf 4, blz. 26, U stelt dat de warme- en koude drankautomaten indien gewenst kosteloos retour genomen dienen te worden, echter is het gebruikelijk om voor kosteloze terugname een maximum te hanteren van 10% flexibiliteit voor de gehele contractperiode, indien dit percentage overschreden wordt dan zal 60% van de openstaande huurpenning in rekening gebracht worden, gaat u akkoord met het voorstel om kosteloos 2 warme- en koude drankenautomaten terug te nemen en bij overschrijding de openstaande huurpenningen voor 60% aan u in rekening te brengen? Indien u deze vraag met nee beantwoordt zien wij uw uitgebreide toelichting graag tegemoet. Kunt u bevestigen dat de afrekening van de ingrediënten voor de WMF koffiemachine Bistro op basis van open boek plaats vindt? Kunt u een indicatie geven van de hoeveelheid kilogram koffie die u verwacht af te nemen voor de WMF koffiemachine Bistro? Kunt u aangeven waar inschrijver de prijs dient te noteren voor de koffie die gebruikt gaat worden voor de WMF koffiemachine Bistro? Kunt u bevestigen dat u alleen freshbrew of bonen koffie wenst? U eist koud water als consumptie, kunt u aangeven of er in de bestaande kast een mogelijkheid is om een koelunit te plaatsen? Zo nee, staat u inschrijver dan toe om een waterbar te plaatsen i.p.v. koud water uit de automaat, waarmee u geen leveranciers onnodig hoeft uit te sluiten? Om een transparante en objectieve vergelijking te kunnen maken is het van belang om met dezelfde variabelen te rekenen. In geval van de extra productvariant verzoeken wij u dan ook om te kiezen voor 1 variant zodat iedere inschrijver daarmee calculeert, zodat transparant vergelijk mogelijk blijft, kunt u hier duidelijkheid over geven? DCMR wenst alle losse verstrekkingen binnen de all-in prijs af te rekenen. Het is hoogst ongebruikelijk om alle losse verstrekkingen mee te nemen binnen de all-in prijs, daar de losse verstrekkingen voor iedereen toegankelijk zijn en hierdoor ook gebruikt kunnen worden voor andere zaken dan waar deze voor bedoelt zijn conform de uitvraag. Daarom adviseren wij u om de losse Nee, de DCMR gaat hier niet mee akkoord. Zie verder antwoord op vraag 9. Dit kan de DCMR bevestigen. Zie antwoord op vraag 10. Zie gewijzigde Bijlage 4 Prijzenformulier. De te leveren koffie mag geen instant, vriesdroog of oploskoffie zijn. Indien er dan alleen freshbrew of koffiebonen overblijft dan bevestigt de DCMR dat dit gewenst wordt. Er bestaat in de huidige kasten geen mogelijkheid om een aparte koelunit te plaatsen. Tevens is het niet mogelijk om in de nabijheid van de drankenautomaten separate koelunits te plaatsen. De mogelijkheid tot een extra productvariant is een gunningcriterium waarmee punten gescoord kan worden. De DCMR laat dit gunningscriterium niet vervallen en past dit niet aan. Zie antwoord op vraag 12.

