Nota van Inlichtingen (NvI)

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen (NvI) Warme Drankenvoorziening (AFM/ ) Ten behoeve van Autoriteit Financiële Markten (AFM) te Amsterdam Versie Definitief Datum Referentie AFM/

2 Nota van Inlichtingen (NvI) Behorende bij en integraal onderdeel uitmakend van de aanbestedingsstukken ter zake de offerteaanvraag Warme Drankenvoorziening, ref. AFM/ ten behoeve van de Autoriteit Financiële Markten te Amsterdam. Hieronder treft u het overzicht van de gestelde vragen en antwoorden: 1. 23/59 GE 5.6 GE 5.6: Het intern verplaatsen van apparatuur zal kosteloos worden uitgevoerd door Inschrijver Gezien de kosten die dit eventueel met zicht mee kan brengen verzoeken wij u om hier een limiet aan te stellen. In onze branche is het gebruikelijk om 10% van het totale park jaarlijkse kosteloos te verplaatsen. Gaat u hiermee akkoord? Antwoord: Het plaatsen van de apparatuur zal kosteloos uitgevoerd worden door Inschrijver. De AFM gaat akkoord om een limiet te stellen van 10% van het totale park voor de interne verplaatsingen die vervolgens gedurende een jaar plaatsvinden /59 GE 5.7 GE 5.7: Indien de AFM een of meerdere extra apparaten wil af nemen en deze toename minder dan 20% van het totaal is, zal Inschrijver geen kosten in rekening brengen voor het bijplaatsen. Zoals wij dit punt interpreteren is het zo dat u stelt dat u zonder kosten (binnen een bandbreedte van 20%) machines kunt bij laten plaatsen. Bedoelt u hiermee de eventuele kosten die gepaard gaan met het bezorgen van apparatuur maar niet met de financiële afwikkeling inzake investering van die betreffende apparatuur? Antwoord: Het betreft hier de kosten die gepaard gaan met het bezorgen en plaatsen van de apparatuur, niet de financiële afwikkeling inzake de investering van die betreffende apparatuur 3. 23/59 GE 5.8 GE 5.8: Indien de AFM een of meerdere apparaten door Inschrijver terug wil laten nemen, zal deze dit kosteloos doen indien het aantal apparaten minder dan 20% van de totale afname is. Zoals wij dit punt interpreteren is het zo dat u stelt dat u zonder kosten (binnen een bandbreedte van 20%) machines kunt retourneren. Bedoelt u hiermee de eventuele kosten die gepaard gaan met het retour halen van apparatuur maar niet met de financiële afwikkeling inzake afschrijving (restwaarde) van die betreffende apparatuur? Antwoord: Het betreft hier de kosten die gepaard gaan met het retour halen van de apparatuur, niet de financiële afwikkeling inzake de afschrijving (restwaarde) van die betreffende apparatuur 4. 2/59 Gunningscriteria Allereerst m.b.t. de gunningscriteria - de economisch meest voordelige

3 aanbieding, wel gelet op de in het bestek, in de uitnodiging tot inschrijving of tot onderhandeling of de in het beschrijvende document vermelde criteria - zal de opdracht gegund krijgen. Wat zijn de wegingsfactoren van de betreffende criteria? Antwoord: Het gunningsmodel ziet er als volgt uit: Onderdeel Weging Subonderdeel Subweging Prijs 20% GW 5.1 en % Kwaliteit 80% Communicatie 5% Apparatuur 45% Ingrediënten en disposables 45% GW 5.3 en 5.4 5% 5. 22/59 GE 3.6 Onder Gunningseis 3.6 wordt gesproken over de opgegeven maximum tarieven per kilogram, maar deze prijs troffen wij niet meer in het aanbestedingsdocument zelf. Welk maximum tarief is opgegeven? Antwoord: Let op, de prijzen zijn gewijzigd: ID Serviceconcept Prijskader boon 1 (laag) in per KG Prijskader boon 2 (middel) in per KG 13,00 15,00 16,75 18,50 Prijskader boon 3 (hoog) in per KG 1 Pantry s 11,00 13,00 15,00 17,00 2 Espressobar 15,00 18,50 16,75 20,00 3 Vergaderservice* 7,00 9,00 9,00 11,00 11,00 14,00 *Inschrijver hanteert het prijskader voor zijn aan te bieden snelfiltermaling. De vermelde prijzen in de prijskaders zijn exclusief BTW /59 Bijlage 10.2 In bijlage 10.2 vraagt u naar de prijs per kg. per boonsoort. Wij bieden geportioneerde koffie (diverse capsule varieteiten van éénzelfde hoge kwaliteit). Hoe wilt u dat wij de capsuleprijzen in de opgegeven template verwerken? Antwoord: De AFM dient alle Inschrijvingen op een objectieve, gelijke wijze te beoordelen, conform de Europese aanbestedingsbeginselen. Afwijken van de gestelde gunningscriteria is daarom niet toegestaan /59 Bijlage 10.3 In 10.3 vraagt u om prijzen van automaten melk, suiker en cacao. Onze oplossing biedt of verse warm gestoomde melk of coffee cream (cups) en suikerzakjes. Hoe wilt u dat wij de prijzen hiervan offreren? Antwoord: De AFM dient alle Inschrijvingen op een objectieve, gelijke wijze te

