Gemeente Tilburg: Nota van Inlichtingen d.d. 22 maart 2017 (Warmedrankenautomaten)

Transcriptie

1 nr. Verwijzing (paragraaf, artikel, etc.) Pagina Vraag Gemeente Tilburg: Nota van Inlichtingen d.d. 22 maart 2017 (Warmedrankenautomaten) Antwoord U geeft aan een brede invulling te geven aan het begrip eerlijke handel en niet 1 bepaald keurmerk voor te schrijven. Inschrijver biedt u graag een zo breed mogelijk duurzaam assortiment aan. Graag uw bevestiging dat naast Fairtrade/Max Havelaar ook producten met UTZ of RFA keurmerk aangeboden mogen worden? Volgens het tijdschema wordt de NvI op 27 maart gepubliceerd, hierbij is geen tijdstip gedefinieerd. De mogelijkheid voor het stellen van verdiepende vragen is tot 29 maart 11:00. Hierdoor zit er beperkte tijd tussen de NvI en het indienen van de verdiepende vragen. Gaat Opdrachtgever ermee akkoord de deadline voor verdiepend vragen te verschuiven naar 31 maart 11:00? U geeft aan dat tijdens de testdag medewerkers worden uitgenodigd deel te nemen aan de smaak- en gebruikerstest. Om een gedragen resultaat te bereiken adviseren wij u om een minimum aantal medewerkers te laten deelnemen aan de test. Van hoeveel personen gaat Opdrachtgever minimaal uit? U geeft aan dat er tijdens de smaaktest uit 4 theesoorten gekozen wordt, één daarvan is nog niet nader bepaald. Klopt onze aanname dat Inschrijver mag invullen wat de vierde theesoort tijdens de smaaktest is? U geeft aan dat er tijdens de smaaktest gebruikt wordt gemaakt van een beker. Klopt onze aanname dat het hier om kartonnen bekers gaat van 180cc met een maximale Nee, dat is niet akkoord. Voor thee en koffie wordt specifiek fairtrade uitgevraagd. Voor overige producten wordt duurzaam gevraagd waar ook de door u genoemde UTZ en RFA keurmerken onder vallen. Gelet op het feit dat deze NVI eerder is gepubliceerd dan de aangekondigde datum is het gestelde niet meer aan de orde. Tijdstip blijft onveranderd. Wij nodigen alle medewerkers uit om deel te nemen aan de test. Wij streven er naar om de uitnodiging op 8 mei te versturen waarbij het daadwerkelijk aantal deelnemers bekend gemaakt zal worden. Uw aanname is niet correct. Bedoeld is dat de tester een keuze maakt uit 1 van de 3 genoemde smaken thee (groene thee/rooibos thee/engelse melange) en van iedere aanbieder dezelfde theesoort/smaak test. Ja, dat is correct.

2 consumptie-inhoud van 125cc (zoals ook in eis 52 is aangegeven)? U verwijst onder het kopje Weging naar paragraaf 4.5.4, echter deze paragraaf bestaat niet in het document. Mag Inschrijver aannemen dat u verwijst naar paragraaf 4.6.4? U spreekt hier over huur. Het is gebruikelijk in onze branche om de investering van de automaten bij een derde partij (lease) onder te brengen. Voor u heeft dit als voordeel dat inschrijver voordeliger kan aanbieden. Gaat u er mee akkoord dat de investering voor de apparatuur bij een derde partij ondergebracht wordt welke het huurbedrag rechtstreeks aan u factureert? Het onderbrengen van de investering bij een derde heeft verder geen invloed op de opdracht U geeft in eis 4 aan dat cafeïnevrije koffie onderdeel moet zijn van het consumptieaanbod. Gezien het lage volume cafeïnevrije koffie is ons advies om dit aan te bieden in sachets, dus buiten de automaat om. Hierdoor kunnen wij uit een breder assortiment automaten de juiste keuze maken voor de gemeente Tilburg. Gaat Opdrachtgever hiermee akkoord? U geeft in eis 8 aan dat thee en koffie minimaal een Fairtrade certificering dienen te hebben. Graag uw akkoord dat certificeringen UTZ en RFA hieraan voldoen? U geeft in eis 9 aan dat de bekers biologisch afbreekbaar moeten zijn. Wij adviseren u deze eis aan te passen naar een recyclebare beker daar het in de markt gebruikelijk is dat koffiebekers 100% worden gerecycled. Gaat Opdrachtgever ermee akkoord de eis m.b.t. een biologisch afbreekbare beker te laten vervallen en dit vervangen door een 100% hoogwaardige recyclebare beker? Uw aanname is juist. Nee, dat is niet akkoord. Het is aan de inschrijver zelf voorbehouden om een keuze te maken hoe hij de automaten financiert. Opdrachtgever wenst met één (1) partij een overeenkomst aan te gaan voor de volledige dienstverlening. Ja, wij gaan akkoord met dit voorstel. Zie ook de antwoorden op de vragen 23 en 34. Nee, dat is niet akkoord. Zie ook beantwoording vraag 1. Nee, wij zijn niet akkoord met uw voorstel.

