Over welk document heeft u vragen?

Transcriptie

1 Betreft Nota van Inlichtingen 2 en vragen Personeelsaddendum Nijmegen Project Europese Aanbesteding Catering Refere 16/8094/Faz-ICT Van: Stichting Hogeschool van Arnhem en Nijmegen Datum Meded 1. Deze Nota van Inlichtingen en antwoorden op de vragen van het personeelsaddendom worden hiermee integraal onderdeel van het Beschrijvend Document. 2. In verband met het een dag later publiceren van deze nota en antwoorden op het personeelsaddendum schuift de termijn op voor het indienen van de offerte, dit wordt 26 oktober uur. Nr. Over welk document heeft u vragen? S.v.p. benoem hier het nummer waarop u vraag betrekking heeft (bv. het paragraaf-, artikel-, eis- vraagof wensnummer) Formuleer hieronder uw vraag 1 Programma van Eisen 2.4 Er moeten tijdens de avondopenstelling gezonde warme maaltijden worden aangeboden zowel in Nijmegen als in Arnhem. Om een juiste inschatting van onze investering in servies en overig klein keuken materiaal te maken is het voor ons belangrijk om te weten hoeveel warme maaltijden momenteel per dag worden afgenomen. Kunt u dit aangeven? Antwoord Aanbestedende Dienst In Nijmegen worden er tijdens reguliere lesweken, van maandag tot en met donderdag, ongeveer 80 warme maaltijden genuttigd. Bovenstaand cijfer is indicatief, hieraan kunnen geen rechten ontleend worden. 2 Nota van Inlichtingen vraag 60 resp 172 (NvI Nijmegen) Aangezien u de dienstverlening voor bepaalde duur uitvraagt, te weten 4 jaar plus verlenging, en inschrijvers op basis van die duur een offerte indienen waarin zowel opstartkosten als investering zijn verwerkt, is het meer dan redelijk dat in geval van tussentijdse opzegging de nietafgeschreven opstartkosten en niet-afgeschreven investeringen worden vergoed. Wilt u dit bevestigen. Zo niet, wilt u dit dan uitvoerig motiveren. Het betreft immers gerechtvaardigde, in het economisch handelsverkeer gebruikelijke belangen van een inschrijver in een dergelijk traject. Akkoord tenzij tussentijdse opzegging is veroorzaakt door ontevredenheid van de HAN over geleverde dienstverlening door opdrachtnemer op basis van resultaten klanttevredenheidsonderzoeken. 3 Nota van Inlichtingen 172 (NvI Nijmegen) Kunt u aangeven waarom u van mening bent dat nonbetaling aan de zijde van opdrachtgever gecombineerd mag worden met uitsluiting van het opschortingsrecht aan de zijde van opdrachtnemer? Wilt u uw antwoord uitvoerig motiveren? Wij gaan er van uit dat u vraag 58 bedoelt. Wij gaan akkoord met de mogelijkheid van opschorting van die dienstverlening waar de betreffende niet betaalde factuur betrekking op heeft. 4 Nota van Inlichtingen vraag 48 (NvI Nijmegen) U verwijst hier naar vraag en antwoord 2, echter gaat deze vraag over openingstijden en niet over de taal van de bewijsstukken. Kunt u aangeven naar welk vraag en antwoord u hier wilt verwijzen? Excusus, wij hebben verwezen naar vraag 2 van de Nota van Inlichtingen Arnhem. Het antwoord op vraag 48 is. Ja, deze documenten kunnen ook in het Engels worden ingediend. Indien Inschrijver hiervoor kiest, garandeert inschrijver tevens dat daarmee aan de eisen wordt voldaan.