8 42. Paragraaf 4, blz. 26, 43. Paragraaf 8, blz. 27, 44. Paragraaf 8, blz. 27, 45. Paragraaf 8, blz. 28, verstrekkingen af te rekenen op open boek (werkelijke afname) zodat afgenomen verstrekkingen overeenkomen met de geleverde verstrekkingen, gaat u hiermee akkoord? Indien u deze vraag met nee beantwoordt dan zien wij uw uitgebreide toelichting graag tegemoet. U geeft aan dat een beker maximaal 250 cc inhoud dient te kunnen bevatten, kunt u verduidelijken waarom u dit specifiek uitvraagt? Het is in de markt namelijk gebruik om een beker van 150 of 180 cc te hanteren. Het is dan ook waarschijnlijk dat u met deze eis diverse leverancier uitsluit van deelname, wat niet de bedoeling kan zijn. Wij zien uw antwoord graag tegemoet, maar adviseren tevens om een 150 of 180 cc beker uit te vragen. U spreekt over de afvoer van grondstoffen/consumpties e.d. in biologisch afbreekbare zakken, vallen deze onder de losse verstrekkingen, en zo ja kunt u deze dan aanpassen in het prijzenblad? Kunt u bevestigen dat de volgende keurmerken in ieder geval zijn toegestaan, namelijk Fairtrade/Max Havelaar, UTZ en Rainforest Alliance? Wilt u ook een keurmerk voor de koffie die geleverd wordt voor de WMF koffiemachine Bistro? 46. Prijzenblad, Bijlage 4 Kunt u bevestigen dat de losse verstrekkingen op basis van open boek worden afgerekend? 47. Paragraaf 4.2, blz. 40, Houdt u er rekening mee dat de automaten bestelt dienen te Overeenkomst worden en deze pas bestelt worden na definitieve gunning of een letter of intent, kortom de twee weken die in dit artikel aan- 48. Paragraaf 11.2 b+c, blz. 43, Overeenkomst gegeven worden niet altijd gehaald, kunt u dit artikel herzien? Inschrijver vermoedt dat de leden b en c niet juist geformuleerd zijn. Kunt u deze leden wijzigen, dan wel in geheel laten vervallen? De DCMR wijzigt de inhoud van de milieuvriendelijke bekers in 180 cc. Deze vallen niet onder de losse verstrekkingen. De biologisch afbreekbare zakken dienen door de medewerker die de automaten verzorgt meegenomen te worden. Het aantal gebruikte zakken dient als losse verstrekking gefactureerd te worden. De zakken worden niet vermeld op het prijzenblad. De door de DCMR gevraagde koffie, thee en cacao dienen te voldoen aan de gestelde uitgangspunten zoals genoemd op pagina 27 van het. De door u genoemde keurmerken zijn toegestaan indien voldaan wordt aan deze uitgangspunten. De DCMR heeft geen voorkeur voor keurmerken. De te leveren koffie voor de Bistro koffiemachines dient tevens aan de gestelde uitgangspunten te voldoen, maar dient wel van een hogere kwaliteit te zijn. De DCMR kan dit bevestigen. Zie antwoord op vraag 13. Het vermoeden is onjuist. De leden zijn juist geformuleerd.

9 49. Paragraaf 12.2, blz. 44, Overeenkomst 50. Intellectuele eigendom en gebruiksrechten 5.6, blz. 16, Algemene inkoopvoorwaarden 51. IV bepalingen in het bijzonder betrekking hebbende op ICTopdrachten, blz. 18, Algemene inkoopvoorwaarden 52. Managementrapportage, bijlage 10 Kunt u toelichting geven op het gestelde artikel daar deze voor inschrijver niet duidelijk is? Kunt u hier tevens een voorbeeld geven van een situatie waarin DCMR dit zal overwegen? De gestelde boete van 2.500,- per werkdag is buitenproportioneel, kan DCMR dit lid laten vervallen, dan wel aanpassen? Kunt u aangeven welke artikelen er wellicht wel betrekking hebben op deze overeenkomst? Of kan inschrijver er van uit gaan dat IV in geheel komt te vervallen? De consumpties die u weergeeft in de managementrapportage worden binnen de huidige uitvraag niet allemaal meer ingezet, kunt u een procentuele verdeling geven voor de af te nemen consumpties zoals u deze verwacht, zodat berekening van de ICP voor iedereen op correcte wijze kan plaatsvinden? Graag horen wij van waar we de aantallen consumpties dienen onder te brengen die niet in de aangegeven keuzes inclusief een extra keuze moeten onderbrengen? Ook zouden we graag willen weten welk product u erin wilt laten? 53. Algemeen Kunt u aangeven of er een afsluitbare en geventileerde ruimte beschikbaar is voor de operator in verband met het opslaan van de ingrediënten? 