3 U geeft in eis 10 aan dat Inschrijver bij tafelmodellen een onderkast dient te leveren. Klopt onze aanname dat dit alleen op zogenoemde A locaties van toepassing is? Zo ja, kunt u in het overzicht in bijlage 6 aangeven voor welke locaties u een onderkast wenst? U geeft in eis 21 aan dat het hete water minimaal 90 graden dient te zijn. Bij een dergelijk hoge temperatuur bereikt u niet de meest optimale koffiekwaliteit Wij adviseren u om voor de temperatuur van het water een bandbreedte van graden aan te houden, gaat u hiermee akkoord? U vraagt in eisen 37 en 38 om automaten die bij een lege ingrediëntenhouder voorkomen dat consumpties met dat ingrediënt worden gemaakt en een zichtbaar signaal geven voor de gebruiker. Door deze twee specifieke eisen beperkt u het aanbod van geschikte automaten aanzienlijk, daar in de markt lang niet alle automaten aan deze eisen voldoen. Gaat Opdrachtgever ermee akkoord eisen 37 en 38 om te zetten naar wensen? Gaat u akkoord met de volgende wijze van indexeren: prijswijzigingen voor koffie, thee en cacao op basis van CPI 2015=100 ( Koffie, thee en cacao), overige producten (roerstaafjes, bekers etc.) op basis van CPI 2015=100 ( alle bestedingen) en arbeidsuren CPI (SBI2008 a-u alle economische activiteiten) en qua periode met een jaarlijkse indexering gerekend vanaf 1 januari 2020 met als meetperiode september t/m september? 15 Bijlage 3 art U geeft in dit artikel aan dat de aansprakelijkheidsverzekering van Inschrijver minimaal ,- per gebeurtenis moet dekken. Onze verzekering gaat uit van een maximumbedrag van ,- per gebeurtenis en maximaal ,- per jaar. Gaat OG hiermee akkoord? Nee, dit is niet juist. Bij uw inschrijving dient u ervan uit te gaan dat alle automaten met een onderkast geleverd dienen te worden, ongeacht de plaatsingslocatie. Naar verwachting zullen 4 van deze automaten ingebouwd moeten worden. Nee, wij gaan niet akkoord. Ja, wij gaan akkoord. Echter zullen wij deze wensen wel in de beoordeling van uw antwoord op vraag 1 van de vragenlijst onder specificaties van de apparatuur meenemen (paragraaf 9.5). Ja, dit is akkoord met dien verstande dat prijswijzigingen voor koffie, thee en cacao op basis van CPI 2015=100 ( Koffie, thee en cacao) worden gedaan en de overige van toepassing zijnde prijswijzigingen op basis van CPI 2015=100 ( alle bestedingen) met als meetperiode september t/m september voorafgaand aan het te indexeren jaar. Ja, dit is akkoord.

