Nota van Inlichtingen 2 en Personeelsaddendum Arnhem Europese Aanbesteding Catering. Stichting Hogeschool van Arnhem en Nijmegen Datum:

Transcriptie

1 Betreft: Nota van Inlichtingen 2 en Personeelsaddendum Arnhem Project: Europese Aanbesteding Catering Referentie: 16/8094/Faz-ICT Van: Stichting Hogeschool van Arnhem en Nijmegen Datum: Mededelingen 1. Deze Nota van Inlichtingen en antwoorden op het personeelsaddendum worden hiermee integraal onderdeel van het Beschrijvend Document. 2. In verband met het een dag later publiceren van deze nota en antwoorden op het personeelsaddendum schuift de termijn op voor het indienen van de offerte, dit wordt 26 oktober uur. Nr. Over welk document heeft u vragen? S.v.p. benoem hier het nummer Formuleer hieronder uw vraag waarop u vraag betrekking heeft (bv. het paragraaf-, artikel-, eis- vraag- of wensnummer) Antwoord Aanbestedende Dienst 1 Programma van Eisen 2.4 Er moeten tijdens de avondopenstelling gezonde warme maaltijden worden aangeboden zowel in Nijmegen als in Arnhem. Om een juiste inschatting van onze investering in servies en overig klein keuken materiaal te maken is het voor ons belangrijk om te weten hoeveel warme maaltijden momenteel per dag worden afgenomen. Kunt u dit aangeven? 2 Nota van Inlichtingen vraag 168 (NvI Arnhem) Kunt u tevens akkoord gaan dat van een dergelijke boete pas sprake kan zijn na herhaald tekortschieten en een termijn waarbinnen nagekomen kan worden? 3 Programma van Eisen 3. Banqueting en 3.6 U schrijft hier dat er voor vergader- en lunchservice gebruik gemaakt wordt van servies en dat de kosten hiervoor voor opdrachtnemer zijn. Kunt u aangeven van wie alle huidige vergaderservice materialen zijn zoals thermoskannen, presentatieschalen, transportkarren e.d.? Indien de materialen van HAN zijn, kan inschrijver daar kostenloos gebruik van maken? In Arnhem worden er tijdens reguliere lesweken, van maandag tot en met donderdag, ongeveer 150 warme maaltijden genuttigd. Bovenstaand cijfer is indicatief, hieraan kunnen geen rechten ontleend worden. Akkoord. De materialen van de huidige vergaderservice etc. is van de huidige cateraar. De HAN verwacht van de opdrachtnemer dat zij zelf zorgen voor de benodigde materialen. 4 Nota van Inlichtingen Vraag 26 (NvI Arnhem) Mag aanbieder een lager aantal vending Ja, dit is toegestaan mits het aanbod voldoet aan de gestelde eisen door de HAN. automaten plaatsen dan nu in totaal op alle locaties staan, mits deze eenzelfde aanbod hebben van warme dranken, snacks en fris? 5 Programma van Eisen 4.2 Op welke outlets binnen de locatie in Arnhem en Nijmegen is krachtstroom beschikbaar? Alle locaties zijn voorzien van krachtstroom.