4 beoordelen, conform de Europese aanbestedingsbeginselen. Afwijken van de gestelde gunningscriteria is daarom niet toegestaan. De voorziening van losse suiker, melkcupjes en eventueel cacaopoeder, mits dit niet in de automaat wordt aangeboden, valt buiten scope van onderhavige opdracht. Deze worden via de cateraar geleverd. 8. 9/59 Service Hoe wordt de dagelijkse service van de gekozen koffieoplossing georganiseerd? Antwoord: Het reguliere onderhoud aan de automaten (zoals dagelijks schoonmaken en het aanvullen van ingrediënten) wordt door de cateraar gedaan. 9. 8/59 Hoofdstuk 1 Aanbesteding, Sub 1.4 Tijdsplanning Er is slechts 1 mogelijkheid voor het indienen van vragen, waarbij op 23 juli de resultaten in de vorm van een NvI worden verzonden. De ervaring leert dat er naar aanleiding van de NvI aanvullende vragen zijn. Kunt u aangeven of hiertoe een mogelijkheid is? Antwoord: Mochten er naar aanleiding van de NvI nog essentiële vragen worden gesteld kan de AFM besluiten om een aanvullende NvI te publiceren. Uiteraard dient de wettelijke termijn voorafgaand aan de sluitingsdatum voor het ontvangen van de Inschrijvingen te worden gerespecteerd /59 Hoofdstuk 2 Opdrachtreikwijdte, Sub 2.1 Huidige situatie Voor de vergaderservice dient de voorziening in staat te zijn in korte tijd kannen koffie van circa 1,5 liter te genereren. Kunt u aangeven wat u exact bedoelt met uitgifte in korte tijd. Tevens verzoeken wij u aan te geven of de uitgifte inclusief melk en suiker dient te geschieden en wat de afmeting van de kannen betreft? Antwoord: Korte tijd is een relatief begrip. Momenteel werkt de AFM met een liquid koffieautomaat, waar binnen maximaal 7 seconden een kopje koffie getapt kan worden. We realiseren ons als we overgaan op snelfiltermaling dat de koffie minder snel getapt kan worden. Het is aan de cateraar (die de vergaderservice verleent) hoe de koffieservice qua planning ingericht gaat worden. Inschrijver dient in GW 2.17 aan te geven over welke technische eigenschappen de snelfiltervoorziening beschikt, inclusief de zetsnelheid. De thermoskannen die voor de veragderservice worden gebruikt zijn van 1 liter en 1,5 liter. De suiker en melk worden er apart bij geleverd /59 Hoofdstuk 2 Opdrachtreikwijdte, Sub 2.2 Pantry s De AFM wil de bestaande automaten in de pantry s vervangen voor nieuwe exemplaren die gebruik maken van de espresso zettechniek, in combinatie met verse bonen. Naast een goede kwaliteit koffie dienen de automaten ten minste deze warme dranken te kunnen leveren: - Koffie/espresso - Cappucino - Café au lait - Warm water

5 U geeft verder geen eisen of wensen ten aanzien van een overig assortiment anders dan in Bijlage 9, onder GW waarbij u onder andere om zetsnelheden vraagt. In de verbruikgegevens worden dezelfde consumptiesoorten genoemd als in Bijlage 9. Van welk assortiment dient leverancier uit te gaan? Antwoord: Wijziging van minimale eis: De AFM eist dat de automaten ten minste de volgende warme dranken te kunnen leveren: koffie, espresso, cappucino, café au lait, warm water en warme chocolademelk. Mochten de automaten nog aanvullende dranken bieden dan kunnen deze worden opgegeven in de beantwoording van GW Automaten die ook aanvullende dranken bieden kunnen hoger gewaardeerd worden /59 Hoofdstuk 2 Opdrachtreikwijdte, Sub 2.2 Pantry s Het ingrediënt melk dient in de automaat te worden aangeboden. Dit mag in vloeibare of in poedervorm. Suiker mag in de automaat worden aangeboden. Ook hiervoor geldt dat dit in vaste en vloeibare vorm mag worden aangeboden. Dit leidt naar ons mening tot een niet transparante vergelijk van de diverse aanbiedingen. Een automaat voorzien van een verse melk uitgifte is veelal duurder dan een automaat waarbij topping wordt gebruikt als melkproducten. In hoeverre bent u bereidt dit ter herzien, zodanig dat leveranciers een eenduidige aanbieding kunnen opmaken? Hierbij geldt tevens dat een automaat waarbij automatische uitgifte van suiker en melk van toepassing is, duurder is dan een automaat waar dit niet het geval is. Kunt u aangeven hoe u een eerlijke vergelijking voor ogen heeft tussen leveranciers waarbij verschil is in uitgiftemogelijkheden? Antwoord: De apparaten dienen over een automatische uitgifte van suiker en melk te beschikken. Of de suiker en melk in vloeibare of vaste vorm wordt aangeboden is aan Inschrijver. De AFM heeft geen voorkeur voor een vloeibare of vaste vorm /59 Hoofdstuk 2 Opdrachtreikwijdte, Sub 2.2 Pantry s Onder het technische onderhoud valt ook de espressomachine in de pantry op de vierde verdieping, een Schearer 61, voor de Managementgroep. Deze espressomachine is in 2010 door de AFM aangeschaft. Het reguliere onderhoud aan de automaten (zoals dagelijks schoonmaken en het aanvullen van ingrediënten) wordt door de cateraar gedaan. De door de AFM aangeschafte Schearer 61 is voor ons een onbekende automaat. Dit kan inhouden dat het onderhoud door derden uitgevoerd dient te worden. Daarmee is het lastig om te komen tot garantieafspraken ten aanzien van tijdige levering van onderdelen, beschikbaarheid van de automaat, responsen repairtijden. Op welke wijze zal hier met betrekking tot de beoordeling en de uitvoer gedurende de contractperiode worden omgegaan? Antwoord: Wijziging van de scope: Het onderhoud van de Schaerer 61 valt buiten scope van onderhavige opdracht.