4 16 Beschrijvend document; & Aanbestedende dienst vraagt Fairtrade producten uit met als gevolg dat andere keurmerken worden uitgesloten. De overheid verlangt van leveranciers dat ze zich inzetten voor internationale arbeidsvoorwaarden (tegen kinderarbeid en hongerlonen). Een leverancier kan op verschillende manieren aan deze eis voldoen. Onder meer door aansluiting te zoeken bij een zogeheten keteninitiatief. Op dit moment zijn de volgende keteninitiatieven goedgekeurd door de overheid: Fairtrade, Utz Certified, Rainforest Alliance. Wij verzoeken Opdrachtgever om alle voorgaande keurmerken toe te staan, gaat u hiermee akkoord? Zie ook: 18 & 35 U geeft aan dat indien een ondernemer zich conform artikel 2.92 AW voor een overheidsopdracht beroept op de financiële en economische draagkracht van andere natuurlijke personen of rechtspersonen dan dient de derde eveneens een UEA in te vullen. Wij publiceren zelf geen jaarcijfers, deze zijn opgenomen in de geconsolideerde jaarrekeningen van onze moedermaatschappij. Wij gaan ervan uit dat het overleggen van enkel de 2:403 verklaring en de bijbehorende instemmingsverklaring voldoende garantie biedt om financieel economische draagkracht aan te tonen en daarmee te voldoen aan deze eis in de aanbestedingsstukken. En dat onze moedermaatschappij niet afzonderlijk de UEA dient te ondertekenen. Kunt u dit bevestigen, zo nee waarom niet? Ook als de 2:403 verklaring wordt ingetrokken, blijft de aansprakelijkheid bestaan voor rechtshandelingen die zijn aangegaan door Opdrachtnemer vóór intrekking, zo lang de Opdrachtnemer deel blijft uitmaken van de groep van de moedermaatschappij die zich aansprakelijk heeft gesteld voor Opdrachtnemer. Nee, wij zijn niet akkoord. Zie tevens het antwoord op vraag 1. Ja, dit is akkoord.

5 Gebruikerstest: om een goede bonen koffie te maken hebben alle machines een doorloop tijd van minimaal 25 seconden nodig. Met het malen en het transporteren zal een koffie altijd zo n seconden duren. Derhalve is het ter verwachten dat de aanbiederes hier weinig zullen verschillen. Wij adviseren u de snelheid niet mee te nemen in de beoordeling. Uitstraling van de machine is echter wel van grote invloed op de dagelijkse beleving van de medewerkers van de Gemeente Tilburg. Derhalve is het raadzaam om de uitstraling mee te nemen in de gebruikertstest. Gaat u hiermee akkoord? Uitstraling van de machine is echter van grote invloed op de dagelijkse beleving van de medewerkers van de Gemeente Tilburg. Derhalve is het raadzaam om ook de uitstraling mee te nemen in de gebruikertstest Smaaktest: maar 1 consumptie: waarom? Beter is gedurende vier dagen, een open smaaktest met machine, zonder merk, waarbij men op verschillende momenten van de dag zaken kan testen. Zo kan men een goed beeld op bouwen. Immers veel medewerkers, drinken koffie zwart, choco, cappuccino en thee. Kunt u dit toelichten? Uitnodiging voor smaaktest: het is in theorie mogelijk dat 8 partijen inschrijven en doorgaan naar de smaaktest. Het proeven wordt dan een hele opgave. Tegelijkertijd is het denkbaar dat de nummers 7 en 8 op het gebied van kwaliteit en prijs al zover achter liggen dat zij ook middels een ideale smaaktest de aanbesteding niet zullen winnen. Wij adviseren een top 3 van inschrijvers uit te nodigen voor de smaaktest. Zo hoeven leveranciers ook niet onnodig kosten te maken en maakt het organiseren van de smaaktest voor de Gemeente Tilburg een stuk beter te managen. Gaat u hiermee akkoord? Fairtrade hanteert een online tool voor een overzicht van gecertificeerde producten. Volstaat het aanleveren van een onlineovezicht in combinatie met een afbeelding van het De uitstraling wordt meegenomen in de gebruikerstest. Zie paragraaf van het aanbestedingsdocument. Zie het antwoord op vraag 18. Veel medewerkers drinken koffie, cappucino of thee en derhalve bieden wij ze de gelegenheid om het product wat zij het meest drinken te proeven. Een gebruikerstest gedurende vier dagen legt onevenredig veel beslag op onze interne capaciteit en draagt niet bij aan ons sterven om de inschrijfkosten voor Inschrijver zoveel als mogelijk te beperken. Nee, wij blijven bij ons standpunt. In het aanbestedingsdocument staat als randvoorwaarde vermeld dat inschrijvers minimaal een 6 moeten scoren op de kwalitatieve norm om voor de smaaktest te worden uitgenodigd. Ja, wij gaan akkoord.