2 5 Programma van Eisen 3. Banqueting en 3.6 U schrijft hier dat er voor vergader- en lunchservice gebruik gemaakt wordt van servies en dat de kosten hiervoor voor opdrachtnemer zijn. Kunt u aangeven van wie alle huidige vergaderservice materialen zijn zoals thermoskannen, presentatieschalen, transportkarren e.d.? Indien de materialen van HAN zijn, kan inschrijver daar kostenloos gebruik van maken? De materialen van de huidige vergaderservice etc. is van de huidige cateraar. De HAN verwacht van de opdrachtnemer dat zij zelf zorgen voor de benodigde materialen. 6 Programma van Eisen 4.2 Op welke outlets binnen de locatie in Arnhem en Alle locaties zijn voorzien van krachtstroom. Nijmegen is krachtstroom beschikbaar? 7 Programma van Eisen 9.2 Beoordeling gezondheid Begrijpen wij goed dat u geen factor hangt aan de onderlinge locaties om de gemiddelde score voor gezondheid te berekenen? Er wordt in de beoordeling dus geen onderscheid gemaakt in de score bij een grote of een kleinere horeca outlet? Tevens wordt ook geen onderscheid gemaakt in type outlet? Of dat een outlet met/door studenten wordt geëxploiteerd? Kunt u dit toelichten aangezien een kleine outlet mogelijk een kleiner en ander assortiment biedt dan een grote outlet? De scores worden per outlet inzichtelijk gemaakt. De gemiddelde score van alle outlets per perceel wordt gebruikt voor de beoordeling van Opdrachtnemer. 8 Beschrijvend Document 5.2 Geschiktheidseisen Met betrekking tot de 1ste referentie eis: wij veronderstellen dat u bedoelde te schrijven dat Opdrachtnemer ervaring heeft bij een opdrachtgever in onderwijs met tenminste 1500 medewerkers en tenminste 5000 studenten heeft? Kunt u dat bevestigen? Een referent uit het bedrijfsleven zal immers niet kunnen voldoen aan de eis dat de referent qua aard, omvang en complexiteit vergelijkbaar moet zijn met de onderhavige opdracht. Nee, dat is niet juist. Onderwijservaring is aan de hand van de eerste referentie-eis niet perse vereist. Wel ervaring met grote(re) organisaties, al dan niet in het onderwijs. 9 Programma van Eisen Gewenste situatie Automatenvoorziening In verband met de negatieve impact op het rendement is het in de markt niet gebruikelijk om vending automaten met pin terminals uit te vragen. Gaat u akkoord wanneer wij uitsluitend een cashless betaalsysteem op de vending automaten installeren? Als hiermee een ander apart betaalsysteem wordt bedoeld dan gaat de HAN niet akkoord. 10 Beschrijvend Gunningscriterium 7, Automaten Op welke wijze wenst u inzicht te krijgen in het Dit is zelf in te vullen door opdrachtnemer binnen de kaders van de gunningscriteria. Document assortiment per automaat? 11 Nota van Inlichtingen Vraag 7 Op dit moment is het aangepaste mutatieoverzicht personeel nog niet in ons bezit. Graag krijgen wij de kans om, indien nodig, nog aanvullende vragen n.a.v. het aangepaste mutatieoverzicht te stellen. De kans voor het stellen van vragen naar aanleiding van het aangepaste mutatieoverizcht is inmiddels geboden. 12 Nota van Inlichtingen Vraag 7 Het mutatieoverzicht personeel is voor ons een belangrijk De inschrijvingsdatum wordt aangepast naar 26 oktober 17:00 uur. onderdeel voor het bepalen van de business case en het uitwerken van onze offerte in financiele zin. Gezien de belangrijkheid hiervan, en het late ter beschikking stellen van de juiste gegevens, verzoeken wij u de inleverdatum met minimaal een week uit te stellen.