6 De onderhoudsafspraken voor de Schearer 61 zullen in goed overleg met de gegunde partij gemaakt worden /59 Hoofdstuk 2 Opdrachtreikwijdte, Sub 10/592.2 Pantry s Onder het technische onderhoud valt ook de espressomachine in de pantry op de vierde verdieping, een Schearer 61, voor de Managementgroep. Deze espressomachine is in 2010 door de AFM aangeschaft. Het reguliere onderhoud aan de automaten (zoals dagelijks schoonmaken en het aanvullen van ingrediënten) wordt door de cateraar gedaan. Mogelijk kunnen onderhoudscontracten worden overgenomen door de nieuwe leverancier. Indien sprake is van overname van het technisch onderhoud vernemen wij graag van u door welke leverancier dit in de huidige situatie plaatsvindt, is er sprake van een doorlopend servicecontract en wat zijn de kosten hiervan? Antwoord: Zie antwoord op vraag /59 Hoofdstuk 2 Opdrachtreikwijdte, Sub 2.2 Vergaderservice Per serviceconcept dient de inschrijver 3 koffieboonsoorten te leveren. Voor de vergaderservice wenst AFM over te gaan op filterkoffie. Doelt u hiermee op gemalen snelfilterkoffie? Antwoord: Voor de vergaderservice is inderdaad snelfiltermaling van toepassing /59 Hoofdstuk 2 Opdrachtreikwijdte, Sub 2.2 Vergaderservice Kunt u aangeven welke consumpties er ten behoeve van de vergaderservice geleverd dienen te worden of betreft dit enkel koffie en heet water? Antwoord: Dit betreft enkel koffie en heet water /59 Hoofdstuk 2 Opdrachtreikwijdte, Sub 2.3 Omvang van de opdracht De AFM schat de omvang van deze opdracht op circa per jaar (in totaal dus ongeveer over een contractperiode van 7 jaar). Aan deze schatting kunnen geen rechten worden ontleend. Betreft het hier alleen de productomzet of zijn overige kosten hierbij inbegrepen? Antwoord: De geschatte omvang betreft zowel de productomzet als de overige kosten /59 Hoofdstuk 3, Sub 3.2 Gunningcriteria U geeft aan in deze paragraaf niet-openbaar aan te besteden. In paragraaf 1.1 wordt echter gesproken over het feit dat deze aanvraag een openbare procedure betreft. Graag vernemen wij welke procedure er gehanteerd wordt? Antwoord: De AFM hanteert de openbare procedure /59 Hoofdstuk 3, Sub Gunningswensen - Prijs U geeft aan dat er prijzen opgegeven dienen te worden voor onder andere de ingrediënten. In bijlage 10 wordt aangegeven dat er een prijs opgegeven dient te worden voor melk, suiker, cacao en disposables. Op pagina 9, paragraaf 2.2 wordt bij de opdrachtreikwijdte een opsomming gedaan van de te leveren warme dranken. Hierbij ontbreekt echter cacao. Kunt u aangeven of cacao geleverd dient te worden? Indien dit niet het geval is, verzoeken wij u bijlage 10 aan te passen.

7 Antwoord: Cacao dient inderdaad geleverd te worden. Een nieuwe versie van Bijlage 10 is bij deze NvI bijgevoegd. Zie ook antwoord op vraag /59 Hoofdstuk 3, Sub Gunningswensen Ingrediënten De AFM kiest ervoor om een maximum richtprijs te geven voor het aanbieden van een geschikte koffieboon. Deze richtprijs is per kilo. Inschrijver wordt gevraagd zijn beste boonsoort per prijscategorie (laag, middel en hoog) aan te bieden die naar eigen inzicht het meest geschikt is voor de AFM en past binnen de overige gunningscriteria (zoals MVO, etc.). Kunt u aangeven aan welke eisen de koffie, binnen het kader van MVO, dient te voldoen? Dient de cacao tevens aan enige eisen te voldoen hieromtrent? Antwoord: Inschrijver wordt gevraagd op welke wijze deze een bijdrage levert aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Zie GW 2.7, 2.8, 3.3 en 3.4. De dienstverlening en producten, inclusief cacao, dienen te passen binnen de antwoorden die op deze gunningswensen zijn gegeven /59 Hoofdstuk 3, Sub Gunningswensen Verificatietest Op basis van de scores voor de elementen Kwaliteit en Prijs wordt met de economisch meest voordelige Inschrijver een verificatietest gehouden. Inschrijver dient de aangeboden automaten te leveren in een proefopstelling. Vervolgens zullen diverse medewerkers van AFM de aangeboden ingrediënten proeven uit de geoffreerde automaten. Inschrijver dient de aangeboden bonen hiervoor te gebruiken. Inschrijver doet tevens een voorstel voor de invulling en uitvoering van de verificatietest op locatie van de AFM. Hieruit begrijpen wij dat de AFM alleen een verificatietest uitvoert met de leverancier welke de opdracht gegund heeft gekregen. In hoeverre is deze stelling juist? Antwoord: De AFM voert alleen een verificatietest uit met de Inschrijver aan welke de opdracht voorlopig gegund is /59 Hoofdstuk 4, Sub 1, Communicatie, GE 1.2 Managementrapportage Inschrijver levert maandelijks, een digitale managementrapportage aan, bijvoorbeeld een Excel bestand, waarin per automaat/apparaat minimaal de onderstaande gegevens zijn opgenomen (.). Het verstrekken van tellerstanden gebeurt in de regel alleen wanneer sprake is van het verzorgen van automaten door leverancier. Voor AFM is de uitvraag erop gebaseerd dat dit door derden plaatsvindt. Kunnen wij ervan uitgaan dat de tellerstanden opgenomen worden door de derde partij en deze communiceert met opdrachtnemer? Indien dit niet het geval is, in hoeverre kan worden volstaan met een rapportage, voor afname van producten, in kilo s, immers tellerstanden zijn dan niet reëel mee te nemen in de rapportage aangezien opdrachtnemer deze niet registreert. Antwoord: De cateraar van de AFM leest de tellerstanden uit. De AFM heeft de voorkeur om wel met tellerstanden te werken.