54. Aanbestedingsdocument, pagina 5, Aanbestedingsdocument, pagina 5, Kunt u meer details geven over het verloop van de smaak- en bedieningstest? Kunt u het smaakprotocol opsturen? Welke consumpties worden getest en hoe verhouden zich deze tot elkaar (in de weging)? Kunt u verder aangeven welke verhouding wordt toegepast tussen de componenten smaak en bediening? Kunt u aangeven wat de gevolgen zijn mocht blijken dat de machine niet aan uw verwachtingen voldoet? Heeft de leverancier dan nog de mogelijkheid om een oplossing te vinden? Indien de DCMR op zou gaan in een andere entiteit, is het wenselijk om de rechten en verplichtingen jegens de overeenkomst over te dragen aan deze entiteit. De aanbesteding betreft het leasen van warme en koude drankenautomaten. Er is geen sprake van overdracht van intellectuele eigendom. De leden 1 en 6 van artikel 5 zijn daarom niet van toepassing op deze aanbesteding. Hoofdstuk IV van de Algemene inkoopvoorwaarden (Bepalingen in het bijzonder betrekking hebben op ICT-opdrachten) is niet van toepassing op deze aanbesteding. Koffie, cappuccino, espresso, chocolade, koud en heet water dient aanwezig te zijn op de automaten. Het percentage van het niet gevraagde assortiment is 1,8%. Aangezien dit percentage (grotendeels) koffie gerelateerde producten zijn, kan dit percentage bij de koffie geteld worden. Welk(e) product(en) de DCMR er in wil laten is afhankelijk van wat de mogelijkheden zijn op de door de inschrijver aangeboden automaten. Er is een ruimte beschikbaar voor het opslaan van ingrediënten. Zie antwoord op vraag 18. De geoffreerde machines dienen te voldoen aan de in het gestelde eisen. Indien een leverancier een automaat aanbied die niet conform de eisen is, wordt de inschrijving terzijde gelegd en niet verder beoordeeld.

10 56. Aanbestedingsdocument, pagina 6, Aanbestedingsdocument, pagina 8, Aanbestedingsdocument, pagina 16, Aanbestedingsdocument, pagina 19, Aanbestedingsdocument, pagina 19, Wij gaan ervan uit dat dit onverlet laat de mogelijkheid om tegen eventuele uitsluiting in voorlopige gunningsbeslissing een kort geding te starten, waarin ook eventuele interpretatieverschillen uit het bestek en de Nota van Inlichtingen kunnen worden getoetst die veelal pas na voorlopige gunning bekend worden. Is dit akkoord? Mocht uit de nota van inlichtingen blijken dat er nog vragen zijn, tot welke datum kunnen wij dan nog reageren? Wij kunnen geen inzage verstrekken in de polis. Wel kunnen wij inzage verschaffen in certificaat van genoegzame verzekering & premie betaling. Is dit akkoord? U geeft aan dat de gunningscriteria is gebaseerd op de wegingsfactoren Prijs (60%) en Kwaliteit (40%). Bij de beoordeling van de prijs is een maximaal aantal punten te behalen van 20. Bij de beoordeling van de kwaliteit wordt er per subcriteria een cijfer tussen 0 en 10 gegeven waarbij leveranciers per subcriteria hetzelfde aantal punten kan behalen. Zoals u nu de beoordeling stelt is het voor leveranciers niet mogelijk om een wezenlijk verschil te maken op Kwaliteit, gezien opdrachtgevers niet snel geneigd zijn om een 9 of een 10 te geven. Om er voor te zorgen dat de kwaliteit ook werkelijk voor 40% meetelt in de gehele beoordeling adviseren wij u om de subcriteria te beoordelen op een 6- punts schaal ( 0,2 4,6,8,10). Op deze manier kunnen leveranciers een groter verschil maken op het gebied van kwaliteit. Gaat u akkoord met ons voorstel. U geeft aan dat de gunningscriteria is gebaseerd op de wegingsfactoren Prijs (60%) en Kwaliteit (40%). Bij de beoordeling van de prijs is een maximaal aantal punten te behalen van 20. Bij de beoordeling van de kwaliteit wordt er per subcriteria een cijfer gegeven waarbij leveranciers per subcriteria hetzelfde aantal punten kan behalen. Om er voor te zorgen dat de kwaliteit ook werkelijk voor 40% meetelt in de gehele beoordeling adviseren wij u om bij kwaliteit dezelfde formule te hanteren als bij de Prijs. Leveranciers die het best beoordeeld worden krijgen per subcriteria het maximaal aantal punten. Nee, dit is niet akkoord. Zie antwoord op vraag 22. Dit is akkoord. Nee, de DCMR gaat hier niet mee akkoord. Nee, de DCMR gaat hier niet mee akkoord.

