GEMEENTELIJKE TELECOMMUNICATIE MOBIELE COMMUNICATIE. Nota van Inlichtingen Nr.5

Transcriptie

1 GEMEENTELIJKE TELECOMMUNICATIE MOBIELE COMMUNICATIE Nota van Inlichtingen Nr.5

2 GT publiceert vragen die zij krijgt over het bestek Gemeentelijke Telecommunicatie Mobiele Communicatie in Nota s van Inlichtingen (NvI). Deze vijfde NvI behandelt de vragen die door de markt via de box gt@kinggemeenten.nl zijn gesteld in de periode 2 tot 9 oktober 2015 en de vragen die tijdens de Dag van Inlichtingen op 15 oktober zijn gesteld. Nr Document Paragraaf Blz Vraag 1 Bijlage 10, Hoofdstuk beschikbaarheid en 2 4 Dekkingskaart format beschikbaarheids toets Het radio design systeem dat inschrijver gebruikt kent als voornaamste export mogelijkheid ArcView files (.shp) ten 2 Appendix I Conformiteitlijst 1.0 behoeve van het aanleveren van de dekkingskaarten. Is dit een bruikbaar format voor de aanbestedende dienst? Indien niet, kan dan een MapInfo format (.mif of.tab) worden gebruikt? Alle SIM-kaarten die zijn geautoriseerd voor mobiel dataverkeer, met uitzondering van SIM-kaarten voor mobiel pinnen, bieden standaard toegang tot het internet Wat voor toegang wenst opdrachtgever wel toe te staan voor simkaarten met mobiel dataverkeer voor mobiel pinnen? 3 Bijlage Is de opdrachtnemer verplicht een offerte uit te brengen na een verzoek tot deelname aan een minicompetitie? In eis in Appendix I is aangegeven dat de dekkingskaart onder andere aangeleverd mag worden als ESRI shapefile. Arcview is een product van ESRI. Als de.shp files de shapefiles zijn die de extensie lijkt te suggereren dan is dit formaat dus bruikbaar voor de aanbestedende dienst. SIM-kaarten waarmee verbindingen worden opgezet voor mobiel pinnen dienen te voldoen aan de toepasselijke voorwaarden die worden gesteld aan aansluitingen voor mobiel pinnen. Voor zover bekend bij de Aanbestedende Dienst betreft dit niet een standaard aansluiting op het openbare internet. Om deze reden geldt de eis dat SIMkaarten die worden ingezet voor mobiel dataverkeer standaard toegang tot het internet moeten geven niet voor SIM-kaarten die specifiek worden ingezet voor mobiel pinnen. De toegang die de Aanbestedende Dienst wel wenst bij dit soort SIM-kaarten is derhalve de toegang die nodig is om mobiel pinnen mogelijk te maken. Ja, zie onder meer Artikel 7, lid 7 van Bijlage A Model Raamovereenkomst: Een Opdrachtnemer is verplicht om voor iedere door een Deelnemer uit 2

3 4 Bijlage Kosten schouwing en uitwerken: + + U geeft terecht aan dat het uitvoeren van een schouwing Appendix I eis en het verwerken van de resultaten tot een passende aanbieding tijd en kost geld kost. Het is mogelijk dat opdrachtnemer meer dan 500 x gevraagd wordt een schouwing te doen zonder dat daar inkomsten tegenover staan. Als opdrachtnemers verplicht worden om een offerte uit te brengen en een schouwing te doen binnen 3 dagen na uitvraag en vervolgens de speciale dienst indoor dekkingsinstallaties niet bij opdrachtnemer afegnomen wordt dan acht opdrachtnemer het redelijk dat de gemaakte kosten voor het uitvoeren en uitwerken van de schouwing door de Deelnemer gedragen worden. Dit vanwege het feit dat niet zeker is of opdrachtnemer de NOK zal winnen en vanwege het feit dat de deelnemer af mag zien van de realisatie van indoor dekking. Deze kosten kunnen verrekend worden via het uurtarief van een technicus (appendix II) of op basis van open calculatie + toeslag. Gaat u akkoord met dit voorstel? te schrijven offerteaanvraag tijdig een hem bindende offerte in te dienen die voldoet aan de offerteaanvraag en de Raamovereenkomst. De offerte... De Aanbestedende Dienst heeft het beeld dat het in de markt gebruikelijk is dat een Ondernemer kosteloos een offerte uitbrengt ook al zijn aan het uitbrengen van de offerte kosten verbonden. Als de kosten voor het uitbrengen van een offerte bij niet gunning in rekening zouden worden gebracht bij de Deelnemers, dan draagt een Deelnemer de kosten van drie offertes die niet in aanmerking zijn gekomen voor gunning van de Nadere Overeenkomst na een minicompetitie (uitgaande van vier Opdrachtnemers in de Raamovereenkomst). Dit acht de Aanbestedende Dienst onwenselijk, mede omdat de Deelnemer geen enkele mogelijkheid heeft te sturen op de hoogte van deze kosten. Het feit dat er binnen de Raamovereenkomst in totaal wellicht veel indoor dekkingsinstallaties worden afgenomen verandert de situatie volgens de Aanbestedende Dienst niet. De minicompetities voor gunning van een Nadere Overeenkomst hebben betrekking op een beperkt aantal indoor dekkingsinstallaties, en dit zijn telkens nieuwe trajecten waar iedere Opdrachtnemer weer evenveel kans heeft om de opdracht gegund te krijgen. Dit is niet anders dan andere 3