8 Hoofdstuk 4, Sub 1, Communicatie, GE 1.2 Managementrapportage U geeft aan dat de managementrapportage dient te bestaan uit het aantal gemelde storingen per maand. Aangezien AFM er voor kiest om verzorging door een derde partij te laten uitvoeren, gaan wij er vanuit dat u hiermee doelt op technische storingen en geen 1e lijns storingen die door de derde partij verholpen worden. Kunt u aangeven waar u exact op doelt? Antwoord: De AFM doelt hiermee op technische storingen /59 Hoofdstuk 4, Sub 2, Apparatuur, GE 2.10 Beschikbaarheid Inschrijver garandeert een minimaal beschikbaarheid percentage van 95%. Uitzonderingen hierop zijn preventief/periodiek onderhoud, vernieling of beschadiging door schuld of nalatigheid van AFM en calamiteiten zoals brand, waterschade. Wat wordt precies bedoeld met de uitzonderingen preventief/periodiek onderhoud? Kunnen wij ervan uitgaan dat de aangeschafte Schearer 61 hiermee o.a. bedoeld wordt? Antwoord: Preventief/periodiek onderhoud wordt door Inschrijver (vooraf) ingepland en uitgevoerd om de beschikbaarheid van de apparaten te kunnen garanderen. De Schearer 61 valt buiten scope van onderhavige opdracht. Zie antwoord op vraag /59 Hoofdstuk 4, Sub 2, Apparatuur, GE 2.10 Beschikbaarheid U vraagt van opdrachtnemer echter een beschikbaarheidpercentage te garanderen van 95%. De juiste dagelijkse verzorging van de automaten is bepalend voor het beschikbaarheidpercentage. Gezien het feit dat de dagelijkse verzorging is uitbesteed aan een derde partij, achtten wij dit percentage niet realistisch. Dit in ogenschouw nemende, verzoeken wij u het beschikbaarheidpercentage vast te stellen op 90%. Indien u hiertoe niet bereid bent, vernemen wij graag de achterliggende gedachte? Antwoord: Evaring van de AFM leert dat een beschikbaarheidpercentage van 95% haalbaar is. De gunningseis wordt niet aangepast /59 Hoofdstuk 4, Sub 2, Apparatuur, GE 2.16 Storingen U telt dat storingen in de espressobar opgelost dienen te worden binnen 4 uur. Het betreft hier echter de Schaerer automaat waarbij het onderhoud wellicht door derden uitgevoerd dient te worden. De door u gevraagde responstijd en repairtijd is zodoende niet reëel. Wij verzoeken u deze dan ook te herzien. Antwoord: De pistonautomaat voor de espressobar dient door Inschrijver aangeboden te worden. Uw opmerking over dat de espressobar de facto beschikt over de Schearer automaat is dus niet correct /59 Hoofdstuk 4, Sub 2, Apparatuur, GE 2.24 Waterfilter Het waterfilterpatroon moet (indien geïnstalleerd) na consumpties of jaarlijks worden vervangen. Deze kosten zijn voor rekening van de Inschrijver. Aangezien de kosten voor vervanging van de waterfilterpatronen voor rekening zijn van de inschrijver, lijkt deze eis niet relevant. Te meer

9 daar sprake is van indien geïnstalleerd. Wij verzoeken u deze eis te laten vervallen. Antwoord: Het feit dat de kosten voor het vervangen van het waterfilterpatroon voor de rekening van Inschrijver laat onverlet dat de AFM eist dat deze (indien geïnstalleerd) jaarlijks vervangen wordt of na consumpties /59 Hoofdstuk 4, Sub 2, Apparatuur, GE 2.27 Vergaderservice Inschrijver levert (op basis van huur) een machine die werkt volgens het principe van snelfiltermaling ten behoeve van de vergaderservice. Deze machine moet passen in de getoonde situatie, zie bijlage Gesteld wordt dat betreffende automaat in korte tijd kannen met een inhoud van 1,5 liter moet kunnen tappen. Momenteel wordt een automaat met een Liquid systeem gebruikt, deze is zeer snel. Graag ontvangen wij van u nadere specificatie wat AFM verstaat onder in korte tijd. Antwoord: Zie antwoord vraag /59 Hoofdstuk 4, Sub 2, Apparatuur, GW 2.3 Wensen Algemeen AFM hecht veel waarde aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en verzoekt inschrijver in max 1A4 haar visie te beschrijven. Zoals AFM veel waarde hecht aan MVO zo hechten wij eveneens veel waarde aan MVO. MVO is binnen ons bedrijf een volledig geïntegreerde maatstaf voor meerdere disciplines. Hierdoor zal het beschrijven van een visie meer dan een (1) A4 nodig hebben. Wij verzoeken u hiermee in te stemmen en dit niet te maximeren. Antwoord: De AFM staat Inschrijver toe om maximaal 3 x A4 te gebruiken om haar visie op MVO, relevant voor onderhavige opdracht, te beschrijven (GW 2.3) /59 Hoofdstuk 4, Sub 2, Apparatuur, GW 2.7 Wensen Algemeen U verzoekt inschrijver flexibel om te gaan met mogelijke toekomstige ontwikkelingen en organisatorische wijzigingen. Kunt u aangeven welke ontwikkelingen of wijzigingen u op termijn verwacht en welke impact dat zou kunnen hebben op de dienstverlening? Antwoord: Op dit moment zijn toekomstige ontwikkelingen en organisatorische wijzigingen nog niet bekend /59 Hoofdstuk 4, Sub 2, Apparatuur, GW 2.12 Wensen Pantry U verzoekt de inschrijver aan te geven welke voorzieningen er geleverd kunnen worden naast de genoemde warme drankvoorzieningen ten behoeve van de pantry s. Kunt u aangeven waarom u deze vraag stelt. Het aanbod zal gebaseerd worden op het door u gevraagde assortiment. Extra voorzieningen betekent ook dat er een andere automaat geleverd dient te worden met een andere prijsstelling. Kunt u aangeven hoe wij hier mee om moeten gaan? Antwoord: Inschrijver wordt gevraagd de prijzen aan te bieden voor de automaat die ten minste voorziet in de minimale behoefte aan dranken, inclusief warme chocolademelk. Indien de automaat naast de minimale behoefte aan dranken ook in andere dranken voorziet kunnen deze ook worden aangeboden. Zie ook antwoord