11 61. Aanbestedingsdocument, pagina 20, Aanbestedingsdocument, pagina 24, Aanbestedingsdocument, pagina 25, Aanbestedingsdocument, pagina 25, Aanbestedingsdocument, pagina 26, Aanbestedingsdocument, pagina 26, 6 Voorbeeld Leverancier 2 krijgt 8 punten voor het implementatieplan Berekening = Leverancier 2 (8 punten)/10 (maximaal aantal punten)*(20% van 40)= 8 punten Gaat u akkoord met ons voorstel? Het is ons niet duidelijk wat u met extra producten bedoelt. Bedoelt u hier extra varianten uit de automaat mee naast het geëiste assortiment of extra ingrediënten die wij kunnen leveren, zoals verschillende koffiemelanges? De dosering van de koffie dient minimaal 8 gram te zijn. Dienen wij ook rekening te houden met een minimale hoeveelheid vloeistof? Indien ja, kunt u aangeven met hoeveel minimale vloeistof wij rekening moeten houden? U eist dat de leverancier tijdens de contractperiode rekening houdt met mutaties in het aantal machines. In onze branche is het gebruikelijk om 10% van het totale park gedurende het gehele contract kosteloos retour te nemen Kunt u hiermee akkoord gaan? U vraagt ons rekening te houden met het eventueel bijplaatsen van apparatuur gedurende de contractperiode. Wij stellen voor om tijdens de gehele contractperiode 10% van het totale park tegen dezelfde condities als in de offerte bij te plaatsen. Indien u meer dan 10% wenst bij te plaatsen, worden de kosten voor de bij te plaatsen apparatuur die buiten de aangeboden 10% vallen opnieuw berekend. Kunt u hiermee akkoord gaan? U geeft aan dat de losse verstrekking van zakjes suiker, melk, suikervervangers, bekers en roerstaafjes in de All-in Prijs inbegrepen dient te zijn. Gezien de suiker en melk al in de aangeboden automaat verzoeken wij u om alle losse ingrediënten op basis van afgeleverde hoeveelheden te factureren. Gaat u hiermee akkoord? U geeft hier aan dat inschrijver tijdens de verzorgingsronde de vloer rondom de warme en koude drankenautomaat dient schoon te houden (verwijderen van (koffie)vlekken) en zo nodig in voorkomende gevallen de vloer onder de automaten reinigen. Dit zal inschrijver bij eigen vervuiling doen, Inschrijver beschikt echter niet over de juiste uitrusting om dit standaard te doen. Zie antwoord op vraag 28. De DCMR heeft de maat van de milieuvriendelijke bekers gewijzigd in 180 cc (zie antwoord op vraag 42). U dient rekening te houden met een hoeveelheid vloeistof van cc. Zie antwoord op vraag 9. Nee, de DCMR gaat hier niet mee akkoord. Zie verder antwoord op vraag 9. Zie antwoord op vraag 12. Het gaat er hierbij inderdaad om wanneer inschrijver zelf vervuild, deze vervuiling niet laat liggen maar opruimt en schoon maakt.