4 offertetrajecten (dus ook los van de raamovereenkomst) waarin de Opdrachtnemer meedingt naar gunning van de opdracht. 5 Appendix I Conformiteitlijst In eis staat een termijn van 10 werkdagen voor het uitvoeren van een sitesurvey en 10 dagen na SiSu dient de offerte uitgebracht te worden. Dit is tegenstrijdig met bijlage 6 waar wordt gesproken over een totaal van 15 werkdagen voor het uitbrengen van een offerte + sitesurvey. De Aanbestedende Dienst gaat derhalve niet akkoord met het voorstel van de vraagsteller. Zie de antwoorden op de vragen 17 en 18 in Nota van Inlichtingen nr 2. Aan welke termijn dient opdrachtnemer te voldoen? 6 NvI nr. 1 Antwoord nr. 9 7 NvI nr. 1 Antwoord nr. 9 5 In NvI nr. 1 staat: De Deelnemer zal de Opdrachtnemer in de gelegenheid stellen binnen drie werkdagen na ontvangst van de offerteaanvraag de situatie te schouwen. En 15 dagen daarna een offerte uitbrengen. Is de opdrachtnemer ook verplicht om binnen 3 werkdagen na de aanvraag de site survey uit te voeren? 5 Een gedeelte van uw antwoord is tegenstrijdig met eis U eist namelijk in eis dat voorafgaand een schouwing plaats heeft bij het uitbrengen van een offerte Zie de antwoorden op de vragen 17 en 18 in Nota van Inlichtingen nr 2. Op grond van het antwoord op vraag 17 in de Nota van Inlichtingen nr 2 zijn de in de vraag genoemde drie werkdagen inmiddels aangepast naar vijf werkdagen. Een Opdrachtnemer is niet verplicht binnen deze vijf werkdagen de schouwing uit te voeren. Opgemerkt dient wel te worden dat na verloop van de vijf werkdagen wel de periode van start gaat waarbinnen de offerte en het meetrapport dienen te worden opgeleverd. Zie ook het antwoord op vraag 6 in deze Nota van Inlichtingen. De Aanbestedende Dienst ziet geen tegenstrijdigheid in het antwoord op vraag 9 in 4