2 6 Programma van Eisen 9.2 Beoordeling gezondheid Begrijpen wij goed dat u geen factor hangt aan de onderlinge locaties om de gemiddelde score voor gezondheid te berekenen? Er wordt in de beoordeling dus geen onderscheid gemaakt in de score bij een grote of een kleinere horeca outlet? Tevens wordt ook geen onderscheid gemaakt in type outlet? Of dat een outlet met/door studenten wordt geëxploiteerd? Kunt u dit toelichten aangezien een kleine outlet mogelijk een kleiner en ander assortiment biedt dan een grote outlet? De scores worden per outlet inzichtelijk gemaakt. De gemiddelde score van alle outlets per perceel wordt gebruikt voor de beoordeling van Opdrachtnemer. 7 Beschrijvend Document 8 Programma van Eisen Gewenste situatie Automatenvoorziening 9 Beschrijvend Document 5.2 Geschiktheidseisen Met betrekking tot de 1ste referentie eis: wij veronderstellen dat u bedoelde te schrijven dat Opdrachtnemer ervaring heeft bij een opdrachtgever in onderwijs met tenminste 1500 medewerkers en tenminste 5000 studenten heeft? Kunt u dat bevestigen? Een referent uit het bedrijfsleven zal immers niet kunnen voldoen aan de eis dat de referent qua aard, omvang en complexiteit vergelijkbaar moet zijn met de onderhavige opdracht. Nee, dat is niet juist. Onderwijservaring is aan de hand van de eerste referentie-eis niet perse vereist. Wel ervaring met grote(re) organisaties, al dan niet in het onderwijs. Gunningscriterium 7, Automaten In verband met de negatieve impact op het rendement is het in de markt niet gebruikelijk om vending automaten met pin terminals uit te vragen. Gaat u akkoord wanneer wij uitsluitend een cashless betaalsysteem op de vending automaten installeren? Op welke wijze wenst u inzicht te krijgen in het assortiment per automaat? 10 Nota van Inlichtingen Vraag 66 Op dit moment is het aangepaste mutatieoverzicht personeel nog niet in ons bezit. Graag krijgen wij de kans om, indien nodig, nog aanvullende vragen n.a.v. het aangepaste mutatieoverzicht te stellen. 11 Nota van Inlichtingen Vraag 66 Het mutatieoverzicht personeel is voor ons een belangrijk onderdeel voor het bepalen van de business case en het uitwerken van onze offerte in financiele zin. Gezien de belangrijkheid hiervan, en het late ter beschikking stellen van de juiste gegevens, verzoeken wij u de inleverdatum met minimaal een week uit te stellen. 12 Nota van Inlichtingen Vraag 145 U geeft aan dat de returnfee alleen met jaarlijkse indexering op basis van het CBS cijfer zal stijgen. Welk CBS-cijfer hanteert u hiervoor en welk jaar is 0? Als hiermee een ander apart betaalsysteem wordt bedoeld dan gaat de HAN niet akkoord. Dit is zelf in te vullen door opdrachtnemer binnen de kaders van de gunningscriteria. De kans voor het stellen van vragen naar aanleiding van het aangepaste mutatieoverizcht is inmiddels geboden. De inschrijvingsdatum wordt aangepast naar 26 oktober 17:00 uur. Prijsverhogingen worden berekend op basis van het CPI (consumentenprijsindex) jaargemiddelde waarbij 2015 = 100. Bij vaststelling van een nieuw basisjaar, vanuit het CBS, geldt dat gerekend wordt met dit basisjaar. Link:

3 13 Nota van Inlichtingen vraag 60 Gelieve de bepaling evenzo wederzijds te maken. Wederzijds akkoord waarbij Opdrachtnemer een opzegtermijn heeft van tenminste 9 maanden. 14 Nota van Inlichtingen vraag 49 Hoe dient Opdrachtnemer dan de gegeven parameters (criteria) van Opdrachtgever in te schatten? Kunt u toelichten hoe u er aan komt? 15 Nota van Inlichtingen NvI 1 vraag 77 Hierin wordt gesproken over gemiddelde aantallen transacties per dag en over gemiddelde bestedingen. Deze verschillen echter per periode van openstelling. Denk hierbij aan tentamenweken, vakanties en beperkte openstellingen met een andere oorzaak. Is het mogelijk dat de huidige cateraars informatie verstrekken ten behoeve van de gemiddelde aantallen transacties en gemiddelde bestedingen per periode? De HAN verwacht van Opdrachtnemer een voorstel m.b.t. parameters gezonde voeding. Aangezien dit een beoordelingscriteria is doet de HAN hier verder geen uitspraken over. Het is alleen mogelijk de kwartaalcijfers te verstrekken. De cijfers Perceel Arnhem: Q1 = ,-; Q2 = ,-; Q3 = ,33,-; Q4 = ,67. Deze cijfers zijn indicatief en hieraan kunnen geen rechten ontleend worden. 