12 67. Aanbestedingsdocument, pagina 27, Aanbestedingsdocument, pagina 27, Aanbestedingsdocument, pagina 27, Aanbestedingsdocument, pagina 25 & 26, 3.12 & 6 Kunt u dit laten vervallen? Wij begrijpen en waarderen de uitvraag dat ingrediënten (koffie, thee en cacao) aan de, onder dit hoofdstuk, genoemde duurzame uitgangspunten dienen te voldoen. Ten aanzien van de thee is het ons op dit moment niet mogelijk om de gevraagde smaken te realiseren. Het aantal aanbieders zal onnodig verkleind worden indien de handelsvoorwaarden voor de thee van toepassing dient te zijn. Wij verzoeken u om de gestelde eisen enkel voor de koffie en cacao te laten gelden, zoals ook weergegeven is op pagina 7, Indicatoren criterium 2 van de bijgevoegde Bijlage. De thee dient uiteraard duurzaam te zijn waarbij leveranciers thee mogen aanbieden met het keurmerk Fair Trade, Rainforest Alliance of UTZ. Gaat u akkoord met ons voorstel? Kunt u een toelichting geven waarom de koffie, thee en cacao dienen te voldoen aan de hier specifiek gestelde eisen van duurzaamheid. U wijkt hiermee af van het beleid van de overheid die van leveranciers verlangt dat ze zich inzetten voor betere sociale omstandigheden in de gehele keten. Dit kan onder meer door aansluiting te zoeken bij een zogeheten keteninitiatief, zoals Rainforest Alliance, UTZ en Fair Trade. (zie ook Kunt u uw eis aanpassen zodat ingrediënten die Rainforest Alliance, UTZ of Fair Trade gecertificeerd zijn voldoen aan de gestelde eisen. Indien u vast houdt aan deze eis is de kans aanwezig dat het aantal inschrijvers daalt U geeft aan dat opdrachtnemer zich verplicht om alle verpakkingsmateriaal retour te nemen. Het is gebruikelijk om het verpakkingsmateriaal van de ingrediënten te verzamelen en vervolgens weg te gooien bij opdrachtgever op locatie. Gaat u hiermee akkoord? U geeft aan dat de beschikbaarheid tussen 7:00 en 18:00 98% moet zijn. Bij hoofdstuk 6 geeft u aan dat deze tijden tussen 8:00 Het is voor iedere inschrijver mogelijk om net als koffie en cacao, thee te verkrijgen met de gestelde uitgangspunten. Het aantal aanbieders zal dus niet verkleind gaan worden. De gestelde uitgangspunten blijven gehandhaafd, ook voor thee. Keurmerken worden niet genoemd door de DCMR. De DCMR heeft geen voorkeur. De DCMR heeft geen keurmerken genoemd maar uitgangspunten geformuleerd t.a.v. duurzaamheid. Hierdoor heeft juist een inschrijver die een ander keurmerk wenst aan te bieden, de mogelijkheid dit te doen. De DCMR heeft verder geen voorkeur voor welk keurmerk dan ook. De inschrijver dient de eventuele verpakkingsmateriaal rondom de automaten bij levering retour te nemen. Verpakkingsmateriaal van ingrediënten mag verzameld en bij de DCMR weggegooid worden. De openingstijd van de DCMR is tussen uur op werkdagen. Na uur zullen de

13 en 17:00 liggen. Kunt u aangeven van welke tijden wij uit dienen te gaan? 71. Bijlage 4 Waar dient de inschrijver aan te geven welke doseringen, naast de koffie, worden toegepast? Deze informatie lijkt ons voor u noodzakelijk om te kunnen bepalen of de doseringen uit de offerte gelijkwaardig zijn aan de doseringen in de smaaktest. 72. Bijlage 4, suikersticks Wij hebben geen suikersticks van 5 gram in ons assortiment. Dienen wij de prijs terug te rekenen naar 5 gram of dienen wij de prijs van onze reguliere sticks (4 gram) weer te geven waarbij wij de grammages vermelden? automaten uitgeschakeld worden. De beschikbaarheid zal daarom berekend worden over deze tijdsspanne. De verzorging van de automaten daarentegen kan tussen 8.00 en uur geschieden. Er is door de DCMR 8 gram koffie per kop koffie gesteld. Koffie wordt het vaakst genuttigd. De grammages t.b.v. andere ingrediënten mag u in uw aanbieding noemen, maar is voor de DCMR minder van belang. Er wordt omwille van de doorlooptijd van deze aanbesteding geen smaaktest georganiseerd. U dient uw prijs terug te rekenen naar 5 gram zodat een eerlijk vergelijk is met de overige aanbieders.