6 product met een Fair Trade logo? 23 Eis 4 36 Gezien het lage verbruik, mag cafeïnevrije koffie ook worden aangeboden met instant cafeïnevrije koffie naast de automaat? 24 Eis 8 36 Wij begrijpen en waarderen de uitvraag dat koffie, thee, suiker en cacao duurzaam dienen te zijn. Het is alleen gebruikelijk in onze branche dat leveranciers enkel gecertificeerde koffie, thee en cacao aanbieden. Certificaten, met het keurmerk Fair Trade, Rainforest Alliance of UTZ zijn voor bijvoorbeeld in Nederland geproduceerde suiker (suikerbieten) niet beschikbaar. Kunt u bevestigen dat enkel de koffie, thee en cacao een duurzaamheidkeurmerk dienen te dragen? 25 Eis 8 36 Cafeïnevrije koffie is niet of nauwelijks verkrijgbaar in de markt in combinatie met een duurzaamheidskeurmerk. Wij verzoeken u deze eis alleen van toepassing te verklaren op de reguliere koffie. Kunt u dit bevestigen? 26 Eis U eist een minimale temperatuur van de warme dranken van 90 graden Celsius. Gaat dit om de uitgifte temperatuur? Een boilertemperatuur van 94 graden is gebruikelijk; de uitgifte temperatuur zal dan rond de 84 graden liggen. Een hogere temperatuur is af te raden: mensen kunnen hun handen en mond gemakkelijk verbranden en indien de temperatuur maximaal wordt opgevoerd kan zelfs de beker wegsmelten. Kunt u deze eis aanpassen naar 90 graden boilertemperatuur of 84 graden uitgiftetemperatuur? 27 Eis U geeft aan dat het nummer samengesteld moet worden met een KT nummer + 4 cijfers. Onze automaten krijgen bij aflevering in ons magazijn een specifiek nummer. Deze kan niet worden gewijzigd. Is het toegestaan dit nummer op de automaat de communiceren? 28 Eis Aantal klachten/storingen per warmedrankenautomaat. Klachten worden op accountniveau getoond. Storingen op Ja, wij gaan akkoord met dit voorstel. Zie ook de antwoorden op de vragen 8 en 34. Ja, dat is akkoord. Wij laten de eis voor suiker vallen. Nee, wij zijn niet akkoord. Nee, wij zijn niet akkoord. De uitgiftetemperatuur dient minimaal 90 graden te zijn. Nee, dit is niet akkoord. Op de automaten dient een apart KT-nummer te worden toegevoegd ten behoeve van de interne registratie van Opdrachtgever. De wijze waarop zal tijdens de inplementatie worden afgestemd tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Ja, dat is akkoord.