16 Nota van Inlichtingen Addendum vraag Om tot een juiste aanbieding te komen heeft een De HAN beschikt enkel over de al gepubliceerde informatie. De HAN kan geen additionele informatie meer nieuwe inschrijver gegevens nodig van het zittende verstrekken. Artikel 10 van de cao regelt de contractwisseling. De oude werkgever / opdrachtnemer dient op personeel. Hiertoe zijn er in de algemeen grond lid 4 van dit artikel de nieuwe werkgever / opdrachtgever alle benodigde informatie te verschaffen. verbindende cao van de contract catering Deze verplichting geldt pas naderhand, dus niet gedurende de aanbesteding. De HAN is hierbij geen afspraken gemaakt, een van die afspraken is het betrokken partij. toevoegen van bijlage 10 (de geanonimiseerde personeelslijst). Gelieve deze in te vullen conform wetgeving zodat alle geïnteresseerde partijen op basis van dezelfde uitgangspunten een aanbieding kunnen doen hetgeen noodzaak is binnen contractwisseling bij cateraars. Overigens is evenzo artikel 10 lid 4 van de contractcatering cao hiervan van toepassing: De oude werkgever heeft daarnaast de zelfstandige plicht de nieuwe werkgever de hierboven onder a. bedoelde informatie (ongevraagd) zo spoedig mogelijk correct, volledig en tijdig te verstrekken. Tot die plicht behoort het overleggen van de mutatielijst als bedoeld in bijlage 10 van de cao. 17 Nota van Inlichtingen NvI 1 Addendum vraag 98 Als we kijken naar de hoogte van de opgegeven salarissen per maand dan vermoeden wij dat de gegeven salarissen op basis van een full time dienstverband zijn ingevuld en niet zijn teruggerekend naar 22 to 25 uren per week. Kunt u dit bevestigen en, indien van toepassing, ons van de juiste infromatie voorzien? De gegeven salarissen zijn gebaseerd op een full time dienstverband. de juiste informatie betreft de volgende: mederwerker 60 - gem 22 uur: 1112,46 euro; medewerker 63 - gem 25 uur: 1186,24 euro; medewerker 64 - gem 25 uur: 1186,24 euro; medewerker 65 - gem 24 uur: 1138,79 euro; medewerker 66 - gem 25 uur: 1160,76 euro.

4 18 Nota van Inlichtingen NvI 1 Addendum vraag 99 Wij verzoeken u graag de gegevens over toeslagen, Voor het antwoord op deze vraag verwijzen wij u door naar het antwoord op vraag 16. ziekte van medewerkers en reiskosten op te vragen bij de huidige cateraar (marktconform) en ons en andere inschrijvers hiervan te voorzien. Dit om een gelijk speelveld voor alle inschrijvers te creëren. 19 Nota van Inlichtingen NvI 1 Addendum vraag 118 Als blijkt dat medewerker 645 (Clustermanager) wel overgenomen dient te worden, kunt u aangeven hoe de nieuwe cateraar met deze meerkosten om dient te gaan? Medewerker 645 is niet meer werkzaam binnen de HAN en dient niet overgenomen te worden. 20 Algemeen Gezien de onduidelijkheid over de verstrekte Voor het antwoord op deze vraag verwijzen wij u door naar het antwoord op vraag 16. informatie rondom de over te nemen medewerkers willen wij u vragen de inschrijvingstermijn op te schorten? Bent u hiertoe bereid? 21 Nota van Inlichtingen vraag 45 Addendum en vraag 166 U geeft hier aan niet gerechtigd te zijn om meer informatie te verstrekken. In een aanbestedingstraject is de huidige cateraar verplicht om alle informatie met betrekking tot personeel te overleggen volgens het VENECA formulier. Dit om alle inschrijvende cateraars te voorzien van gelijke informatie, waardoor de huidige cateraar geen oneerlijk voordeel heeft. De aanbestedende dienst heeft hier een belangrijke rol in dmv het opvragen en verspreiden van alle informatie. Wanneer kosten zoals reiskosten en toeslagen niet door de huidige cateraar overlegd worden kunnen wij deze niet meenemen in onze berekeningen. Als achteraf blijkt dat deze kosten wel gemaakt worden hoe dienen wij hier dan mee om te gaan? Wij willen u dan ook met klem verzoeken dat de huidige cateraar deze informatie mbt o.a. reiskosten en toeslagen overlegd. Voor het antwoord op deze vraag verwijzen wij u door naar het antwoord op vraag 16.