10 op vraag /59 Hoofdstuk 4, Sub 2, Apparatuur, GW 2.13 Wensen Pantry U verzoekt technische gegevens aan te leveren waaronder de tapsnelheid. Hier vraagt u als extra tevens de tapsnelheid van chocolademelk en optionele dranken. Dit komt niet overeen met het door u verlangde consumptieaanbod. Kunt u een eenduidige opgave doen over het gewenste aanbod en tevens alle bijlagen en in te vullen wensen hierop aanpassen? Antwoord: Zie antwoord op vraag 11. Voor GW 2.13 dient u gebruik te maken van de in bijlage 9 van het bestek weergegeven tabel. Deze tabel voorziet reeds in de mogelijkheid de technische aspecten voor chocolademelk weer te geven. Indien de warme drankenvoorziening meer warme dranken kan genereren dan de in de tabel voor GW 2.13 opgegeven dranken (de minimumeis) staat het Inschrijvers vrij om vanaf de regel optionele dranken de eventuele optionele dranken aan te geven en de betreffende tapsnelheid weer te geven /59 Hoofdstuk 4, Sub 2, Apparatuur, GW 2.13 Wensen Pantry Onder punt 5 en 6 vraagt u om een opgave in liters te geven voor de droesbak en lekbak. Kunt u aangeven of er ruimte in de onderbouw/kast beschikbaar is voor een grote(re) droesopvang? Antwoord: Er is inderdaad ruimte voor een grotere droesbak/lekbak. Het heeft echter niet de voorkeur om het pantrymeubel te verbouwen /59 Hoofdstuk 4, Sub 3, Ingrediënten en disposables, GE 3.1 AFM eist van inschrijver dat deze op verzoek van AFM in staat is tot het leveren van ingrediënten die bijdragen aan MVO. Vrijwel alle leveranciers zijn in staat om ingrediënten te leveren die bijdragen aan MVO. Deze eis kan volmondig met JA beantwoord worden. Echter in de aanbestedingsdocumenten lezen wij niets terug over wat de AFM hieronder verstaat. Graag ontvangen wij van AFM een nadere en meer gespecificeerde formulering wat wordt verstaan onder MVO ten aanzien van ingrediënten en welke keurmerken hier volgens AFM aan voldoen? Antwoord: Zie antwoord op vraag /59 Hoofdstuk 4, Sub 3, Ingrediënten en disposables, GE 3.7 Indien de AFM Cateraar gunstigere inkoopvoorwaarden en -tarieven heeft ten aanzien van de ingrediënten bij Inschrijver, staat het de AFM vrij deze via de Cateraar bij Inschrijver te bestellen. Onze aanbieding zal uitsluitend gebaseerd zijn op afname van de voor de geleverde apparatuur benodigde ingrediënten. Hierop zijn daarom ook de servicetarieven gebaseerd en zal het niet mogelijk zijn om ingrediënten bij derden aan te schaffen, tenzij extra betaald gaat worden voor technische service. Kunt u hiermee akkoord gaan? Antwoord: De intentie van de AFM is niet om ingrediënten bij derden af te nemen en gaat dus niet akkoord met uw voorstel.

11 Indien de cateraar van de AFM gunstigere inkoopvoorwaarden en -tarieven heeft ten aanzien van de ingrediënten bij Inschrijver (dus niet bij derden) mag de cateraar de ingrediënten bij Inschrijver voor de AFM bestellen /59 Hoofdstuk 4, Sub 3, Ingrediënten en disposables, GW 3.3 U verzoekt inschrijver in 0,5 A4 een beschrijving te geven hoe rekening is gehouden met MVO bij de aangeboden ingrediënten. De beperking van een halve A4 stelt ons niet in staat een volledige beantwoording te geven. Wij verzoeken u derhalve om deze beperking op te heffen. Graag vernemen wij of u hiermee akkoord gaat? Antwoord: De AFM staat Inschrijver toe om maximaal 2 x A4 te gebruiken om haar visie op MVO bij de aangeboden ingrediënten, relevant voor onderhavige opdracht, te beschrijven (GW 3.3) /59 Hoofdstuk 4, Sub 3, Ingrediënten en disposables, GW 3.4 U geeft hier 2 disposable maten aan van ml. Doorgaans worden bekers van 150cc met een consumptie-inhoud van 125cc geleverd. Uiteraard kunnen wij 180cc bekers leveren met een consumptie-inhoud van 150cc, echter is het keuze aanbod hiervan beperkter. Wij verzoeken u de maten aan te passen naar de gebruikelijke maten zoals aangegeven en deze tevens te hanteren voor de espressobar. Indien u hiermee akkoord gaat verzoeken wij u tevens bijlage 10.4 hierop aan te passen. Antwoord: De AFM wenst van Inschrijvers dat zij disposables leveren die aan de volgende voorwaarden voldoen: Pantry: 1. 1 soort disposable met een inhoud van 150 ml passend binnen de MVO doelstelling soort disposable met een inhoud van 200 ml passend binnen de MVO doelstelling. De totale kosten voor de disposables voor de Pantry s zal als volgt worden berekend: Totaal aantal disposables Inhoud disposable 150ml 50% 200ml 50% Wegingpercentage Espressobar: De scope van de disposables voor de Espressobar is gewijzigd. De AFM wenst slechts 2 disposables voorstellen: 1. 1 soort disposable met een inhoud van 100 ml passend binnen de MVO doelstelling; 2. 1 soort disposable met een inhoud van 200 ml passend binnen de MVO doelstelling. De totale kosten voor de disposables van de Espressobar zal als volgt worden berekend:

12 Totaal aantal disposables * Inhoud disposable 100ml 4,75% 200ml 95,25% *: Thee wordt niet in een disposable verstrekt. Wegingpercentage De disposables van de Espressobar moeten passen bij het serviceconcept /59 Hoofdstuk 4, Sub 3, Ingrediënten en disposables, GW Kunt u aangeven wat de beschikbare afmetingen zijn voor de opslagruimte en welke omstandigheden met betrekking tot temperatuur en luchtvochtigheid hierbij van toepassing zijn? Antwoord: Zoals aangegeven is de opslagruimte bij de cateraar van de AFM zeer beperkt. Voor de koffie zal de een voorraad van maximaal 1 schap kunnen worden aangelegd. De klimatologische omstandigheden zijn verder goed te noemen. Daarnaast wordt een kleine voorraad bij de pantry geplaatst /59 Hoofdstuk 5, Sub 5, Commerciële voorwaarden, GE 5.1 Inschrijver geeft alle prijzen in- en exclusief BTW. De invulsheets (bijlage 10.4) geven geen ruimte voor prijzen exclusief en inclusief BTW. Kunt u dit aanpassen Antwoord: Zie de vernieuwde versie van Bijlage 10 achter deze NvI /59 Hoofdstuk 5, Sub 5, Commerciële voorwaarden, GE 5.2 Ten aanzien van de ingrediëntkosten kan er jaarlijks een prijsverhoging geïndexeerd worden op basis van de ICO-Indexering ( De vermelde ICO index is algemeen gesteld. Graag ontvangen wij van de AFM een nadere definitie en is deze index voor alle producten van toepassing? Antwoord: De ICO index is afhankelijk van de soort koffie (herkomst etc.). Als duidelijk is welke koffiebonen door de AFM besteld gaan worden kan de passende ICO-indexering in de overeenkomst bepaald worden /59 Hoofdstuk 5, Sub 5, Commerciële voorwaarden, GE 5.2 T.b.v. disposables geeft u geen concrete index. Gezien de transparantie en in de praktijk ontstane discussies, adviseren wij u hiervoor een CBS index te selecteren. Indien u hiermee akkoord gaat vernemen wij graag welke specifieke CBS index u voor ogen heeft? Antwoord: Voor de indexering van de disposbales kan de Consumentenprijsindex (CPI) voor Diverse goederen en diensten worden gebruikt /59 Hoofdstuk 5, Sub 5, Commerciële voorwaarden, GE 5.7 Indien de AFM een of meerdere extra apparaten wil af nemen en deze toename minder dan 20% van het totaal is, zal Inschrijver geen kosten in rekening brengen voor het bijplaatsen. In welke mate kunnen wij ervan uit gaan dat u bedoelt met geen kosten, de plaatsingskosten en dat wel de apparatuur vergoeding kan worden berekend?