3 13 Nota van Inlichtingen Vraag 28 U geeft aan dat de returnfee alleen met jaarlijkse Prijsverhogingen worden berekend op basis van het CPI (consumentenprijsindex) jaargemiddelde waarbij 2015 = indexering op basis van het CBS cijfer zal stijgen. Welk CBScijfer hanteert u hiervoor en welk jaar is 0? Bij vaststelling van een nieuw basisjaar, vanuit het CBS, geldt dat gerekend wordt met dit basisjaar. Link: 1,71,86,104,136,180,196,231,243,307,311,320,359,363&D3=(l-26)-l 14 Nota van Inlichtingen Vraag 86 U stelt dat u niet actief betrokken bent bij de samenwerking tussen de cateraar en de studenten in The Green Pub en dat het aan ons is om hier in de nieuwe contractperiode invulling aan te geven. Is het laten vervallen van de samenwerking met de studenten hierbij een optie? Zo nee, wat zijn dan de verplichtingen waar wij rekening mee dienen te houden in onze aanbieding, zoals afspraken m.b.t. inkoop, afdracht omzet, inzet personeel etc. We hebben dit niet als eis in onze aanbesteding meegenomen, echter samenwerking is wel een van onze speerpunten. De opdrachtgever vraagt aan opdrachtnemer actief mee te denken over samenwerking. Het is vanuit de HAN niet wenselijk om deze samenwerking te laten vervallen. 15 Nota van Inlichtingen Vraag 86 Indien er m.b.t. The Green Pub geen andere verplichtingen zijn dan 'samenwerking met studenten', dan ontvangen we graag een omschrijving hoe de huidige samenwerking en dienstverlening tussen cateraar en studenten is ingeregeld. Studenten van de studievereniging kunnen zich gedurende openingstijden melden bij de cateraar voor het ondersteunen van werkzaamheden. Voor elke euro omzet, tijdens aanwezig gewerkte uren, ontvangt de studievereniging 10% van de winst. 16 Nota van Inlichtingen Vraag 87 Ter verduidelijking; Tijdens de schouwing hebben wij in het restaurant op de Berg en Dalseweg een aankondiging gezien, waarin aangegeven wordt dat 'Ruimte 15A' in het pand wordt aangehouden als 'overloopruimte' voor zitplaatsen, als het restaurant vol is. Dit is een ruimte halverwege de gang aan de linkerkant, komende vanaf het restaurant. Aangezien deze ruimte bij de vorige schouw (4 jaar geleden) ook als overloopruimte werd gebruikt, lijkt het ons dat deze ruimte hiervoor ook regelmatig gebruikt wordt. Graag vernemen wij wie er verantwoordelijk is voor het schoonhouden van deze ruimte. De HAN is verantwoordelijk voor het schoonhouden van deze ruimte. 17 Nota van Inlichtingen vraag 61 Gelieve de bepaling evenzo wederzijds te maken. Wederzijds akkoord waarbij Opdrachtnemer een opzegtermijn heeft van tenminste 9 maanden. 18 Nota van Inlichtingen vraag 125 Hoe dient Opdrachtnemer dan de gegeven parameters (criteria) van Opdrachtgever in te schatten? Kunt u toelichten hoe u er aan komt? De HAN verwacht van Opdrachtnemer een voorstel m.b.t. parameters gezonde voeding. Aangezien dit een beoordelingscriteria is doet de HAN hier verder geen uitspraken over.

4 19 Nota van Inlichtingen Addendum vraag Om tot een juiste aanbieding te komen heeft een nieuwe inschrijver gegevens nodig van het zittende personeel. Hiertoe zijn er in de algemeen verbindende cao van de contract catering afspraken gemaakt, een van die afspraken is het toevoegen van bijlage 10 (de geanonimiseerde personeelslijst). Gelieve deze in te vullen conform wetgeving zodat alle geïnteresseerde partijen op basis van dezelfde uitgangspunten een aanbieding kunnen doen hetgeen noodzaak is binnen contractwisseling bij cateraars. Overigens is evenzo artikel 10 lid 4 van de contractcatering cao hiervan van toepassing: De oude werkgever heeft daarnaast de zelfstandige plicht de nieuwe werkgever de hierboven onder a. bedoelde informatie (ongevraagd) zo spoedig mogelijk correct, volledig en tijdig te verstrekken. Tot die plicht behoort het overleggen van de mutatielijst als bedoeld in bijlage 10 van de cao. De HAN beschikt enkel over de al gepubliceerde informatie. De HAN kan geen additionele informatie meer verstrekken. Artikel 10 van de cao regelt de contractwisseling. De oude werkgever / opdrachtnemer dient op grond lid 4 van dit artikel de nieuwe werkgever / opdrachtgever alle benodigde informatie te verschaffen. Deze verplichting geldt pas naderhand, dus niet gedurende de aanbesteding. De HAN is hierbij geen betrokken partij. 20 Nota van Inlichtingen NvI 1 Addendum vraag 166 Wij verzoeken u graag de gegevens over toeslagen, ziekte van medewerkers en reiskosten op te vragen bij de huidige cateraar (marktconform) en ons en andere inschrijvers hiervan te voorzien. Dit om een gelijk speelveld voor alle inschrijvers te creëren. 21 Nota van Inlichtingen NvI 1 Addendum vraag 168 Bent u bereid de huidige cateraar nogmaals te vragen of medewerker 645 (Clustermanager) wel of niet overgenomen dient te worden en zou u dit ons kunnen bevestigen? 22 Nota van Inlichtingen NvI 1 Addendum vraag 168 Als blijkt dat medewerker 645 (Clustermanager) wel overgenomen dient te worden, kunt u aangeven hoe de nieuwe cateraar met deze meerkosten om dient te gaan? 23 Algemeen Gezien de onduidelijkheid over de verstrekte informatie rondom de over te nemen medewerkers willen wij u vragen de inschrijvingstermijn op te schorten? Bent u hiertoe bereid? Medewerker 645 is niet meer werkzaam binnen de HAN en dient niet overgenomen te worden. Niet van toepassing zie antwoord op vraag 21.