5 22 Nota van Inlichtingen Vraag 161 Addendum en vraag 175 U geeft hier aan dat u niet beschikt over de reden van beeindiging. Het is echter belangrijk voor inschrijvers om te weten of deze medewerker bijvoorbeeld een nieuw contract geboden gaat worden of bijvoorbeeld uit dienst gaat. In een aanbestedingstraject is de huidige cateraar verplicht om alle informatie met betrekking tot personeel te overleggen volgens het VENECA formulier. Dit om alle inschrijvende cateraars te voorzien van gelijke informatie, waardoor de huidige cateraar geen oneerlijk voordeel heeft. De aanbestedende dienst heeft hier een belangrijke rol in dmv het opvragen en verspreiden van alle informatie. Wij willen u dan ook met klem verzoeken deze informatie bij de huidige cateraar op te vragen. Voor het antwoord op deze vraag verwijzen wij u door naar het antwoord op vraag Nota van Inlichtingen addendum, Arnhem, Nr 98 Kunt u aangeven hoeveel weken deze De medewerkers hebben een dusdanig aantal weken gewerkt dat zij een beroep kunnen doen op een medewerkers als achtereen deze uren werken voor arbeidsovereenkomst op basis van de gemiddelde uren. Tot dusver is hier nog geen beroep op gedaan. de huidige cateraar? Als dit namelijk 13 weken structureel gebeurt ontstaat er een arbeidsovereenkomst voor dat betreffende aantal uren. Kunt u aangeven of dit zo is? 24 Nota van Inlichtingen addendum, Arnhem, Nr 99, 106, 116, 119, 159,181, 189 Wij begrijpen dat het huidige, bij de catering op de Voor het antwoord op deze vraag verwijzen wij u door naar het antwoord op vraag 16. HAN betrokken, personeel geen wettelijke relatie heeft met de HAN. De huidige cateraar is echter conform artikel 10, punt 4, lid b en c van de cao contractcatering verplicht om de informatie zoals omschreven in het mutatieformulier (onderdeel van de CAO) te verstrekken aan een nieuwe werkgever (wat dus in potentie en naar intentie alle inschrijvende partijen zijn). Eventueel zonder voor en achternaam. Wij willen u dan ook vragen om de vraag om meer informatie te verstrekken neer te leggen bij de huidige cateraars zodat er een gelijk speelveld ontstaat inzake de personeelskosten (grootste en daarmee bepalende kostenpost). 25 Nota van Inlichtingen addendum, Arnhem, Nr 154 Zijn er, naast deze medewerker, nog andere van de Op basis van de door de HAN ontvangen gegevens zijn er geen andere uitzendkrachten werkzaam. weergegeven medewerkers die als uitzendkracht werkzaam zijn? 26 Nota van Inlichtingen addendum, Arnhem, Nr Kunt u aangeven waarom de medewerkers 438 en 547 met de functie Clustermanager wel als betrokken medewerkers worden aangemerkt en de medewerker met nr. 645 niet? Voor het antwoord op deze vraag verwijzen wij u door naar het antwoord op vraag 19.