13 Antwoord: Zie antwoord op vraag /59 Hoofdstuk 5, Sub 5, Commerciële voorwaarden, GE 5.7 Kunnen wij er van uitgaan dat indien gedurende de contractperiode extra automaten dienen te worden geleverd, dat het toegestaan is om zgn. rebuilt automaten te leveren welke uiteraard geheel voldoen aan de door u gestelde kwaliteitseisen? Antwoord: Als de automaten volledig aan de kwaliteitseisen voldoet is dat geen probleem /59 Hoofdstuk 5, Sub 5, Commerciële voorwaarden, GE 5.8 In onze branche is het gebruikelijk, gezien de te maken investering, dat voor kosteloze retourname een percentage wordt gehanteerd van 10% berekend over het totaal. Wij verzoeken u dan ook het percentage van 20% te herzien naar de gebruikelijke 10%, gaat u hiermee akkoord? Antwoord: Zie antwoord op vraag /59 Hoofdstuk 5, Sub 5.13, Voorbehoud totale contractduur De AFM streeft naar een initiële contractduur van twee jaar, met maximaal twee keer een verlenging van één jaar tot een maximale potentiële contractduur van vier jaar. Op blz wordt gesproken over een contractperiode van 5 jaar met een optie tot verlenging met 2x 1 jaar. Wilt u definitief en eenduidig uitsluitsel geven omtrent de contractperiode? Antwoord: De AFM streeft naar een contractperiode van 5 jaar met een optie tot verlenging met 2x 1 jaar /59 Bijlage 13 U geeft in deze bijlage een opgave van consumpties. Deze opgave wijkt af van de door u aangegeven gewenste consumptie uitgifte. Graag vernemen wij van u welke consumptie uitgifte u wenst. Automaten met een uitgebreide uitgifte zijn anders geprijsd. Hoe dient inschrijver hiermee om te gaan? Antwoord: Zie antwoord op vraag /59 Bijlage 13 In deze bijlage worden aantallen van warme dranken weergegeven. Hoe dienen wij dit te lezen? Betreft dit kilo s? Wat betreft de thee, dienen wij dit te lezen als stuks c.q. verpakkingseenheden of ook kilo s? Antwoord: De aantallen vermeld in bijlage 13 zijn de aantallen consumpties Kunt u ons exact aangeven wat u verstaat onder ten minste van dezelfde aard en omvang als de te gunnen Opdracht? Antwoord: De aard en omvang staan omschreven in paragraaf 2.2 en U vraagt de omvang van de geleverde opdracht in termen van omzet aan te geven. Dit betreft vertrouwelijke informatie en kan derhalve niet weergegeven worden. Kunnen wij volstaan met het opgeven van het aantal

14 consumpties per jaar en het aantal automaten? Antwoord: Voor de referenties is het opgeven van het aantal consumpties en automaten ook toegestaan Ingrediënten koffie U geeft hier een prijskader aan waarbinnen wij onze melanges dienen aan te bieden. Kunt u aangeven waarom de snelfiltermaling voor de vergaderservice hetzelfde prijskader heeft als de espresso bonen op de Pantry s? Normaliteit is de prijs voor de snelfiltermaling aanzienlijk lager dan de prijs voor espresso bonen. Antwoord: Wijziging prijskader snelfiltermaling: Het prijskader voor de snelfiltermaling voor de vergaderservice in de offerteaanvraag is aangepast. Zie ook het antwoord op vraag Ingrediënten koffie U vraagt hier per prijskader de beste boonsoort uit. Mogen wij, gezien de kwaliteit van de espressobonen dicht bij elkaar liggen ook één blend voor meerdere prijskaders aanbieden? Antwoord: Ja, dat mag GE 1.2 De leverancier dient maandelijks de actuele tellerstand in een overzicht aan te leveren. Omdat er in uw situatie geen sprake is van full operating zijn wij niet op de locatie aanwezig om de tellerstanden op te nemen. Wij kunnen de cateraar wel voorzien van formulieren, dat zij de tellerstanden kunnen opnemen en wij die uiteindelijk verwerken in de rapportage (nadat dit door de cateraar aan ons doorgestuurd is). Uiteraard verzorgen wij een training voor de cateraar voor het uitlezen van de tellerstanden. Is dit akkoord? Antwoord: Ja dat is akkoord. Zie ook antwoord op vraag GE 2.27 U vraagt een machine op huur met een snelfiltermaling ten behoeve van de vergaderservice. Om snel kannen te kunnen tappen van goede kwaliteit voor de vergaderservice, adviseren wij om in plaats van snelfilter te kiezen voor koffie uit een automaat. Kunt u de optie snelfilter laten vervallen? Zo nee, is het dan wel toegestaan om naast snelfilter ook een optie voor koffie uit een automaat aan te bieden? Antwoord: Nee, de AFM wenst een machine voor koffie door snelfiltermaling en 23 GW 2.7, GE 5.7 en 5.8 Bij 2.7 vraagt u ons aan te geven welke condities wij rekenen voor terugname of uitbreiding. Bij 5.7 en 5.8 moeten wij akkoord gaan met 20% van het totaal. Klopt onze aanname dat bij 2.7 beschreven moet worden welke condities wij hanteren indien de terugname of uitbreiding boven de 20% uitkomt? Antwoord: Inschrijver wordt gevraagd de condities te beschrijven voor: - de financiële afwikkeling inzake afschrijving (restwaarde) van apparatuur bij terugname