7 automaatniveau. Is dit akkoord? 29 Eis Beschikbaarheidspercentage per warmedrankenautomaat. Standaard wordt de beschikbaarheidspercentage gemeten tussen 08:00-17:00 (5 days). Is dit akkoord? 30 Eis Overzicht van het aantal verstrekkingen per type consumptie per warmedrankenautomaat. Op automaatniveau worden alleen totaalstanden getoond. Consumptietype wordt alleen op totaalniveau getoond. Is dit akkoord? 31 Eis Worden de ingredienten per tikprijs gefactueerd of vaste prijs per collo op basis van afgeleverde hoeveelheden? 32 Eis Huurprijzen worden einde maand voor de 1e volgende maand gefactureerd. Is dat akkoord? 33 Eis Betreft indexatie. Kan er specifieker worden aangegeven welke CPI cijfer er gebruikt moet worden. Wij gebruiken standaard de indexatie op Ingredienten CPI Consumentenprijzen Koffie, thee en cacao Is dit akkoord? 34 Hoofdstuk 9.4, eis 4 36 U geeft aan dat cafeinevrije koffie onderdeel dient te zijn van het smaakaanbod van de aangeboden warme drankenautomaten. Uit uw gegevens blijkt dat de afname van cafeinevrije koffie zeer beperkt is. Doordat de doorloop van deze koffie daardoor langzaam is, zorgt dit voor lagere kwaliteit. Daarnaast is dit in veel automaten niet mogelijk. Een kwalitatief betere en meer gangbare oplossing is om losse sachets met cafeinevrije koffie naast de automaat te verstrekken. Is het voor inschrijvers toegestaan om cafeinevrije koffie in losse sachets aan te bieden? Ja, dat is akkoord. Nee, wij zijn niet akkoord. Hetgeen u stelt in uw vraag is ons niet duidelijk. Opdrachtgever wenst inzicht te hebben in het verbruik per consumtietype per automaat afzonderlijk. Op basis van vaste prijs per collo op basis van afgeleverde hoeveelheden. Nee, dat is niet akkoord. Opdrachtgever wenst 1 factuur per maand te ontvangen met daarop het verbruik van de verstreken maand en de huur voor de daaropvolgende maand. Bijvoorbeeld: Opdrachtgever ontvangt op 3 april een factuur voor het verbruik van de maand maart en de huur voor de maand april. Ja, dat is akkoord. Zie het antwoord op vraag 14. Ja, wij gaan akkoord met dit voorstel. Zie ook de antwoorden op de vragen 8 en 23.

8 35 Hoofdstuk 9.4, eis 8 36 Hoofdstuk 9.4, eis 9 37 Hoofdstuk 9.4, eis Hoofdstuk 9.4, eis 63 en Hoofdstuk 9.4, eis De aangeboden koffie, thee, cacao en suiker dienen duurzaam te zijn. Duurzame suiker is echter niet verkrijgbaar in de markt. Bent u bereid deze eis aan te passen en inschrijvers toe te staan om suiker aan te bieden die niet duurzaam is gecertificeerd? 36 U vraagt om 180 cc bekers. Is het voor inschrijvers ook toegestaan, gezien de inhoud van 125 cc, om 150 cc bekers aan te bieden? 37 De warme drankenautomaten dienen te beschikken over een separate uitgang voor koffie en heet water. Bedoelt u hier een fysiek gescheiden uitgang (op een andere positie uit de automaat), zodat er nooit een druppel koffie in het water kan belanden? 42 De huurprijzen gedurende de overeenkomst zijn vast. Het is echter niet gebruikelijk dat de prijzen voor TSO (Technische Service & Onderhoud) ook vaststaan gedurende de overeenkomst. Is het voor inschrijvers toegestaan om deze kosten los te koppelen en jaarlijks te indexeren? 42 In de branche van opdrachtnemer is het gebruikelijk om de investering van nieuwe apparatuur te financieren via een (externe) leasemaatschappij, zonder dat dit invloed heeft op de serviceverlening, onderhouds-verplichting, of andere verplichtingen van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer verricht onverkort alle afgesproken service voor u. In de praktijk betekent deze leaseconstructie een extra overeenkomst (leasemaatschappij Opdrachtgever) en draagt de leasemaatschappij zorg voor facturatie van de huur van de automaten (dit is een vast bedrag per maand gedurende de contractperiode). Kunt u er mee instemmen dat wij een dergelijke leaseconstructie toepassen en de eigendom van de apparatuur over wordt gedragen aan een derde, zonder wijziging van de huidige condities? Ja, dit is akkoord. Zie ook de beantwoording op vraag 24. Nee, wij vragen specifiek om 180 cc bekers. Ja, dit is correct. Nee, dit is niet toegestaan. Zie het antwoord op vraag 7.

9 40 Artikel 24.1 Opzegging 84 De Gemeente is gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een (redelijke) opzegtermijn. Gezien het feit dat opdrachtnemer bij aanvang van de contractperiode een forse investering doet voor de hardware en rekent met een vaste afschrijvingsperiode, verzoeken wij u dit artikel te schrappen. Bent u hiermee akkoord? Nee, dit artikel wordt niet geschrapt. U mag er van uitgaan dat de gehele contractperiode zal worden gerespecteerd tenzij u als opdrachtnemer in gebreke blijft bij de naleving van de overeenkomst.