5 maar in de beantwoording van NvI vraag 9 stelt u als de Opdrachtnemer geen gebruik maakt van de mogelijkheid om binnen drie werkdagen na de offerteaanvraag de schouwing uit te voeren dan. Vervalt eis ? 8 Beschrijvend all all In bijlage 8 zien wij dat een aantal bestaande contracten document + van deelnemers reeds zijn verlopen. Kunt u bevestigen Bijlage 8 dat alle reeds verlopen contracten niet opnieuw verlengd zijn en dat de genoemde einddata van de contracten nog steeds actueel zijn. Nota van Inlichtingen nr 1 en de eis Volgens eis dient voorafgaand aan het uitbrengen van de offerte een schouwing plaats te vinden. Deze schouwing kan ook nog worden uitgevoerd na de genoemde termijn van vijf werkdagen waarbinnen de Deelnemer de Opdrachtnemer in de gelegenheid stelt de situatie te schouwen. De schouwing kan dan immers nog steeds voor het uitbrengen van de offerte (met meetrapport) plaatsvinden. Deelnemers hebben tussen de afloopdata van bestaande overeenkomsten en de datum waarop de Raamovereenkomst wordt gesloten blijvend dienstverlening op het gebied van mobiele communicatie nodig. Om dit mogelijk te maken worden bestaande overeenkomsten derhalve verlengd. In de introductietekst van Bijlage 08 staat het volgende vermeld: Indien de in de tweede kolom opgegeven datum vóór het moment van ondertekening van de Raamovereenkomst valt, is de Startdatum voor de betreffende Deelnemer zoals bedoeld in artikel 5 lid 1 van de Raamovereenkomst gelijk aan de dag na de dag dat de Raamovereenkomst door Opdrachtnemer en Opdrachtgever is ondertekend.. De Deelnemers zullen bestaande overeenkomsten, indien nodig voor continuering van dienstverlening, voor een zodanig beperkte tijd verlengen dat het in alle gevallen mogelijk blijft om binnen de looptijd van de Raamovereenkomst 5

6 9 Beschrijvend Binnen hoeveel tijd na gunning van de ROK en na afloop document van haar huidige overeenkomst (zie bijlage 8) zijn Deelnemers verplicht een minicompetitie te starten voor de gunning van een NOK? 10 Nvt nvt nvt Volgt er na de 1e NOK (36 maanden) bij een nieuwe NOK een nieuwe mini-competitie? de initiële Nadere Overeenkomst te verlengen of te vervangen door een nieuwe Nadere Overeenkomst. In beide gevallen zal een Deelnemer derhalve altijd in totaal gedurende een periode van zes jaar Diensten afnemen. Een dergelijke verplichting is niet vastgelegd. De Deelnemers zijn verplicht Diensten af te nemen onder de Raamovereenkomst. Deze afname dient op een zodanig moment te starten dat het, gegeven de Startdatum van de ROK voor die Deelnemer, mogelijk is om gedurende zes jaar de Diensten af te nemen, hetzij door verlenging van een initieel overeengekomen NOK hetzij door het vervangen van een initieel gesloten NOK door een nieuwe NOK. Deelnemers zullen hun minicompetitie zodanig plannen in de tijd dat deze verplichte afname mogelijk is. Ten aanzien van de startdatum van de initiële NOK kan hier nog aan worden toegevoegd dat een initiële NOK van een Deelnemer van start dient te gaan uiterlijk 364 dagen na de Startdatum van de ROK voor die Deelnemer. Na afloop van de eerste NOK (looptijd 36 maanden) heeft de Deelnemer de keuze om deze eerste NOK te verlengen (met 36 maanden) of deze eerste NOK te vervangen door een nieuwe NOK (looptijd 36 maanden). Als de Deelnemer de eerste NOK wenst te vervangen door een nieuwe NOK dan zal hij in alle gevallen een minicompetitie starten voor de gunning van deze nieuwe NOK. 6