15 - de financiële afwikkeling inzake investering van apparatuur bij bijplaatsing - de plaatsing bij terugname of uitbreiding als deze boven de 20% uitkomt GW 2.9 Waar moeten wij aan denken als u het heeft over bij de huur inbegrepen opties voor de look and feel? Antwoord: Eventuele aanpassing die gemaakt kunnen worden aan hoe het apparaat er uit ziet (bijvoorbeeld kleur, verwijderen logo, plaatsen afbeelding, etc.) GW 2.11 U vraagt ons aan te geven of onze automaten alle bonensoorten kunnen verwerken. Bedoelt u hier alle aangeboden boonsoorten van inschrijver of alle boonsoorten van welke inschrijver/leverancier dan ook? De aangeboden prijzen zijn gebaseerd op de afname van onze ingrediënten. Daarnaast kunnen wij ook niet het serviceniveau garanderen als er andere ingrediënten dan onze eigen in de automaat zit. Kunt u bevestigen dat u te allen tijde de ingrediënten van de winnende inschrijver afneemt? Antwoord: Ja, dat klopt. Zie ook antwoord op vraag GE 3.1 U geeft aan dat inschrijver op verzoek van AFM in staat is tot het leveren van ingrediënten die bijdragen aan MVO. Kunt u bevestigen dat u in deze offerte geen specifieke eisen of wensen heeft met betrekking tot duurzaamheid maar dat deze na gunning op verzoek geleverd kunnen worden? Antwoord: Nee, dat klopt niet. Inschrijver dient te vermelden bij de relevante gunningswensen welke bijdragen aan MVO hij kan leveren. Zie ook antwoord op vraag GE 3.7 Op pagina 15 van de uitnodiging tot inschrijving geeft u een prijskader aan per boon per serviceconcept. Bij 3.7 geeft u aan dat indien er gunstigere tarieven zijn via de cateraar, u via de cateraar gaat bestellen. Indien wij een prijs opgeven gelijk aan de onderkant van het aangegeven prijskader, kunnen wij er dan vanuit gaan dat de bestellingen van bonen rechtstreeks blijven plaats vinden? Antwoord: Dat blijft afhankelijk van de prijs van die de cateraar bij Inschrijver betaalt GW 3.2, 5.1 en 5.2 U verwijst in deze wensen naar het invullen van bijlage 10. Bij deze wensen geeft u wel de optie om een antwoord in te vullen. Wenst u de ingevulde tabel uit bijlage 10 direct onder de vraag terug te zien? Of kunnen wij bij het antwoord onder de wens verwijzen naar bijlage 10 en conform de volgorde van de checklist de tabellen na de eisen en wensen weergeven? Antwoord: U kunt verwijzen naar de betreffende bijlage GE 4.1 In de offerte moeten wij bij de gunningseisen akkoord of niet akkoord gaan

16 door ja of nee te selecteren. Bij GE 4.1 vraagt u ons aan te geven hoe wij aan deze wens tegemoet kunnen komen. Waar in de offerte wenst u deze onderbouwing terug te vinden? Antwoord: Correctie. Inschrijver hoeft geen onderbouwing te geven. Het antwoorden van ja of nee volstaat Kunt u precies aangeven wat u verstaat onder een bewust onrealistisch prijsniveau? Antwoord: De AFM kan vooraf niet vaststellen wat een bewust onrealistisch prijsniveau is. De prijzen dienen marktconform te zijn U geeft in paragraaf 5.13 aan dat het gaat om een contractduur van 2 jaar met een mogelijke verlenging van maximaal 2 keer 1 jaar. Op pagina 10 onder paragraaf 2.4 geeft u aan dat het gaat om een contractduur van 5 jaar met een mogelijke verlenging van maximaal 2 keer 1 jaar. Kunt u aangeven wat juist is? Antwoord: Zie antwoord op vraag Bijlage 14 U vraagt ons de checklist te gebruiken ter controle van de compleetheid van de offerte. Klopt onze aanname dat het invoegen in de offerte van bijlage 7, 11, 12 en 13 achterwege kan blijven? Dit lijkt ons namelijk niet relevant om in de offerte te plaatsen. Antwoord: Bijlage 7, 11, 12 en 13 hoeven inderdaad niet toegevoegd te worden bij het indienen van de Inschrijving. 64. Artikel 3 ARIV Opdrachtnemer verzoekt om de fatale termijn te vervangen door een te stellen redelijke termijn. Antwoord: De overeengekomen leveringsdatum, of -data, of -termijn(en) gelden als vast en fataal. 65. Artikel 4 ARIV Opdrachtnemer verzoekt bij overeenkomst in deze bepalingen de term garandeert te vervangen door verplicht zich ertoe dat. Kunt u hiermee akkoord gaan? Antwoord: Akkoord. 66. Artikel 8 en 9 ARIV Antwoord: Akkoord. Graag voor beide partijen opnemen dat in geval van een tekortkoming onder de overeenkomst een schriftelijke ingebrekestelling wordt toegestuurd, met daarin een redelijke termijn voor nakoming. Indien en voor zover geen nakoming volgt in de gestelde termijn, is de betreffende partij in verzuim.