5 24 Nota van Inlichtingen vraag 45 Addendum en vraag 166 U geeft hier aan niet gerechtigd te zijn om meer informatie te verstrekken. In een aanbestedingstraject is de huidige cateraar verplicht om alle informatie met betrekking tot personeel te overleggen volgens het VENECA formulier. Dit om alle inschrijvende cateraars te voorzien van gelijke informatie, waardoor de huidige cateraar geen oneerlijk voordeel heeft. De aanbestedende dienst heeft hier een belangrijke rol in dmv het opvragen en verspreiden van alle informatie. Wanneer kosten zoals reiskosten en toeslagen niet door de huidige cateraar overlegd worden kunnen wij deze niet meenemen in onze berekeningen. Als achteraf blijkt dat deze kosten wel gemaakt worden hoe dienen wij hier dan mee om te gaan? Wij willen u dan ook met klem verzoeken dat de huidige cateraar deze informatie mbt o.a. reiskosten en toeslagen overlegd. 25 Nota van Inlichtingen Vraag 161 Addendum en vraag 175 U geeft hier aan dat u niet beschikt over de reden van beeindiging. Het is echter belangrijk voor inschrijvers om te weten of deze medewerker bijvoorbeeld een nieuw contract geboden gaat worden of bijvoorbeeld uit dienst gaat. In een aanbestedingstraject is de huidige cateraar verplicht om alle informatie met betrekking tot personeel te overleggen volgens het VENECA formulier. Dit om alle inschrijvende cateraars te voorzien van gelijke informatie, waardoor de huidige cateraar geen oneerlijk voordeel heeft. De aanbestedende dienst heeft hier een belangrijke rol in dmv het opvragen en verspreiden van alle informatie. Wij willen u dan ook met klem verzoeken deze informatie bij de huidige cateraar op te vragen. 26 Nota van Inlichtingen addendum, Nijmegen, Nr 40 Zijn er, naast deze medewerker, nog andere van de weergegeven medewerkers die als uitzendkracht werkzaam zijn? Op basis van de door de HAN ontvangen gegevens zijn er geen andere uitzendkrachten werkzaam.

6 27 Nota van Inlichtingen addendum, Nijmegen, Nr. 7, 9, 45, 69, Wij begrijpen dat het huidige, bij de catering op de HAN 76, 166, 174,175 betrokken, personeel geen wettelijke relatie heeft met de HAN. De huidige cateraar is echter conform artikel 10, punt 4, lid b en c van de cao contractcatering verplicht om de informatie zoals omschreven in het mutatieformulier (onderdeel van de CAO) te verstrekken aan een nieuwe werkgever (wat dus in potentie en naar intentie alle inschrijvende partijen zijn). Eventueel zonder voor en achternaam. Wij willen u dan ook vragen om de vraag om meer informatie te verstrekken neer te leggen bij de huidige cateraars zodat er een gelijk speelveld ontstaat inzake de personeelskosten (grootste en daarmee bepalende kostenpost). 28 Nota van Inlichtingen addendum, Nijmegen, Nr Kunt u aangeven waarom de medewerkers 438 en 547 Voor het antwoord op deze vraag verwijzen wij u door naar het antwoord op vraag 21. met de functie Clustermanager wel als betrokken medewerkers worden aangemerkt en de medewerker met nr. 645 niet? 29 Nota van Inlichtingen addendum, Nijmegen, Nr 41,165 Kunt u aangeven hoeveel weken deze medewerkers als De medewerkers hebben een dusdanig aantal weken gewerkt dat zij een beroep kunnen doen op een achtereen deze uren werken voor de huidige cateraar? Als arbeidsovereenkomst op basis van de gemiddelde uren. Tot dusver is hier nog geen beroep op gedaan. dit namelijk 13 weken structureel gebeurt ontstaat er een arbeidsovereenkomst voor dat betreffende aantal uren. Kunt u aangeven of dit zo is?

7

8