7 11 Appendix II Tarieflijst en Tariefwegingslijst Werkblad tariefwegin gslijst nvt De aanbestedende Dienst geeft aan dat op indooroplossingen verwacht worden. Deze verhouding kan niet kloppen. Kan de Aanbestedende Dienst het aantal indooroplossingen in het wegingsdocument bijstellen naar 176 of schrappen? 12 nvt nvt nvt Kunt u ons meer inzicht geven in de scope deelnemer (aantal sim's / vast mobiel verbindingen ect.). 13 Bijlage A Art Factureren en incasseren kosten CBO bij Deelnemers door Raamovereenkomst Opdrachtnemer. Deze 'eis' zoals vastgelegd in de Raamovereenkomst 12.5 is zeer ongewoon. Zeker gezien de uitgevraagde en door Opdrachtnemer als "standaard" benoemde dienstverlening tegen zo laag mogelijke kosten zou dit naar inzicht van Inschrijver beter belegd zijn bij CBO zelf. Gezien de continue relatie tussen CBO en de Deelnemer kan dit naar overtuiging van Inschrijver ook zonder meer door CBO zelf worden ingevuld. Inschrijver verzoekt dit artikel uit de Raamovereenkomst te verwijderen, als zijnde een 'wezensvreemde' eis gezien de gevraagde dienstverlening. De aantallen die in de tariefwegingslijst zijn opgenomen geven alleen de verhoudingen weer waarmee de Aanbestedende Dienst de Diensten wenst te wegen. Met inachtneming van alle relevante factoren die ten grondslag liggen aan de vaststelling van wegingsfactoren heeft de Aanbestedende Dienst nogmaals vastgesteld dat de genoemde wegingsaantallen passend zijn en derhalve worden gehandhaafd. De door een Deelnemer af te nemen Diensten met bijbehorende aantallen worden bekendgemaakt in de offerteaanvraag die de basis vormt voor de minicompetitie voor de gunning van de Nadere Overeenkomsten van deze Deelnemer. Het laten incasseren van de beheervergoeding door de leveranciers komt wellicht vreemd over, omdat de beheervergoeding van een andere orde is dan de door de Inschrijvers geleverde diensten. Het is echter niet ongebruikelijk bij dit soort contracten. De Inschrijvers zullen immers al een factuurrelatie en/of administratieve koppeling met de Deelnemers opzetten. Per saldo is het veel efficienter om daar ook van gebruik te maken voor het incasseren van de beheervergoeding dan om voor de beheervergoeding een aparte administratieve structuur op te zetten. De Inschrijvers kunnen evt meerkosten voor administratie van de beheervergoeding verdisconteren in hun prijs. Omdat dat voor alle Inschrijvers in gelijke mate geldt beïnvloedt dat 7

8 14 nvt nvt nvt Inschrijver verzoekt vier weken uitstel voor het inleveren van de offertes. Hoewel de AFB#3 al veel inzicht heeft gegeven in de functionele eisen, introduceren de pas bij publicatie bekend gemaakte voorwaarden en condities (pas bij publicatie bekend gemaakt) rechtvaardigt, met name gezien het zeer grote belang voor opdrachtgever / deelnemers en inschrijvers, voldoende tijd om deze afwegingen en besluiten zorgvuldig te maken. 15 nvt nvt nvt Kunt u toelichting geven op de planning van het uitvoeren van de mini competities, dit in relatie tot reeds verlopen einddata van bestaande contracten. 16 nvt nvt nvt Wanneer besluit u om wel / niet een tweede inlichtingenbijeenkomst te houden? Wat is uw beweegreden voor deze beslissing? 17 nvt nvt nvt Wat is de reden dat de VNG de keuze heeft gemaakt om het CBO zelf uit te voeren, terwijl deze diensten ook in de markt verkregen kunnen worden? niet de concurrentieverhouding tussen de Inschrijvers. Zie ook het antwoord op vraag 14 in de Nota van Inlichtingen nr 1. De Aanbesteden Dienst handhaaft de uiterste datum/tijd waarop Inschijvingen kunnen worden ingediend. Er is nog geen planning voor de uitvoering van de minicompetities beschikbaar. Deze komt pas beschikbaar na gunning van de Raamovereenkomst. Ten aanzien van de wijze waarop wordt omgegaan met reeds verlopen einddata van bestaande contracten: zie de antwoorden op de vragen 8 en 9 in deze Nota van Inlichtingen. De beslissing om al dan niet een tweede inlichtingenbijeenkomst te houden, zal worden genomen op basis van de vragen die het aanbestedingsteam krijgt. Op dit moment, donderdag 15 oktober, ziet het aanbestedingsteam geen aanleiding om een tweede inlichtingenbijeenkomst te organiseren. De VNG voert alleen het strategisch contractbeheer van de Raamovereenkomst uit. Het beheer van de Nadere Overeenkomsten dienen de Deelnemers zelf uit te voeren. Een Deelnemer kan 8

9 18 Bijlage 08 nvt nvt Hoe gaat de VNG om met deelnemende gemeenten die Opgave alsnog beslissen niet deel te nemen gedurende het Deelnemende proces? Organisaties 1.0 Hoe hard is het commitment? het beheer van de Nadere Overeenkomst uitbesteden. Gemeenten die genoemd zijn in Bijlage 08 Opgave Deelnemende Organisaties zijn verplicht af te nemen onder de Raamovereenkomst. Deze verplichting is vastgelegd in een document tussen de Opdrachtgever en de Deelnemer. 9