17 67. Artikel 10 ARIV Antwoord: Akkoord. Opdrachtnemer verzoekt, bij overeenkomst, om de aansprakelijkheid voor schade te beperken tot de directe schade. Kunt u hiermee akkoord gaan? 68. Artikel 14 ARIV Opdrachtnemer gaat er vanuit dat toestemming voor overdracht van de rechten en plichten aan een juridische entiteit binnen haar groep van vennootschappen of de koop van (de aandelen van) een juridische entiteit niet door opdrachtgever zal worden geweigerd. Kunt u dat bevestigen? Antwoord: De uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen met betrekking tot de opdracht van de AFM, of enig deel daarvan, worden niet overgedragen aan derden zonder schriftelijke toestemming van de AFM. 69. Artikel 15 ARIV Opdrachtnemer mag geen inzage geven in haar polis, maar kan wel te allen tijde een certificaat van verzekering overleggen. Is dit eveneens aanvaardbaar? Bovendien is zij door haar verzekeraar niet gemachtigd om eventuele vorderingen te cederen. Antwoord: Het overleggen van een certificaat van verzekering is ook toegestaan. Artikel 15.3 komt te vervallen. 70. Artikel 19 ARIV Antwoord: Akkoord. Opdrachtnemer verzoekt de bepaling wederkerig te maken. Gaat u hiermee akkoord? 71. Bijlage 10 /13 Verbruik per jaar In Bijlage 10, 10.4 Disposables geeft u aan dat het verbruik consumpties per jaar is. In Bijlage 13 geeft u aan dat het verbruik ( ) consumpties per jaar is. Kunt u aangeven van welk aantal consumpties wij uit dienen te gaan? Antwoord: Voor de Pantry s dient u uit te gaan van disposables per jaar. Voor de Espressobar dient u uit te gaan van disposables per jaar. Zie tevens het antwoord op vraag 37 voor de onderlinge verhouding tussen de bekers. De genoemde aantallen zijn indicatief en inschrijvers kunnen hieraan geen rechten ontlenen. 72. Bijlage 10 Prijzen Hoe worden de punten toegekend op basis van prijs? Hier vinden wij niet direct iets terug in de stukken. Wordt bijvoorbeeld de huurprijs van de Espressobar automaat net zo hoog beoordeeld als de automaat in de Pantry s? Kunt u een voorbeeld geven hoe de berekening tot stand komt van huur, disposables, suiker melk en cacao? Antwoord: De totaalprijzen worden berekend en onderling vergeleken op basis van de

18 aantallen vermeld in bijlage 10 en Bijlage 10 Prijzen Dienen de prijzen van de koffiebonen en snelfiltermaling (10.2) inclusief of exclusief BTW te zijn? Antwoord: Inclusief en exclusief BTW. Zie ook antwoord op vraag /59 GW 2.16 Betreft de filtermachine. Wat wordt bedoeld met niet beperkt tot Bravilor. Wat zijn jullie wensen? Bijv. Heet water/ Kop voor kop functie. Hoe meer functies hoe hoger de kosten. Wegen deze kosten op tegen de afnamehoeveelheid van +/-100kg? Antwoord: Niet beperkt tot betekent dat er in de markt naast Bravilor ook andere merken koffiemachines zijn met snelfiltermaling. Voor de vergaderservice beperkt het assortiment zich tot koffie en heet water /59 GE 3.7 Hierin wordt gesteld dat men tijdens de overeenkomst kan wijzigen van koffieleverancier. Wij gaan ervan uit dat we een totaalconcept kunnen leveren met daarin ook de levering van koffie voor 5 jaar met een optie tot verlenging van 2 jaar. Antwoord: Ja, dat klopt /59 GE GE 5.10 Beide factuuradressen zijn voor de ingrediënten. Klopt dit? Antwoord: Dat klopt niet. De facturen voor de koffieautomaten/apparatuur moeten naar het volgende adres gestuurd worden: AFM T.a.v. de financiële administratie Postbus GS AMSTERDAM De facturen voor de ingrediënten worden naar het volgende adres gestuurd AFM T.a.v. Cateraar Postbus GS AMSTERDAM

19 Bijlage 10 / Prijzen Het formulier dient door de Inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die blijkens het handelsregister of een volmacht van degene die blijkens het handelsregister bevoegd is om Inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen Huurprijs inclusief technisch onderhoud: Huurprijs van de Warme Drankenvoorziening inclusief technisch onderhoud ID Serviceconcept Type apparaat Aantal apparaten 1 Pantry's 19 2 Espressobar automaat 1 3 Espressobar bonenmaler 2 4 Vergaderservice 1 Prijs per stuk per jaar excl. BTW Prijs per stuk per jaar incl. BTW Prijs per jaar totaal excl. BTW Prijs per jaar totaal incl. BTW 10.2 Koffiebonen en snelfiltermaling: Kosten aangeboden koffiebonen Serviceconcept Koffieboon 1 (laag) Incl./Excl. BTW Prijs Prijs Incl. Excl. BTW BTW koffieboon 2 (middel) Prijs Incl. BTW Prijs Excl. BTW koffieboon 3 (hoog) Prijs Incl. BTW Pantry Espressobar Vergaderservice* * Inschrijver geeft hiervoor drie soorten snelfiltermaling op. Prijs Excl. BTW

20 10.3 Ingrediëntprijzen: Ingrediëntprijzen per KG ingrediënt gebruik in KG 2011 Prijs per KG incl. BTW Inschrijver automaten 225 melk automaten 212 suiker cacao 162 Prijs per KG excl. BTW Inschrijver 10.4 Disposables (bekers): Kostenoverzicht disposables kosten per stuk incl. BTW kosten per stuk excl. BTW kosten per besteleenheid incl. BTW Serviceconcept ID Verbruik per jaar** Materiaal Inhoud in ML Besteleenheid Pantry ml ml Espressobar ml ml **: Het verbruik per jaar is het totale verbruik van de huidige disposables op basis van het aantal consumpties. De AFM kan besluiten een combinatie van de drie mogelijkheden nemen. kosten per besteleenheid excl. BTW Rechtsgeldige ondertekening Inschrijver Inschrijver verklaart, dat hij deze verklaring volledig en naar waarheid heeft ondertekend en dat hij bereid is op eerste verzoek van de Aanbestedende Dienst bewijzen dienaangaande te overleggen in het besef dat het verstrekken van onjuiste gegevens, ook als dit niet opzettelijk gebeurt, tot uitsluiting van deelname kan leiden. Plaats Datum Naam Functie Handtekening Verklaring bijvoegen als Bijlage 10.